¿Gestión de proyectos a nivel organizacional?
Desde que el término ERP fue inventado por Gartner Group en Estados Unidos, los medios de comunicación no han escatimado esfuerzos para promover el ERP. Poco a poco la gente se da cuenta de que el ERP, como herramienta de gestión avanzada, es una de las armas más poderosas para ayudar a las empresas a adaptarse al entorno competitivo moderno. Sin embargo, la alta tasa de fracaso de la implementación de ERP se ha convertido en un secreto a voces en la industria. En términos generales, la tasa de fracaso de la implementación de ERP en el mundo ha alcanzado más del 70% y alrededor del 50% de los proyectos se abandonan a mitad de camino.
Desde que la fábrica de máquinas herramienta número uno de Shenyang introdujo el primer conjunto de software MRP-II en 1981, el ERP se ha promovido y aplicado en mi país durante más de 20 años. El número y la composición de los proveedores de servicios de software ERP han progresado mucho: en términos de cantidad, ahora en términos de composición, desde los primeros hasta docenas, hay proveedores de servicios ERP extranjeros reconocidos como SAP y Oracle; muchos fabricantes nacionales representados por UFIDA y KASI. La comprensión de los sistemas ERP por parte de las empresas nacionales también ha pasado por una etapa de desarrollo que va desde la ignorancia hasta la sospecha y el reconocimiento. Con la vigorosa promoción de muchos proveedores de ERP y la urgente necesidad de muchas empresas de mejorar su nivel de gestión, cada vez más empresas han introducido sistemas ERP. Entonces, ¿cuál es el efecto de la aplicación de ERP en las empresas? Según las estadísticas, entre todos los casos de aplicación del sistema ERP, hay tres situaciones: entre el 10% y el 20% logran la integración del sistema según lo previsto y dentro del presupuesto; entre el 30% y el 40% de ellos no están integrados o solo están parcialmente integrados; La mayoría de los casos exitosos son empresas con inversión extranjera. Por lo tanto, hay declaraciones demasiado pesimistas como "100% de tasa de falla de ERP", "Si vas a ERP, morirás, si no usas ERP, morirás".
Razones de la alta tasa de fallas de ERP
¿Por qué ERP tiene una tasa de fallas tan alta? La gente comenzó a analizar las razones para encontrar una buena manera de resolver este problema. En el sistema de implementación de ERP, generalmente se cree que existen algunos problemas en los tres eslabones del lado de la demanda (cliente), el contratista (proveedor de servicios de ERP) y el proceso del proyecto de ERP: los proveedores de ERP tienen niveles desiguales, mala calidad y capacidades de consultoría débiles. , etc. Problemas, las empresas que implementan ERP también tienen problemas como una preparación insuficiente y una comprensión insuficiente de ERP: puede haber problemas como la falta de diseño detallado e implementación del plan durante el proceso de implementación de ERP que conecta a los clientes y los proveedores de servicios de ERP. Si los peligros ocultos en estos tres enlaces no se resuelven a tiempo, se producirán conflictos durante la ejecución que eventualmente conducirán a una falla en la ejecución. Entre los tres eslabones del sistema de implementación ERP, los problemas existentes en el lado de la demanda (cliente) y el contratista (proveedor de servicios ERP) son problemas en su propio proceso de desarrollo. Hay muchos factores que influyen y no se pueden resolver en poco tiempo; el último enlace: ERP El proceso de implementación es la clave para el éxito o el fracaso de los proyectos ERP actuales. Si este vínculo se gestiona adecuadamente, puede compensar eficazmente las deficiencias de los dos primeros vínculos.
La implementación de un ERP es un proyecto típico. El propósito más fundamental de la gestión de proyectos es garantizar que se cumplan los requisitos de tiempo, tecnología, fondos e indicadores de desempeño para completar las metas predeterminadas con la mayor eficiencia posible; satisfacer a los stakeholders, por lo que un estricto y completo proceso de gestión del proyecto es la garantía de su éxito.
A continuación, el autor analiza los problemas existentes en la implementación del ERP a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. El llamado ciclo de vida del proyecto se refiere a las diferentes etapas del desarrollo del proyecto a lo largo del tiempo, las cuales se dividen específicamente en: determinar las necesidades; hay cuatro etapas: ejecutar el proyecto y finalizar el proyecto; No todos los proyectos deben pasar por las cuatro etapas anteriores, dependiendo del contenido, naturaleza y complejidad del proyecto, pero lo cierto es que los proyectos de implementación de ERP no solo deben pasar por las cuatro etapas anteriores, sino también implementar cuidadosamente los requisitos de cada una. etapa de trabajo para que el proyecto pueda tener éxito.
La primera etapa del ciclo de vida del proyecto es determinar los requisitos. Los clientes deben aclarar sus problemas y necesidades, asegurarse de que estas necesidades satisfagan sus propias necesidades y que sean beneficiosas para ellos después de la implementación. Una vez identificadas las necesidades, se realiza una solicitud de propuesta para permitir que el proveedor de servicios comprenda las necesidades y deseos del cliente, sentando así una buena base para el trabajo posterior. En algunos proyectos de ERP, los clientes suelen prestar la menor atención a esta etapa y recetar medicamentos sin tomarse el pulso. Cuando las empresas quieren introducir un sistema ERP, no están bien preparadas, no tienen una comprensión clara de si la etapa de desarrollo empresarial es adecuada para introducir un sistema ERP, no prestan atención a la investigación e identificación de necesidades y no están dispuestas a gastar. tiempo aclarando el propósito del uso del sistema ERP y los problemas que esperan resolver. Como resultado, se apresuran a trabajar con los proveedores de servicios, lo que a menudo resulta contraproducente.
La primera fase de un proyecto ERP suele llevar mucho tiempo, pero también es una fase muy importante porque es la base de todo el proyecto. Si un cliente quiere que un proyecto ERP tenga éxito, debe implementarlo con cuidado. Si es necesario, se puede recurrir a asesoramiento profesional externo para llevar a cabo este trabajo.
En la segunda etapa del ciclo de vida del proyecto, el proveedor de servicios debe proponer una solución basada en las necesidades planteadas por el cliente. El cliente selecciona entre los proveedores de servicios dentro de la gama candidata y finalmente firma un contrato. . Esta etapa del proyecto ERP es el proceso de contacto entre el proveedor de servicios y el cliente y de comprensión mutua. En esta etapa pueden surgir algunos problemas: los clientes no cooperan lo suficiente con la investigación del proveedor de servicios. Aunque los líderes le dan gran importancia, los gerentes medios y bajos a veces ocultan deliberadamente los problemas por razones de comunicación, por otro lado, el proveedor de servicios no lo hace; Preste atención a este proceso y no investigue a los clientes. Por lo tanto, al enfrentarse a clientes con una gestión básica imperfecta, les resulta difícil marcar la diferencia y, a menudo, se convierten en proveedores de software.
Después de que el cliente y el proveedor de servicios intentan firmar un contrato de servicio ERP, entran en la tercera etapa: la etapa de implementación del proyecto. Durante la fase de implementación del proyecto, se debe desarrollar un plan detallado del proyecto y luego implementarlo para lograr los objetivos del proyecto. Durante la etapa de implementación del proyecto ERP, el proveedor de servicios desarrollará un plan completo de implementación del proyecto, pero es posible que este plan no se comunique bien con el cliente, por lo que pueden haber conflictos durante el proceso de implementación. Si los conflictos no se resuelven bien, se producirá falta de cooperación, lo que dificultará que el proyecto se complete con éxito. Como proveedor de servicios, para evitar este riesgo, a menudo se agrega al contrato la cláusula "La Parte B no será responsable de los retrasos causados por la Parte A". Sin embargo, en la implementación real, es difícil definir con precisión el motivo. Cómo conectar a los clientes y el ERP También es un viejo problema en esta etapa que el personal de ejecución del proyecto del proveedor de servicios esté integrado en un equipo para ejecutar el proyecto.
La cuarta etapa, el final del proyecto, requiere un resumen adecuado de todo el proceso del proyecto, especialmente la evaluación posterior del proyecto, para evaluar el desempeño del proyecto y resumir la experiencia para el trabajo posterior. Una vez implementado el proyecto ERP, entrará en la etapa de operación diaria y los proveedores de servicios deberán brindar servicios continuos a los clientes. En la actualidad, la economía nacional está en proceso de transformación y desarrollo, y la organización, los negocios y la gestión de las empresas cambian casi todo el tiempo. Esto requiere que el propio ERP pueda adaptarse a estos cambios y actualizarse continuamente para garantizarlos. la sostenibilidad a largo plazo del sistema ERP. En esta etapa, muchos clientes y proveedores de servicios que implementan ERP no prestan suficiente atención, lo cual es una de las razones por las que las tasas de falla de ERP suelen ser altas.
Gestión de proyectos a nivel de tejido: la práctica exitosa de Tasly
Tasly Pharmaceutical Co., Ltd. (600535) es una moderna empresa de fabricación de medicamentos chinos. Desde su creación hasta la actualidad, ha pasado por un proceso de pequeño a grande. En 2004, los activos netos de la empresa ascendieron a 65.438+20 mil millones de yuanes, con 2.900 empleados y unas ventas de 65.438+30 millones de yuanes. El fármaco principal, las píldoras dropping compuestas Danshen, tiene ventas por más de 654.380 millones de yuanes, lo que la convierte en una de las medicinas tradicionales chinas más populares en China. Desde 2000, Tasly ha explorado el trabajo basado en proyectos e implementado la gestión organizacional de proyectos en nuevos proyectos, desarrollo y producción de nuevos productos. El proyecto ERP es un proyecto clave en este contexto. Durante toda la implementación del proyecto ERP, siempre operamos de acuerdo con los conceptos y métodos de gestión de proyectos y finalmente hicimos que el sistema ERP funcionara con éxito y mejoró integralmente el nivel de gestión de la empresa.
1. Investigación y evaluación integrales
Antes de que Tasly presentara el sistema ERP, llevó a cabo una evaluación integral de sus propias necesidades y etapa de desarrollo. En ese momento, Tiantuli experimentó una etapa de rápido desarrollo después de iniciar su negocio, la estructura de gestión corporativa era básicamente perfecta y la empresa se encontraba en una nueva plataforma de desarrollo. La construcción de informatización interna de la empresa ha comenzado a tomar forma y también se han establecido las condiciones básicas del hardware. A juzgar por la composición del personal directivo corporativo, el 70% de ellos tiene una licenciatura o superior y se han vuelto muy competentes en el uso de computadoras para el trabajo diario de oficina. En ese momento, la dirección de la empresa propuso introducir un sistema ERP para mejorar integralmente el nivel de gestión de la empresa y promover el desarrollo general de la empresa.
Antes de implementar el ERP, se llevó a cabo una investigación sistemática sobre la logística interna, la producción, la calidad y otros aspectos de la empresa para comprender los procesos de trabajo básicos actuales y aclarar aún más las necesidades del sistema ERP. Basándonos en las necesidades de la empresa, tuvimos un amplio contacto con los proveedores de servicios ERP y finalmente decidimos cooperar con Hollysys para satisfacer las necesidades reales.
Al comienzo de la cooperación, el enfoque de la comunicación entre las dos partes era que el sistema ERP debería poder adaptarse de manera flexible a la situación real de la empresa y a los cambios de gestión de la empresa, porque solo adaptándose a los cambios de la empresa podemos realmente optimizar la gestión empresarial y mejorar la eficiencia de la gestión. Los hechos han demostrado que los principios de implementación determinados por ambas partes en la etapa inicial son la base para la implementación exitosa del sistema ERP.
2. Equipo de gestión de proyectos eficiente
En el proceso de implementación de ERP, todos enfatizan que "ERP es el proyecto principal" para fortalecer la implementación de ERP. Sin embargo, en la implementación, a menudo hay fenómenos como disputas, transferencias de responsabilidad y una implementación deficiente. Esto se debe a que no basta con prestarle atención. Debemos transformar la atención ideológica en acciones prácticas. Un equipo de gestión de proyectos eficaz es la organización que implementa el proyecto. El equipo del proyecto ERP de Tasly adopta una estructura organizativa matricial. El director del proyecto es un alto ejecutivo de Tasly. El implementador de Hollysys como contratista del proyecto es miembro del equipo del proyecto. También hay personal de todos los departamentos funcionales relevantes de Tasly como miembros del proyecto. La característica más importante de este tipo de organización de equipos de proyecto es que el director del proyecto es un alto directivo de la empresa y es responsable del progreso y la calidad del proyecto, lo que resuelve en gran medida el problema de la cooperación y la comunicación entre los departamentos pertinentes. Esto también resuelve el problema más problemático para los proveedores de servicios ERP, también resuelve el problema de los proveedores de servicios ERP en el mismo equipo de proyecto, lo que también hace que la comunicación sea más fluida, permite que la información se transmita y disfrute rápidamente y resuelve los obstáculos de implementación causados por la información. asimetría. En la práctica, esta organización de equipos de proyecto tiene mucho éxito.
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3. Sistema completo de información de gestión de proyectos
La característica de la gestión de proyectos a nivel organizacional es que puede haber múltiples proyectos al mismo tiempo dentro de la organización, lo que conducirá a la asignación de recursos. problemas. ¿Cómo garantizar la finalización sin problemas del proyecto cuando el uso de recursos entra en conflicto? Tasly estableció una oficina de gestión de proyectos para coordinar recursos y gestionar proyectos. La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) de Tasly trabaja bajo el liderazgo directo del director general y está compuesta por directores de la empresa, gerentes de varios departamentos funcionales y profesionales de la gestión de proyectos. La Oficina de Gestión de Proyectos ha establecido un sistema completo de información de gestión de proyectos múltiples. Su trabajo se centra en recopilar y proponer propuestas de proyectos, seleccionar y confirmar proyectos, revisar los planes del proyecto, coordinar los recursos del proyecto, supervisar la implementación del proyecto y gestionar documentos e informes relevantes y otros. información del proyecto. Especialmente en la gestión de proyectos múltiples, la prioridad de los proyectos empresariales se selecciona en función de factores como el cumplimiento del proyecto con la estrategia de desarrollo de la empresa, su relevancia para las tareas clave de la empresa, el alcance y la complejidad del proyecto, y en función de la importancia de El alcance del proyecto y la gestión se dividen en tres niveles: A, B y C. A través de la gestión jerárquica de proyectos, el tiempo de inicio y el alcance de los proyectos en diferentes niveles se pueden ajustar de acuerdo con las condiciones reales de los recursos para garantizar las necesidades de recursos de los proyectos clave. El proyecto ERP es el proyecto de nivel A de la empresa y un proyecto de garantía clave. Recibimos apoyo de los recursos de la PMO de principio a fin durante la implementación del proyecto.
Durante el proceso de implementación del ERP, el equipo del proyecto formuló un plan de proyecto detallado de acuerdo con los requisitos del sistema de gestión de PMO de la empresa. En el plan del proyecto se aclara el plan de hitos del proyecto ERP, se desglosa la estructura de trabajo, quién es responsable de cada paquete de trabajo y cuándo se completará. Sobre esta base, desarrolle un diagrama de Gantt para la implementación del proyecto y determine la ruta crítica.
En el plan del proyecto, también se analizan los posibles riesgos durante la implementación del proyecto y se formula un plan de respuesta a los riesgos. El plan del proyecto fue desarrollado conjuntamente por ambas partes, evitando así conflictos durante la implementación. De acuerdo con los requisitos del plan detallado del proyecto, durante el proceso de implementación del proyecto, se realiza un seguimiento y gestión del progreso del proyecto y la finalización de los puntos clave. Una vez que ocurre una anomalía en el proyecto, se recordará inmediatamente al director del proyecto que preste atención y se le pedirá que tome contramedidas oportunas. Un estricto sistema de información de gestión de proyectos garantiza el éxito de la implementación del proyecto.
4. Mejorar continuamente según sea necesario
Después de la implementación de la primera fase del ERP, el sistema ERP ha realizado la formulación de planes de adquisiciones, gestión de órdenes de compra, recepción y aceptación de materias primas. , gestión de inventario, formulación de planes de producción, ejecución de planes de producción y gestión de procesos de producción, control de calidad, gestión de pedidos de ventas, gestión de entregas y otras funciones. Sobre la base de garantizar el funcionamiento estable de la primera fase del proyecto ERP y del principio de que el sistema ERP debe basarse en la situación real de la empresa y adaptarse de manera flexible a los cambios en la gestión empresarial, las dos partes completaron el integración de la plataforma logística, haciendo que el sistema ERP juegue un papel cada vez más importante.
En cuanto a la integración de la plataforma logística, se han ampliado respectivamente las funciones de los módulos de aprovisionamiento, almacenamiento y producción, y se ha realizado JIT (justo a tiempo) de distribución de materiales. La información de la demanda de material de producción se transmite a la versión electrónica en el almacén a través del sistema ERP, y el almacén realiza una distribución programada, de punto fijo y cuantitativa según la demanda. Una vez reducido el inventario del almacén, el sistema ERP conecta la información de la demanda de materiales con el proveedor a través de la plataforma B/S de la red de área amplia, y el proveedor transporta los materiales correspondientes al almacén de la empresa según la demanda. Con la finalización de esta función del sistema, la producción y el suministro están estrechamente integrados, se reducen los materiales lentos y se acelera la rotación del capital de inventario. Mediante la implementación de este sistema, la cantidad de personal de catering se redujo en 10, el tiempo de respuesta del catering se redujo en un 50% y los fondos de inventario se ahorraron casi 100.000 yuanes durante todo el año, lo que hizo que la implementación del proyecto ERP ver beneficios tangibles. Controlar la dirección logística de los productos es muy importante para las empresas farmacéuticas. Otra tarea de la integración de sistemas logísticos es la activación de los sistemas de códigos de barras de logística de productos. Este trabajo lo llevan a cabo los proveedores de servicios ERP, Tiantuli y los proveedores de servicios de sistemas de códigos de barras. Al lanzar el nuevo sistema de seguimiento de códigos de barras, se ampliaron las funciones de los módulos de producción y almacenamiento del sistema ERP original, y se conectaron con el sistema ERP el escaneo y almacenamiento de productos y la información logística de códigos de barras de los almacenes entrantes y salientes, logrando así integración del sistema de producción y la integración del sistema ERP. La mejora continua es el único proceso en busca de la excelencia. Natural Force se ha mejorado continuamente en su incansable búsqueda de ERP y también ha sido ampliamente reconocido por la sociedad:
(1) El proyecto ERP fue aprobado por el Ministerio de Ciencia y Tecnología como uno de los proyectos integrados modernos. proyectos de tecnología de sistemas de fabricación y recibió 863 subsidios nacionales. Financiación del proyecto de 600.000 yuanes.
(2) El “Proyecto de demostración de construcción del sistema de información de gestión de la cadena de suministro de la industria de la medicina tradicional china moderna basado en Internet/Intranet” de Tasly obtuvo el quinto lugar en la reunión de defensa de la informatización empresarial del Departamento de Alta Tecnología del Desarrollo Nacional. y Comisión de Reforma.
La práctica exitosa de ERP en Tiantuli se beneficia de la aplicación exitosa de la gestión de proyectos organizacionales. Creo que cada vez más empresas utilizarán el concepto de gestión de proyectos para organizar la implementación de ERP, y cada vez más empresas sentirán realmente la eficiencia y los beneficios que aporta ERP.
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