Conciencia comunicativa de las secretarias y métodos de comunicación por correo electrónico en la era de Internet
Koulongzhihe
En primer lugar, Internet ha traído grandes cambios en los métodos de comunicación de las secretarias.
Caso: El secretario Gao trabaja en una empresa con financiación extranjera en Guangzhou. Lo primero que hace al despertar todos los días es abrir su computadora portátil. Primero, revisó su correo electrónico en línea y buscó en el tablón de anuncios de la empresa su horario de trabajo diario. Luego, basándose en el horario de trabajo acordado y las instrucciones de la dirección, publica avisos de asuntos laborales importantes en la BBS de la empresa o envía recordatorios a la dirección por correo electrónico.
En los últimos años se ha vuelto común que personas como el secretario Gao utilicen Internet para trabajar, y también es una tendencia generalizada. El trabajo de secretaria en el entorno de red moderno está experimentando silenciosamente cambios revolucionarios. La red ha traído enormes cambios a los métodos de comunicación de las secretarias.
En primer lugar, Internet ha mejorado la calidad y la eficiencia de la comunicación secretarial. La creación de redes de trabajo secretarial permite a las secretarias intercambiar rápidamente información con el mundo exterior. Los servicios de información en red, los motores de búsqueda, la banca en línea, los servicios de video y correo electrónico en línea brindan una gran cantidad de recursos para el trabajo de secretaría, lo que facilita enormemente el trabajo de las secretarias y mejora la eficiencia del trabajo de secretaría. Por ejemplo, el uso de motores de búsqueda en la comunicación en red no sólo resuelve los problemas de la lenta recopilación de información, los métodos de transmisión hacia atrás, el desperdicio de recursos de información, el escaso disfrute de la información, la baja función de almacenamiento, la recuperación compleja y la fuerte subjetividad, sino que también permite a las secretarias Dominar una gran cantidad de información a través de Internet, verdaderamente "ver y escuchar en todas direcciones", para que los asuntos de procesamiento de información y el trabajo de asistencia al personal se puedan implementar de manera práctica. En términos de divulgación de información, en el pasado, los avisos, reglas y regulaciones de las agencias se imprimían en materiales escritos y se publicaban o distribuían, lo que no solo consumía una gran cantidad de mano de obra y recursos materiales, sino que a menudo no se actualizaban de manera oportuna. Ahora a través de Internet, especialmente las redes de área local, se pueden completar en ese momento y el mismo día a través de canales de información las notificaciones de algunas situaciones importantes y la comunicación del espíritu de las instrucciones de los superiores, lo que no sólo ahorra costos sino que también mejora la eficiencia.
En segundo lugar, Internet ha supuesto un nuevo salto en la comunicación entre secretarias. Las secretarias no sólo pueden utilizar Internet para enviar y recibir correos electrónicos y comprender noticias relevantes, sino que también pueden utilizar software de oficina y otro software práctico para comunicarse y entregar información. Por ejemplo, QQ, MSN, correo electrónico y BBS son convenientes y rápidos, con funciones ricas y diversas, lo que mejora enormemente la eficiencia de la oficina. Además, la tecnología multimedia integra diversas funciones como informática, voz, texto, imagen, animación, vídeo y comunicación. El personal de secretaría puede mejorar enormemente el procesamiento de textos combinando tecnología multimedia con automatización de oficinas, tecnología de procesamiento de imágenes, tecnología de producción de animación, tecnología de audio, tecnología de video, equipos de expansión multimedia, tecnología de procesamiento de textos Word, tecnología de procesamiento de hojas de cálculo Excel y producción de presentaciones en PowerPoint. calidad del intercambio de información.
En tercer lugar, Internet ha promovido cambios en el trabajo de secretaría. La comunicación por Internet ha tenido un gran impacto en los métodos tradicionales de copia y escritura, y los métodos de trabajo secretarial también deberían adaptarse a ello. Por ejemplo, cuando las secretarias procesan información, pueden verificar la información requerida desde la computadora de la oficina, leer cartas y varias listas de documentos en correos electrónicos, recibir instrucciones de los líderes a través de la computadora y realizar las operaciones necesarias en la computadora según sea necesario. Cuando se llevan a cabo reuniones, las reuniones tradicionales suelen realizarse en salas de conferencias, oficinas u otros espacios de reuniones específicos. Con el desarrollo de Internet y la aplicación de diversas tecnologías de comunicación, los participantes pueden participar en todo el proceso de la reunión a través de reuniones en línea sin salir de casa. Con un sistema de videoconferencia, puede asistir a reuniones regionales o más grandes sin tener que viajar. Mediante comunicaciones móviles e Internet, el personal de secretaría puede mantenerse en contacto con los líderes y el personal de fuera de la ciudad en cualquier momento, lo que puede reducir en gran medida la cantidad de viajes de negocios y gastos comerciales.
Finalmente, Internet ha fomentado la ampliación de las funciones del trabajo secretarial. Con el desarrollo de Internet, el contenido del trabajo de secretaría se ha ampliado mucho más que en el pasado. Por ejemplo, las videoconferencias requieren que las secretarias se ocupen de diversos problemas técnicos y de conexión con los equipos de comunicación. Otro ejemplo es colocar la descripción general de la introducción y el desarrollo de la unidad en el sitio web para consulta pública, recopilar la información más reciente de la unidad de manera oportuna y eficaz y publicarla en línea, preparar sesiones informativas periódicas, resumir los resultados por etapas y publicarlos en línea, a menudo de forma secretarial. personal una tarea importante.
2. Conciencia que deben tener las secretarias en la era de la comunicación en red
Primero, deben darse cuenta de que hay más tareas de compensación intelectual que deben ser implementadas y completadas por ellas mismas.
Con el rápido desarrollo de Internet y el uso de nuevos equipos y software de oficina, el trabajo físico del personal de secretaría se ha reducido considerablemente y los asuntos intelectuales han seguido aumentando. Dado que los líderes no tienen mucho tiempo y energía para entender cómo usar estos dispositivos y software, las secretarias deben hacer grandes esfuerzos para aprender y dominar el uso de estos dispositivos y software para poder brindar servicios intelectuales a los líderes en cualquier momento.
En segundo lugar, debemos darnos cuenta de que hay más modelos y alcances de servicio que debemos explorar nosotros mismos. Con el desarrollo de Internet, las secretarias pueden utilizar diversos equipos de oficina y software para servir a los líderes en diversos métodos de servicio y con un alcance de servicio más amplio. El personal de secretaría debe prestar mucha atención al desarrollo de la ciencia y la tecnología contemporáneas, estar más interesado en descubrir nuevos productos y logros en la automatización de oficinas, recopilar y resumir datos continuamente, encontrar información valiosa y proporcionarla a los líderes relevantes de manera oportuna como una referencia para la toma de decisiones de liderazgo.
3. Las secretarias utilizan la comunicación por correo electrónico
Enviar y recibir correos electrónicos y procesarlos de manera oportuna se ha convertido en una de las principales tareas del trabajo diario de las secretarias. En la actualidad, cada vez más empresas gestionan los correos electrónicos como documentos formales. La gestión de archivos no se limita a varios documentos en papel, sino que también incluye varios tipos de correos electrónicos. La comunicación por correo electrónico es esencialmente comunicación escrita. Al escribir un correo electrónico, debe utilizar una redacción adecuada y prestar especial atención a su ubicación y función. Para las secretarias parece sencillo enviar y recibir correos electrónicos, pero en el proceso de envío de correos electrónicos, a menudo se encuentran con circunstancias especiales de carga de archivos, lo que requiere que las secretarias dominen ciertos métodos y habilidades.
(1) Cómo cargar fotografías con requisitos especiales
Las fotografías de alta resolución tomadas con cámaras digitales y otros equipos digitales no son cómodas de enviar directamente a Internet debido a su gran capacidad; si la otra parte está interesada, existen requisitos sobre el tamaño de las fotografías transferidas, por lo que deben comprimirse. Por ejemplo, una fotografía con un ancho de 480x, una altura de 640, un tamaño ≥30 KB y ≤60 KB y un formato de archivo "jpg" se puede procesar mediante el siguiente método.
Método 1: Utilice la herramienta "Paint" que viene con Windows.
Utilice el ratón para seleccionar la foto a procesar, haga clic con el botón derecho del ratón para abrir el menú, haga clic en "Editar (E)" y utilice la herramienta "Dibujo" para abrir la foto. Haga clic en "Imagen - Transformar estiramiento" para que aparezca el cuadro de diálogo "Transformar estiramiento". En la unidad "Estirar", puede ajustar la fotografía según los requisitos de "Paisaje" y "Retrato". Si el valor está establecido en "30%", haga clic en "Archivo-Guardar como" para abrir el cuadro de diálogo "Guardar como" y simplemente seleccione la imagen que desea guardar en formato "jpg".
Método 2: Utilice el software ACDSee, ampliamente utilizado.
Este método es rápido y fácil de operar. El sistema universal estará equipado con el software ACDSee.
Primero use ACDSee para abrir la imagen que desea modificar, haga clic en Herramientas - Convertir formato, seleccione el formato jpg en el cuadro de formato, haga clic en Opciones para establecer la ruta de salida del archivo convertido y haga clic en Aceptar para completar el proceso. conversión.
Luego use ACDSee para abrir la imagen que desea modificar y haga clic en "Herramienta 1 Cambiar tamaño". Establezca los valores de píxeles para "Ancho" y "Alto" en "Píxeles". Este número depende de usted. Cuanto menor sea el número, más pequeña será la pantalla de salida. Haga clic en "Opciones" para establecer la ruta de salida del archivo convertido y haga clic en "Aceptar" para completar la conversión.
Método 3: Utilizar software informático como Light and Shadow Magician y Meitu Xiuxiu (Meitu Master).
Este software suele tener funciones como efectos de imagen, embellecimiento, decoraciones, bordes, escenas y rompecabezas. Y puede producir fotografías a nivel de estudio, así como imágenes no convencionales, imágenes con flash, emoticones QQ, avatares QQ, etc. Tome Light and Shadow Magician como ejemplo:
Abra el software Light and Shadow Magician → abra la imagen que desea editar → haga clic en el botón "Zoom" en la barra de herramientas e ingrese los nuevos píxeles de la imagen → haga clic para comenzar hacer zoom → haga clic para guardar después de hacer zoom → Haga clic en Estimar tamaño para conocer el tamaño actual de la imagen (puede volver a editarla si no está satisfecho).
(2) Complete el contenido relevante y el método de carga de acuerdo con los requisitos de "macro".
Las secretarias, especialmente las secretarias de investigación y enseñanza científica, a menudo completan contenido relevante para los líderes y lo suben a Internet. Tomemos como ejemplo la solicitud del proyecto de investigación científica del Ministerio de Educación. La otra parte a menudo requiere que la seguridad de las macros de Word o Excel se establezca en "media".
¿Por qué la secretaria necesita configurar y habilitar macros? Cuando se configuran macros, los virus de archivos se protegerán automáticamente al cargar archivos. A menos que el programa de macros esté habilitado, la otra parte no podrá abrir el archivo.
Debido a que las macros controlarán el formato correspondiente al archivo, si no habilita las macros, el formato del archivo no se cargará y el archivo recibido por la otra parte no estará en el formato que usted configuró, lo que afectará el contenido del archivo. por lo que debes habilitarlo al cargar archivos Macro.
Primero, realice la configuración de seguridad de macros. El método consiste en controlar el nivel de seguridad en el cuadro de diálogo de seguridad (Word2003: menú Herramientas, comando Opciones, pestaña Seguridad, botón Macro Seguridad). Hay cuatro niveles de seguridad: muy alto, alto, medio y bajo. Los informes y documentos generales requieren un nivel de seguridad macro de "Medio". Al utilizar este nivel, cada vez que abre un libro que contiene macros, Word o Excel muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si desea habilitar las macros. Haga clic en Habilitar macros para abrir el documento o libro de trabajo y permitir que se ejecuten macros en el documento o libro de trabajo.
Los usuarios de Word2007 y Word2010 pueden hacer clic en "Habilitar este contenido" en las "Opciones" de "Advertencia de seguridad" en la esquina superior izquierda de Word.
IV. Cosas a tener en cuenta al utilizar la gestión de comunicación por correo electrónico
El correo electrónico puede convertirse en el principal canal para la filtración de secretos, de forma intencionada o no. Una encuesta muestra que alrededor de tres cuartas partes de las grandes empresas de Estados Unidos utilizan un software especial para comprobar los correos electrónicos de los empleados y evitar la filtración de secretos de la empresa. Por esta razón, las secretarias primero deben protegerse contra los virus del correo electrónico cuando administran los correos electrónicos. Los virus informáticos pueden propagarse rápidamente a través de Internet, especialmente por correo electrónico, y pueden ser muy dañinos. Para hacer frente a los virus del correo electrónico, lo primero es la prevención, como rechazar correos electrónicos de extraños y no descargar archivos de sitios web desconocidos; Si descarga accidentalmente un virus de correo electrónico, puede utilizar un software antivirus para comprobar si hay virus en el correo electrónico. Al mismo tiempo, preste atención a los siguientes asuntos.
En primer lugar, prueba a utilizar un programa especial de gestión de correo. Actualmente, los servicios de correo electrónico gratuitos que ofrecen algunos sitios web son principalmente para uso personal, pero no son seguros ni convenientes para los negocios de oficina. Los programas especiales de administración de correo electrónico pueden redactar correos electrónicos sin conexión. Puede escribir varios correos electrónicos a la vez y luego hacer clic en el botón "Enviar" para enviarlos automáticamente. Todas las cartas se recuperan automáticamente tan pronto como se reciben y luego se pueden leer sin conexión. Desconectarse automáticamente después de completar el envío y la recepción del trabajo. Por lo tanto, todo el tiempo en línea se dedica a entregar cartas y la eficiencia mejorará enormemente.
En segundo lugar, configure su software de correo electrónico correctamente. Configure correctamente el software de correo electrónico, como utilizar las funciones de "enlace de colgar automático después de enviar y recibir correos electrónicos" y "preguntar si se debe colgar antes de colgar" proporcionadas por Outlook, Outlook Express y otro software. se desconecta automáticamente después de enviar y recibir correos electrónicos.
En tercer lugar, solicite más direcciones de correo electrónico gratuitas para diferentes propósitos en diferentes sitios. Por ejemplo, un buzón se dedica a recibir cartas personales, un buzón maneja cartas oficiales y otro buzón se utiliza para suscribirse a publicaciones electrónicas.
En cuarto lugar, cancelar cuanto antes las listas de correo y las publicaciones electrónicas. Si determina que ya no necesita las listas de correo y las publicaciones electrónicas a las que se suscribió, debe darse de baja lo antes posible; de lo contrario, sus correos electrónicos estarán llenos de información irrelevante.
En quinto lugar, completar la menor cantidad de información personal posible en lugares públicos. En salas de chat y otros lugares donde se requiere registrar información personal, complete la menor cantidad de información personal posible para evitar ser atacado por mensajes de spam.
En sexto lugar, organiza tu buzón a tiempo. Revise su buzón para eliminar los correos electrónicos descargados de manera oportuna y elimine los correos electrónicos no leídos que definitivamente son inútiles para ahorrar tiempo y espacio en el buzón.
En séptimo lugar, preste atención a borrar el historial y la caché del navegador. Al enviar o recibir correo electrónico en una computadora pública, debe borrar el historial y el caché de su navegador para evitar que cualquier persona con motivos ocultos vea la información.
Materiales de referencia:
[1] Zhou, Lian Weimin. Tutorial Práctico sobre Ofimática[M]. Beijing: Prensa de Educación Superior, 2010.
[2]Cai Chao, Práctica de red de secretaría[M]. Beijing: Higher Education Press, 2005.
[3]Guo Jianqing. Introducción del Secretario [ml. Beijing: Prensa de Educación Superior, 2008.
[4] Huang Ruoqian, Chen, Teoría y práctica del secretariado [M] Beijing, Tsinghua University Press, 2007.
(Unidad del autor: Universidad de Dalian)