Cómo convertir documentos en papel en documentos electrónicos
Los archivos electrónicos se refieren a una colección de archivos de imágenes electrónicos comunes que corresponden y están relacionados con archivos en papel y se almacenan en discos de computadora y otros dispositivos, generalmente en unidades de archivos. . El siguiente es el contenido relevante sobre cómo convertir documentos en papel en documentos electrónicos. Es solo para su referencia. ¡Espero que le resulte útil!
Cómo convertir documentos en papel en archivos electrónicos
1. Puede abrir el software WeChat en su teléfono móvil y luego ingresar a la interfaz de WeChat para convertir rápidamente formularios en papel en EXCEL electrónico.
2. Después de ingresar a la interfaz principal de WeChat, haga clic en el botón de opción del mini programa señalado por la flecha.
3. Después de ingresar a la interfaz del mini programa, use la lupa para buscar e identificar el logotipo en el formulario y luego operar.
4. Después de ingresar a la interfaz de reconocimiento de texto del formulario, haga clic en el álbum a continuación para abrir la imagen con el formulario que necesita ser reconocido, o haga clic en la foto para tomar una foto del formulario en papel.
5. Después de cargar la imagen, la interfaz de reconocimiento de texto de la tabla mostrará Reconociendo.
6. Luego haga clic para obtener una vista previa de los resultados del reconocimiento y los resultados se mostrarán en la interfaz móvil.
7. Seleccione el método de visualización, elija el software Excel para abrirlo o compártalo con otras personas en el menú emergente.
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Los documentos electrónicos se refieren a materiales escritos formados por personas en actividades sociales y transportados por materiales químicos y magnéticos como discos de computadora, discos magnéticos y discos ópticos. Al depender del acceso al sistema informático, puede transmitirse a través de una red de comunicaciones. Incluye principalmente documentos electrónicos, cartas electrónicas, informes electrónicos, dibujos electrónicos, etc.
Los documentos electrónicos se diferencian de los documentos impresos en las siguientes cuatro características: fáciles de modificar, fáciles de eliminar, fáciles de copiar y fáciles de dañar.
Ésta es una diferencia importante entre los documentos electrónicos y los documentos impresos tradicionales. Una desventaja de los documentos impresos y escritos a mano es que una vez impresos o escritos, son difíciles de modificar, lo que a veces es bueno. Por ejemplo, el llamado "blanco y negro" bien puede reflejar esta característica, pero sus ventajas son precisamente sus desventajas; Cuando las personas manejan grandes cantidades de texto e información gráfica, a menudo necesitan modificar el contenido para satisfacer diferentes necesidades. En estos momentos los documentos electrónicos muestran sus ventajas. Es precisamente por la fácil modificación de los documentos electrónicos. Si no está bien protegido, puede modificarse ilegalmente. Ya sea que esta modificación sea intencional o no, traerá cierto grado de pérdida al propietario del documento. Es entonces cuando se convierte en un defecto.
Fortalecer la gestión y utilización de archivos electrónicos
Los archivos electrónicos se refieren a documentos electrónicos archivados y materiales relacionados que tienen valor de preservación. En la actualidad, en el trabajo diario, el número de archivos electrónicos aumenta año tras año y la gestión de archivos electrónicos se ha convertido en un tema importante para el departamento de gestión de archivos. Con el rápido desarrollo de la tecnología de la información, aunque el nivel electrónico de gestión de archivos ha mejorado, los problemas se han vuelto cada vez más evidentes debido a las diferencias en los conceptos, métodos y medios de gestión. El propósito de fortalecer y hacer un buen trabajo en la gestión de archivos electrónicos es utilizar los archivos electrónicos de manera más precisa, completa y confiable. A partir de la gestión de los archivos electrónicos, se analizan las principales formas de utilización de los archivos electrónicos y se señalan medidas para una buena gestión de los archivos electrónicos.
En primer lugar, el uso de documentos electrónicos. Métodos principales
Los documentos electrónicos son rápidos y convenientes. En comparación con los documentos en papel tradicionales, su tasa de recuperación y su tasa de precisión son incomparables. Sin embargo, el uso de archivos electrónicos debe basarse en la tecnología de la información correspondiente y deben utilizarse las funciones blandas de gestión para aprovechar plenamente sus ventajas. En la actualidad, existen tres formas principales de utilizar los archivos electrónicos: suministro de copias, comunicación y transmisión y utilización directa.
1. Proporcionar una copia. La copia es la primera forma de utilizar archivos electrónicos, con el objetivo de proporcionar a los usuarios el estado original del archivo y garantizar la autoridad del usuario durante su uso. Como departamento de archivos, al proporcionar copias de soporte a los usuarios, los archivos deben convertirse a un formato de almacenamiento de archivos estándar común, y los usuarios deben resolver por sí mismos las plataformas de software y hardware para su recuperación y visualización. Cuando los usuarios no cuentan con la plataforma de software y hardware para utilizar documentos electrónicos, también se les pueden proporcionar copias impresas o microformas.
2. Transmisión de comunicación. La transmisión de comunicaciones puede resolver el problema de que los usuarios no puedan llegar a la ubicación de los archivos, ahorrando tiempo y dinero, y es una forma importante de utilizar archivos electrónicos. La llamada transmisión de comunicación se refiere al uso de la red para transmitir archivos electrónicos, realizar el intercambio mutuo de recursos de archivos entre diferentes bibliotecas y proporcionar información de archivos a unidades de recuperación de archivos relativamente fijas. Esto se puede lograr mediante comunicación digital o punto a punto. Conversión de puntos en Internet.
3. Usar directamente. La utilización directa se refiere al uso de las computadoras del departamento de archivos u otra agencia de recuperación para realizar consultas directamente en la red del departamento de archivos. La característica de la utilización directa es que puede proporcionar a los usuarios soporte técnico y permitir que más lectores utilicen el mismo archivo electrónico al mismo tiempo. Las posibilidades de este enfoque dependen de la cantidad de recursos de información directamente disponibles en el sistema de red de archivos.
2. La importancia de fortalecer la gestión de archivos electrónicos
Los archivos electrónicos siguen siendo algo nuevo para la mayoría de las unidades y departamentos, y fortalecer la gestión de archivos electrónicos es de gran importancia. Como trabajadores de la gestión de archivos, para hacer un buen trabajo en la gestión de archivos electrónicos, debemos completar la transformación del modelo de gestión tradicional al modelo de gestión moderno. A continuación, analicemos la importancia de fortalecer la gestión de archivos electrónicos.
1. Reforzar la gestión de expedientes electrónicos contribuirá a ahorrar mano de obra y recursos materiales. En la gestión tradicional de archivos, debido a la particularidad del trabajo de los archivos, especialmente los archivos frágiles, que generalmente requieren una gran cantidad de mano de obra, recursos financieros y materiales para su mantenimiento adecuado, existe inevitablemente el riesgo de daños. La aparición de las computadoras y sus redes no sólo proporciona un método de gestión rápido para el archivo, sino que también proporciona una manera rápida de utilizar la información, evitando las dificultades de archivo y búsqueda, reduciendo la intensidad de trabajo del personal y mejorando la calidad del archivo y la recuperación. La velocidad ayuda a ahorrar mucha mano de obra y recursos materiales. Después de la gestión de archivos electrónicos, se puede cambiar de archivado en "volumen" a archivado en "piezas", lo que mejora en gran medida la eficiencia de la gestión de archivos.
2. Fortalecer la gestión de expedientes electrónicos contribuirá a mejorar la calidad del servicio. El objetivo de la gestión de archivos es mejorar los servicios convenientes y eficientes para los usuarios, fortalecer la gestión de archivos electrónicos y realizar la electrónica de la información de recursos, lo que favorece la mejora de la calidad del servicio de gestión de archivos. La característica de los archivos electrónicos es la informatización de los datos físicos. Una gran cantidad de archivos originales pueden concentrarse en medios de almacenamiento informático y difundirse a través de Internet, lo que permite a los usuarios filtrar rápidamente cantidades masivas de información al consultar. Fortalecer la gestión de archivos electrónicos y mejorar el nivel de servicio de alta calidad a los lectores requiere que ampliemos nuestros conocimientos, investiguemos nuevas tecnologías, aumentemos nuestras habilidades y mejoremos nuestra capacidad para dominar las tecnologías modernas, de modo que la gestión de archivos pueda ejercer su debido papel social. y beneficios económicos.
3. Fortalecer la gestión de archivos electrónicos favorece la satisfacción de necesidades diversas. Con el progreso de la sociedad, cada vez más usuarios han planteado requisitos para la diversidad de los archivos. No solo necesitan leer materiales de texto originales, sino también imágenes, videos y otros materiales originales. Sin embargo, el modelo de archivo tradicional ya no puede satisfacer esta demanda. Debido a la diversidad de la preservación de la información, los archivos electrónicos se han convertido gradualmente en la principal solución para satisfacer las diversas necesidades de los usuarios. La diversidad de necesidades de utilización de archivos está estrechamente relacionada con el nivel de desarrollo social y el grado de civilización de la vida de las personas. Con el desarrollo de la sociedad y el avance de la ciencia y la tecnología, los objetos de servicio del trabajo de archivo y las necesidades de utilización de los archivos cambiarán, mostrando un cierto grado de dinámica. Fortalecer la gestión de archivos electrónicos favorece la satisfacción de esta demanda diversa.
3. Principales medidas para hacer un buen trabajo en la gestión y utilización de archivos electrónicos
Debido a la diversificación de los métodos de provisión y utilización de archivos electrónicos y a la diversificación de las tecnologías de las que dependen. En adelante, el trabajo de utilización es complejo. Por lo tanto, es muy importante fortalecer la utilización y gestión de archivos electrónicos, lo que requiere una estrecha cooperación desde muchos aspectos y trabajo desde múltiples ángulos.
1. Establecer un sistema de utilización de archivos e integrar varios recursos de archivos. Para establecer un sistema de aprobación para el uso de archivos, cuando el personal relevante necesite acceder y utilizar archivos, debe obtener la aprobación del supervisor de archivos. El departamento de colección de archivos puede utilizar la tecnología de red para llevar a cabo actividades de colección y gestión de archivos para hacer que la colección de archivos sea más oportuna, garantizar actualizaciones oportunas de los archivos electrónicos, satisfacer mejor las necesidades de los usuarios de archivos electrónicos, hacer que el uso de archivos electrónicos y archivos en papel se complementen entre sí. entre sí, e integrar recursos archivísticos. Innovar el modelo de gestión de archivos y conseguir un salto cualitativo en la utilización de los archivos electrónicos.
2. Estandarizar el uso de archivos para evitar pérdidas irreparables. El uso de documentos electrónicos no puede estar exento de principios, sino que debe gestionarse eficazmente en función de la situación del usuario y del nivel de seguridad de los documentos electrónicos. En general, los archivos electrónicos cuyo contenido no se divulgue íntegramente no deben entregarse en forma de copias, y el proceso de navegación de dichos archivos debe realizarse bajo una supervisión efectiva. Cuando se utiliza la red para proporcionar acceso, la información confidencial debe cifrarse y las "claves" utilizadas deben cambiarse de forma regular o irregular para evitar pérdidas irreparables causadas por un mal funcionamiento.
3. Establecer un modelo de "sistema de doble copia" para garantizar la integridad de la información importante. El llamado "sistema dual" significa que los documentos electrónicos y en papel se envían para su almacenamiento y archivo al mismo tiempo.
El modelo de gestión de "conjunto dual" plantea nuevos desafíos a los archiveros, exigiéndoles mantenerse al día, dominar la tecnología de la información moderna y ser competentes en el uso de computadoras y tecnologías de comunicación modernas, de lo contrario no podrán intervenir en la formación y en la formación. conservación de archivos. Además, el principal problema al que se enfrenta la "doble copia" es qué archivos se deben "copiar dos veces" y cuáles no. Sólo mediante la adopción de métodos de gestión adecuados basados en las características del contenido de cada archivo y la implementación selectiva de una gestión de "conjuntos duales" se podrá preservar por completo la información importante sin desperdiciar recursos humanos, financieros y materiales.
4. Fortalecer la gestión de empleados y mejorar la concienciación sobre la protección de archivos. La utilización de archivos electrónicos es compleja debido a la diversidad de formas en que se proporcionan y utilizan los archivos electrónicos y a la diversidad de tecnologías. Por lo tanto, es necesario fortalecer la gestión del personal de gestión de archivos, reconocer ideológicamente la importancia de la gestión de archivos y garantizar la seguridad de la gestión de archivos técnicamente, a fin de maximizar el uso de la información de los archivos electrónicos y garantizar que estos recursos sean confiables y seguros. y protección efectiva. En definitiva, es necesario mejorar el sentido de responsabilidad del personal y de los directivos de producción de documentos electrónicos para que puedan desarrollar una actitud laboral leal a sus funciones, seria y responsable, y de búsqueda de la excelencia. Esta es una medida fundamental para garantizarlo. la originalidad y autenticidad de los documentos electrónicos.
La sociedad moderna está entrando en la "era de la información" y la aplicación generalizada de la tecnología de redes producirá cada vez más documentos electrónicos. El archivo, almacenamiento y utilización de documentos electrónicos es una tarea extremadamente importante y compleja. Para satisfacer las necesidades del trabajo de archivos electrónicos y el desarrollo de las empresas de archivos, la gestión y utilización de los archivos electrónicos deben centrarse en puntos altos, ser realistas, ajustarse a la realidad objetiva de la unidad y ajustarse a sus leyes de gestión científica. Debe reforzarse para garantizar que los archivos electrónicos puedan proporcionarse de forma segura y fiable. Utilizarlos con precisión para que puedan desempeñar un papel más importante en la vida social.
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