Habilidades de comunicación para directivos
Habilidades Comunicativas para Directivos La comunicación es el proceso en el que el emisor y el receptor de información interactúan a través de la información. Por lo tanto, la comunicación es primero el envío de información por parte del emisor y la comprensión de la información por parte del receptor de la información. La comunicación no puede tener lugar si el comunicador no sabe lo suficiente sobre lo necesario para comprender el mensaje. La comunicación interpersonal siempre la llevan a cabo los comunicadores con el fin de lograr un determinado propósito y satisfacer una determinada necesidad. El núcleo de la comunicación es el pensamiento sistémico. Cuando las personas se comunican, deben considerar plenamente las características del contenido de la comunicación, las estrategias de comunicación y las formas de ambas partes para lograr el propósito. Para mejorar la eficacia de la comunicación se pueden realizar esfuerzos desde los siguientes aspectos.
1. Mejorar las habilidades de expresión
Las buenas habilidades de expresión son la base para la comunicación y la cooperación. La capacidad expresiva se refiere a la capacidad de utilizar palabras, frases, oraciones y párrafos en el proceso del lenguaje oral (discurso, presentación, elaboración de informes) y escrito (responder preguntas, escribir artículos). Cuando los gerentes se comunican con personas y organizaciones, la primera cuestión es expresar claramente lo que quieren decir, lo que quieren hacer y lo que quieren hacer, para que la otra parte pueda entender. Las fuertes habilidades de expresión no solo pueden expresar de manera precisa y completa las intenciones del superior y los sentimientos de los gerentes, sino que también pueden dar a las personas una buena impresión y mejorar la cohesión del equipo.
Según las investigaciones, para lograr una comunicación más efectiva, debemos prestar atención a las siguientes cuestiones específicas:
(1) Utilizar más palabras y expresiones que sean emocionalmente aceptables para la otra parte, y más Utilice lenguaje declarativo para expresar sus opiniones y evite palabras y expresiones críticas y desafiantes.
(2) Utilice tantos números como sea posible. Cuando hables con más números, tu lenguaje será más vívido y convincente, y tendrás más confianza.
(3) En conversaciones no profesionales, evite utilizar términos profesionales, utilice palabras apropiadas y sea fácil de entender.
(4) Trate de utilizar oraciones cortas. Las oraciones largas hacen que las personas se sientan incómodas y no favorecen la comunicación.
(5) Habla con objetivos claros, al igual que caminar, toma decisiones direccionales. ¿elegir? Esto le ayudará a evitar divagaciones durante su discurso.
(6) El nombre de la persona debe indicarse claramente en la comunicación para evitar que el destinatario lo malinterprete.
(7) Habla palabras más poderosas. Si tienes el poder, puedes hablar directamente. Si es así, puedes hacerlo. Si no funciona, no funcionará. Por ejemplo, ¿sería mejor que no dijeras nada? Supongo que quiero, pero ¿debería intentar hablar? Creo que aquí es donde tus palabras tienen poder.
Para mejorar las habilidades de expresión, concéntrate en fortalecer los siguientes aspectos del entrenamiento:
(1) ¿Hablar más es efectivo? ¿explicar? Primero debemos aclarar qué queremos expresar, a menos que tengamos un propósito claro en mente, nos resultará difícil organizar el lenguaje. Debes estar preparado, planificado y organizado para hablar, presentar o pronunciar un discurso. Para hablar bien y maravillosamente, debes estar completamente preparado. Este proceso de preparación y el proceso de hablar en sí también son ejercicios de expresión del lenguaje.
(2) ¿Será eficaz escribir más? ¿Escribir? Necesitamos decirles a los lectores de manera concisa y concisa el propósito de algo, pero también indicar claramente lo que queremos que los lectores hagan, piensen y sientan. Como gerente, he desarrollado el hábito de escribir más cada día, registrando mis observaciones y experiencias diarias de diversas formas, procesando y organizando mis pensamientos con regularidad y mejorando mis habilidades de escritura con el tiempo.
(3) Escuchar más significa escuchar más la forma en que los demás hablan cuando se comunican con otros y aprender sus buenas habilidades para hablar, mejorando así la capacidad de expresión del lenguaje y preparándose para hablar más. Puede ver más programas de consultoría y entrevistas para aprender mejor las habilidades de conversación de otras personas.
(4)Aprende algunos idiomas nuevos. En el trabajo y el estudio diarios, a menudo puedes aprender y absorber algunos idiomas nuevos, lo que puede enriquecer mejor tu vocabulario lingüístico.
(5) Entrenar el juicio. Esta habilidad es muy importante para el lenguaje. Cuando habla con otras personas, si comete un error de juicio, puede dar una respuesta con el significado opuesto, lo que fácilmente puede conducir a malentendidos innecesarios.
2. Preste atención a los métodos de retroalimentación
La retroalimentación es una parte importante de la comunicación.
Sin retroalimentación, los gerentes no tienen forma de saber si la información llegó a los destinatarios y cuánta se recibió. Una buena retroalimentación tiene tres características: primero, la semántica es clara. Utilice descripciones específicas, veraces y positivas para evitar ambigüedades. El segundo es la empatía. Intenta comprender el propósito de la otra persona y ponte en su lugar. El tercero es explorar activamente. ¿Evitando preguntas? ¿Por qué? Las preguntas tipo A previenen reacciones defensivas. ¿Pueden los directivos preguntar directa o indirectamente? ¿prueba? Los subordinados confirman si comprenden completamente la información, para que puedan ajustar el método de presentación de manera oportuna para que el destinatario pueda comprender mejor la información.
Los gerentes pueden utilizar las siguientes oraciones para fomentar la retroalimentación tanto como sea posible, como por ejemplo? ¿Puedes darme alguna orientación para poder hacer un nuevo plan? ,?¿Cuáles crees que son las características de un buen plan? , ?¿Creo? ¿Qué opinas? ,?Sí, ¡por favor continúa! ? "Me dijiste cosas en las que vale la pena pensar en el mundo". ¿Tienes alguna otra idea? Espera un momento. Con ese estímulo, los destinatarios generalmente están dispuestos a expresar información de retroalimentación y los gerentes pueden aprender de ella y ajustar sus expresiones de manera oportuna. Por supuesto, la retroalimentación no tiene por qué ser expresiones verbales, también pueden ser expresiones no verbales. Se puede ver en los movimientos y expresiones de la otra parte que este tipo de retroalimentación a veces es más confiable porque inconscientemente están hablando consigo mismos.
La retroalimentación efectiva es responsabilidad de ambas partes en la comunicación, puede beneficiar a ambas partes y es una garantía importante para una comunicación efectiva. Para poder proporcionar comentarios, se deben tener en cuenta los siguientes puntos durante el proceso de comentarios:
(1) Los comentarios deben ser proactivos y no se pueden solicitar antes. ¿Qué pasaría si pudieras decir algo como esto en una conversación? No sé si te entiendo, ¿a qué te refieres? . ?
(2) La retroalimentación debe ser específica y precisa y centrarse en los puntos clave.
(3) Para obtener una retroalimentación más efectiva, lo mejor es utilizar retroalimentación verbal.
(4) Para que los comentarios sean más precisos, debemos intentar utilizar comentarios escritos si es posible.
(5) Preste atención al momento de la retroalimentación. Si hay alguna anomalía y reacciones adversas persistentes.
Escucha activa
Escuchar significa escuchar atentamente lo que dice la otra persona e intentar comprender lo que escucha. Escuchar es una parte necesaria de una comunicación efectiva, para que podamos lograr un consenso de ideas y sentimientos fluidos. La escucha activa es una excelente manera de responder, tanto para alentar a la otra persona a continuar hablando como para asegurarse de comprender lo que dice. Para dominar esta técnica, primero necesitas saber qué sucede cuando alguien te habla. Escuchar activamente significa decirle a la otra persona lo que entiendes de su mensaje. De esta forma, el remitente del mensaje sabe que estás escuchando atentamente y la impresión que tienes queda aún más confirmada o aclarada. Hay muchos resultados de comunicación insatisfactorios porque no somos buenos escuchando.
Según un estudio, ¿cuánto tiempo dedican los directivos cada día a comunicarse? Escuchar. 45% Aunque la gente pasa mucho tiempo escuchando, la eficiencia no es alta. En una conversación de 10 minutos, la eficiencia es solo de alrededor del 25%. Debemos mejorar la eficiencia de la escucha y pasar de la escucha pasiva a la escucha activa. Al escuchar, preste atención a los siguientes puntos:
(1) Capte la idea principal y no se deje atraer por los detalles individuales. Las personas que saben escuchar siempre prestan atención a analizar qué es primario y qué es secundario, para captar el significado principal detrás de los hechos y evitar malentendidos.
(2) Intente que la comunicación sea lo más fácil posible, haga que la otra parte se sienta cómoda, elimine la tensión, exprese plenamente sus puntos de vista y diga lo que quiera decir.
(3) Utilice un lenguaje de acción para mostrar su gran interés en la conversación de la otra parte, como inclinarse hacia adelante para mostrar su interés en la conversación. Responda al hablante con movimientos de cabeza y ricas expresiones faciales.
(4) Eliminar en la medida de lo posible las interferencias externas y evitar acciones y gestos que distraigan la atención de la otra parte. Por ejemplo, cuando la otra parte esté hablando, no se mueva con facilidad ni haga cosas irrelevantes.
(5) Observar los sentimientos de la otra persona. Los sentimientos de una persona suelen guiar su comportamiento mejor que sus pensamientos. Cuanto menos preste atención a la verdadera cara de los sentimientos de las personas, menos podrá comunicarse con la otra persona. Observar los sentimientos es volver a contar los sentimientos detrás de las palabras de la otra persona, indicando aceptación y comprensión de sus sentimientos, lo que a veces puede producir resultados bastante buenos.
(6) No discutas ni critiques a la otra persona inmediatamente.
(7) ¿Quieres? ¿Para responder a tu pregunta? Esto significa que te estás comunicando con los demás.
4. La comunicación debe variar de persona a persona.
A la hora de transmitir información se deben distinguir diferentes objetos. Por un lado, se refiere a la finalidad de transmitir la información y, por otro, a la confidencialidad de la transmisión de la información.
El remitente debe considerar plenamente las características psicológicas y los conocimientos previos del destinatario y ajustar su forma de hablar, expresarse o comportarse en consecuencia. Es necesario estudiar las diferentes necesidades de los distintos objetos, realizar un seguimiento de la visión de los destinatarios de la información, garantizar la calidad de la transmisión de la información y reducir el trabajo ineficaz. Si tienes una buena opinión pero no es aceptada o adoptada, entonces debes intentar convencer a la otra parte. El factor más importante en la persuasión es el uso individual de métodos de persuasión. En pocas palabras, se debe a las palabras adecuadas. Si utiliza el mismo método de persuasión sin importar quién sea la otra parte, será difícil lograr su objetivo sin problemas. Porque para algunas personas solo es necesario explicar el significado general, mientras que para otras es necesario ser emocional y racional. Si quieres persuadir a los demás, debes utilizar todo tipo de palabras y hechos con habilidad. Para poder elegir adecuadamente los métodos de persuasión para las personas, también se debe tener conocimiento y experiencia. Por lo tanto, para tener esta capacidad de persuasión, como gerente, debes pasar por diversas experiencias para aumentar tus conocimientos.
5. Presta atención a las señales no verbales
Las personas se comunican no solo a través de lo que dicen y cómo lo dicen, sino también a través de gestos, expresiones faciales, tacto y más. El científico de la comunicación estadounidense Albert Merabian propuso una vez una fórmula:
Expresión completa de la información = 7% tono + 38% voz + 55% lenguaje corporal. Si podemos dominar la información no verbal y utilizarla conscientemente, superaremos en gran medida algunos de los obstáculos en la comunicación lingüística y mejoraremos la eficiencia.
En la comunicación cara a cara, los gerentes deben dar a la otra parte señales no verbales apropiadas, como expresiones, acciones y actitudes, y relacionarlas con la información que se va a expresar. Por ejemplo, ¿contacto visual y coqueteo? ,?¿Comerse con los ojos unos a otros? El modismo ilustra vívidamente el importante papel de los ojos en la comunicación emocional de las personas. Sonríe cuando hables de manera informal y trata temas serios con seriedad; de lo contrario, la inconsistencia entre la información verbal y no verbal afectará el efecto de la comunicación. Si un jefe te dice que quiere saber de tus dificultades, pero cuando quieres contárselo está hojeando su correo electrónico, ¿cuál es tu ideal? En Japón, los grandes almacenes tienen normas específicas para que los empleados hagan una reverencia: una inclinación de 30 grados al recibir a los clientes, una inclinación de 45 grados cuando acompañan a los clientes a comprar productos y una inclinación de 45 grados al despedirse de los clientes. Los mensajes no verbales son una ventana al mundo interior de ambas partes. Un comunicador exitoso debe saber distinguir el significado de la información no verbal y aprovecharla al máximo para mejorar la eficiencia de la comunicación. Esto requiere que los gerentes siempre presten atención a los detalles de las conversaciones cara a cara al comunicarse. ¿Consejos para tallar insectos? Ignóralo. De hecho, los fallos de comunicación de muchas personas se deben a la incapacidad de captar mensajes no verbales.