Conocimientos de secretaria: Normativa de gestión de archivos

Reglamento de Gestión de Archivos

Capítulo 1 Disposiciones Generales

El artículo 1 tiene como objetivo mejorar la gestión de archivos de la empresa, proteger y utilizar eficazmente los archivos y salvaguardar los derechos legítimos de la empresa. e intereses Estas regulaciones están especialmente formuladas.

Artículo 2 Los archivos a que se refiere este reglamento se refieren a los registros de los departamentos y empleados pasados ​​​​y presentes de la empresa en todos los niveles que se forman directamente cuando se dedican a los negocios, operaciones, gestión corporativa, relaciones públicas y otras actividades Registros históricos en diferentes formas, como textos diversos, cuadros, libros de cuentas, comprobantes, declaraciones, datos técnicos, discos de computadora, audio y video, películas, objetos honoríficos, certificados, etc.

Artículo 3 La empresa, sus departamentos y sus empleados tienen la obligación de proteger los ficheros.

Artículo 4: El trabajo de los archivos se realizará bajo un liderazgo unificado, basado en los principios de almacenamiento y revisión jerárquicos, y se gestionará en red.

Capítulo 2 Organización de archivos y sus responsabilidades

Artículo 5 Cada departamento de la empresa designará una persona dedicada a ser responsable de la gestión de archivos (es decir, un empleado de datos).

Artículo 6 El trabajo de archivos está bajo el liderazgo unificado del director general de la empresa, y la oficina es responsable de recibir, recopilar, clasificar, configurar archivos y mantener los archivos conservados por la oficina especificada en el Anexo. 2 y velar por su utilización y supervisar el trabajo de archivo de todas las partes para departamentos, filiales, sociedades anónimas y empresas conjuntas.

Artículo 7 La oficina debe mejorar gradualmente el sistema de archivos, garantizar la seguridad y el uso conveniente de los archivos, adoptar medios científicos y realizar gradualmente la modernización de la gestión de archivos.

Capítulo 3 Gestión de archivos

Artículo 8 Método de organización:

1. Método: centrarse en las características del problema, configurar volúmenes pequeños, un volumen para. cada asunto.

2. Pasos:

A. Recopilar

Archivos documentales: configure el volumen del año anterior en el año actual y preestablezca el volumen. del año en curso.

Archivos empresariales de ciencia y tecnología: establezca volúmenes de proyectos completados y organice los datos de proyectos sin terminar en volúmenes.

B. Organizar según clasificación y tiempo de establecimiento.

C. Clasificación Clasificar según el siguiente método de clasificación

D. Establecimiento del archivo Distinguir entre diferentes valores y determinar el período de almacenamiento: permanente, a largo plazo, a corto plazo.

Artículo 9 Gestión de Procesos:

1. Expedientes bajo custodia de la empresa: Los encargados de datos de cada departamento de la empresa y sus filiales deberán realizar un buen trabajo en la documentación previa de los mismos. Documentos diarios Una vez finalizado el evento o antes del día diez del primer mes de cada trimestre, se recopilan en un volumen los documentos prepresentados que deben presentarse del trimestre anterior y se entregan a la oficina para su custodia. uno puede apropiarse de él para sí mismo.

2. Archivos bajo custodia departamental: reunidos en un expediente y presentados en la oficina antes del día diez del primer mes de cada trimestre. Cada custodio jerárquico deberá presentar el catálogo general de archivos y materiales predocumentados. Antes del día diez de febrero de cada año. Presentar el catálogo a la oficina.

Artículo 10 Supervisión: La oficina realizará inspecciones periódicas o irregulares con base en el catálogo general de expedientes y el catálogo de materiales predocumentados reportados por cada departamento para supervisar la gestión de expedientes de cada departamento y departamento. Trabajar.

Artículo 11 Destrucción: Se debe informar al gerente general para su aprobación. Al destruir, más de dos personas deben ser responsables de supervisar la destrucción y firmar la lista.

Artículo 12 Clasificación y numeración de los expedientes de la empresa: Después de haber sido capacitado por la oficina, el encargado de datos designado deberá operar de acuerdo con los requisitos de clasificación y numeración de los expedientes pertinentes.

Artículo 13 Los diversos contratos económicos celebrados externamente en la empresa se tramitarán de conformidad con el "Reglamento de Gestión de Contratos".

Artículo 14 Préstamo: Si la empresa necesita pedir prestados documentos, se debe completar el formulario de referencia del archivo. Los empleados no pueden llevarse documentos y materiales importantes relacionados con la empresa a voluntad si los necesitan. Para sacar documentos debido al trabajo, deben solicitar la revisión del archivo. Los procedimientos de préstamo deben ser aprobados por la oficina antes de ser retirados y devueltos inmediatamente después de su uso. Los lectores deben conservar los archivos prestados correctamente y no se les permite copiar, reemplazar, alterar, desfigurar, subrayar, etc. sin permiso, y no deben colocarlos al azar para evitar pérdidas.

Artículo 15: Revisión jerárquica: La empresa tiene el derecho absoluto de formular clasificaciones de revisión específicas.

Capítulo 4 Sistema de copia de seguridad de archivos

Artículo 16 Se debe realizar una copia de seguridad de todos los documentos valiosos, declaraciones, registros comerciales, etc. de la empresa.

Artículo 17: Todos los departamentos deben hacer todo lo posible para utilizar computadoras para la gestión y trabajar para facilitar el procesamiento digital y la preservación de los datos comerciales. La información y ficheros almacenados en el ordenador se gestionarán según las "Medidas de Gestión Informática".

Artículo 18 Los discos de respaldo y los discos de origen deben almacenarse por separado, y los discos de respaldo de la empresa deben mantenerse fuera de la empresa.

Capítulo 5 Reglamento de Tratamiento

Artículo 19: Cualquiera que cometa cualquiera de los siguientes actos estará sujeto a una deducción salarial de 50 a 500 yuanes dependiendo de la gravedad del caso. Se constituye delito, se perseguirá la responsabilidad penal conforme a la ley:

1 Dañar, perder o destruir archivos de la empresa sin autorización

2. sin autorización

3. Alteración o falsificación de archivos

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4. Los administradores de archivos que no informen oportunamente del archivo o mala gestión

5. Quienes tomen prestado, saquen o chequen a niveles superiores sin seguir los procedimientos (los responsables del fichero serán sancionados en la misma forma)

Capítulo 6 Responsabilidades

Artículo 21 Este sistema se aplica a todos los empleados y departamentos de Weifan Company.

Artículo 22 El departamento responsable de la supervisión de este sistema es la oficina de la empresa. El primer responsable es el encargado de datos designado por cada departamento; el segundo responsable es el gerente del departamento donde; El empleado de datos trabaja.