Clasificaciones de documentos de empresa - En general, ¿cuántos tipos existen?

A. Clasificación de primer nivel: Según los documentos de diferente naturaleza que produce cada departamento, se dividen en diez departamentos, representados por las letras de cada departamento (ver adjunto: empresa). tabla numérica).

b. Clasificación de segundo nivel:

Por tipo de documento:

Categoría de primer nivel: Categoría de evidencia de todos los activos de la empresa (indicados con la letra A)

A1: Contratos y convenios.

A2: Estatutos sociales, informe de verificación de capital, número de cuenta, poder, licencia, transferencia de activos, etc.

Categoría secundaria: Categoría de documento formal (indicada con la letra B)

B1: Órdenes, decisiones, propuestas: adecuado para hacer arreglos para asuntos importantes o acciones importantes, como personas en todos los niveles Medidas administrativas obligatorias emitidas por el gobierno, resoluciones de directorios de empresas, actas de asambleas de accionistas, etc.

B2: Anuncios, avisos, notificaciones: apto para anunciar o publicar asuntos importantes o que deben observarse o conocerse, como asuntos legales emitidos por autoridades superiores, anuncios sociales, elogiar a personas avanzadas, criticar errores, normas y reglamentos, etc.

B3: Solicitud de instrucciones y respuestas: Adecuado para solicitar instrucciones y aprobación de los superiores, y solicitar instrucciones y respuestas de los subordinados.

B4: Informes y Opinión: Adecuado para informar del trabajo a los superiores y proponer opiniones y soluciones a temas importantes.

B5: Avisos y cartas: adecuados para aprobar documentos oficiales de agencias de nivel inferior, transmitir asuntos requeridos por agencias de nivel inferior que deben ser conocidos o implementados por las unidades relevantes, así como para discutir el trabajo y preguntar. cuestiones entre unidades sin afiliación, tales como nombramientos y remociones de personal, etc.

B6: Acta de reunión: Adecuado para registrar y comunicar el contenido de la reunión y los asuntos acordados.

Tres categorías: documentos generales (indicados con la letra C) y otros documentos generales.

Categoría Cuatro: Documentos con soportes no textuales (indicados con la letra D), como fotografías, disquetes y otros materiales audiovisuales.

Según el tipo de archivos controlados, se dividen principalmente en archivos controlados y archivos no controlados. Los originales de diversos tipos de pruebas patrimoniales y documentos secretos son, en principio, documentos controlados, y las copias son, en principio, documentos no controlados. Agregue k antes del número de archivo controlado y todos los archivos serán archivos no controlados de forma predeterminada.

C. Clasificación en tres niveles: Según el año del expediente, se representa mediante el código numérico del año y mes, como por ejemplo 0310 que indica 10 en 2003.

D. Clasificación de cuatro niveles: El documento original y la copia están representados por iniciales en inglés respectivamente. Por ejemplo, el original está representado por M y la copia está representada por c.

E. Clasificación de cinco niveles: El último es el número de serie del archivo. Ejemplo: of-k.b1-0402-m001

Sistema de gestión de archivos (integral)-Base de datos de texto chino

1 "Documentos" en un sentido amplio se refiere a documentos oficiales sobre políticas. y teorías Documentos y cartas o artículos. El alcance de los archivos es muy amplio. El software o los programas que se ejecutan en la computadora, como antivirus, juegos, etc., pueden denominarse archivos.

2. "Documentos" en sentido estricto generalmente se refiere a documentos oficiales o documentos oficiales. Los documentos son registros elaborados por personas en diversas actividades sociales. Los "documentos" en sentido estricto no pueden equipararse a los "archivos". La principal diferencia entre ellos es si tienen valor de conservación y si tienen la naturaleza de registros originales. Si tiene ambos, se le puede llamar "documento", de lo contrario sólo puede contarse como un documento. Aunque los dos se superponen en gran medida, nunca pueden equipararse.

3. Documento: Un documento electrónico o en papel que describe el contenido de gestión o el contenido comercial en forma de texto o diagramas, es firmado y emitido por personal autorizado mediante procedimientos prescritos y requiere que el destinatario realice una normativa. respuesta en consecuencia. Los archivos del sistema se dividen en tres niveles.

A. Documento de primer nivel - Manual de Calidad: Es el documento principal que proporciona una descripción general, elaboración y orientación del sistema de calidad, es la base y directriz básica para que todos los empleados de la empresa lo lleven a cabo. actividades de gestión de calidad y es la base para la gestión de calidad empresarial y los documentos programáticos que deben seguirse a largo plazo en las actividades de garantía de calidad.

B.Documentos documentos-procedimiento de dos niveles: documentos que distinguen y estandarizan el proceso orientado al cliente (COP), el proceso de soporte (SP) y el proceso de gestión (MP) como actividades lógicamente independientes para asegurar. que el proceso y los resultados cumplan con los requisitos del cliente. Es el documento de soporte del manual de calidad y la base específica para que los empleados realicen actividades de gestión de calidad.

C. Archivos de tercer nivel - archivos de operaciones: Según las especificaciones del archivo de programa, es un archivo que descompone y describe el proceso al que apunta para guiar operaciones específicas. Por ejemplo, procedimientos operativos de equipos, instrucciones de trabajo, planos, cronogramas, estándares de inspección, diagramas de flujo de procesos, avisos administrativos, especificaciones de gestión del departamento, documentos operativos temporales, cartas de comunicación externa, etc.

Como cuarto nivel del sistema de calidad, los "registros" son diferentes de los "documentos".