Características laborales de los empleados con credenciales de negocios internacionales
La labor de los documentalistas de comercio exterior recorre todo el proceso de ejecución de los contratos de importación y exportación. Los oficinistas de documentos, cuyo núcleo es el procesamiento de documentos de comercio exterior, son talentos básicos esenciales para las empresas de comercio exterior. Su trabajo se caracteriza por un gran volumen y amplio alcance, gran puntualidad y altos requisitos laborales. Deben tener condiciones básicas como conocimiento profesional, habilidades profesionales y una actitud laboral rigurosa. La calidad de los testigos afecta directamente la calidad general del trabajo de las empresas de comercio exterior, por lo que deben comprender el conocimiento del producto, fortalecer las capacidades de coordinación, mejorar la conciencia del servicio y cultivar el espíritu de equipo, a fin de mejorar continuamente su propia calidad y mejorar integralmente su calidad general.
Especialista en documentos se refiere a la persona que se encarga de la entrega, el transporte, el seguro, la inspección de productos básicos, la liquidación de divisas y otros servicios de bienes basados en diversos documentos utilizados en los negocios de importación y exportación en el negocio de liquidación de comercio exterior. . Los oficinistas de documentos de comercio exterior son los talentos básicos para que las empresas de comercio exterior realicen negocios. Su trabajo principal incluye una serie de actividades comerciales tales como certificación, preparación de documentos, revisión de documentos, entrega de documentos y archivo, que recorre todo el proceso de ejecución de contratos de importación y exportación.
1. Características laborales de los documentalistas de comercio exterior
(A) Gran número de áreas.
En las empresas de comercio exterior de nuestro país, la dotación de personal del departamento de documentos de comercio exterior es muy limitada. Un empleado de documentos suele ser responsable de realizar el seguimiento de los documentos comerciales de varios vendedores de comercio exterior y procesarlos simultáneamente en un tiempo limitado. tiempo todos los días. Múltiples documentos comerciales con diferente progreso requieren una carga de trabajo muy pesada. Durante el procesamiento de cada boleto, el documentalista necesita completar la comunicación y coordinación con vendedores, comerciantes, departamentos financieros, clientes, transitarios, agentes de aduanas, bancos e instituciones autorizadas, lo que demuestra que el alcance de participación es amplio.
(2) Gran puntualidad
Los empleados certificados tienen requisitos de tiempo estrictos en cada vínculo de operación comercial. Tomando como ejemplo la carta de crédito de exportación, el empleado del comprobante debe acelerar la carta de crédito de manera oportuna. Si se determina que la carta de crédito es incompatible con el contrato, debe devolverse al banco emisor lo antes posible y solicitar un cambio en la carta de crédito porque la carta de crédito tiene requisitos específicos para la última fecha de entrega; es necesario alquilar un barco y reservar espacio con anticipación, y controlar el despacho de aduanas y el tiempo de navegación para garantizar la entrega oportuna, la preparación oportuna de los materiales de declaración de aduana y los arreglos para la declaración de aduana, y teniendo en cuenta el tiempo necesario de inspección de productos después de la fecha de entrega; se envían las mercancías, se debe verificar el conocimiento de embarque lo antes posible y se debe emitir un aviso de envío al importador si la carta de crédito requiere un certificado de origen general o un Certificado de origen preferencial general, que se puede procesar en línea antes; fecha de envío. Si el certificado de origen GSP se solicita durante 7 días después de la fecha de emisión del conocimiento de embarque, debe procesarse antes de su emisión y el procedimiento es relativamente problemático, la fecha de emisión de la póliza de seguro no debe ser anterior a la fecha de declaración en aduana; , a más tardar en la fecha de emisión del conocimiento de embarque; todos los documentos originales deben estar completos y, después de una doble verificación, deben enviarse al banco lo antes posible dentro del período de entrega especificado en la carta de crédito. Si hay discrepancias en la revisión del banco, habrá oportunidades correctivas para la comunicación y revisión. Sólo aprovechando el hilo principal del tiempo podremos priorizar y completar el trabajo documental de manera eficiente.
(3) Altos requisitos de trabajo
Los documentos de comercio exterior de alto nivel no solo deben garantizar que las mercancías se envíen a tiempo en buena calidad y cantidad, sino también garantizar la recolección oportuna de divisas, por lo que el personal de producción de documentos debe Los requisitos son muy altos. Un empleado de documentos de comercio exterior no solo necesita sólidos conocimientos teóricos del comercio internacional y conocimientos profesionales de idiomas extranjeros, sino que también debe tener buenas habilidades de comunicación y coordinación, un alto sentido de responsabilidad y una actitud de trabajo rigurosa, y ser capaz de mejorar y mejorar continuamente. Habilidades de producción de documentos. Capacidad para manejar varios documentos de forma independiente.
2. El papel de los empleados de documentos de comercio exterior y el estado de los puestos y el personal
(1) El papel de los empleados de documentos de comercio exterior La característica más importante del comercio exterior son las transacciones de documentos.
Producir un conjunto de documentos calificados es una tarea clave en la práctica del comercio exterior. En el proceso de implementación del comercio internacional, los contratos, pedidos, declaraciones de aduana, inspección, transporte, almacenamiento, banca, seguros y otros vínculos se completan a través de diversos documentos y comprobantes. Los documentos son tan importantes, ¿cómo se llama un puesto en comercio exterior? ¿Vale? . En el pasado, para ahorrar costos, algunas pequeñas y medianas empresas de comercio exterior entregaban los documentos a los vendedores o departamentos financieros para su producción. Debido a la falta de conocimiento profesional de los documentos, los documentos a menudo resultaban en discrepancias, lo que afectaba directamente a la producción. Cobro oportuno y seguro de divisas por parte de las empresas de comercio exterior.
Cada vez más empresas de comercio exterior se están dando cuenta de la importancia de establecer puestos y nombrar personal en el proceso de documentación. La aparición de los empleados de documentos es una manifestación concreta de la división del trabajo en la industria del comercio exterior. Aclara los derechos y responsabilidades de los diversos puestos en las empresas de comercio exterior, simplificando y estandarizando el complejo proceso de comercio exterior.
(2) El estado de los puestos documentales y del personal de comercio exterior debido al impacto de la recesión económica de Estados Unidos y la creciente crisis de las hipotecas de alto riesgo, así como a la apreciación del RMB y la reducción del impuesto a las exportaciones. Las tasas de reembolso y otros factores internos y externos hicieron que el comercio exterior de mi país disminuyera en 2008. Según la tendencia, algunas empresas de comercio exterior han experimentado reducciones en el personal y la producción de las fábricas.
Sin embargo, en esta crisis económica global, el desempeño económico de China es mejor que el de los países comunes. En 2009, el volumen del comercio cayó un 17%, lo que fue mejor que la predicción de los expertos de la industria de que el volumen del comercio mundial en 2009 caería más del 30%. China se convirtió en el mayor exportador del mundo en 2009 y representa más del 9% de la cuota de exportación mundial. Por lo tanto, la demanda de talentos en comercio exterior aumentará aún más, especialmente los empleados de documentos. Según las estadísticas de los departamentos pertinentes, la demanda de talentos en documentos comerciales internacionales en la provincia de Guangdong ha alcanzado más de 200.000, la brecha en los talentos en documentos comerciales internacionales en la provincia de Zhejiang ha llegado a 6.543.805 personas, la brecha en los talentos en documentos comerciales internacionales de Shanghai ha llegado a 20.654.380.500 personas Y la brecha de talentos en documentos comerciales internacionales en la provincia de Jiangsu ha llegado a 6.543.805 personas y la demanda de talentos con un solo certificado llegó a 6.543.807 personas. Se puede ver que el problema de la escasez de talentos en el puesto de testigo es bastante grave.
Las habilidades operativas de los testigos están directamente relacionadas con la puntualidad y el éxito o fracaso de la liquidación de comercio exterior, y tienen altos requisitos profesionales. La mayoría de los empleados existentes lo han descubierto por sí mismos en el proceso de operación de archivos real, y muchos de ellos son tradiciones corporativas. ¿Maestro y aprendiz? El personal que asume roles bajo este modelo carece de un aprendizaje sistemático del conocimiento de los documentos y las empresas rara vez brindan oportunidades de capacitación. Por lo tanto, el nivel de producción de documentos en algunas empresas es bajo, lo que genera pérdidas económicas innecesarias. En los últimos años, los certificados de cualificación empresarial internacional han sido reconocidos por cada vez más empleadores y favorecidos por quienes buscan empleo. Sin embargo, menos de 10 empleados actuales han recibido formación profesional y poseen este certificado profesional. Es necesario mejorar urgentemente la calidad general del equipo de documentación de comercio exterior.
3. Condiciones básicas que deben cumplir los documentos de comercio exterior.
Con el rápido crecimiento de las empresas de mi país con autonomía exportadora, la demanda de certificados de comercio exterior sigue aumentando. Cuando algunas empresas no pueden contratar testigos profesionales, se apresuran a contratar a algunos no profesionales, lo que aumenta el factor de riesgo de la empresa. Los puestos de documentos de comercio exterior deben tener los siguientes requisitos básicos:
(1) ¿Conocimientos profesionales? Sepa qué hacer.
Los documentalistas deben dominar el conocimiento sistemático del comercio exterior, los documentos y los idiomas extranjeros, y ser buenos para aprender y actualizar conocimientos. Sobre la base de sólidos conocimientos profesionales en comercio exterior, también es necesario aclarar los procedimientos operativos de la empresa, comprender el conocimiento de los productos, los procesos de producción y dominar el mercado de transporte de carga y las políticas y hábitos documentales de algunos países o regiones comerciales. Una experiencia sustancial y una amplia cobertura son requisitos previos para ser un buen testigo.
(2) ¿Habilidades profesionales? Sepa qué hacer.
Un testigo necesita una gran capacidad práctica y la calidad de los documentos es un reflejo directo de la capacidad profesional de un testigo. En la operación real de documentos de comercio exterior, los empleados de documentos deben tener buenas habilidades de comunicación, dominar completamente las habilidades de aplicación del inglés, las computadoras y las herramientas de comunicación, aprender constantemente sobre negocios, mejorar las habilidades de preparación de documentos y reducir la tasa de error de los documentos.
(3) ¿Actitud laboral? Saber hacerlo bien
El trabajo documental requiere un trabajo paciente y minucioso, además de un fuerte sentido de la responsabilidad. ¿Muchos empleados de vales cometen errores al emitir los vales? ¿Gastar dinero para tomar clases? La experiencia demuestra que el descuido y el afán de éxito son los más tabú en el proceso de producción de documentos. Al enfrentar errores o dificultades, es necesario ajustar su mentalidad, mirarlo directamente, ser lo suficientemente valiente para aceptar los errores y resolver los problemas activamente. Si no tienes una actitud de trabajo rigurosa, cometerás errores repetidamente. Debe ser bueno en la gestión del tiempo, diligente en el registro y archivo, prestar atención a la coordinación y la comunicación, ser capaz de pensar y resumir constantemente durante el trabajo y desarrollar buenos hábitos de trabajo. Éstas son condiciones necesarias para obtener certificados de comercio exterior de alta calidad.
Cuarto, cultivar la calidad de los certificados de comercio exterior
(1) Comprender el conocimiento del producto
Como persona que lo ha experimentado, es imposible tener la La misma comprensión que los comerciantes y compradores. Tener una comprensión integral de los productos, accesorios y procesos de producción.
Sin embargo, si el empleado de documentos descuida el conocimiento del producto y no está familiarizado con los tipos, especificaciones, materiales, embalaje y otros conocimientos de los bienes de importación y exportación, no podrá distinguir estrictamente diferentes artículos de bienes, lo que resultará en una codificación SA inexacta, que Afecta directamente la velocidad del despacho de aduanas. Por lo tanto, además del conocimiento profesional del comercio internacional, los certificados de comercio exterior también deben tener el conocimiento del producto correspondiente. En el trabajo diario, puede ir a la línea de producción de la fábrica para comprender el proceso de producción, aprender del personal relevante a través del análisis de muestras y obtener una comprensión integral del conocimiento relacionado con el producto.
(2) Fortalecer las capacidades de coordinación
Dado que el trabajo de los documentalistas involucra una amplia gama de áreas, si pueden comunicarse y coordinarse de manera efectiva afectará directamente el buen desarrollo del trabajo documental. Internamente, los empleados de cupones deben tener una relación armoniosa con los vendedores, comerciantes de fábrica, contadores y clientes, y deben manejar, resolver y eliminar con calma varios conflictos en el trabajo de manera oportuna. Los vales experimentados descubrirán que desde finales de septiembre hasta el feriado del Día Nacional, las reservas de cabañas en algunas rutas son muy escasas y, a menudo, las cabañas no están disponibles. Por un lado, los encargados de documentos deben dominar las rutas, horarios, tarifas de flete y otra información de múltiples compañías navieras para poder reservar espacio con anticipación y garantizar el espacio, por otro lado, deben recordarles a los vendedores y clientes lo antes posible; afectando el tiempo de entrega del comprador y del vendedor Evite los períodos pico y esté preparado con anticipación para envíos anticipados o retrasados, por si acaso. Sólo siendo buenos en comunicación y coordinación podremos llegar a un entendimiento con vendedores, clientes, fábricas y otro personal relacionado. Externamente, los documentalistas deben trabajar en estrecha colaboración con los departamentos relevantes, como transitarios, inspecciones de productos básicos, compañías de seguros y bancos. Comuníquese frecuentemente con los transportistas y el personal de las compañías navieras, para que pueda dominar el cronograma de envío y la información de flete más recientes, y encontrar socios con grandes ventajas de precios a través de la comparación. Al preparar documentos de acuerdo con los requisitos de la carta de crédito, usted tiene la oportunidad de interactuar con los revisores del banco y puede comunicarse más en las transacciones comerciales. Los revisores bancarios son los mejores maestros del empleado de vales.
(3) Mejorar el conocimiento del servicio
Los testigos están ocupados con los transportistas y las compañías navieras casi todos los días, y deben ser buenos para acumular ciertos recursos comerciales. Cuando los vendedores y los clientes necesitan información sobre el transporte, pueden cotizar las tarifas y las fechas de envío de forma rápida y precisa. Es mejor ofrecer más opciones para que los clientes las satisfagan. Después de enviar las mercancías, se debe enviar un aviso de envío al cliente de manera oportuna, pero generalmente la hora estimada de llegada se proporciona en este momento, que debe ser rastreada y actualizada continuamente, y la información más reciente sobre el transporte de las mercancías debe ser informado al cliente, y nuevamente unos días antes de que la mercancía llegue al puerto. Brindando el mejor servicio a los clientes desde cada pequeño detalle.
(4) Cultivar el espíritu de equipo
Todas las empresas de comercio exterior esperan formar un equipo de comercio exterior profesional con buena calidad ideológica, sólidas capacidades comerciales y la capacidad de librar duras batallas. El trabajo documental no es formal ni cerrado. Además de completar su propio trabajo, también debe comunicarse con los departamentos funcionales relevantes para tener una comprensión básica de su estructura organizacional y funciones. De esta manera, pensará en el panorama general y se dará cuenta de la importancia del trabajo de seguimiento para otros departamentos y para la empresa en su conjunto. Una vez que haya un problema en el enlace de la documentación, tendrá una reacción en cadena y afectará la situación general. En el trabajo, debemos cultivar una visión general paso a paso, aprender a cooperar con los demás, ser buenos para movilizar el entusiasmo y la creatividad de los demás y confiar plenamente en la fuerza del colectivo para garantizar el funcionamiento preciso y eficiente de cada uno. enlace del proceso de negocio. En resumen, incluso un empleado experimentado con muchos años de experiencia en producción de documentos no puede garantizar que todos los documentos se produzcan correctamente. Por un lado, los trabajadores documentales deben desarrollar el hábito de la autocorrección y controlar estrictamente cada documento que producen. Por otro lado, los compañeros del departamento de documentos pueden revisar los documentos de los demás y reducir los riesgos de la empresa mediante contrainterrogatorios. Las empresas también deben impartir formación periódica a sus empleados y mejorar constantemente el nivel de preparación de documentos y liquidación de divisas.