Cómo preparar archivos de gestión de propiedades
El primero es hacer un buen trabajo en la gestión de archivos y ayudar a las empresas de gestión inmobiliaria a mejorar sus estándares.
1. Los archivos son documentos legales que protegen los derechos e intereses legítimos de una empresa;
Como evidencia original de los activos y derechos de la empresa, los archivos empresariales son el salvavidas y el protector de la empresa. la supervivencia y el desarrollo de la empresa. La calidad del trabajo de archivo corporativo está directamente relacionada con los derechos e intereses legítimos de la empresa. En el proceso de producción y operación, la estructura organizacional, el personal directivo y el alcance comercial de la empresa cambian constantemente. Algunas empresas de administración de propiedades se han convertido en organizaciones económicas diversificadas en industrias y regiones. En el proceso de producción y operación, las actividades económicas entre empresas son diversas y complejas, y constantemente se generan reclamos y deudas. Cómo proteger los intereses vitales y los derechos e intereses legítimos de las empresas, resolver disputas económicas entre derechos y deudas de acreedores y empresas, y disputas laborales entre empresas y empleados, etc. , que es el certificado original de los archivos empresariales.
2. Los archivos son recursos de información importantes para el desarrollo posterior de las empresas;
Los archivos corporativos como conocimiento corporativo
.....(New Secretary Network omite 775 palabras, los miembros oficiales pueden leerlo completo)...
Regulaciones económicas, estadísticas e información de mercado. Muchos de estos documentos y materiales se encuentran en archivos. Es un importante consultor para los cuadros de gestión empresarial de todos los niveles para fortalecer la gestión empresarial.
5. Los archivos pueden mejorar el nivel crediticio de las empresas:
La integridad es una virtud tradicional de la nación china y una condición necesaria para el desarrollo sostenible de una economía de mercado socialista estandarizada. La integridad social ha atraído cada vez más atención por parte de la sociedad. La integridad tiene beneficios económicos y se ha convertido en conocimiento de toda la sociedad que la integridad puede conducir al desarrollo sostenible. Con el establecimiento de una sociedad confiable, los expedientes crediticios son cada vez más importantes. Los expedientes de crédito son principalmente diversos registros de crédito especialmente establecidos y guardados por las empresas para su propia supervivencia y desarrollo. Los expedientes de crédito son la acumulación de estatus crediticio corporativo, buen crédito, buenas condiciones operativas y buenos beneficios económicos. El establecimiento de expedientes de crédito no sólo puede ampliar y mejorar el crédito de las empresas, sino también promover la construcción de expedientes de crédito social. Esta es también una estrategia fundamental para rectificar y estandarizar el orden económico del mercado. La reputación corporativa son los activos intangibles y los recursos básicos de una empresa. La economía de mercado es una economía crediticia y la reputación corporativa está estrechamente relacionada con la empresa y es la fuerza impulsora invisible del desarrollo económico de la empresa. Los archivos de crédito corporativos son una parte importante de los archivos corporativos.
En segundo lugar, medidas para fortalecer la gestión de archivos de la empresa
Es imperativo fortalecer la gestión de archivos y mejorar el nivel de gestión de archivos. Según la situación actual de la empresa, creo que el fortalecimiento de la gestión de archivos debe partir de los siguientes cuatro aspectos:
1. Fortalecer la construcción de hardware de los archivos. Teniendo en cuenta los objetivos a largo plazo de la empresa gestora de la propiedad, se recomienda establecer una sala de archivos profesional con una superficie de almacenamiento superior a 1,50 m2 y una cierta capacidad de carga, equipada con un grupo de archivadores manuales profesionales y altamente automatizados. . Teniendo en cuenta los objetivos a corto plazo, separar los archivos y las paredes de impresión de la sala de archivos existente y eliminar los elementos que no sean de archivo para hacer que la sala de archivos sea única; comprar estanterías y estanterías necesarias para almacenar libros específicamente e implementar una gestión integrada de archivos y compra de libros; Un lote de archivadores, cajas de archivos de fotografías, listas de rollos, listas de catálogos completamente citados, listas de catálogos de archivos y hojas de títulos de archivos brindan comodidad para organizar los archivos necesarios a prueba de calor, humedad, roedores y equipos antirrobo; También se debe comprar para garantizar la seguridad de los archivos.
2. Establecer un modelo razonable de gestión de archivos. De acuerdo con la realidad de que las empresas de administración de propiedades tienen muchos tipos de trabajo, largas horas de servicio y muchos proyectos, es necesario establecer un modelo de gestión de "gestión unificada y responsabilidad jerárquica" para combinar la gestión centralizada con la gestión en red. La sede gestiona de forma centralizada los archivos de varios departamentos de la sede, y los archivos conservados por varios departamentos de la sede se transfieren periódicamente a la sala de archivos. Antes de la entrega, los archivadores se almacenan en la sala de archivos. Cada departamento es responsable de las llaves de los archivadores. La información contenida en los archivadores se enumera y se informa a la sala de archivos para su revisión. La llave de los archivos está en manos de un solo archivero. La casa matriz brinda orientación y supervisión para cada expediente de proyecto.
3. Clarificar el sistema de archivo. Los archivos de la empresa pertenecen a la empresa y los empleados de la empresa tienen la obligación de crear y proteger archivos, y no pueden cortarlos ni dejarlos. Los documentos de gestión administrativa, laboral y de personal, de gestión empresarial y de gestión de tecnologías de producción se archivan una vez al año y antes del primer trimestre del año siguiente. Los documentos y materiales sobre desarrollo de productos, equipos e instrumentos, construcción de capital, investigación científica, etc. deben presentarse dentro de los 15 días posteriores a la finalización del proyecto. Los comprobantes contables son archivados por el departamento de contabilidad y transferidos a los archivos después de un año. Los documentos y materiales obtenidos por el personal de la empresa que sale a estudiar, inspeccionar y reunirse por asuntos oficiales deben entregarse a los archivos dentro de los 10 días posteriores a la reunión. Los archiveros deben realizar un seguimiento y supervisar la implementación del sistema, y los departamentos y el personal pertinentes deben cooperar activamente.
4. Enriquecer continuamente el contenido del archivo. Sobre la base de la estandarización de archivos administrativos, archivos de personal y archivos financieros, continuaremos enriqueciendo el contenido de nuevos archivos, estableciendo gradualmente archivos de clientes comerciales, archivos de investigación científica, archivos de propiedad intelectual y otros recursos de información básicos relacionados con la supervivencia y el desarrollo. de empresas y ampliar continuamente el alcance del trabajo de archivo.
3. Hacer activamente un buen trabajo en la utilización y servicio de los archivos de administración de propiedades.
Poner los archivos a disposición de los usuarios es el objetivo final del trabajo de archivo. Con el progreso de la sociedad y el desarrollo del sector inmobiliario, los archivos de las empresas de gestión inmobiliaria desempeñan un papel cada vez más importante.
Los archivos de administración de propiedades pueden proporcionar información de primera mano para evaluar las calificaciones corporativas, mejorar las calificaciones, proteger los derechos de propiedad intelectual y los secretos comerciales de las empresas, mejorar la eficiencia operativa corporativa y los niveles de servicio, e incluso cuando las empresas de administración de propiedades llevan a cabo proyectos. Por lo tanto, cada material, cada formulario, cada comprobante e incluso cada fecha específica en los archivos de administración de la propiedad puede estar relacionado con los intereses vitales de los empleados o propietarios. Si se debe a errores de trabajo o descuidos, es probable que cause ciertas pérdidas a algún propietario. Si la fecha de entrada debe escribirse claramente, implicará restricciones en la garantía de la vivienda. En el pasado, la escritura incompleta e ilegible de los propietarios ha causado disputas innecesarias sobre responsabilidad de reparación. Por ello, el personal de gestión de archivos debe ser meticuloso, serio y responsable.