¿Cómo mantener la confidencialidad de los archivos?
El personal de gestión de archivos debe mejorar su calidad general y su conciencia de confidencialidad. 1. Fuerte calidad política, dedicado a sus funciones y buen trabajo de archivo; 2. Fuerte conocimiento del sistema legal de archivos, familiarizado con el contenido de las leyes y regulaciones de archivos; 3. Dominio de las habilidades operativas de archivos secretos (computadoras especiales para); gestión de archivos, discos duros móviles y disquetes); 4. Archivos Tener un fuerte sentido de confidencialidad, implementar estrictamente las leyes y regulaciones nacionales de confidencialidad y cumplir con las disciplinas de confidencialidad. Los archiveros deben aclarar sus responsabilidades de confidencialidad, firmar periódicamente compromisos de confidencialidad y cumplir estrictamente con sus obligaciones de guardar secretos de estado y secretos de trabajo. Los archiveros deben mantener la integridad y seguridad de los archivos, trabajar de acuerdo con las regulaciones, prevenir accidentes de pérdida y filtración, no contar secretos de estado que no deban ser contados, preguntar sobre secretos de estado que no deban conocerse y leer secretos de estado que no deban ser contados. ser leído No recuerdes secretos de estado que no deberían recordarse.
2. Garantizar la custodia segura de archivos confidenciales.
La clasificación, cambio y descifrado de documentos confidenciales debe manejarse de acuerdo con los sistemas y regulaciones nacionales pertinentes. Según lo dispuesto en la Ley de Secreto, los expedientes confidenciales se dividen en tres niveles: ultrasecreto, secreto y secreto. El personal de gestión de archivos debe tomar las medidas de gestión correspondientes según las diferentes clasificaciones de archivos para garantizar que los archivos confidenciales no se pierdan ni se filtren.
Los secretos de Estado estarán protegidos por las leyes y reglamentos nacionales de confidencialidad pertinentes dentro de un período específico. Si se filtran secretos nacionales dentro de un cierto período de tiempo, se dañarán la seguridad y los intereses nacionales. El "Reglamento sobre el período de secreto de los secretos de Estado" contiene disposiciones estrictas sobre el período de confidencialidad de diferentes niveles de confidencialidad: a menos que existan disposiciones especiales, los asuntos ultrasecretos no excederán los 30 años, los asuntos ultrasecretos no excederán los 20 años y los asuntos ultrasecretos no excederán los 30 años. asuntos no excederá de 10 años. Las disposiciones especiales mencionadas aquí se refieren a agencias centrales y estatales que establecen el alcance de la confidencialidad y pueden estipular que ciertos asuntos dentro del alcance de la confidencialidad pueden mantenerse confidenciales durante un largo tiempo. Para asuntos que se estipula que se mantendrán confidenciales durante un período prolongado, otras agencias y unidades deberán tomar medidas de confidencialidad a largo plazo antes de que la agencia autorizada los descifre, y no decidirán descifrarlos sin autorización ni proporcionarlos para su uso a voluntad. De acuerdo con los requisitos de las regulaciones pertinentes, los archivos confidenciales deben mantenerse separados de los archivos no confidenciales, y los archivos confidenciales deben almacenarse en almacenes separados y en los dispositivos de almacenamiento correspondientes para garantizar la seguridad de los archivos confidenciales.
Por supuesto, en el proceso de conservación de archivos, su clasificación no es estática, sino que cambia con el paso del tiempo y la implementación de los archivos. Los cambios básicos son cifrado, descifrado y descifrado. Hay muy pocos cifrados y la mayoría son descifrados o descifrados. Como archivero, debe estar plenamente consciente de los cambios en el nivel de confidencialidad de los archivos y realizar un trabajo oportuno para actualizar, degradar y desclasificar los archivos confidenciales de su unidad.
3. Fortalecer la gestión de soportes confidenciales para garantizar la seguridad de la información de archivo.
Cada unidad debe estar equipada con una computadora de archivos dedicada y tomar medidas efectivas de autenticación de identidad para aislar físicamente la intranet local de la red pública externa. Los documentos confidenciales tienen las correspondientes marcas de confidencialidad y las computadoras no confidenciales no pueden conectarse a redes confidenciales. El personal de gestión de archivos debe registrar estrictamente el almacenamiento móvil confidencial, limpiar periódicamente archivos electrónicos y computadoras confidenciales, discos duros móviles, disquetes, discos ópticos, discos USB, cintas de audio y cintas de video que almacenan y procesan información confidencial, y mantener estrictamente confidenciales los soportes confidenciales. y garantizar que los archivos confidenciales se mantengan confidenciales. Seguridad de la información.
4. Fortalecer la supervisión durante el uso de los archivos.
Fortalecer la supervisión de la utilización de archivos es una medida importante para garantizar la confidencialidad y la confidencialidad durante el proceso de utilización de archivos. Puede descubrir y detener eficazmente malos comportamientos que no favorecen la confidencialidad de los archivos durante el proceso de utilización de archivos. a las personas a utilizar los archivos y garantizar la confidencialidad de los mismos, su integridad y seguridad, especialmente la seguridad de la información archivada. Es necesario fortalecer la construcción del sistema de archivos y garantizar el uso ordenado de los archivos. Los sistemas de utilización de archivos generalmente incluyen sistemas de lectura de archivos, sistemas de préstamo de archivos y sistemas de copia de archivos. Es necesario determinar el alcance de los usuarios en diferentes niveles y estipular diferentes procedimientos de aprobación según la situación real, para que el uso de archivos esté regulado y no se pierda ni se filtre. El acceso a documentos confidenciales debe ser aprobado por el líder designado y se deben seguir cuidadosamente los procedimientos de registro y firma. Nadie tiene acceso a ellos sin autorización. Los archivos confidenciales deben limpiarse e inspeccionarse inmediatamente después de su uso. Si se descubren problemas de confidencialidad o de filtración, se deben identificar las razones con prontitud y se deben hacer todos los esfuerzos posibles para remediarlos.