¿Cómo redactar un informe resumen de trabajo?
Antes de escribir un informe de resumen de trabajo, primero debemos comprender el contenido principal del informe de resumen de trabajo, en segundo lugar, dominar el proceso de redacción del informe de trabajo y, finalmente, prestar atención a varios puntos clave.
1. Los principales tipos y contenidos del informe resumen de trabajo
El objetivo del informe resumen de trabajo es realizar el trabajo de un proyecto, un equipo, un departamento o incluso una empresa en un periodo de tiempo. Resumir y analizar la situación. Un informe de trabajo debe proporcionar información definitiva y específica. El contenido del resumen del trabajo se divide principalmente en: título, resumen, texto principal (incluido: progreso del trabajo reciente, problemas principales, medidas de mejora), etc.
2. El proceso de redacción de un informe resumido de trabajo
(1) Estar completamente preparado
1 Estudiar el sistema de informe de trabajo de la empresa
Algunas empresas tienen requisitos y formatos para redactar informes de trabajo en sus sistemas de documentos internos o buzones de correo. Incluso si no los tienen, aún debe comprender los requisitos básicos para redactar informes de trabajo para este departamento y puesto en el futuro cercano. Esto es para garantizar que el informe de trabajo tenga especificaciones básicas y referencias de formato.
2. Recopile materiales y datos para redactar un informe de trabajo.
Un informe profesional y detallado requiere análisis de texto y datos, por lo que es necesario recopilar materiales y datos antes de escribir el informe. Si es director general de departamento, también debe recopilar, analizar y resumir los informes de trabajo de varios equipos del departamento.
(2) Informe general
1. Preste atención al costo y al progreso
No importa en qué proyecto esté trabajando, debe saber lo que quiere su supervisor. para aprender de su El progreso, el presupuesto y la puntualidad del proyecto se conocen en el informe. Para delinear su informe, puede comenzar recopilando información sobre el estado actual de los elementos de trabajo. También debe prestar atención a si los proyectos que está siguiendo van por buen camino. Si hay algunos problemas, resuélvalos.
2. Descubrir problemas y proponer soluciones
Afrontar los problemas que surgen en el trabajo si encuentras que el presupuesto o el avance del tiempo es demasiado lento en los proyectos o elementos de trabajo que estás siguiendo. Arriba, no evites cuestiones como estas, pero expresalas claramente en tu informe de trabajo. Si se evita, puede causar problemas mayores más adelante. El enfoque correcto es pensar en mejorar estos problemas y en qué otras buenas formas existen.
Por ejemplo, si el objetivo de su proyecto es fabricar y enviar 1.000 camisetas, el coste debe controlarse en 1.000 yuanes. Si ahora sólo se producen 300 camisetas, pero el coste total ha superado los 500 yuanes, hay que prestar atención a qué enlaces han salido mal. Por otro ejemplo, si el progreso de su proyecto excede el cronograma en 2 días, también debe mencionar en el informe qué causó el avance.
Aportar opiniones y sugerencias factibles ante los problemas que surjan. Por ejemplo, para el proyecto de producción de camisetas mencionado anteriormente, el proyecto se adelantó 2 días sobre lo previsto, pero superó el presupuesto. Entonces es necesario encontrar formas de mejorar la productividad y acelerar la producción.
(3) Organice eficazmente el contenido del informe
1. Desarrolle el título del informe y envíelo por correo electrónico
Dé un título al informe, comenzando con un breve resumen. título y fecha Comience su informe escrito manteniéndolo breve para que no sea necesario una página de título separada.
Al mismo tiempo, establezca un título para el correo electrónico. Generalmente, una vez completado el informe, debe enviar un correo electrónico a su jefe, por lo que es mejor formular un título claro y conciso en el correo electrónico. para que el destinatario pueda entender el contenido del informe de un vistazo.
Por ejemplo, el título del correo electrónico se puede escribir como "Informe de envío de David en enero de 2017". Al mismo tiempo, preste atención a dar un límite de tiempo claro para el análisis estadístico de los datos en el informe. Su empresa tiene requisitos específicos para el informe. También se deben utilizar formatos fijos o archivos adjuntos.
2. Resumen general
Debe haber un resumen general del informe al principio, enumerando claramente los puntos clave del trabajo y explicando simplemente cómo se llevó a cabo el proyecto en consecuencia. al presupuesto y al progreso.
Asegúrese de que su jefe comprenda la información clave del informe dentro del primer minuto de leerlo. Por ejemplo, puede comenzar su informe de manera muy directa: "El proyecto de transporte de Parker ha excedido claramente el cronograma estimado". Otro ejemplo: "Hemos gastado más del 50% del presupuesto y el volumen de producción real solo alcanzó el nivel planificado". "30%, por lo que acelerar la eficiencia de la producción ayudará a reducir los costos generales".
3. Describe la información clave en detalle
Para proyectos clave o asuntos laborales, asegúrate de proporcionar los detalles más relevantes, enumera los principales logros hasta el momento y presta atención a los hitos. y Datos clave. Deja que hablen los resultados, no el proceso.
Por ejemplo, evite describir situaciones laborales como esta: "Los dos supervisores del equipo, Xiao Zhang y Xiao Wang, trabajan muy duro. Xiao Zhang suele llegar a la oficina muy temprano y Xiao Wang suele estar el último en salir del trabajo, su trabajo garantiza que el proyecto pueda mantenerse al día con el progreso esperado".
En su lugar, enfatice los datos clave: "El equipo hizo un seguimiento y el progreso del proyecto estaba adelantado en un 20%. del horario, gracias a que los dos supervisores (Xiao Zhang y Xiao Wang) trabajan duro durante 2 horas extras todos los días".
4. Organiza la información y ajusta el estilo de redacción
Para organizar esta información detallada, puedes ajustar el formato del informe según el estilo de redacción que le guste a tu jefe.
Si no está seguro del estilo de su jefe, intente refinar los puntos principales y ordenar la estructura lógica del artículo.
Por ejemplo, si a tu jefe le gusta la expresión gráfica, puedes hacer tres gráficos: progreso actual, problemas existentes y soluciones.
Y si a tu jefe le gusta la redacción declarativa cronológica, puedes organizar el contenido de tu artículo así:
Progreso del trabajo logrado esta semana: 1, 2, 3,...
Problemas existentes: 1, 2, 3,...
Soluciones: 1, 2, 3,...
Aprende a componer, tú El superior Debe ver la información o los datos clave de forma intuitiva. Si solo hay unos pocos párrafos, el informe parecerá largo y la información clave será difícil de identificar. El uso de símbolos de formato o símbolos numéricos para una segmentación clara ayudará a sus superiores a leer su informe de forma rápida e intuitiva.
5. Expresión visual adecuada
Si es necesario, aprenda a utilizar gráficos para la expresión visual. Usar gráficos para expresar el progreso del proyecto y la ejecución del presupuesto es muy intuitivo y efectivo. Por ejemplo, si su trabajo avanza sin problemas, puede hacer clic en un símbolo de luz verde en la ubicación del plan del proyecto. Si su trabajo está retrasado, puede hacer clic en un símbolo de luz amarilla en la ubicación del plan del proyecto.
6. Corrección y verificación de informes
Asegúrese de revisar y editar el informe antes de enviárselo a su superior. No confíe únicamente en la revisión electrónica de ortografía y gramática; debe verificar cuidadosamente todos los posibles errores (como adverbios y adjetivos innecesarios) para asegurarse de que el informe sea conciso y esté libre de errores simples.
Por ejemplo, evite decir esto: "Los resultados de ventas en agosto fueron muy sólidos, nuestros mejores resultados en lo que va del año, gracias a los extraordinarios esfuerzos de Xiao Zhang y Xiao Wang". El mismo mensaje se puede expresar de forma más concisa: "Las ventas de agosto son las mejores, gracias al duro trabajo de Xiao Zhang y Xiao Wang".
7. Garantizar la continuidad de la presentación de informes.
Mantener la presentación de informes al menos una vez al mes a menos que se indique lo contrario. Generalmente, las empresas establecerán requisitos para la frecuencia de los informes de trabajo. Una frecuencia más adecuada es informar al menos una vez al mes. Sin embargo, si su jefe exige una frecuencia de informes más corta, como una vez a la semana, entonces debe cumplirlos estrictamente. él.
3. Tres elementos esenciales para redactar un buen informe de trabajo
1 Formato estándar, sin errores de bajo nivel
Este es el principio básico de un informe de trabajo. Generalmente, las empresas tendrán plantillas de informes de trabajo estándar y usted debe consultar los requisitos de formato específicos al escribir. Incluso si no existe una plantilla a la que consultar, también puede buscar resúmenes de trabajo escritos por sus superiores o colegas con experiencia como referencia.
2. La expresión estructurada es muy importante
El informe debe presentarse de forma estructurada. ¿Cómo estructurarlo?
Desde una estructura vertical, las vistas de cada grupo son un resumen de las vistas de la siguiente capa. Por ejemplo, al resumir los problemas que surgen en un determinado proyecto, puedes agruparlos por causas internas y. causas externas y centrarse en causas internas y razones externas, y luego complementar los argumentos. Por ejemplo, las razones internas se resumen en tres puntos: cotización, informe de diligencia debida, condiciones del préstamo, etc., y las razones externas se resumen en. Dos puntos: competencia entre pares y actitud cooperativa del cliente, etc.
Esto no sólo asegura que la estructura vertical sea exhaustiva, sino que también asegura que desde la estructura horizontal, cada grupo de puntos de vista no se superponga entre sí y tenga un cierto orden lógico, lo que constituye una estructura rigurosa. .
3. Comentarios de seguimiento después de completar el informe
Después de completar el informe, debe enviarlo al líder y a los colegas relevantes. Más importante aún, debe hacer un seguimiento del siguiente. elementos de trabajo de la etapa mencionados en el informe. Progreso y retroalimentación.
¿A qué otras cuestiones crees que hay que prestar atención a la hora de redactar un buen informe resumen de trabajo? No dude en compartir sus puntos de vista en el cuadro de comentarios.