¿Cómo hacer un buen trabajo como recepcionista de oficina?

"Conócete a ti mismo y conoce al enemigo" es el punto de partida de la recepción oficial y el requisito previo para hacer un buen trabajo en la recepción. En términos generales, los empleados de la oficina deben tomar la iniciativa de comunicarse con la otra parte para conocer su número, identidad, género, propósito de la visita, requisitos relevantes y otra información. Al mismo tiempo, es necesario comprender la cultura corporativa, las características corporativas, los aspectos destacados de la empresa y los hábitos de vida de la otra parte en el área donde está ubicada la empresa, a fin de organizar agendas de reuniones adecuadas y actividades de comida y ocio adecuadas.

Piensa en el futuro, presta atención a los detalles y sé responsable durante todo el proceso. Las oficinas corporativas deben establecer el concepto de recepción de "la recepción no es un asunto menor", otorgar gran importancia a cada detalle de la recepción, dividir el trabajo de manera razonable y designar personal dedicado que sea responsable de cada vínculo. Ante los complejos y engorrosos asuntos del trabajo de recepción, debemos "pensar en lo que piensan los invitados y preparar lo que necesitan", organizar cuidadosamente el contenido de cada recepción, organizar razonablemente reuniones, alojamiento y otros trabajos, mejorar constantemente la capacidad de adaptación. a los cambios, y será responsable de toda la responsabilidad del proceso.

Los saludos a los huéspedes, según el nivel de trabajo del huésped, determinan la forma de saludar al huésped y al personal que necesita participar en el saludo. Es importante tener en cuenta que no todos los huéspedes necesitan ser recibidos en el aeropuerto y no todos los huéspedes necesitan tomar el autobús de enlace. A la hora de recibir a los invitados no se trata de que cuanta más gente asista mejor, sino que hay que recibirlos por igual, de lo contrario puede parecer halagador y afectar a la imagen corporativa.

Preparar un cronograma completo de recepción de invitados. Incluyendo el correspondiente nivel de etiqueta requerido en la recepción, las personas que deben participar, la hora de la reunión, los asuntos a tratar, los materiales escritos y de video a preparar durante la reunión, souvenirs después de la reunión, etc. y hacer preparativos de emergencia para posibles emergencias para evitar que preparativos insuficientes afecten las conversaciones.

2. Hacer un buen trabajo en los detalles de la recepción "Los detalles determinan el éxito o el fracaso". El cóctel es de naturaleza compleja y requiere que el personal de recepción trabaje duro en los detalles. Sólo haciendo un buen trabajo en los detalles podremos satisfacer al máximo a los huéspedes y aprovechar al máximo el buen papel del trabajo de recepción para promover la amistad y fortalecer la cooperación.

1. Escolta y guía. Si se requiere escolta, la recepcionista debe ceder el paso primero al automóvil del huésped. En el caso de un conductor, generalmente los invitados se sientan en el lado derecho del asiento trasero y los recepcionistas se sientan en el lado del pasajero o en el lado izquierdo del asiento trasero. Cuando el propio recepcionista conduce el coche, el huésped general se sienta en el asiento del pasajero.

2.Preséntense. En primer lugar, se debe presentar completamente a los participantes en la reunión, especialmente a aquellos que ocupan puestos inferiores, y se debe describir su papel en la reunión desde un lado. En términos generales, al presentar a los invitados nacionales, el líder debe hacerlo desde la posición más alta, es decir, el principio de "primero el respeto y luego la humildad" para los invitados extranjeros, por el contrario, adoptar el principio de "primero el respeto y luego la humildad"; ".

3. La distribución de la sala de conferencias debe ser razonable y adecuada. La sala de conferencias debe resaltar las características de la empresa y las reuniones importantes deben estar señalizadas. Antes de la reunión, debemos preparar los elementos necesarios, como papel, bolígrafo, té, etc. , si es posible, puedes preparar snacks de frutas. Sin embargo, en los últimos dos años, se cree generalmente que no se deben preparar cigarrillos. Los invitados no deben fumar durante las reuniones, y los anfitriones tampoco deben fumar. 4. Disposición de los asientos en la sala de reuniones. En principio, los asientos en las salas de conferencias pueden ser flexibles. En términos generales, cuando se utiliza una mesa de recepción rectangular u ovalada, los invitados y los anfitriones deben sentarse uno frente al otro, y los invitados generalmente deben mirar en dirección a la puerta de la sala de conferencias. En la obra, el anfitrión se sienta en la puerta trasera y habla sobre la sala de estar.

5. Si surgen disputas serias durante la reunión, el moderador puede sugerir aplazar la reunión para reducir la presión. En términos generales, no se debe discutir directamente. Si no pueden llegar a un acuerdo, deben tratarse cortésmente. Cuanto más graves sean las diferencias entre las dos partes, más importante será tratarse mutuamente con cortesía y organizar razonablemente reuniones, comidas y otras actividades.

6. Si necesitas tomar una foto grupal, presta atención a la postura de pie de la persona que toma la foto. En general, los fotógrafos e invitados deben tomar fotografías frente a lugares emblemáticos o textos simbólicos relacionados con el encuentro. Generalmente, la disposición se centra alrededor del anfitrión, con el primer invitado a la derecha del anfitrión y el segundo invitado a la izquierda. Los invitados y los invitados deben clasificarse a intervalos. Si la persona que toma la foto necesita pararse en varias filas, preste atención a la altura de la persona.

En tercer lugar, siga los estándares de etiqueta al recibir invitados.

La etiqueta moderna es un aspecto que no se puede ignorar en el futuro. Si la etiqueta es adecuada o no, determina en gran medida el éxito o el fracaso de la recepción. En la actualidad, con el rápido desarrollo de la economía y la sociedad, el negocio de las empresas continúa expandiéndose y los campos para entretener a los invitados de la oficina son cada vez más amplios, e incluso se recibe con frecuencia a amigos extranjeros. Esto requiere que el personal de recepción fortalezca continuamente su aprendizaje de etiqueta, se esfuerce por garantizar que todos los invitados sean "educados" y dejen una buena impresión en los invitados, promoviendo así la cooperación beneficiosa para todos entre las empresas.

1. Comunicarse con antelación. Como dice el refrán, "Hay diferentes estilos en cientos de millas y diferentes costumbres en cientos de millas". Diferentes lugares tienen diferentes detalles de etiqueta. Esto es algo que requiere atención especial durante la recepción. "El ejército" se encuentra con el "camino salvaje", es decir, la otra parte no entendía la etiqueta en absoluto y se sintió desagradecida por el arreglo del anfitrión. En cambio, sintió que el entusiasmo no era suficiente. Para evitar esta situación, el recepcionista de la oficina debe comunicarse con el resto del personal de la oficina con anticipación y tratarlos de manera razonable según la situación real de la otra parte.

2. Etiqueta de vestir. Los recepcionistas de la oficina deben vestirse apropiadamente, generalmente con ropa formal. La vestimenta formal de los hombres debe ser trajes de colores oscuros, los cuales deben seguir los principios de "tres colores primarios" y "tres unos", es decir, no se deben usar más de tres colores en todo el cuerpo, y zapatos, cinturones y los maletines deben ser de un solo color, principalmente oscuro; la ropa formal de las mujeres es una falda. Generalmente, las faldas no deben ser demasiado cortas y deben llegar por encima y por debajo de la rodilla. Las mujeres deben recogerse el pelo en lugares públicos y el pelo largo no es adecuado.

3. Lleno de estado mental.

En general, los invitados deben seguir sonriendo, comportarse dignamente, limpiarse la cara, las manos, la ropa y los zapatos, hablar con claridad y entusiasmo y no poner una expresión como si el mundo entero le debiera 200 yuanes. Comuníquese activamente con los huéspedes, cree un ambiente cálido y relajante y evite el silencio.

4. Hablar apropiadamente. Utilice palabras más amables: hola, gracias, por favor, adiós, etc. Y adhiérase al principio de las "cinco preguntas sin preguntas", es decir, sin preguntas sobre edad, matrimonio, paradero, ingresos y dirección. Si tiene solicitudes especiales que deban hacerse a los huéspedes, deben expresarlas con tacto.

5. Elección del lugar para cenar. Si las condiciones financieras lo permiten, puedes solicitar la opinión de los huéspedes, como por ejemplo: ¿Dónde comer? ¿Qué comer? Incluso cuando las condiciones financieras no lo permitan, se deben adoptar métodos selectivos para solicitar opiniones de los huéspedes, como por ejemplo: ¿Deberíamos ir al Restaurante A o al Restaurante B? ¿Probar nuestras especialidades locales? ¿Hay algo que no quieras comer? No sólo respeta a los invitados, sino que también ahorra dinero.

6. Comer con dignidad. Siéntate correctamente, no sacudas las piernas y no hagas ningún ruido mientras comes. Es necesario mostrar la hospitalidad del anfitrión y al mismo tiempo seguir el principio de "que no pellizquen los platos", es decir, al servir los platos, invite a los invitados a comer más, pero porque no conoce las preferencias de los invitados. , no puedes recoger los platos para los invitados, y mucho menos usarlos los palillos de Baiji. No avergüences a tus invitados.

7. Organizar el alojamiento. Las personas que reciben al alojamiento deben ser limpias y cómodas, se debe consultar a los huéspedes sobre la asignación de habitaciones y los huéspedes o sus líderes principales deben ser acompañados a sus habitaciones. Si el hotel tiene un ascensor vertical, el orden en que los artistas entran y salen del ascensor debe ser "primero arriba, luego abajo". Es decir, después de que se abra el ascensor, ingrese primero, presione el botón de abrir para invitar a los invitados a entrar, y después de que el ascensor llegue al piso designado, presione y mantenga presionado el botón de abrir para invitar a los invitados a salir del ascensor.

4. La recepción de invitados en circunstancias especiales es más importante en el trabajo diario. No todos los invitados vienen según lo acordado, pero para los invitados en circunstancias especiales, el personal de recepción debe hacer arreglos razonables en función del lugar. Condiciones de trabajo de recepción.

1. Invitados no invitados de unidades cooperativas. Primero, debemos saludarlos calurosamente. Luego, hágase famoso como invitado, a quién quiere visitar, qué quiere hacer y luego, mientras organiza razonablemente a los demás invitados, haga arreglos para que una persona dedicada se comunique con el entrevistado para verificar e implementar. Si el entrevistado sale y no regresa en un corto período de tiempo, debes pedirle cortésmente al invitado que deje su información de contacto o le escriba un mensaje.

2. Recibir peticionarios. "Saluda, deja tu asiento y da una respuesta satisfactoria". Escuche atenta y pacientemente las opiniones de los peticionarios en la recepción y comprenda sus dificultades. Cuando no esté seguro, esté confundido o no comprenda una pregunta de un visitante, no exprese su posición precipitadamente ni responda a ciegas para evitar un manejo inadecuado y efectos adversos.

3. Dirigido al personal de ventas exterior. Tienes que aceptarlo cortésmente, rechazar cortésmente las cosas que realmente no necesitas y explicar la situación. Si está siendo acosado, simplemente haga una solicitud y nunca permita que eso afecte el ambiente de trabajo. Por supuesto, no espere una discusión ruidosa. 5. Conclusión

El trabajo diario de recepción en la oficina es complicado y las tareas pesadas, lo que supone una gran presión para el personal de recepción de la oficina. Esto requiere que los profesionales relacionados con la recepción mejoren continuamente su propia calidad. A través de un buen trabajo de recepción pueden mostrar a los huéspedes una buena imagen personal, una buena imagen corporativa e incluso una buena imagen de la ciudad. En resumen, la recepción en la oficina juega un papel importante en el desarrollo de las empresas modernas. Hacer un buen trabajo en recepción tiene ventajas y desventajas.