¿Cómo utilizar varios métodos de análisis de datos para optimizar los procesos comerciales?

Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas o interactivas que transforman entradas en salidas. El proceso empresarial se refiere a una colección ordenada de una serie de actividades lógicamente relacionadas a través del tiempo y el espacio para completar un determinado objetivo o tarea de la empresa. El proceso de negocio empresarial está relacionado con el funcionamiento de toda la empresa, por lo que es el núcleo de toda la empresa. La gestión de procesos de negocio empresarial es la piedra angular de la gestión empresarial.

La mejora de procesos de negocio (BPI) consiste en investigar, analizar, clasificar, mejorar y mejorar los procesos de trabajo existentes desde la perspectiva del desempeño empresarial, romper las barreras departamentales y fortalecer la cooperación horizontal, mejorando así la empresa. eficiencia operativa y reducir los costos operativos generales de la empresa, manteniendo así la ventaja competitiva de la empresa.

Los cambios en el entorno externo y los requisitos de una gestión interna estandarizada impulsan a las empresas a optimizar continuamente los procesos de negocio para mejorar la competitividad y lograr un desarrollo rápido, estable y sostenible.

La connotación de optimización de procesos de negocio es investigar, analizar, clasificar, mejorar y mejorar los procesos de negocio existentes, y utilizar tecnología de TI y otros medios de apoyo para romper las barreras entre departamentos con la premisa de satisfacer las necesidades de negocio y necesidades de gestión, operar procesos de negocio de la manera más simple y directa, mejorar la agilidad y adaptabilidad de la empresa a los cambios ambientales, minimizar actividades ineficaces o sin valor agregado, reducir el tiempo de espera, coordinar la carga de trabajo y duplicar el trabajo. Por ejemplo, el proceso de aprobación debe considerar la clasificación de las aprobaciones, centrarse en las reglas de aprobación, los elementos de aprobación, el control presupuestario y los sistemas de autorización, y reducir los niveles y el tiempo de aprobación.

2. Principios de optimización de procesos de negocio

Ante el cambiante entorno del mercado externo y la ineficiencia de las operaciones internas, la estructura organizativa y el modelo de negocio originales no han podido adaptarse al actual. mercado y A medida que cambia el entorno empresarial, los procesos comerciales existentes deben ajustarse y optimizarse. Muchas empresas se enfrentan a problemas más prácticos en el proceso de optimización de procesos. Cómo optimizar un proceso de negocio específico y qué principios se deben seguir para que la optimización del proceso pueda continuar en la dirección correcta. Este artículo resume los principios de optimización de procesos de negocio de la siguiente manera:

1. Cambie el modelo de gestión original orientado a funciones y establezca las posiciones funcionales correspondientes de acuerdo con los requisitos del proceso en lugar de diseñar el proceso en función de las posiciones funcionales existentes. Realice la transformación de una gestión orientada a "funciones" a una gestión orientada a "procesos", mejore la eficiencia operativa de los procesos comerciales y ajuste las responsabilidades laborales, las responsabilidades departamentales y los indicadores de evaluación del desempeño desde la perspectiva del "proceso".

2. Basado en la realidad. La optimización de los procesos de negocio debe considerar plenamente la base de gestión y las capacidades de recursos existentes de la empresa. Mientras tanto, deberías salir de la oficina y experimentarlo por ti mismo. Hay algunas personas que nunca deberían actuar a puerta cerrada.

Paso a paso. La optimización de los procesos de negocio es un proceso gradual y no se puede lograr en un solo paso. El proceso básico de optimización de procesos de negocio es: descripción del proceso existente - discusión de su racionalidad - mejora del proceso - operación del proceso - discusión - mejora. Este ciclo continúa, con mejora continua en el proceso, y finalmente se consigue el diseño óptimo.

4. Orientación al cliente. Los clientes del proceso son organizaciones externas, departamentos internos o individuos que utilizan el resultado del proceso. La importancia del proceso es maximizar la satisfacción de las necesidades del cliente. Por ejemplo, el proceso de procesamiento de pedidos tiene como objetivo cumplir con los requisitos del cliente en cuanto a los productos, servicios, calidad y tiempo de entrega involucrados en el pedido. El proceso de contratación y formación tiene como objetivo proporcionar a los departamentos comerciales pertinentes nuevos empleados que cumplan con los requisitos laborales, etc.

5. Orientado a resultados. El cliente es el punto final del proceso. El desempeño del proceso debe ser la encarnación de la voluntad del cliente. El resultado del proceso debe cumplir con los requisitos del cliente. Los componentes y las relaciones del proceso deben garantizar que el resultado del proceso sea el más rápido y el de menor costo. , el menor riesgo y la mayor calidad.

6. El principio de responsabilidad e integridad. En la medida de lo posible, deje que una persona o un departamento complete funciones relativamente independientes y aclare la relación de colaboración entre los nodos del proceso, rompiendo así las barreras entre departamentos y reduciendo la carga de trabajo de coordinación. Por lo tanto, la optimización de procesos requiere descomponer y fusionar funciones de procesamiento comercial de acuerdo con el grado de relevancia comercial y fusionar funciones de procesamiento comercial con alta relevancia comercial en el mismo puesto o departamento.

7. Principio de paralelo. Durante la ejecución del proceso, acorte el tiempo de procesamiento comercial tanto como sea posible y organice el trabajo que se pueda realizar en paralelo tanto como sea posible para acortar el tiempo de espera entre cada nodo del proceso.

Deje que el personal relevante en el proceso posterior del proceso participe en el proceso anterior. Si no es necesario participar, la información del front-end se transmitirá a los participantes en el proceso posterior de manera oportuna, eliminando islas de información y habilitando. que los nodos estén bien conectados.

8. Añadir valor. A través del diseño de procesos, intente mejorar la calidad operativa de las actividades de los nodos relacionadas con la creación de valor, reduzca los enlaces de trabajo innecesarios que no agregan valor, estandarice las actividades específicas en los nodos restantes y concéntrese en brindar servicios rápidos y potentes para la cadena de valor principal. .

9. Definición precisa. Las características de los productos, actividades e insumos del proceso deben definirse de forma precisa y clara y, cuando sea posible, cuantificarse.

10. Soporte tecnológico de la información. El proceso de optimización de procesos de negocio debe combinarse con la aplicación de tecnología de la información tanto como sea posible, es decir, utilizar la tecnología de la información para estandarizar los sistemas de gestión, solidificar los procesos de negocio y mejorar la velocidad y calidad de la interacción de la información. La optimización de los procesos de negocio es inseparable del apoyo de la tecnología de la información. La informatización es la base para la optimización de procesos. Es una herramienta y un soporte para proporcionar información y ejecutar procesos de negocio, que puede mejorar la eficiencia operativa del proceso y la velocidad de respuesta a los cambios externos.

3. Pasos de la optimización de procesos de negocio

1. Establecer una organización de optimización de procesos. La optimización de los procesos de negocio es una tarea sistemática y compleja. Antes de decidir llevar a cabo la optimización de procesos, se debe establecer un equipo de optimización de procesos compuesto por gerentes superiores, gerentes intermedios, pilares comerciales y consultores para dividir el trabajo de optimización de procesos y determinar el plan de implementación para la optimización de procesos. Los consultores deben brindar capacitación profesional en gestión de procesos a los miembros del equipo de optimización de procesos para garantizar que los miembros del equipo dominen conocimientos y habilidades profesionales como clasificación de procesos, análisis de procesos, diseño de procesos, dibujo de diagramas de flujo, preparación de documentos de descripción de procesos e implementación de procesos.

2. Investigación de procesos. El equipo de optimización de procesos primero debe realizar una investigación sistemática y exhaustiva de los procesos comerciales existentes de la empresa, analizar los problemas existentes en los procesos existentes y determinar los objetivos que se deben lograr después de la optimización del proceso. Generalmente, las empresas manufactureras tienen cientos de procesos de negocio, que se distribuyen dentro de los departamentos, entre departamentos y entre la empresa y los clientes y proveedores. Al mismo tiempo, debido a la ambigüedad de los procesos comerciales originales de la empresa, los ejecutores del mismo negocio también tienen diferentes descripciones de los procesos, lo que hace que el proceso sea más complicado de resolver.

3. Clasificación de procesos. Después de examinar los procesos comerciales existentes, debemos organizarlos. La secuenciación de procesos suele suponer una enorme carga de trabajo y los resultados generalmente incluyen una serie de documentos de proceso, incluidos diagramas de procesos de negocio y documentos de descripción de procesos. El valor de la combinación de procesos radica en una comprensión integral de los procesos existentes de la empresa, así como en la visualización y estandarización de las operaciones comerciales. Al mismo tiempo, es necesario aclarar la eficiencia operativa y la eficacia de los procesos comerciales existentes e identificar los problemas existentes en estos procesos, sentando así las bases para el trabajo posterior de optimización de procesos.

4.Análisis de procesos. Después de clasificar el proceso existente, es necesario realizar un análisis para aclarar los nodos clave y los procesos de implementación del proceso original, identificar problemas en el proceso original y examinar los departamentos que pueden estar involucrados en el proceso de optimización. Al mismo tiempo, se deben solicitar las opiniones de los empleados involucrados en el proceso para explicar las deficiencias del proceso original y cómo diseñar el nuevo proceso para hacerlo operable.

5. Diseñar un nuevo proceso. Después del análisis del proceso, basado en los objetivos y principios establecidos de optimización de procesos, mejoramos el proceso original o rediseñamos nuevos procesos, simplificamos o fusionamos procesos sin valor agregado, reducimos o eliminamos procesos duplicados e innecesarios y construimos un nuevo modelo de proceso. Una vez establecido el nuevo modelo de proceso, debe combinarse con la tecnología de TI para integrar el software y el hardware con la gestión y operación reales de la empresa. El nuevo proceso debe solidificarse en el sistema de TI de la empresa, como el sistema ERP o OA. para que la información del proceso pueda procesarse a través de la tecnología de TI se resuma, procese y entregue de manera oportuna, lo cual es un vínculo muy importante en el proceso de optimización de procesos comerciales.

6. Evaluar nuevos procesos. Con base en los objetivos establecidos y la situación real de la empresa, se evalúa el nuevo proceso después del diseño optimizado, enfocándose principalmente en la eficiencia de uso y el efecto final del nuevo proceso, es decir, la evaluación de "doble efecto".

7. Implementación de procesos y mejora continua. Después de la evaluación del "doble efecto", se debe ejecutar el proceso comercial. En el proceso de implementación de procesos de negocio, es necesario resumir, mejorar y mejorar continuamente. En otras palabras, la optimización de procesos es un proceso cíclico dinámico. El análisis, el diseño, la evaluación y la mejora del proceso entrarán en el análisis, diseño, evaluación, implementación y mejora posteriores. mecanismo.

Cuatro. Conclusión

La gestión de procesos de negocio refleja el nivel de gestión empresarial y determina la calidad y eficiencia de las operaciones empresariales.

La optimización de los procesos comerciales y el fortalecimiento de la gestión de procesos comerciales son la garantía para una operación eficiente y de bajo costo y un desarrollo sostenido, estable y saludable de las empresas. Cómo optimizar continuamente los procesos comerciales y mejorar los niveles de gestión requiere que todos trabajemos juntos para hacer que los procesos comerciales sean más razonables y refinados, de modo que las empresas puedan operar eficientemente según las especificaciones del proceso.