Cómo gestionar los activos fijos
El sano desarrollo de una empresa debe implicar la gestión eficaz de sus activos. Para aquellas empresas con uso intensivo de tecnología, la gestión de activos fijos es particularmente importante. El modelo tradicional de gestión de activos fijos tiene dificultades para satisfacer las necesidades de las nuevas formas de gestión, ya sea en términos de calidad o eficiencia. Por tanto, es necesario encontrar un método de gestión sencillo y eficaz.
El uso de tecnología de códigos de barras para desarrollar un conjunto de software de gestión de activos fijos para cambiar el método de recopilación de datos de inventario de activos fijos y resolver el problema del cuello de botella del inventario físico de activos fijos puede mejorar en gran medida la eficiencia del inventario y aumentar la gestión de activos fijos. Si la gestión de activos fijos se puede establecer dentro de la empresa, los gerentes y líderes relevantes de todos los niveles podrán consultar y contar rápidamente los activos fijos, lograr una asignación y toma de decisiones razonables de recursos, proporcionar una base y mejorar la eficiencia del trabajo.
El sistema de gestión de activos fijos piramidal compila un código de barras para cada activo. Es un software de gestión caracterizado por la gestión física y orientado a simplificar la complejidad. Es la base para la aplicación del sistema de gestión de activos fijos. Sin recopilación de información no hay gestión. En vista de las frecuentes discrepancias entre los objetos físicos y las cuentas financieras en la gestión de activos fijos, la tecnología de códigos de barras se utiliza para resolver problemas de las empresas, de modo que la gestión empresarial sea ordenada y las cuentas consistentes, de modo que los tomadores de decisiones empresariales tengan una comprensión integral de los situación de todos los activos fijos, lo que reduce en gran medida los costos empresariales y realmente implementa el principio de economía estricta. En vista de la compleja situación del cálculo de la depreciación de los activos fijos, se utiliza el método de depreciación promedio para completar rápidamente el cálculo de la depreciación de los activos fijos con resultados de cálculo precisos. Utilizando una tecnología de transmisión de datos eficiente y un concepto único de gestión de derechos, los líderes empresariales pueden comprender la situación general de todos los activos fijos de la empresa mientras están sentados en la oficina.
Desde que el sistema salió al mercado, ha sido bien recibido por los usuarios por su funcionamiento sencillo y resultados de cálculo precisos. Ha sido reconocido por los profesionales por su funcionamiento seguro y tecnología avanzada, y también por su. conveniencia La función de consulta precisa ha sido apreciada por los líderes empresariales.
Los usuarios generalmente informan que antes a decenas de personas les tomaba varios meses inventariar los activos, pero ahora se puede completar fácilmente en unos pocos días. El tedioso cálculo de depreciación que originalmente tomaba varios días ahora se puede completar con precisión en unos pocos segundos. Una gran cantidad de compras repetidas y una gran cantidad de desperdicio inactivo ahora se pueden resolver de manera oportuna, lo que permite a las empresas implementar verdaderamente el principio de economía. .
En resumen, el sistema piramidal de gestión de activos fijos ha mejorado la eficiencia del trabajo de la empresa decenas de veces, ha mejorado enormemente la eficiencia de la empresa y ha reducido el costo de la empresa. El sistema de gestión de identificación automática de activos fijos es definitivamente una buena ayuda para la gestión empresarial.
2. Introducción al sistema
La gestión de activos fijos es una parte importante de la gestión empresarial. Los activos fijos tienen las características de alto valor, larga vida útil y difícil gestión. Para resolver estos problemas, este sistema utiliza computadoras y tecnología de recopilación de datos de códigos de barras para realizar la gestión de la información de los activos fijos.
1. Funciones del sistema
1) Potentes funciones prácticas
El sistema de gestión de activos fijos incluye adición, cambios, desguace, daños, depreciación y préstamos. devolución, asignación de departamento de uso, cambio de departamento de uso, configuración del personal de administración, intercambio de activos entre departamentos, impresión de varios informes, consulta conjunta, etc. Para cada activo fijo, puede verificar toda la información sobre el activo desde la adquisición, contabilidad, puesta en uso, departamento de uso, depreciación e incluso retiro, y puede registrarlo en detalle. La función de consulta dinámica puede garantizar que los administradores tengan información completa la primera vez. La impresión por lotes, la modificación, la eliminación y la depreciación de activos pueden reducir una gran cantidad de trabajo repetitivo y garantizar la precisión de los datos. La preparación e impresión automática de informes son rápidas y precisas, lo que puede ahorrar mucho tiempo en la preparación manual de informes. El sistema de gestión de activos fijos integra la información de gestión originalmente dispersa en una plataforma de gestión con funciones generales.
2) Modo avanzado de gestión de tarjetas de etiquetas de códigos de barras.
7. Método avanzado de inventario de activos
Se utilizan terminales portátiles de recopilación de datos para el inventario de activos, lo que puede reducir las tasas de error y mejorar la eficiencia del inventario.
Basándose en comprender plenamente las necesidades de los clientes, Pyramid Software Studio lanzó un sistema de gestión de activos fijos adecuado para empresas e instituciones: Pyramid Fixed Asset Management System. El sistema utiliza tecnología de códigos de barras para identificar diferentes tipos de activos fijos y realizar el seguimiento del proceso completo del ciclo de vida y el estado de uso de los activos fijos. Todos los departamentos pueden operar activos fácilmente a través de la red. Los activos marcados muestran las características más destacadas de la tecnología de códigos de barras durante el inventario o la inspección: conveniencia, velocidad y precisión, lo que mejora enormemente la eficiencia del trabajo de inventario y asegura la correspondencia entre el flujo de información y la logística física de los activos. Resuelva eficazmente los problemas de gestión de activos fijos de empresas e instituciones, permitiendo a las empresas gestionar los activos fijos de forma más fácil y eficaz.
Los terminales portátiles de recogida de datos son similares a los que se utilizan en los supermercados, pero son muy diferentes. Este terminal portátil de recopilación de datos funciona con baterías y no requiere conexiones de cables. El personal de inventario puede llevarlo fácilmente a cualquier lugar para una verificación mutua, y la información leída se almacena en la máquina de inventario y recopilación de datos. Esta máquina contadora puede almacenar casi 20.000 códigos de activos fijos, aumentar la velocidad de conteo en más del 90% y evitar conteos repetidos o incorrectos. Después de que el terminal portátil de recopilación de datos lee la información de la etiqueta del código de barras y se conecta a la computadora, se puede obtener rápidamente la situación real de los activos mediante consultas combinadas, y se pueden descubrir inmediatamente las ganancias y pérdidas de los activos y otros cambios.
6. Potentes funciones de diseño e impresión de etiquetas de activos.
Los usuarios pueden diseñar estilos de etiquetas; la función de imprimir rápidamente etiquetas en grandes cantidades puede utilizar cualquier marca de impresora de etiquetas.
5. Funciones completas de diseño e impresión de informes.
Diversos informes son esenciales en la gestión de activos. Los departamentos de gestión de activos de todos los niveles deben informar periódicamente varios formularios de registro de activos o formularios estadísticos, y el sistema debe proporcionar funciones flexibles de diseño e impresión de informes.
4) Gestión de autoridad única
En el sistema de gestión de activos fijos, se consideran plenamente las diferentes responsabilidades de cada operador y se formula la autoridad operativa correspondiente para cada operador. Los módulos funcionales, departamentos y categorías se identifican a través de la identidad y contraseña del usuario para garantizar que los diferentes operadores solo puedan realizar operaciones limitadas dentro del alcance de sus responsabilidades. Esto no sólo garantiza la fijeza del sistema, sino que también tiene un cierto grado de flexibilidad para mejorar la adaptabilidad.
5) Interfaz de usuario amigable, fácil de aprender.
El estilo de interfaz de Windows se adopta para facilitar el uso del usuario. El estilo de árbol de directorios en Windows se usa ampliamente, para que los usuarios puedan comprender claramente las afiliaciones departamentales, las categorías de activos y las relaciones de contenido. Una gran cantidad de sugerencias de funciones permiten a los usuarios completar con éxito el trabajo correspondiente paso a paso según sea necesario, y un diseño de menú razonable permite a los usuarios encontrar fácilmente lo que quieren hacer. Una gran cantidad de datos completos se presenta en forma de informes y gráficos, lo que facilita la comprensión y aceptación de los usuarios. Para quienes se dedican a la gestión de activos fijos, siempre que dominen los conocimientos básicos del uso de la computadora y lean atentamente las instrucciones de funcionamiento, podrán dominar el funcionamiento general del sistema en poco tiempo.
2. Funciones del sistema
1 Proporciona una gestión completa de archivos de equipos de activos y admite enlaces de gestión básicos, como agregar, eliminar, modificar, dividir e información de imágenes de los equipos de activos. Y podrás realizar cambios de lotes, adscripciones, traslados, bajas y otras operaciones prácticas. Satisfacer las necesidades diarias de gestión de la gestión de activos.
2. Proporciona gestión de transferencias, préstamos, mantenimiento y etiquetas de códigos de barras de activos y equipos, y realiza un seguimiento del historial de cambios de los activos fijos. El software admite funciones de gestión de depreciación y inventario de equipos de activos y proporciona contabilidad automática de los importes de depreciación. Se puede utilizar para la gestión de asignación de activos, análisis estadístico financiero, etc.
3. Proporcione potentes funciones de estadísticas de información, incluidos departamentos, categorías, accesorios de activos, imágenes, adscripciones, traspasos, mantenimiento, documentos, estadísticas resumidas, estadísticas de informes mensuales, etc. y admite la función de consulta difusa en tiempo real.
4. Admite la gestión de códigos de barras de activos y la impresión de etiquetas de códigos de barras, y se puede utilizar para inventario con escáner de código de barras portátil inalámbrico e inventario manual o inventario mixto, lo que mejora en gran medida la eficiencia del inventario y reduce los costos de inventario.
5. Admite gestión de derechos de múltiples usuarios, gestión de derechos de departamento, gestión de derechos de auditoría, exploración de información de activos en forma de árbol, mantenimiento de diccionario de datos en forma de árbol, entrada inteligente, copia de seguridad y recuperación, y potentes informes completos. Funciones de consulta difusa.
6. Admite la gestión de estructuras organizativas en forma de árbol, admite configuraciones de múltiples sucursales y múltiples tiendas para grandes unidades o empresas del grupo, y gestiona fácilmente registros de activos masivos de grandes empresas e instituciones.
7. Potentes funciones de importación y exportación de archivos de datos básicos y registros de activos EXCEL, con función inteligente de verificación de importación de activos y función de identificación inteligente de importación, así como indicaciones de operación auxiliar.
8. Admite hasta 16 campos definidos por el usuario y mantenimiento de datos básicos que facilita la entrada del usuario, mejorando de manera flexible la gestión de la información de activos.
9. Función flexible de administración de imágenes de activos, los usuarios pueden personalizar y seleccionar el método de almacenamiento de las imágenes de activos, lo que facilita la administración de una gran cantidad de imágenes de activos.
10. La gestión completa de archivos de personal también se puede utilizar como un sencillo sistema de gestión de información del personal, y se pueden importar y exportar archivos de Excel.
En tercer lugar, ejemplos de usuarios
En los últimos años, el país ha aumentado la inversión en educación y los activos fijos de las escuelas han mejorado enormemente en términos de cantidad, estructura y calidad. El número y el valor de los activos estatales propiedad de las escuelas aumentan día a día. Los activos fijos de la escuela son propiedad de la escuela y una parte importante de los activos de propiedad estatal. Son la base material para cultivar talentos, garantizar el buen progreso de la enseñanza, las oficinas administrativas y la logística diaria, y el buen funcionamiento de las escuelas primarias y secundarias. Por lo tanto, Pyramid Software Studio lanzó el Sistema de gestión de activos fijos Pyramid, con el objetivo de fortalecer aún más la gestión y supervisión de activos del sistema educativo, mantener la seguridad e integridad de los activos estatales, promover el uso racional y eficaz de los activos y proteger y promover el desarrollo de la educación.
Reto: Es necesario mejorar los métodos tradicionales de gestión de activos.
Debido a razones históricas y a la inercia de la gestión, es necesario mejorar el sistema de gestión de activos y la supervisión de las escuelas primarias y secundarias para satisfacer las necesidades de la gestión escolar moderna, con el objetivo de resolver los siguientes problemas:
Primero, el sistema de gestión no es fluido, los gerentes no son eficientes. La escuela lleva a cabo algún trabajo específico de gestión de activos. Muchas escuelas creen que los puestos de activos fijos son prescindibles y no cuentan con personal dedicado a la gestión de activos fijos. En cambio, cuentan con personal del departamento de asuntos generales y logística que son responsables de la gestión de activos de la escuela, incluidas la adquisición, asignación, cancelación y registro. en cualquier momento. En cada oficina de materias, los maestros sustitutos también administran los activos de las divisiones de materias y completan el inventario, la aceptación, los procedimientos de almacenamiento y el registro de cambios de artículos. Todo el personal es a tiempo parcial. Los profesores sustitutos suelen estar ocupados enseñando materias y tienen poco tiempo y energía para centrarse en la gestión de activos fijos. Al mismo tiempo, las funciones del departamento de asuntos generales se superponen y la división del trabajo no es clara, lo que a veces conduce a una situación en la que "todos son responsables y nadie es responsable" de la gestión de activos fijos, lo que no cumple con los estándares de gestión.
La segunda es que los activos no están claros y están inactivos. El inventario de activos fijos no es claro, las cuentas no coinciden con los hechos y los fenómenos de "hay cuentas pero no cuentas" y "hay cosas pero no cuentas" ocurren de vez en cuando. Además, algunas escuelas persiguen ciegamente la perfección y la innovación en la compra de activos fijos. Por un lado, dejan inactivas instalaciones valiosas durante largos períodos de tiempo, con bajas tasas de utilización y una eficiencia de utilización insuficiente. Por otro lado, provoca una escasez de fondos para la enseñanza.
En tercer lugar, la supervisión es inconveniente y el trabajo de inventario no se ha implementado. Los gerentes rara vez reciben estudios profesionales y capacitación formal antes de asumir sus cargos. Las escuelas también tienen diferentes estándares, divisiones y métodos de gestión para los activos fijos, lo que crea obstáculos para la supervisión. Los primeros registros manuales del libro de cuentas tenían malas referencias y una alta tasa de error debido a cambios de personal, reubicación de escuelas, errores de operación manual y otras razones. En los últimos años, algunas escuelas han comenzado a utilizar hojas de cálculo de Excel o software de gestión de activos fijos para implementar la gestión de activos fijos escolares, pero aún existen problemas: todavía existen errores en la entrada manual y se necesita mucho tiempo para verificar los activos fijos uno por uno; Los problemas en la gestión de activos fijos solo se pueden resolver cada vez que se encuentran durante un inventario.