¿Gestión de la información y reforma de la estructura organizativa de proyectos de ingeniería a gran escala?
1 Estado actual de la estructura organizativa de los proyectos de ingeniería a gran escala en China
1.1 Características de los proyectos de ingeniería a gran escala
Los proyectos de ingeniería a gran escala se refieren a Plantas de energía nuclear, proyectos aeroespaciales, grandes empresas siderúrgicas. Proyectos como empresas petroquímicas, proyectos de metro y centros hidroeléctricos y de conservación de agua tienen las características de una gran escala de inversión, diversas entidades de inversión, ciclos largos, altos requisitos profesionales y técnicos y gestión de proyectos complejos. y dificultades de organización y coordinación. Durante el proceso de construcción, los síntomas habituales son los siguientes:
(1) El ciclo del proyecto es largo, hay muchas unidades participantes y requiere la cooperación de muchas partes. El ciclo de construcción de proyectos de ingeniería a gran escala puede durar varios años o incluso más de diez años y puede haber cientos de unidades participantes. Por lo tanto, la cantidad de información generada durante el proceso de construcción y el trabajo de procesamiento de información es muy pesada. Sin métodos y medios eficaces de comunicación de información, los participantes del proyecto están condenados a "ahogarse" en el vasto océano de información, lo que, por un lado, conduce a una "sobrecarga" de información innecesaria y, por otro, a una "sobrecarga". "Escasez" de información eficaz, lo que afecta gravemente al éxito del proyecto.
(2) Los requisitos de nivel profesional y técnico en los proyectos de construcción de ingeniería están aumentando gradualmente, lo que dificulta la construcción. Con la continua expansión de la escala de los proyectos de construcción de ingeniería modernos, la cantidad de información intercambiada entre varios departamentos y unidades relacionadas con el proyecto se ha vuelto más detallada y específica, la dificultad y los requisitos de calidad de la tecnología de la construcción han seguido aumentando y la precisión. El procesamiento de la información se ha mejorado continuamente. La comunicación y transmisión de información son cada vez más frecuentes, y la complejidad de la gestión de la información del proyecto de construcción es cada vez más prominente, lo que requiere que la forma organizativa del proyecto pueda adaptarse. a este cambio.
(3) Las unidades participantes en el proyecto están dispersas, lo que requiere compartir información y una gestión unificada. La construcción exitosa de proyectos de ingeniería a gran escala requiere la ayuda de una gran cantidad de recursos externos, y la distribución geográfica de las unidades participantes puede ser transprovincial o incluso transnacional. Por ejemplo, en bastantes proyectos de ingeniería a gran escala se confía a empresas de diseño extranjeras la participación en el diseño o a proveedores extranjeros el suministro de materiales y equipos. Dado que los participantes del proyecto están ubicados en diferentes áreas geográficas y pueden tener diferentes hábitos de gestión y antecedentes culturales organizacionales, es necesario compartir una gran cantidad de información y coordinar la comunicación durante la construcción del proyecto. La gestión debe estar estandarizada y estandarizada, y las reglas y procedimientos organizacionales completos deben ser completos. establecerse.
(4) La escala de inversión es enorme y la demanda de recursos es grande. En el proceso de construcción de proyectos a gran escala, se puede decir que el consumo de mano de obra, recursos materiales y recursos financieros es asombroso. Por ejemplo, el proyecto de reconstrucción del ferrocarril después de la reunificación alemana, el proyecto del nuevo aeropuerto de Hong Kong y el Proyecto de las Tres Gargantas son proyectos por valor de cientos de miles de millones de dólares. La compra, asignación y utilización de recursos generarán una gran cantidad de información de mando. . Sólo fortaleciendo la comunicación y la coordinación de la información podremos hacer el uso más eficaz, equilibrado, económico y flexible de los diversos recursos.
Para proyectos de ingeniería a gran escala, con el desarrollo del ciclo de vida del proyecto, como el inicio, planificación e implementación del proyecto, una gran cantidad de documentos, informes, contratos, fotografías, dibujos, videos y otra información. Se generará rápidamente, por lo que la eficiencia y el costo de la gestión de la información del proyecto afectarán directamente la eficiencia, la calidad y el costo de la gestión de otros proyectos. Por lo tanto, cómo ordenar y organizar de manera efectiva los recursos de información de todo el proceso del proyecto es una parte importante de la gestión de proyectos moderna.
1.2 Modelo de estructura organizativa actual de proyectos de ingeniería a gran escala
1.2.1 Modelo de estructura organizativa de proyectos parásitos
El modelo de estructura organizativa de proyectos parásitos también se denomina modelo modelo de estructura organizativa de proyecto multilineal. La característica principal es la división del trabajo según la especialización funcional. Cada líder de departamento profesional y gerente de proyecto tiene la autoridad para impartir instrucciones al personal profesional correspondiente dentro de su área de responsabilidad. Por tanto, los profesionales no sólo deben aceptar instrucciones de los líderes de departamento, sino también de los directores de proyectos, como se muestra en la Figura 1.
1.2.2 Modelo de estructura de organización de proyecto autónomo
El modelo de estructura de organización de proyecto autónomo consiste en establecer una organización completamente independiente para lograr todos los objetivos de un proyecto. Esta organización debe asumir todas las tareas del proyecto y permitir que el proyecto tenga total autonomía hasta cierto punto mientras asume las responsabilidades necesarias, como se muestra en la Figura 2.
1.2.3 Modelo de estructura de organización matricial de proyectos
El modelo de estructura de organización matricial de proyectos suele ser adecuado para empresas que se especializan en la implementación y gestión de proyectos, o para la implementación de un proyecto muy grande. Es adecuado para el proceso de operación de proyectos de unidades de diseño y estudio de tamaño grande y mediano. Las estructuras organizativas matriciales se presentan en muchas formas diferentes. En el modelo mostrado en la Figura 3, aún se mantiene el principio básico de organización lineal de departamentos profesionales. Una estructura organizativa matricial incluye gestión horizontal y vertical, con columnas y filas que se cruzan. Se dirige a diferentes departamentos profesionales verticalmente y a diferentes proyectos horizontalmente. Los profesionales de cada departamento profesional se dividen según proyectos y aceptan el liderazgo de los directores de proyecto de cada proyecto.
1.3 Análisis de la estructura organizativa actual y del funcionamiento de proyectos de ingeniería a gran escala
La teoría de la organización tradicional fue desarrollada por Henri H. Fayol y M. Weber expuesta al principio de este artículo Durante el siglo XIX, esta teoría enfatizaba la división del trabajo y la centralización, lo que dio como resultado una estructura "piramidal" compleja y jerárquica. Los poderes superior y subordinado están conectados en una "cadena igual" para ejecutar órdenes unificadas y garantizar el orden de transmisión de información. A medida que las organizaciones crecen, los niveles de gestión aumentan, formando una estructura alta, puntiaguda y ahusada. Demasiados niveles de gestión no solo afectan la velocidad de transmisión de información en todos los niveles, sino que también debido a que hay demasiados niveles, se agregará una gran cantidad de comprensión y conocimiento propios a cada transmisión, lo que puede causar distorsión de la información durante el proceso de transmisión. . Por ejemplo, un estudio demostró que después de cinco niveles de toma de decisiones en la junta corporativa, la pérdida promedio de información alcanzó el 80%. Entre ellos, la tasa de lealtad de los vicepresidentes es del 63%, la de los jefes de departamento es del 56%, la de los directores de fábrica es del 40%, la de los capataces de primera línea es del 30% y la de los empleados es del 20%[3].
En la actualidad, el entorno organizativo de la construcción de proyectos de ingeniería a gran escala, la forma organizativa entre los participantes del proyecto es principalmente una estructura organizativa lineal con forma de pirámide imponente. Debido a su complejidad, la falta de conexiones horizontales resulta inevitablemente en una comunicación vertical a diferentes niveles. El análisis de evaluación específico de las tres formas organizativas anteriores se muestra en la Tabla 1.
2 Garantía de estructura organizacional para aplicaciones de gestión de información
Richard L. Daft señaló en su trabajo que la ineficacia organizacional tiene tres características: Primero, la toma de decisiones es lenta o la calidad de la decisión -la producción no es alta; en segundo lugar, la organización no puede responder creativamente al entorno cambiante; en tercer lugar, obviamente hay demasiados conflictos dentro de la organización [4]. Entre ellas, la primera característica se debe principalmente a una transmisión y comunicación de información insuficientes o la sobrecarga de los tomadores de decisiones. La segunda característica se debe principalmente a una coordinación insuficiente entre varios departamentos y puestos. La tercera característica se debe principalmente a derechos y responsabilidades poco claros. , los objetivos de cada departamento no se pueden resumir eficazmente en los objetivos organizacionales generales. Bajo la nueva estructura organizacional, la tecnología de la información puede soportar suficiente transmisión y comunicación de información, de modo que los altos directivos puedan captar fácilmente información de primera mano y los objetivos estratégicos puedan transmitirse completa y rápidamente a todos los miembros de la organización. La tecnología de la información puede apoyar la descentralización del poder de toma de decisiones en la toma de decisiones programada, acortar la cadena de transmisión desde la toma de decisiones hasta la ejecución y mejorar la eficiencia de la toma de decisiones. La tecnología de la información puede reducir la intensidad de la demanda y el costo de la coordinación, y formar una forma eficaz; la autogestión dentro de la organización; a nivel técnico, puede proporcionar cambios arquitectónicos que brinden seguridad y reduzcan la posibilidad de fallas organizacionales en la nueva estructura organizacional.
Sin embargo, la tecnología de la información no es necesaria para evitar la ineficacia de nuevas estructuras organizativas. Además de contar con una plataforma de gestión científica y una plataforma de información para apoyar la operación colaborativa dentro de toda la organización, para asegurar el funcionamiento eficiente de la organización, los empleados deben establecer el estatus de "personas independientes" y tener un fuerte sentido de participación, conciencia, responsabilidad y trabajo Capaz de ser competente en esta estructura organizacional de modelo de gestión relativamente flexible, debe haber un líder de alta calidad para guiar la organización hacia adelante. La nueva estructura organizacional requiere que los altos directivos tengan excelentes capacidades de gestión, organizativas y de toma de decisiones estratégicas; la nueva organización requiere objetivos comunes simples y claros que puedan traducirse en comportamientos específicos. Este objetivo debe expresar claramente el proyecto en sí y el desempeño de cada departamento y empleado esperado por el gerente. El proyecto debe recopilar información de retroalimentación de manera oportuna y comparar el efecto operativo del proyecto con el valor esperado de las metas establecidas del proyecto, de modo que cada uno. El miembro puede controlarse y autocontrolarse.
3 Ideas rectoras para la reforma de la estructura organizacional de proyectos de ingeniería a gran escala
Como una opción inevitable para que los proyectos de ingeniería a gran escala respondan a los desafíos de la información, la gestión de la información es en realidad capturar información valiosa dentro y fuera de proyectos de ingeniería a gran escala, y el uso más eficiente de esta información para mejorar la competitividad de los proyectos de ingeniería a gran escala y lograr los objetivos del proceso de proyectos de ingeniería a gran escala. La estructura organizacional es una forma de dividir el trabajo, agrupar y coordinar la cooperación en proyectos de ingeniería a gran escala. El hecho de que la estructura organizacional sea razonable o no afecta directamente el desempeño de las funciones de la organización. Por lo tanto, el éxito de la gestión de la información de proyectos de ingeniería a gran escala y la eficacia de su estructura organizativa dependen de si la estructura organizativa de los proyectos de ingeniería a gran escala puede reformarse de acuerdo con los requisitos de la gestión de la información.
La estructura organizativa de proyectos de ingeniería a gran escala que coincidan con la gestión de la información debe ser flexible y abierta, tener adaptabilidad ambiental, un fuerte poder de innovación e incentivos efectivos para los empleados.
3.1 La tecnología de la información ha cambiado la base informativa de las organizaciones y se ha convertido en una fuerza impulsora intrínseca para el cambio organizacional.
En primer lugar, la apertura y la interconexión de las modernas tecnologías de la información facilitan la obtención de información. A través de la integración de sistemas y las redes de computadoras, las PC que originalmente estaban en un estado insular ahora pueden disfrutar de información en diferentes momentos y lugares. La adquisición de información es más rápida y el costo se reduce considerablemente. Por lo tanto, los procesos de recopilación y procesamiento de información de la organización y la disposición del personal se pueden optimizar y ajustar en consecuencia. En segundo lugar, la dirección de la transmisión de la información cambia de transmisión vertical a transmisión horizontal, lo que resuelve los retrasos en la toma de decisiones y las ineficiencias causadas por la lentitud y la distorsión de la información; entre niveles. Este procesamiento horizontal de la información requiere cambios correspondientes en la estructura organizativa piramidal tradicional; en tercer lugar, los eventos de información y el almacenamiento masivo proporcionan a las organizaciones ricas fuentes de "conocimiento", al tiempo que mejoran la eficiencia de los grupos de trabajo colectivos y se convierten en una división del trabajo de un departamento a otro. a la tendencia general de cambios estructurales en la integración de unidades; cuarto, la apertura y comunicación de las redes de información también impulsan a diferentes organizaciones a buscar establecer nuevas relaciones de cooperación y formar nuevas formas organizativas entre proyectos.
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