Métodos y sugerencias para la gestión de proyectos de subcontratación

En términos generales, la gestión de proyectos subcontratados es más compleja que la gestión de proyectos de desarrollo internos, conlleva mayores riesgos y requiere un seguimiento más estrecho del progreso y de la calidad. Cuando las empresas utilizan equipos internos principalmente o dedicados, la gestión de proyectos subcontratados puede resultar estresante. Sin embargo, lo que a menudo hace descarrilar los proyectos subcontratados no son las capacidades técnicas del subcontratista, sino la falta de comunicación. Ninguna de las partes sabía qué era importante o cómo integrar las organizaciones dispares en una organización cohesiva.

Entonces, ¿cómo pueden los gerentes de proyectos mantener los proyectos de subcontratación encaminados y dentro del presupuesto? A continuación se ofrecen algunos consejos y sugerencias útiles.

1. Ayude a los subcontratistas (o partes) a comprender su negocio y sus objetivos.

Permita que los subcontratistas o las partes interesadas comprendan su negocio y sus objetivos sin interminables sesiones de capacitación ni largos intercambios de documentos, simplemente * * * disfrute de su negocio, sus clientes, sus procesos comerciales y sus personas de estos importantes elementos. Cuantos más elementos eficaces pueda compartir, más probabilidades habrá de que el subcontratista se alinee con sus objetivos comerciales y cree valor real.

2. Asegúrate de que todos estén trabajando desde el mismo "guión".

Necesitas crear un "guión" que contenga todas las piezas que componen tu enfoque preferido para que todos estén Siga el mismo "guión" para completar la tarea. Los “guiones” incluyen flujos de trabajo de procesos, procedimientos operativos estándar y valores culturales. Esto facilita la aplicación consistente de los requisitos. Un flujo de trabajo duradero y bien diseñado garantiza la precisión y mejora la eficiencia general. Además, es importante proporcionar al equipo la información general y los materiales necesarios para ayudarles a optimizar y gestionar aún más el proyecto.

3. Asegúrate de que todos estén trabajando en el mismo archivo.

Al garantizar que solo haya una versión autorizada de un documento, los equipos distribuidos por todo el mundo pueden colaborar como si estuvieran en la misma oficina. Esto permite que los equipos trabajen en el mismo documento simultáneamente sin duplicar el trabajo de otros equipos. Esto es especialmente importante para aplicaciones como diseño, desarrollo de software, arquitectura e ingeniería. En estas aplicaciones, los problemas de integridad de los documentos pueden provocar retrasos importantes e incurrir en costes adicionales importantes.

4. Sincronización periódica

Acepte de antemano la actualización según un cronograma fijo. La sincronización puede ocurrir diaria o semanalmente, pero respeta los horarios acordados, especialmente si tu equipo subcontratado se encuentra en otra zona horaria. La comunicación efectiva es clave para crear proyectos más eficientes, efectivos y rentables, especialmente con empleados nuevos o externos.

5. Comunicarse periódicamente.

Los proyectos de subcontratación requieren más tiempo de comunicación y coordinación para garantizar que los requisitos sean consistentes con los resultados reales del desarrollo. La comunicación cara a cara, incluso electrónicamente, es importante para que usted y su equipo establezcan una relación sólida y garanticen la alineación de los objetivos y los hitos.

6. Respetar a los miembros subcontratados del equipo.

Debes dedicar algo de tiempo a conocer a los miembros del equipo, juntando sus rostros y nombres a través de videoconferencias u otros medios para entender qué les interesa. La clave es esta: trate a su equipo de subcontratación como socios, y solo lo serán si usted espera que lo sean.

7. Disponer de un buen software de gestión de proyectos y asegurarse de que todas las partes lo utilicen.

Brinde a su equipo una herramienta eficaz de gestión de proyectos como 8MSaaS PM que les permitirá trabajar juntos. Con acceso directo a los datos del proyecto, los miembros del equipo pueden dedicar menos tiempo a rastrear la información y más tiempo a ser productivos. Los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas del proyecto pueden ver los detalles del proyecto para que todos puedan entenderlo.

La herramienta de gestión de proyectos 8masaspm adopta el modo de transferencia de negocios en tiempo real de múltiples partes, que puede conectar automáticamente varias partes y administrar contratos, proyectos, recursos, actividades, productos, entrega, ingresos y presupuestos de proyectos en en tiempo real para realizar mejor el negocio de extremo a extremo. Totalmente automatizado, comprenda rápidamente el progreso de los proyectos comerciales, el impacto y las causas de diversos retrasos y problemas. Además, 8MSaaS PM utiliza una tecnología única de procesamiento de transacciones en tiempo real para mantener eficazmente la integridad de los datos del proyecto, frenar el comportamiento deshonesto de las personas y ayudar a promover el éxito de los proyectos de subcontratación corporativa.