Cómo utilizar las habilidades de Excel para mejorar la eficiencia del trabajo de auditoría

(1) El diseño del formulario debe cumplir con los requisitos del plan de implementación del proyecto de auditoría. El plan de implementación del proyecto de auditoría estipula la base y los requisitos generales para la implementación de todo el proyecto de auditoría, por lo que el diseño del formulario debe estar estrechamente vinculado con el contenido y los requisitos del plan de implementación del proyecto de auditoría.

(2) El diseño del formulario debe ser sencillo y práctico. Para el contenido de la auditoría o la investigación de auditoría especificado en el plan de implementación del proyecto de auditoría, el diseño del formulario debe ser simple y práctico, recopilar los elementos de datos necesarios y tratar de no involucrar algunos elementos de datos innecesarios. Si puedes usar formas bidimensionales, no uses formas tridimensionales. Esto no solo hace que sea más fácil para la persona que completa el formulario comprender el contenido del formulario, sino que también brinda gran comodidad al trabajo estadístico después de reciclar el formulario.

(3) La relación de verificación y verificación entre los elementos de datos de la tabla debe ser razonable. Uno de los aspectos más importantes del diseño de tablas es la verificación cruzada de las relaciones entre tablas. Al comienzo del diseño del formulario, se debe considerar detenidamente si existen relaciones lógicas matemáticas entre los elementos de datos requeridos en el formulario. Al diseñar el formulario, estas relaciones deben reflejarse en el formulario o anotarse en los comentarios del formulario. Esto no solo facilita que la persona que completa el formulario lo comprenda y lo complete correctamente, lo que también proporciona una base importante para que el auditor juzgue la racionalidad de los datos del formulario.

(4) Se deben utilizar unidades de medida apropiadas en el diseño de la tabla para facilitar el resumen. Los datos recopilados en el formulario no son simples números, sino que representan ciertos significados prácticos, como cantidad, producción, volumen del proyecto, etc. Estandarizar estos datos requiere que elijamos unidades de medida apropiadas. De acuerdo con los requisitos del plan de implementación del proyecto de auditoría e investigación previa al juicio, elegir la unidad de medida adecuada hará que los datos obtenidos sean más efectivos y más fáciles de resumir.

Segundo uso breve

(1) Habilidades básicas

1. Ingrese rápidamente el punto decimal configurando automáticamente el punto decimal. Los auditores a menudo necesitan ingresar una gran cantidad de decimales (generalmente 2 decimales). Puede usar la función "Establecer automáticamente el punto decimal" para ingresar decimales rápidamente.

Ejecute el comando "Herramientas → Opciones", abra el cuadro de diálogo "Opciones", cambie a la pestaña "Editar", seleccione la opción "Establecer automáticamente el punto decimal" y luego ingrese en el cuadro a la derecha de "Dígitos" El número "2", luego ingrese el número, el sistema establecerá automáticamente 2 decimales.

Nota: ① El número ingresado en este momento debe contener "2" decimales. Si no hay decimales, complete "0". Por ejemplo, para ingresar "23,34.56", ingrese "2300,3456". ② Si el número de dígitos se establece en un número negativo (como "-2"), el número ingresado se ampliará "100 veces", por ejemplo, "123, 12,45" se mostrará como "12300, 65438+". después de la confirmación.

2. Cómo convertir texto en números en Excel. A veces, los auditores importan archivos de bases de datos desde la base de datos de back-end del software financiero de la unidad auditada a Excel, y Excel puede reconocer algunos números como texto. Esto hará que algunas funciones (como SUMA y PROMEDIO) ignoren los valores de estas celdas. Además de los números que se convierten, estas cadenas de texto pueden contener caracteres de texto reales. Entonces, ¿cómo se convierte texto en números?

(1) En el menú "Herramientas", haga clic en "Opciones".

(2) Haga clic en la pestaña Comprobación de errores.

(3) Haga clic para seleccionar la casilla de verificación Habilitar verificación de errores en segundo plano.

(4) Haga clic para seleccionar la casilla de verificación "Guardar números como texto".

(5) Haga clic para seleccionar otras reglas que desee abrir.

(6) Haga clic en Aceptar.

(7) Haga clic en la celda que contiene el indicador de error.

(8) Haga clic en el botón Error al lado de la celda y luego haga clic en Convertir a número.

3. Ingrese rápidamente datos con las mismas características en Excel. Al ingresar algunos datos con las mismas características, como código de cuenta, número de identificación y número de almacén de material, los primeros dígitos son iguales, pero los últimos dígitos son diferentes.

¿Existe una manera sencilla de ingresar solo los últimos dígitos y dejar que la computadora los complete automáticamente? Tomemos el número de almacenamiento de material de 10 dígitos (anteriormente 252303) como ejemplo para explicarlo.

Método 1:

Si los datos que desea ingresar están en la columna A, ingrese algunos números después del número de almacén en la siguiente celda comenzando desde la celda A2. Después de ingresar todos los datos, ingrese la fórmula "= 252303 &; & ampA2" y presione Enter, para que los datos en la celda B2 agreguen automáticamente 252303 sobre la base de A2.

Coloque el mouse en B2 y haga doble clic en el controlador de relleno de la celda (o baje el controlador de relleno). 252303 se agrega a todas las columnas B instantáneamente, por lo que todos los datos se han modificado.

Método 2:

(1) Seleccione el área de la celda donde desea ingresar los mismos datos característicos, haga clic derecho, seleccione "Formato de celdas" en el menú contextual y abra el cuadro de diálogo de formato de celda (también se puede abrir seleccionando el menú Formato → Celdas).

(2) Seleccione la pestaña Número, seleccione la opción personalizada en Categoría y luego ingrese 2523030000 en el cuadro de texto debajo de Tipo (Nota: si hay varios datos diferentes, simplemente agregue algunos ceros), haga clic DE ACUERDO.

(3) Simplemente ingrese los últimos números de la celda, como "2523034589".

Simplemente ingrese "4589" y el sistema agregará automáticamente "252303" delante de los datos.

También puede ingresar el número primero y luego seleccionar el área de la celda para configurar el formato de datos, y puede obtener el mismo efecto.

4. Extraer la fecha de nacimiento en función del número de DNI. Supongamos que el número de identificación está en la celda A1.

Método 1:= if(len(a 1)= 18?Date(MID(A1?7?4)?MID(A1?11?2)?MID(A1?13?2)) ?IF(LEN(A1)

=15?Fecha(MID(A1?7?2)?MID(A1?9?2)?MID(A1?11?2))??"Tarjeta de identificación Número incorrecto"))

Método 2:= text (mid (a1?7?6+(LEN(A1)=18)*2)??"#-00-00")*1

5. Ingrese el mismo contenido en varias hojas de trabajo al mismo tiempo. Si el mismo libro contiene varias hojas de trabajo similares, no es necesario ingresar la misma información de texto para las hojas de trabajo. Primero mantenga presionada la tecla Mayús, haga clic en el nombre de la hoja de trabajo para seleccionar todas las hojas de trabajo y luego complete el mismo contenido de todas las hojas de trabajo en la primera hoja de trabajo, y el contenido aparecerá automáticamente en las hojas de trabajo restantes.

6. Selecciona fácilmente unidades grandes con contenido. Si simplemente selecciona con el mouse, no es una tarea fácil y puede perder la selección, o puede seleccionar una celda en blanco porque el contenido de una celda excede los bordes. Primero puede seleccionar una celda pequeña que contenga contenido y luego presionar Ctrl+Shift+8. Excel expandirá automáticamente el área seleccionada a todas las celdas circundantes que no estén vacías.

Habilidades prácticas

1. Utilice Excel para preparar documentos de trabajo de auditoría.

Durante el trabajo de auditoría se producen muchos documentos de trabajo de auditoría, y hay muchos documentos de auditoría. documentos de trabajo, como tabla resumen de clasificación de activos fijos y depreciación acumulada, tabla de reversión de costos de producción y costos de ventas, tabla resumen de resultados de confirmación de cuentas por cobrar, tabla de análisis de antigüedad de cuentas por cobrar, etc. , se puede compilar en forma de tabla.

(1) Diversas formas de diseño organizacional. Los auditores primero deben clasificar los documentos de trabajo de auditoría que puedan tabularse y diseñar el formato y contenido de las tablas. Por ejemplo, la tabla de la derecha muestra parte del formato y contenido de una tabla de resumen de activos fijos y depreciación acumulada.

(2) Establecer plantillas básicas para diversas formas de documentos de trabajo de auditoría. Para cada tabla diseñada, primero complete el nombre de la tabla de caracteres chinos, el subtítulo, el pie de página de la tabla, el encabezado de la columna de la tabla, las palabras fijas en la tabla y la fórmula de cálculo de los elementos que se pueden calcular en la hoja de cálculo de Excel, y agregue estos caracteres chinos. las celdas que contienen fórmulas de cálculo están protegidas contra escritura para evitar que se destruyan accidentalmente durante su uso. Una vez completado el trabajo anterior, cada formulario se almacena con un nombre de archivo fácilmente identificable, que se convierte en la plantilla básica para cada formulario.

Por ejemplo, los pasos para usar Excel para crear una plantilla básica de activos fijos y una tabla resumen de clasificación de depreciación acumulada son los siguientes: ① Cree una estructura de tabla en la hoja de cálculo de Excel, complete el nombre de la tabla, tabla encabezado y elementos fijos (2) Complete las fórmulas de cálculo para los elementos de la hoja de trabajo que se pueden calcular. En este ejemplo, las fórmulas de cálculo relevantes son: Celda E5 = B5+C5-D5, Celda K5 = H5+i5-J5, Celda B10 = SUMA(B5∶B9); ③Se pueden obtener fórmulas con la misma relación copiando. En este caso, la fórmula de E5 se puede copiar a E6:E9, la fórmula de K5 se puede copiar a K6:K9 y la fórmula de B10 se puede copiar a C10. (4) Una vez configuradas la tabla y las fórmulas de cálculo, configure las celdas con caracteres chinos y fórmulas de cálculo como protegidas contra escritura (configure las áreas innecesarias como desbloqueadas y luego configure toda la tabla como protegida contra escritura ⑤ Guarde el archivo); nombre (como GDZCSJ.XLS), o almacene la plantilla de formulario en diferentes hojas de trabajo en el mismo archivo y asigne un nombre a cada hoja de trabajo para facilitar la memoria para su uso durante la auditoría.

(3) Llamar y completar los papeles de trabajo de auditoría correspondientes durante el proceso de auditoría. Una vez completado el trabajo anterior, simplemente abra el archivo de plantilla correspondiente y complete los datos correspondientes de la unidad auditada en las celdas donde se deben ingresar los datos para completar la preparación del formulario y obtener los documentos de trabajo de auditoría requeridos.

2. Utilice Excel para preparar documentos de trabajo de cálculos de prueba y estados contables ajustados.

Después de que los auditores completen el trabajo de auditoría, deben determinar los elementos que deben ajustarse en función de los problemas descubiertos y su importancia, y realizar asientos de ajuste. El auditor jefe debe preparar primero documentos de trabajo pro forma y luego preparar estados contables ajustados basados ​​en los papeles de trabajo pro forma. Este trabajo requiere mucho trabajo tedioso. Cuando la cantidad de informes es grande y hay muchos elementos de ajuste, se debe garantizar que los cálculos sean correctos. Si se utiliza Excel, puede ayudar a los auditores a acelerar enormemente la preparación de tablas y mejorar la precisión de los cálculos. El método específico de utilizar Excel para preparar documentos de trabajo de prueba y estados contables ajustados es el siguiente:

(1) Establecer documentos de trabajo de prueba y plantillas básicas para varios informes. Para cada tabla, primero complete las fórmulas de cálculo del encabezado de la tabla, el pie de página, los elementos fijos y los elementos calculables, y configure la protección contra escritura. Las celdas que se ingresarán se dejan en blanco temporalmente.

Los elementos del documento de trabajo de cálculo de prueba están ordenados de acuerdo con los elementos del informe. Los lados de débito y crédito enumeran el ajuste previo, el monto del ajuste y el monto del ajuste. Los datos ajustados se calculan en función del ajuste previo y el monto del ajuste. . Debido a que los estados contables ajustados se preparan en base a los documentos de trabajo de cálculo de prueba, puede utilizar la función de vínculo de Excel para vincular los datos de ajuste de cada elemento en los documentos de trabajo de cálculo de prueba a los elementos correspondientes en los estados contables sin entrada manual.

(2) Utilice plantillas para completar la preparación de documentos de trabajo contables de prueba y estados contables auditados. Una vez creada la plantilla básica, se puede utilizar repetidamente. Cada vez que desee preparar un documento de trabajo de cálculo de prueba y un estado contable auditado, solo necesita abrir el archivo de plantilla, ingresar el número de preajuste y el número de ajuste en el documento de trabajo de cálculo de prueba y los datos obtenidos a través de la fórmula de cálculo. se rellenará automáticamente en el formulario. Debido a que se ha determinado la relación de cálculo en la tabla, la probabilidad de que los errores de entrada puedan compensarse entre sí es muy pequeña. Por lo tanto, verifique si el monto total del débito y los acreedores antes del ajuste, después del ajuste y después del ajuste en el cálculo de prueba. El papel de trabajo es igual y si cumple con los requisitos del informe. Al verificar la relación correcta, puede detectar inmediatamente errores de entrada. Dado que la relación de enlace de datos se establece entre el informe y los documentos de trabajo de la prueba, una vez que se completen los documentos de trabajo de la prueba, el informe se preparará automáticamente. Esto garantiza efectivamente la coherencia entre los papeles de trabajo pro forma y los estados contables auditados.

3. Utilizar Excel para elaborar los estados consolidados auditados de la empresa del grupo.

Cuando se audita una empresa del grupo, una tarea importante y tediosa para el auditor es la preparación de estados consolidados auditados. Sus principales tareas son: ① Resumir los estados contables correspondientes de cada empresa; (2) Preparar asientos de compensación uno por uno para las partidas que deben compensarse; ③ Preparar estados consolidados auditados con base en los resultados del ajuste;

Los pasos para preparar estados consolidados auditados usando Excel son los siguientes: ① Establecer plantillas básicas para los papeles de trabajo consolidados y los estados consolidados auditados respectivamente (2) Usar la plantilla para completar los papeles de trabajo consolidados y los estados consolidados auditados; preparación.

Debido a que las cifras resumidas de las empresas matrices y subsidiarias en los papeles de trabajo consolidados se obtienen resumiendo los estados contables auditados de cada empresa, al preparar los papeles de trabajo consolidados se puede utilizar la función "Cálculo Consolidado" de Excel para resumir las cifras de cada empresa. Los documentos de trabajo de cálculo de prueba preparados después de la auditoría de la empresa generarán un documento de trabajo de cálculo de prueba resumido. Luego, abra el archivo de plantilla del documento de trabajo consolidado y el informe consolidado auditado, y copie los datos ajustados en el documento de trabajo de cálculo de prueba resumido en la columna de resumen del informe principal y subsidiario del documento de trabajo consolidado. Luego resuma todas las entradas de compensación de la fusión e introdúzcalas en la columna de ajuste de la fusión del documento de trabajo de la fusión. La computadora calcula y completa automáticamente la preparación de la declaración consolidada aprobada.

4. Utilice Excel para análisis y revisión.

La revisión analítica puede ayudar a los auditores a descubrir cambios anormales, determinar las prioridades de la auditoría y adoptar métodos de auditoría apropiados para mejorar la eficiencia de la auditoría. El uso de Excel no sólo puede reducir una gran cantidad de trabajo de copia y cálculo para los auditores, sino también hacer que el trabajo de auditoría sea más preciso e intuitivo. Los pasos de trabajo son los siguientes: ① Diseñar el formulario de análisis y evaluación correspondiente según las necesidades y establecer su plantilla básica de acuerdo con el método anterior (2) Abrir el archivo de plantilla correspondiente, según la situación de la unidad auditada, ingresar; los datos relevantes y completar automáticamente el formulario de análisis y evaluación elaborado por.

En la práctica de la auditoría, a menudo nos encontramos con algunos tratamientos contables muy irregulares, lo que aumenta la dificultad y el riesgo de la auditoría. Por ejemplo, algunas unidades no liquidan sus cuentas por cobrar durante mucho tiempo debido a su escasa rentabilidad. Para limpiar rápidamente sus cuentas por cobrar, puede utilizar la Plantilla de análisis de antigüedad. Esta plantilla sirve para seleccionar una hoja de trabajo diseñada de acuerdo con la página de cuenta de equilibrio contable estándar del libro de Excel, denominada "Cuenta de saldo" y dividida en tres columnas: débito, crédito y saldo. Según el nombre del cliente, puede ingresar el monto del débito de sus cuentas por cobrar en el lado del débito y el monto de las cuentas por cobrar en el lado del crédito. Según la situación real, se puede cambiar a un préstamo, un préstamo y varios préstamos, y el saldo se puede obtener a tiempo con un préstamo y varios préstamos. Sin embargo, cabe señalar que los horarios de entrega y recogida deben introducirse correctamente. Cree una plantilla de análisis de antigüedad en otra hoja de trabajo llamada "Análisis de antigüedad" en el mismo libro de trabajo y use la función de referencia de la hoja de cálculo para usar los datos del saldo en la página de la cuenta del saldo contable de acuerdo con las fechas de entrega y retiro de pago. Se reemplazan diferentes clientes. , se obtiene el análisis de envejecimiento y se generan los resultados. No solo puede obtener los resultados generales del análisis de antigüedad de la empresa, sino que también puede obtener los resultados del análisis de un determinado cliente.

Cuando la auditoría implica contabilidad manual durante muchos años, el informe habitual solo compara el mismo período del año en curso con el mismo período del año anterior, y no puede reflejar el informe plurianual durante el período de auditoría. en su conjunto. En este momento, la "plantilla de análisis de informes multianuales" creada por el software resulta útil. No sólo puede comparar las cifras reales de varios informes, sino también agregar cifras de presupuestos de varios años para analizarlas de acuerdo con las necesidades del cliente. También puede agregar elementos de análisis que no figuran en detalle en el informe basado en los libros de cuentas y crear gráficos de tendencias para aclarar el desarrollo de la empresa de un vistazo.

5. Aplicación de la auditoría de depósitos bancarios pendientes.

Paso 1: Crear libro y hoja de trabajo. Cree un nuevo libro en Excel, suponiendo que se llame "DZ.xls". Haga doble clic en Hoja1 en la etiqueta de la hoja de trabajo, cámbiele el nombre a "YH" y guarde los datos del diario de depósito de la unidad; cambie el nombre de Hoja2 a "DW" y guarde los datos del extracto bancario;

Paso 2: Ingrese los datos del diario de depósito de unidades.

Ingrese a la hoja de trabajo YH e ingrese 8 campos en las celdas A1 a H1: número de documento de cheque, fecha de comprobante, número de comprobante, resumen, monto de débito, monto de crédito, saldo y símbolo de cheque. Ingrese el contenido del diario de depósito de unidades en la hoja de trabajo YH.

La Tabla 1 supone que no hay cuentas pendientes en el período anterior. Si es así, las cuentas pendientes del período anterior pueden considerarse como del período actual y registrarse en el monto del período actual para ajustar el saldo inicial de ambas partes. Ingrese el contenido correspondiente para el período actual en otras celdas.

Paso 3: Calcular el saldo del diario. En la celda G3, ingrese la fórmula "=G2+E3-F3". Después de ingresar, calcule el saldo después de la primera transacción en la celda G3 y luego arrastre hacia abajo el controlador de llenado para completarlo, calculando así el saldo de cada transacción y el saldo final.

Paso 4: Introduce los datos del extracto bancario. Ingrese a la hoja de trabajo DW, ingrese el saldo inicial, el saldo está en el lado del crédito, la dirección de contabilidad del banco es opuesta a la dirección de contabilidad de la empresa y otras celdas se llenan con los datos del extracto bancario actual, ingrese la fórmula "= F2-D3+; E3" en la celda F3 y use Arrastre el controlador de relleno para completar y calcular el saldo después de que ocurran otros asuntos.

Paso 5: Definir la lista de datos. Ingrese a la hoja de trabajo YH, seleccione la fila con el monto actual en la hoja de trabajo, seleccione el comando "Definir" en el menú "Insertar → Nombre" y defina la celda seleccionada en la hoja de trabajo como "YHSJ". De manera similar, los datos del monto del período actual en la hoja de trabajo de DW se definen como "DWSJ".

Paso 6: El diario bancario de la empresa se concilia automáticamente con el extracto bancario. Ingrese la fórmula "= if (y =IF(AND(BUSCARV(A3.DZ.xls!DWSJ,5,FALSE)=E3,BUSCARV(A3,DZ.xls!DWSJ,4,false) = F3), "t " , "n") (tenga en cuenta que debe usar el método de ancho medio al ingresar la fórmula); use el controlador de relleno para llenar el contenido de la celda H3 hacia abajo hasta la última cantidad del período actual.

En la celda H3, la fórmula anidada que utiliza la función de búsqueda de Excel "BUSCARV", la función de conexión "Y" y la función de juicio lógico "SI" muestra que se utiliza el número de documento de inspección del código de característica de la celda A3 de la hoja de trabajo YH. para encontrar el número de documento de inspección definido como "DWSJ". Si hay un número de característica en la columna A de la hoja de trabajo DWSJ, si no, verifique. Si el código de característica existe, use la función Y para encontrar la cantidad en la quinta columna. de la fila del código de característica, es decir, el monto del crédito, y compárelo con Compare el monto del débito en la celda E3 de la hoja de trabajo YH y el monto del débito en la cuarta columna de la fila en DW y F3 del YH hoja de cálculo.

Paso 7: Estado de cuenta bancario y empresa. Conciliación automática de diarios bancarios. Ingrese la fórmula " = if (and (vlookup (a3, DZ.xls! YHSJ, 5, FALSE) = E3, VLOOKUP. (A3, DZ.xls! YHSJ, 4, FALSE) = D3), "T", "N""; Utilice el controlador de relleno para completar el contenido de la celda G3 hasta el último monto del período actual.

Después de completar la operación anterior, se ejecutarán todas las transacciones con el mismo número de documento de cheque y monto del préstamo, están marcadas con un símbolo "T" en la columna "Símbolo de cheque" si los montos del préstamo no son iguales. , se marcará con un símbolo "N", que generalmente se debe a errores contables de una o ambas partes; los documentos marcados con "# n/a" no tienen un "Número de archivo de verificación" correspondiente y son elementos pendientes. >

Paso 8: Enumere los errores de contabilidad y confirme los elementos abiertos. En la hoja de trabajo de YH, haga clic en Seleccionar todo en el botón de la hoja de trabajo y luego seleccione Datos→Filtro→Autofiltro. de la lista de datos se convierte en una lista desplegable. Seleccione "n" para obtener los registros de datos que no son consistentes con la contabilidad de la empresa. Obtenga registros detallados de todas las cuentas pendientes que han sido debitadas por la empresa pero no debitadas por el banco.