¿Cómo gestionar los expedientes del personal corporativo? ¿Cuáles son las operaciones específicas? ¡Por favor dame un consejo!
El sistema de gestión de archivos de personal debe mejorar la recopilación y organización de datos del personal. La recopilación de datos básicos es una tarea muy básica y una base importante para el desarrollo de los empleados en la empresa. La capacidad de gestionar bien los archivos de los empleados también es un indicador importante para comprobar si una habilidad básica de RR.HH. es sólida. En términos generales, esta información debe incluir:
Información personal básica: nombre, educación, especialidad, edad, lugar de origen, experiencia laboral pasada y otra información;
Número de trabajo posterior al empleo. , capacidad y calidad, fecha de ingreso, contrato laboral, cinco seguros y un fondo de vivienda, situación salarial y otra información;
Materiales de capacitación post-empleo, contratos de capacitación y otra información;
Registros de recompensas y castigos, ascensos y traslados en el trabajo, evaluación del desempeño y otra información.
Asegúrate de poder controlar todo el proceso de desarrollo de los empleados desde su ingreso a la empresa hasta el presente, como ascensos, premios y castigos, evaluaciones de desempeño, capacitación, etc.
El segundo es un sistema de gestión de archivos de personal sencillo y fácil de utilizar
Si los datos en papel se van a convertir completamente en datos electrónicos, la entrada manual no sólo supone una enorme carga de trabajo, pero también ineficiente y propenso a errores. En este momento, elegir un sistema de archivos confiable y fácil de usar es la forma correcta para que las empresas ingresen a la innovación digital.
Ante todo, la seguridad es el primer punto. Los archivos de personal no son sólo información privada de los empleados, sino también recursos confidenciales corporativos. Una vez filtrado, los intereses de los empleados y las empresas se verán perjudicados.
En segundo lugar, para reducir la carga de trabajo, la creación de expedientes electrónicos debería ser más eficaz y rápida. Por lo tanto, también nos centraremos en si la función del sistema de archivos es lo suficientemente potente y si puede ayudarnos a crear rápidamente archivos electrónicos. Esta es la importancia de la "facilidad de uso".
Un sistema de archivos electrónicos fácil de usar debe tener dos características: inteligencia y escalabilidad. La inteligencia es para resolver nuestro empleo manual ineficiente. A través de la función de escaneo y análisis, una gran cantidad de documentos en papel se pueden convertir de manera eficiente en documentos electrónicos. Además, los archivos de los empleados se pueden buscar y recuperar de forma rápida y precisa mediante la función de búsqueda. La escalabilidad se refiere a la escalabilidad de las funciones del sistema, que no solo puede satisfacer las necesidades actuales de convertir datos en papel en datos electrónicos, sino también crear formularios en línea para completar datos en el futuro, brindando suficiente soporte técnico para que las empresas implementen completamente la digitalización.
3. Gestión centralizada y unificada de archivos en papel y electrónicos
En términos generales, cuando los archivos en papel originales se han transferido a los archivos electrónicos para su almacenamiento, estos archivos en papel se pueden almacenar en procesado en cualquier momento en el futuro. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, si es necesario desechar estos documentos en papel, se deben destruir y triturar adecuadamente para garantizar que la información no se vea comprometida. Por supuesto, si estos archivos originales en papel no constituyen registros duplicados o de reemplazo de los archivos electrónicos existentes de la empresa, entonces aún debemos preservar adecuadamente estos materiales en papel.