Cómo gestionar bien los archivos corporativos
¿Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos corporativos 1? Conciencia jurídica de la gestión de archivos
La gestión de archivos desempeña un papel vital en el desarrollo saludable del sistema empresarial moderno de mi país. Sobre la premisa de la construcción del sistema jurídico socialista, cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos tiene los siguientes aspectos.
1. Aumentar la conciencia social sobre los archivos y dar a conocer activamente las leyes y regulaciones relevantes sobre archivos.
La gestión de archivos puede mejorar la comprensión que toda la sociedad tiene de los archivos y del trabajo de los archivos, y mejorar el estatus social del trabajo de los archivos. En los últimos años, la Ley de Archivos se ha publicitado a través de diversas formas, como radio, periódicos, exámenes, conferencias y cursos de formación, etc., lo que ha mejorado el conocimiento de los archivos en toda la sociedad, ha atraído la atención de la gente hacia la tarea de los archivos y ha hecho que la gente Proteger conscientemente los archivos y apoyar activamente al departamento de archivos para que lo haga. Un buen trabajo con los archivos crea una buena base ideológica para gestionar los archivos de acuerdo con la ley y mejorar los niveles de gestión, y también crea una buena base ideológica para el desarrollo de las empresas de archivos.
2. Gestionar los archivos de conformidad con la ley para garantizar la integridad de los mismos.
Los archivos juegan un papel importante en la propaganda social y la construcción del sistema legal. Por lo tanto, debemos utilizar medios legales para administrar y utilizar todos los archivos, encaminar el trabajo de los archivos hacia la legalización, proteger y utilizar los archivos de manera más efectiva, asegurar la institucionalización, cientificidad, estandarización y modernización de la gestión de archivos, promoviendo así la socialización del sistema legal. proceso.
2. La importancia de la gestión de archivos
La importancia de la gestión de archivos se ha debilitado aún más. Muchas personas no comprenden suficientemente la importancia de la gestión de archivos y creen que la gestión de archivos es prescindible. Además, los administradores de archivos de algunas empresas no prestan mucha atención a la gestión de archivos, carecen de un alto sentido de responsabilidad, buena ética profesional, actitud de trabajo meticulosa y dedicación en la gestión de archivos, y no han acumulado sólidos conocimientos teóricos y tecnológicos en materia de archivos. gestión del conocimiento, no pueden comprender plenamente el papel estratégico y la importancia práctica de los archivos en el desarrollo social.
Hay un fenómeno de dislocación en el trabajo, un débil sentido de responsabilidad y una publicidad insuficiente sobre la importancia de la gestión de archivos. La teoría de que la gestión de archivos es inútil se extiende a toda la empresa en este departamento. No favorece la formación de una atmósfera en la que la dirección corporativa se preocupe y conceda gran importancia a la gestión de archivos, y la conciencia de los archivos en toda la empresa se debilita aún más. Por lo tanto, la gestión de archivos ha encontrado nuevos obstáculos en el proceso histórico de sustitución de métodos de gestión nuevos y antiguos, y enfrenta el peligro de marginación en todo el proceso de desarrollo empresarial.
Tres. Aplicación de tecnología avanzada en la gestión de archivos.
Con la profundización de la digitalización y el trabajo en red, los propios archivos también han cambiado. En primer lugar, bajo el impacto de la digitalización, la forma del archivo en sí ha cambiado del tipo de reconocimiento de registro visual original al tipo de código (archivo electrónico) que se basa en el reconocimiento automático. El modelo de gestión de archivos también ha evolucionado desde el modelo manual tradicional, pasando por un modelo único de gestión de datos y un modelo de gestión de información en red, hasta un modelo de gestión del conocimiento. A medida que el modelo de gestión continúa cambiando, sus procesos y métodos de gestión también han cambiado en consecuencia.
Es necesario ajustar el proceso anterior de gestión manual de ficheros en función de las características de la gestión de ficheros electrónicos. En el siglo XX, la mayor influencia en la teoría de la gestión de archivos fue el surgimiento y desarrollo de la teoría del ciclo de vida de los archivos. La teoría del ciclo de vida de los archivos considera la formación de archivos hasta su destrucción o transformación como un proceso general. Debido a los cambios en la forma de valor de los archivos, todo el proceso de movimiento de archivos se puede dividir en varias etapas: archivos y objetos de servicio, almacenamiento. ubicaciones y métodos de gestión en diferentes etapas. Existe una correspondencia inherente.
La teoría del ciclo de vida del archivo sienta una base teórica para la gestión por etapas de los archivos, revela con precisión las conexiones e influencias mutuas de las etapas del movimiento de los archivos y proporciona una base teórica para realizar la gestión integrada y el control frontal de archivo. Faltan métodos para utilizar la ofimática para actualizar la gestión de registros.
En la actualidad, la gestión general de archivos utiliza una computadora y un conjunto de métodos de gestión de software. La gestión, el suministro y la utilización de archivos no pueden satisfacer las necesidades del desarrollo de la red de archivos. El atraso de los métodos de gestión de archivos ha traído consecuencias negativas al trabajo de los archivos. La razón principal es que la tecnología de gestión de archivos atrasada no puede seguir el ritmo de la creciente demanda de utilización de archivos.
Hay dos razones principales para el atraso de la tecnología de archivos: primero, algunos líderes carecen de una comprensión suficiente de la importancia del trabajo de los archivos y tienen menos inversión financiera.
En segundo lugar, aunque algunas unidades; compra Se han instalado muchos equipos avanzados de gestión de archivos, pero debido a la operación no calificada del personal de gestión de archivos, los equipos avanzados no han desempeñado un papel avanzado.
La tercera es que los líderes no le prestan suficiente atención. Aunque existen microcomputadoras y redes de archivos, los archivos no se ingresan en la computadora y siguen siendo trabajo manual. El trabajo de archivo carece de procedimientos de gestión institucionalizados. En la actualidad, la gestión no estándar de los archivos corporativos se manifiesta principalmente en los siguientes aspectos: En primer lugar, la colección de archivos no está estandarizada.
En el proceso de cobro, el sistema es sólo de nombre. Si quieres pagar, puedes pagar. Si no quieres pagar, no puedes. La evaluación de la colección de archivos no está clara. En segundo lugar, la disposición de los archivos no está estandarizada. En los últimos años, las empresas se han desarrollado rápidamente y han seguido ingresando nuevos archiveros. La calidad profesional de los archiveros varía. Durante el proceso de archivado, algunos archivos no estaban organizados según el orden de los directorios de los archivos del volumen. El directorio del volumen no coincidía con los archivos reales y la fuga de datos en el volumen era común.
Además, en términos de tiempo de archivo, a veces se acumula todo de una vez, lo que no cumple con los requisitos para el archivo una vez finalizado y no favorece la búsqueda y utilización. En tercer lugar, la gestión integral de los archivos no es suficiente; Debido a que la Oficina de Gestión Integral de Archivos ahora existe como un equipo, es imposible gestionar administrativamente la mayoría de ellos. Al realizar este trabajo, debe informar al supervisor, pero el supervisor suele trabajar a tiempo parcial y su propio tiempo de trabajo es relativamente reducido.
Es difícil para un bibliotecario explicar un trabajo al líder, y también es difícil para un bibliotecario realizar todo el trabajo. Algunos departamentos crean ahora sus propias bases de datos, lo que también dificulta la gestión integral de archivos. Cuarto, el uso de archivos no está estandarizado. El archivero está relajado por dentro y apretado por fuera, y los archivos prestados no se devuelven a tiempo.
En cuarto lugar, fortalecer la gestión de archivos corporativos
El trabajo con archivos corporativos carece de reglas de desarrollo sostenible y a largo plazo. Con la atención de los líderes de todos los niveles, el trabajo de los archivos corporativos se ha elevado a estándares. Pero como deporte hay un examen, así que tengo que trabajar horas extras y lograr ciertos resultados en un corto período de tiempo. Sin embargo, le falta resistencia, largo plazo y sostenibilidad después de alcanzar el estándar. Además, debido a que algunos cuadros carecen de participación en la gestión integral de archivos y no tienen una comprensión suficiente del importante papel de los archivos en la empresa, algunos incluso piensan que la sala de archivos es un lugar donde no se pueden almacenar materiales. A los ojos de algunas personas, la oficina de archivos se ha convertido en un almacén de papel usado, lo que lleva al liderazgo y al trabajo de archivo. En la tarea no hay realización; en la forma no hay efecto. El trabajo de archivo carece de reglas de desarrollo sostenible y a largo plazo.
Muchas personas tienen un malentendido sobre la gestión de archivos. Creen que la gestión de archivos es prescindible y no comprenden suficientemente su importancia. De hecho, la gestión de archivos desempeña un papel vital en el sano desarrollo del sistema empresarial moderno de China.