Métodos de análisis para el análisis de necesidades de formación

Hay muchas formas de analizar las necesidades de formación. Aquí presentamos principalmente 9 métodos opcionales de análisis de necesidades de capacitación: método de entrevista, método de cuestionario, método de observación, método de incidente crítico, método de análisis de desempeño, método de juicio de experiencia, método de lluvia de ideas, método de evaluación especial y método de análisis de competencias. 1. Método de entrevista Este es un método bien conocido que obtiene información sobre las necesidades de capacitación a través de conversaciones cara a cara con los entrevistados. Durante el proceso de solicitud, puede entrevistar a la dirección de la empresa para comprender las expectativas de la organización para el personal; también puede entrevistar a los jefes de departamento relevantes para analizar las necesidades de formación desde una perspectiva profesional y laboral. En términos generales, antes de la entrevista, se le pide que determine qué tipo de información se necesita y luego prepare un esquema de la entrevista. Las preguntas formuladas en las entrevistas pueden ser cerradas o abiertas. Los resultados de las entrevistas cerradas son más fáciles de analizar, pero las entrevistas abiertas a menudo descubren hechos inesperados y más reveladores. Las entrevistas pueden ser estructuradas, en las que a todos los entrevistados se les hace la misma pregunta en un formato estándar, o no estructuradas, en las que se hacen diferentes preguntas abiertas para diferentes temas. En términos generales, es una combinación de dos métodos, con entrevistas estructuradas como método principal y entrevistas no estructuradas como complemento. Para comprender las necesidades de capacitación a través de entrevistas, preste atención a los siguientes puntos: (1) Determinar los objetivos de la entrevista y aclarar "qué información es la más valiosa y debe comprenderse". (2) Prepare un esquema completo de la entrevista. Esto es muy importante para inspirar y guiar a los entrevistados a discutir temas relevantes y evitar que el centro de la entrevista se desplace. (3) Establecer una atmósfera de entrevista armoniosa y de confianza mutua. Durante la entrevista, el entrevistador primero debe ganarse la confianza del entrevistado y evitar la hostilidad o la resistencia. Esto es importante para garantizar que la información recopilada sea correcta y precisa. Además, el método de entrevista también se puede combinar con el siguiente método de encuesta por cuestionario para complementar o verificar el contenido del cuestionario a través de entrevistas, discutir áreas poco claras y explorar cuestiones y razones más profundas. 2. Método de encuesta por cuestionario

Este también es un método muy conocido. Presenta un conjunto de preguntas en forma de cuestionario estandarizado que requiere que el encuestado califique o haga una elección correcta o incorrecta. Cuando hay muchas personas que necesitan analizar las necesidades de formación y el tiempo escasea, se puede preparar cuidadosamente un cuestionario y pedirles que lo rellenen por correo electrónico, fax o distribución directa. También puede ser cumplimentado por el propio investigador durante las entrevistas. entrevistas telefónicas. Al realizar una encuesta por cuestionario, la preparación del cuestionario es particularmente importante.

Escribir un buen cuestionario normalmente requiere seguir los siguientes pasos: (1) Haz una lista de las cosas que quieres saber. (2) El cuestionario puede estar compuesto de preguntas cerradas y preguntas abiertas, y ambas deben representar una cierta proporción según la situación. (3) Edite el cuestionario y finalmente forme un documento. (4) Pida a otros que revisen el cuestionario y lo evalúen. (5) Cuestionario de simulación a pequeña escala y resultados de la evaluación. (6) Realizar las modificaciones necesarias al cuestionario. (7) Realizar investigaciones. 3. Observación El método de observación consiste en observar el desempeño de los empleados en el lugar de trabajo, descubrir problemas y obtener información y datos. El primer paso al utilizar el método de observación es aclarar la información necesaria y luego determinar el objeto de observación. Uno de los mayores defectos del método de observación es que cuando las personas observadas se dan cuenta de que están siendo observadas, cada uno de sus movimientos puede ser diferente de lo habitual, lo que sesgará los resultados de la observación. Por lo tanto, la observación debe estar lo más oculta posible y múltiples observaciones ayudarán a mejorar la precisión de los resultados de la observación. Por supuesto, esto debe considerar si las condiciones de espacio y tiempo lo permiten. Al utilizar el método de observación, se deben tener en cuenta los siguientes puntos: (1) El observador debe tener un conocimiento profundo del trabajo del empleado observado y aclarar sus estándares de comportamiento. De lo contrario, no se podrán realizar observaciones válidas. (2) La observación in situ no debe interferir con el trabajo normal de la persona observada y se debe prestar atención al ocultamiento. (3) El ámbito de aplicación del método de observación es limitado. Generalmente es adecuado para trabajos que son fáciles de observar y comprender directamente, y no es adecuado para trabajos complejos con altos requisitos técnicos. (4) Si es necesario, puede invitar a extraños a observar, como pedirle a alguien que desempeñe el papel de cliente para observar si el comportamiento del personal de ventas de la terminal cumple con los estándares o en qué estado se encuentra. 4. Método de incidentes críticos El método de incidentes críticos es similar a lo que normalmente llamamos método de registro de clasificación. Puede usarse para examinar procesos y actividades de trabajo para descubrir posibles necesidades de capacitación. Los objetos observados suelen ser aquellos eventos que desempeñan un papel clave, positivo o negativo, en los objetivos de la organización. El principio para determinar los eventos críticos es: eventos específicos en el trabajo que tienen un impacto significativo en el desempeño corporativo, como fallas del sistema, adquisición de clientes clave, pérdida de clientes clave, retrasos en la entrega de productos o altas tasas de accidentes. El registro de eventos críticos proporciona una fuente de información conveniente y significativa para el análisis de las necesidades de capacitación. El método de incidentes críticos requiere que los gerentes registren los incidentes clave en el trabajo de los empleados, incluyendo las razones y los antecedentes de los incidentes, los comportamientos particularmente efectivos o fallidos de los empleados, las consecuencias de los comportamientos clave y si los propios empleados pueden controlar o controlar las consecuencias de los incidentes. comportamientos. Al analizar eventos clave, preste atención a los dos aspectos siguientes: (1) Desarrollar principios rectores para registrar eventos importantes y establecer medios de grabación (como registros de trabajo, notas del supervisor, etc.) Analizar los registros con regularidad para conocer a los empleados. deficiencias de conocimientos y habilidades para identificar las necesidades de formación. 5. El objetivo final de la capacitación en análisis del desempeño es mejorar el desempeño laboral y reducir o eliminar la brecha entre el desempeño real y el desempeño esperado. Por lo tanto, la evaluación del desempeño individual o del equipo puede utilizarse como una forma de analizar las necesidades de capacitación. Al utilizar el método de análisis de desempeño, se debe prestar atención a los siguientes cuatro aspectos: (1) Usar estándares claramente definidos y acordados unánimemente como base para la evaluación. (2) Concéntrese en los indicadores clave de desempeño que desea lograr. (3) Determinar las razones por las que no se alcanzan los niveles de desempeño deseados.

(4) Determinar si el nivel de desempeño se puede lograr mediante la capacitación. 6. Juicio por experiencia: Algunas necesidades de formación tienen cierta universalidad o regularidad y pueden juzgarse en función de la experiencia. Por ejemplo, un gerente experimentado puede determinar fácilmente qué habilidades carecen de sus subordinados y qué se debe capacitar. Para otro ejemplo, el departamento de recursos humanos solo sabe qué capacitación necesitan los nuevos empleados que acaban de incorporarse a la empresa, basándose en la experiencia laboral pasada sin investigación, por ejemplo, la empresa se está preparando para promover un grupo de gerentes de base a cuadros de nivel medio; y los líderes de la empresa y el departamento de recursos humanos no necesitan realizar investigaciones. Se puede saber aproximadamente qué tipo de capacitación deben recibir estas personas que están listas para el ascenso. Por poner otro ejemplo, en el proceso de reorganización o fusión corporativa, los responsables de la toma de decisiones o los departamentos de gestión relevantes pueden saber aproximadamente qué capacitación se debe brindar al personal relevante sin necesidad de investigar. Obtener información sobre las necesidades de capacitación a través del juicio de experiencia puede ser muy flexible. Puede diseñar un cuestionario formal y entregárselo al personal relevante, o puede proponer necesidades de capacitación basadas en su juicio de experiencia. También puede obtener esta información a través de talleres y reuniones individuales. El departamento de formación puede incluso analizar y juzgar directamente las necesidades de formación del personal de un determinado nivel o departamento en función de su propia experiencia. Las necesidades de formación para las actividades de formación que suelen exigir los propios líderes de las empresas provienen de la experiencia y el criterio de los líderes de las empresas. 7. El método de lluvia de ideas permite reunir a un grupo de personas idóneas para trabajar, pensar y analizar juntas cuando sea necesario analizar las necesidades de formación antes de implementar un nuevo proyecto, proyecto o lanzar un nuevo producto. Encuentre personas con fuertes habilidades analíticas dentro de la empresa y pídales que formen parte del equipo de lluvia de ideas. También puedes invitar a personas relevantes ajenas a la empresa, como clientes o proveedores. Los pasos principales del método de lluvia de ideas son los siguientes: (1) Reúna a las personas relevantes, normalmente sentadas alrededor de una mesa. El número de personas no debe ser demasiada, normalmente más de una docena. (2) Permitir a los participantes plantear sus necesidades de formación sobre un tema determinado lo antes posible y realizar debates libres dentro de un período de tiempo determinado. (3) Sólo se permite la discusión, no se permiten críticas ni refutación. Cuantas más perspectivas e ideas, mejor. (4) Registrar en sitio todas las soluciones propuestas, sin sacar conclusiones, y solo enfatizar el proceso de generación de soluciones u opiniones. Posteriormente, se propone la urgencia y capacidad de capacitación de cada necesidad de capacitación para determinar la información sobre la necesidad de capacitación más urgente en el momento. 8. Método de evaluación especial La evaluación especial es un método de encuesta por cuestionario altamente profesional. Diseñar o seleccionar formularios de evaluación especiales para realizar evaluaciones efectivas requiere mucho conocimiento profesional. A menudo, los cuestionarios generales sólo obtienen datos superficiales o descriptivos, mientras que los formularios de evaluación especiales son mucho más complejos. Puede proporcionar información específica y sistemática a través de encuestas en profundidad, como medir las reacciones psicológicas de los empleados ante los cambios planificados en la empresa y su preparación para la formación. Dado que los métodos de evaluación especiales son extremadamente exigentes y requieren una gran cantidad de conocimientos profesionales que los respalden, las empresas suelen invitar a empresas de evaluación profesionales para que los lleven a cabo. Pero el uso de una firma profesional externa para brindar una evaluación especializada está sujeto a limitaciones de tiempo y financiamiento. 9. Análisis de competencias

La competencia se refiere a los conocimientos, habilidades, actitudes y valores que deben poseer los empleados para estar calificados para un determinado puesto de trabajo. Muchas empresas están estableciendo modelos de competencias para cada puesto basados ​​en sus propias estrategias comerciales para proporcionar una base para el reclutamiento, selección, capacitación, evaluación del desempeño y gestión salarial de los empleados.

El análisis de necesidades de formación basado en competencias tiene dos pasos principales:

(1) Descripción del puesto: Describe los conocimientos, habilidades, actitudes y valores que debe poseer el titular de este puesto. .

(2) Evaluación de competencia actual: evalúa el nivel de competencia actual del titular en función de los requisitos de competencia.

Las empresas o los directores de formación que adoptan este método generalmente creen que es fácil determinar las necesidades de formación cuando las capacidades del puesto y la capacidad real del individuo para cumplir el puesto están claras.

Finalmente, al utilizar estos métodos para analizar las necesidades de capacitación, es necesario considerar cuidadosamente los efectos específicos de cada método: es posible que algunos métodos no necesariamente produzcan resultados "integrales y objetivos" por sí solos; “Utilizarlos apropiadamente” para producir resultados “integrales y objetivos”.