Proceso de gestión del trabajo de la empresa de comercio exterior
1. Calificación y posicionamiento del departamento comercial de comercio exterior
La naturaleza del trabajo del departamento de comercio exterior de una empresa o fábrica es diferente al de otros departamentos de la empresa. .
En primer lugar, el contacto directo con los clientes los sitúa en la vanguardia de su trabajo. El departamento tiene un profundo conocimiento de los cambios del mercado y los requisitos de los clientes, y el trabajo es tedioso y requiere una atención cuidadosa.
En segundo lugar, en términos de imagen, el Ministerio de Comercio Exterior representa en gran medida la imagen de la empresa y es la encarnación de la cultura de la empresa. Debido a que tratan principalmente con el mundo exterior, sus palabras y hechos, su eficiencia en el trabajo y su estilo de trabajo reflejan la cultura de toda la empresa.
En tercer lugar, el departamento de exportación es el puente entre la empresa y los clientes. Los clientes entienden indirectamente las operaciones y la cultura de la empresa a través de la comunicación con el departamento de comercio exterior. Los productos y servicios de la empresa se promocionan a través del trabajo del Departamento de Comercio Exterior, y también se comunica información variada de los clientes a otros departamentos dentro de la empresa a través del análisis e investigación del Departamento de Comercio Exterior. es el vínculo entre la empresa y los clientes.
En base a estas características, el personal de la empresa debe ser ético, flexible, concienzudo y responsable, siempre sonriente, no impaciente y capaz de escuchar las diferentes opiniones (buenas y malas) de los clientes. emergencias con calma, tener habilidades de comunicación, habilidades de coordinación del trabajo, habilidades de organización del trabajo y ser capaz de soportar la presión laboral.
En este departamento, todos los empleados deben cooperar plenamente, coordinarse entre sí, tener una división clara del trabajo, trabajar de manera ordenada, cumplir con las operaciones de procesos comerciales estandarizados y verificar el trabajo, evitar problemas, y esforzarnos por crear un ambiente de trabajo animado y distendido, pero en el trabajo, sin perder el lado riguroso.
El departamento de comercio exterior tiene sus particularidades, pero no existe de forma aislada: se basa en el departamento de producción y otros departamentos. Capaz de comunicarse activa y eficazmente con otros departamentos de la empresa en el trabajo. Al abordar las cosas, debemos buscar la verdad en los hechos y abordarlas lo antes posible.
2. Flujo de trabajo del departamento comercial de comercio exterior
(1) El contacto externo incluye principalmente la comunicación efectiva con los clientes, que es el centro y foco del trabajo del departamento. empresas de declaración, Contacto con empresas de transporte, contactos con almacenes, contactos con bancos, contactos con navieras, contactos con proveedores de repuestos a todos los niveles. Comuníquese ampliamente con el mundo exterior y complete el trabajo paso a paso mediante arreglos razonables. Todos los aspectos deben organizarse cuidadosamente. El trabajo no se puede interrumpir.
(2) La comunicación interna es principalmente cooperación con otros departamentos, incluido el departamento de compras, el departamento de producción y otros departamentos. En cuanto a las características del trabajo principal, el trabajo consiste principalmente en transmitir tareas a través de la comunicación y ayudar al departamento de producción, al departamento de compras y a otros departamentos a completar los pedidos. Elabore los requisitos del cliente y convierta pedidos de texto o abstractos en productos reales. Por tanto, la forma más importante de trabajar en el departamento de comercio exterior es cómo comunicarse de forma eficaz. Coordinar todos los aspectos del contacto. Y realizar las disposiciones laborales de forma ordenada y eficaz.
Se basa en otros departamentos y desempeña la función de organizar otros departamentos.
(3) El trabajo del departamento de negocios de comercio exterior se basa principalmente en textos, el trabajo es tedioso y tiene una amplia gama de contactos. Es necesario utilizar ciertas tablas de datos para estandarizar el trabajo del departamento. . Asegúrese de que toda la información esté registrada.
1) Tabla de muestra: (Tabla de muestra). El manejo de muestras es muy importante en los negocios. Si el cliente requiere procesamiento de muestras, se debe completar un formulario de procesamiento de muestras. Una vez que el supervisor o gerente de comercio exterior confirme el "Formulario de procesamiento de muestras", se enviará al departamento de producción, lo conservará el departamento comercial de procesamiento de muestras y se entregará al contador. Al completar el formulario de procesamiento de muestras, se deben anotar todos los detalles requeridos por el cliente. Haga una muestra más de la que requiere el cliente y guárdela en el departamento comercial para que se puedan producir grandes cantidades en función de la muestra después de la confirmación del cliente.
Después de ejecutar la orden, si existen condiciones (recomendadas por la empresa), cada orden debe ser confirmada por una junta directiva. Antes de producir grandes cantidades de productos, el comerciante debe solicitar al proveedor que confirme las pruebas de acuerdo con los requisitos del pedido para garantizar la calidad y el tiempo de entrega de cada accesorio. Después de confirmar que las pruebas son correctas, se notificará al proveedor para la producción.
2) Formulario de cotización: (Formulario de cotización). Al entrevistar a los clientes, el precio se puede determinar de inmediato. Sin embargo, las cotizaciones se utilizan a menudo en las interacciones comerciales. Todos los detalles del producto deben marcarse en el formulario de cotización. , condiciones de entrega, métodos de pago, etc. Tiempo de entrega, etc. La cotización la mantiene el supervisor o el vendedor.
3) Factura proforma: (formulario de factura o P/I) es una confirmación de pedido por escrito emitida al cliente después de que el cliente confirma el pedido. Todos los elementos del contrato deben indicarse en la factura, incluidos: precio, cantidad, requisitos del pedido, precio unitario, condiciones de entrega, método de pago, tiempo de entrega, cotización del cliente, etc. Después de la confirmación por parte del supervisor o gerente del departamento, el cliente firma para confirmar la devolución y el departamento comercial guarda una copia y la envía al contador para su revisión.
4), tabla de análisis de costos, (tabla de análisis de costos). Durante la etapa de cotización, el vendedor debe realizar un análisis de costos (aproximado) de esta consulta y luego realizar un análisis de costos detallado una vez confirmado el pedido. Si la ganancia es inferior al porcentaje especificado por el departamento, debe pedirle al jefe o gerente del departamento que confirme si se puede operar. Si está dentro del rango de ganancias especificado, el vendedor puede operar de inmediato. En este caso, todos los departamentos de la empresa deben estipular uniformemente las proporciones de beneficios. Si el porcentaje de ganancia es superior, puede operar inmediatamente. Si es inferior, se requiere la aprobación del jefe o gerente del departamento.
En términos generales, cuando opera un departamento, si la ganancia es inferior al 5%, debe solicitar la aprobación del director general. Porque los clientes tienen diferentes requisitos, diferentes cantidades, diferentes condiciones de entrega, métodos de entrega, métodos de pago, familiaridad, etc. , es necesario evaluar los pedidos que son inferiores a los beneficios normales.
5) Lista de producción y procesamiento: (lista de montaje). Una vez confirmado el pedido, de acuerdo con el contrato firmado con el cliente, los requisitos del cliente deben convertirse en un formato que sea fácil de producir y procesar. Debe enumerar los requisitos específicos del huésped para el pedido. Cada detalle debe estar marcado. Especialmente fecha de entrega y control de calidad. La orden de producción y procesamiento debe imprimirse y confirmarse al supervisor o gerente. Firmar y enviar al departamento de producción. Si es posible. La empresa exige que las órdenes de producción y procesamiento se emitan en todo momento. Se lleva a cabo una pequeña reunión de los jefes de departamento relevantes y el vendedor responsable de estos pedidos explica nuevamente los requisitos detallados del pedido a otros departamentos. Asegúrese de que cada pedido sea comprendido en su totalidad por los departamentos pertinentes. De esta forma, si un departamento comete un error en trabajos futuros, otros podrán corregirlo. Invitar al supervisor a asistir a la reunión para que se pueda volver a verificar y dar seguimiento al pedido (si hay alguna desviación en el entendimiento de compra del pedido, se puede señalar a tiempo).
6) Orden de compra: (ORDEN DE COMPRA o P/O), se refiere principalmente a la compra de algunos accesorios necesarios según los requisitos del pedido. Enviado principalmente a proveedores de repuestos. Las órdenes de compra deben ser simples y claras, con requisitos detallados para los accesorios. Requisitos de calidad y fechas de entrega. Indique especialmente los requisitos de calidad y fecha de entrega. Las órdenes de compra deben ser revisadas por un supervisor antes de enviarlas por fax al proveedor. Cada orden de compra enviada por fax requiere la firma del proveedor.
7) Orden de inspección La empresa requiere que cada seguidor o supervisor realice inspecciones aleatorias en cada orden, incluida la inspección accesoria, la inspección intermedia y la inspección final. Requiere inspección de mercancías por pedido. Si tiene algún problema, informe a su supervisor o gerente de inmediato para que el problema pueda resolverse rápidamente. El comerciante debe notificar al supervisor de cada inspección, y el supervisor también es responsable de preguntar sobre el estado de cada pedido.
8) Hoja de seguimiento financiero: (hoja de seguimiento de cuenta). La empresa exige que el departamento de contabilidad mantenga registros financieros claros de los pedidos.
Incluye:
1) Registros detallados de depósito del pedido/pago final.
2) Cuentas detalladas de anexos a cada pedido.
9) Lista de equipaje: (lista de equipaje). Cree una lista de empaque para cada pedido según los requisitos de empaque del cliente. Esta lista debe enviarse al cliente después de que los productos hayan sido inspeccionados y comprobados que son correctos. Prueba de que la mercancía ha sido terminada. También es una forma indirecta de reclamación.
10) Otros documentos: Otros documentos que el Ministerio de Comercio Exterior puede necesitar recibir incluyen: carta de crédito o L/C, conocimiento de embarque, certificado de origen C/O, declaración de aduana, orden de reserva. , formulario de inspección de mercancías, facturas aduaneras, licencias (cuotas), etc.
11), la empresa exige que todas las carpetas de cada pedido se coloquen en un archivo de datos, incluidos todos los datos, proveedores y accesorios involucrados en el pedido.
Ampliar:
El flujo de trabajo diario de los vendedores de comercio exterior está completamente resuelto.
El flujo básico del comercio exterior: cotización, pedidos, método de pago, almacenamiento. , embalaje, despacho de aduanas, envío, seguro de transporte, conocimiento de embarque, liquidación de divisas.
Simplemente lo dividimos en tres partes: consulta de visa, despacho y transporte aduanero, y entrega de documentos y liquidación de divisas. Con base en estas tres partes, puedo ordenar el flujo de trabajo diario de un vendedor de comercio exterior según el proceso de operación de comercio exterior de la siguiente manera:
1 Etapa de consulta y firma
1. Consulta del cliente: recibir después de recibir nuevas consultas, realizar verificaciones de antecedentes de los clientes, establecer comunicación con los clientes de manera oportuna y resolver los problemas y necesidades de los clientes. Cuanto más sepa sobre su cliente, más confianza tendrá para cerrar el trato.
2: Con base en el contenido comunicado al cliente, determine el nombre del producto, fabricante, modelo, cantidad, fecha de entrega, método de pago, especificaciones de empaque, tipo de gabinete y realice una cotización formal al cliente. cliente a través de una factura proforma.
3. Firma del pedido: Luego de que las dos partes se comuniquen y confirmen, el vendedor de comercio exterior recibirá el documento formal de pedido de compra del cliente.
4. Confirme la fecha de entrega: una vez confirmado el pedido, el vendedor debe notificar de inmediato a la fábrica los detalles del pedido y solicitarle que organice el plan de producción y envíe el plan de producción y fecha de entrega a fábrica con la misma frecuencia a los Clientes, asegurando la sincronización de la información entre ambas partes.
5. Completar la aprobación comercial: Después de recibir el pedido, el vendedor primero elabora un formulario de aprobación comercial. Complete los elementos del "Formulario de revisión de contrato de exportación" con sinceridad. La aprobación del contrato debe ir acompañada de un fax del pedido del cliente y del contrato de compra con la fábrica. Deberá ser firmado por el vendedor, aprobado por el gerente del departamento y luego informado al personal administrativo para su aprobación antes de su implementación. Una vez que se aprueba el contrato, se crea una orden de venta y se entrega al personal de procesos del departamento para su seguimiento.
6. Emitir un aviso de producción:
Una vez determinada la fecha de entrega y se cumplen las siguientes condiciones, el vendedor puede emitir un aviso de producción para notificar a la fábrica que produzca a tiempo.
Si es un cliente que paga mediante carta de crédito, la recepción de la carta de crédito normalmente se confirmará 1 mes antes de la fecha de entrega. Después de recibir la carta de crédito, el vendedor y el empleado del comprobante deben revisar la carta de crédito por separado para verificar si hay errores, si se puede garantizar la fecha de entrega y otros posibles problemas. Si hay algún problema, se debe pedir al cliente que cambie la carta de crédito inmediatamente. Si es cliente de pago T/T, asegúrese de que el depósito haya llegado; si es cliente del banco de apertura o recibe divisas a través del banco D/A, el gerente debe confirmarlo.
2. Etapa de despacho de aduana y transporte
1. Inspección: Una semana antes de la entrega, notificar al inspector de la empresa para que inspeccione la mercancía.
Si los huéspedes desean inspeccionar los productos ellos mismos o mediante un inspector designado, deben comunicarse con la empresa de inspección dos semanas antes de la fecha de entrega para programar una cita para la inspección.
2. Elaborar documentos: materiales de embalaje proporcionados por la fábrica, elaboración de contratos de exportación, facturas comerciales de exportación, listas de embalaje y otros documentos.
3. Inspección de productos básicos: si se trata de un producto sujeto a la inspección de productos básicos legal nacional, el puerto de exportación y los requisitos de inspección de productos básicos del producto deben indicarse al realizar el pedido en la fábrica, y el contrato de exportación, la factura y se debe proporcionar otra información requerida para la inspección de productos.
4. Puestos de fletamento y reserva:
(1) Si el contrato firmado con el cliente es FOB, el cliente generalmente designará un agente de transporte o empresa naviera. Póngase en contacto con el transportista lo antes posible y envíe un formulario de reserva por escrito a la empresa de transporte dos semanas antes de la fecha de entrega. Normalmente, puede solicitar su billete una semana antes de zarpar.
(2) Si el flete lo paga el vendedor, se deberá confirmar la empresa de transporte o naviera lo antes posible y reservar el espacio por escrito dos semanas antes de zarpar.
(3) Si las mercancías no son suficientes para un contenedor pequeño y se necesita carga a granel, reserve espacio para carga a granel con la empresa de transporte de carga.
5. Disponga dos gabinetes:
(1) Después de preparar e inspeccionar la mercancía, confíe a una empresa de remolque para que levante los gabinetes. Enviar a la empresa de remolque la siguiente información: confirmación de almacén/orden de liberación del contenedor, empresa, número de almacén, carta de autorización de acarreo del contenedor, indicando tiempo de carga del contenedor, tipo y cantidad del contenedor, dirección de carga del contenedor, agente aduanal, puerto de carga.
(2) Enviar datos de carga a la fábrica, incluyendo: tiempo de carga, tipo de gabinete, número de pedido de almacén, número de pedido, número de placa, número de contacto del conductor.
(3) Obtener la hora exacta de salida del contenedor, la cantidad de carga real, etc. y registre el número de paquete y el número de sello como información del conocimiento de embarque.
6. Declaración aduanera encomendada: Al mismo tiempo, presentar los documentos requeridos para la declaración aduanera al agente aduanal cooperativo y encomendar la declaración aduanera de exportación y el traslado de inspección de mercancías. Al declarar para el envío, debe proporcionar información de carga del contenedor, incluida la mercancía y la cantidad, el puerto, la compañía naviera, el número de almacén, el número de caja, la hora de apertura y cierre del barco, la empresa de remolque, el tipo y cantidad del contenedor, la persona de contacto y el teléfono de nuestra empresa. número, etc.
7. Obtener los documentos de transporte: enviar el contenido complementario del conocimiento de embarque a la compañía naviera o al agente de carga dentro de los dos días posteriores al zarpe, instar a la compañía naviera a emitir una muestra del conocimiento de embarque; factura de embarque y flete lo antes posible; pagar el flete y los cargos diversos de manera oportuna después del pago, notificar de inmediato a la compañía naviera para obtener el conocimiento de embarque y otros documentos de transporte.
8. Preparar otros documentos: incluyendo factura comercial, certificado de origen, certificado de origen general, aviso de envío y lista de empaque.
En tercer lugar, la etapa de liquidación de divisas basada en documentos
1. Consejo: si se utiliza una carta de crédito para cobrar divisas, todos los documentos deben prepararse dentro del plazo prescrito. El tiempo y los documentos deben revisarse estrictamente para garantizar que sea correcto. Envíelo al banco para su negociación una vez que sea correcto. Si se utiliza una transferencia bancaria para cobrar la remesa, el conocimiento de embarque se enviará al cliente para su pago inmediatamente después de obtenerlo, y el conocimiento de embarque original y otros documentos se enviarán al cliente después de confirmar que el saldo ha sido recibido. Si cobra dinero mediante transferencia bancaria, deberá cobrar el monto total antes de realizar la contratransacción. Debe esperar hasta que esté ensamblado antes de disponer el mostrador para ser remolcado. Después de recibir el conocimiento de embarque, el conocimiento de embarque original se puede enviar al cliente inmediatamente.
2. Archivo de documentos: todos los documentos, cartas de crédito y documentos de negociación se guardan en un conjunto completo de archivos para referencia futura.
3. Recopile información: recopile cambios en las tarifas de flete, horarios de envío, rutas y otra información para brindar ayuda para futuras cotizaciones.