Cómo fortalecer la gestión de adquisiciones empresariales
Con el desarrollo continuo de la economía, la competencia entre empresas se ha vuelto más intensa. Para que una empresa esté en una posición competitiva favorable y maximice sus intereses, es necesario tener costos de producto más bajos, por lo que es importante comprar materiales baratos y de alta calidad. Por lo tanto, fortalecer la gestión de adquisiciones corporativas es un eslabón importante en las actividades corporativas de producción y operación. Este artículo analiza cómo fortalecer la gestión de adquisiciones y propone las medidas correspondientes.
1. Formular principios de adquisiciones corporativas
Formular principios de adquisiciones corporativas es un aspecto importante de la gestión de adquisiciones y también es la guía para las actividades de adquisiciones corporativas, de modo que todas las actividades de adquisiciones corporativas estén bien organizadas. documentado según.
1. Principio de consulta y fijación de precios
El principio de consulta y fijación de precios significa que el comprador compra dichos materiales directamente en el mercado sin pasar por licitación y debe cumplir con el principio de haciendo compras. Más de tres proveedores deben proporcionar cotizaciones. Sobre la base de factores de ponderación como calidad, precio, tiempo de entrega, entrega, servicio postventa, reputación, base de clientes, etc., se realiza una evaluación integral y se sopesan los pros y los contras. Definir el proveedor y acordar el precio de compra final, excepto en el caso de adquisiciones temporales de emergencia y adquisiciones específicas.
2. Principios de la firma de contratos
La firma de un contrato de adquisición es una garantía para las actividades de adquisición de materiales y también proporciona una base legal para futuras disputas comerciales. En general, no es necesario firmar un contrato de compra y venta de materiales comprados esporádicamente. Debido a que la cantidad es pequeña y dispersa, firmar un contrato es más engorroso. Solo es necesario comprar de acuerdo con los requisitos de la solicitud de compra de material aprobada. Para compras de materiales al por mayor se deberá firmar un contrato de compra y venta de materiales. El contenido del contrato debe ser completo y claramente escrito. Al mismo tiempo, deberá cumplir con los requisitos de la "Ley de Contratos Económicos" y el "Formulario de Solicitud de Adquisición Material". Las condiciones de pago deben cumplir con el sistema financiero de la empresa. Luego de la revisión por parte de los líderes a cargo de la empresa, el gerente general o agente autorizado firmará el contrato.
3. Principios de licitación y adquisición
Todos los materiales a granel o de uso frecuente, como materias primas, materiales auxiliares, materiales de embalaje, material de oficina, etc. , debe adquirirse mediante puja al por mayor. En la licitación participarán los departamentos relevantes como producción, calidad, finanzas, compras y la oficina del gerente general. Los proveedores se determinarán en función de los resultados de la licitación y luego se firmará un acuerdo de suministro para simplificar los procedimientos de adquisición y mejorar la eficiencia del trabajo. Para los materiales cuyos precios cambian rápidamente con el mercado, además de acortar el intervalo de oferta, el precio de compra debe ajustarse en cualquier momento según se entienda la situación del mercado.
4. Principio de separación de funciones
Los compradores son responsables de comunicarse con los proveedores, el personal de inspección de calidad y de almacén es responsable de la aceptación de los materiales, y los compradores no pueden aceptar materiales en el almacén. al mismo tiempo. Si el comprador necesita ayuda durante el proceso de aceptación, deberá cooperar activamente. La calidad, cantidad y tiempo de entrega de los materiales adquiridos se implementarán de acuerdo con los requisitos de la solicitud de compra y el acuerdo de suministro.
5. Principios de la adquisición planificada
Determine la variedad y cantidad de la adquisición de materiales en función de las necesidades de producción y operación, y ordene de acuerdo con la producción para evitar retrasos causados por la adquisición. Los materiales o servicios ordenados por el oficial de compras deben ser consistentes con las especificaciones, modelos y cantidades enumeradas en el formulario de solicitud de compra. Si no se pueden cumplir los requisitos del departamento solicitante o el costo es demasiado alto, la información debe retroalimentarse a tiempo para que el departamento solicitante pueda cambiar la solicitud. Si debido a algunas circunstancias, la cantidad no puede ser completamente consistente con la solicitud de compra, se debe informar al aprobador del plan de compras para su aprobación antes de la ejecución. Debido a cambios en la situación de adquisiciones, si no se cumplen los requisitos de la solicitud de compra o no se aprueba la compra, el comprador de manejo específico será responsable de las pérdidas y el almacén no aceptará almacenamiento.
6. Principio de prioridad de precios
El personal de compras debe establecer archivos de información de proveedores y tablas de información de cambio de precios de materias primas de uso común basadas en los materiales de uso común de la empresa, y desarrollar activamente nuevos proveedores y expandirse. canales de adquisición, reducir los costos directos de adquisición. Realice un seguimiento de las tendencias de la oferta, la demanda y los precios del mercado, seleccione proveedores con alta calidad, bajo precio, confiabilidad y servicio considerado para lograr una adquisición óptima.
En segundo lugar, establecer un mecanismo razonable de supervisión y gestión para mejorar la calidad general del personal de adquisiciones.
Establecer un sistema sistemático de supervisión de adquisiciones para eliminar lagunas en el proceso de adquisiciones es una parte importante de las adquisiciones. parte de gestión. Se puede decir que hay lagunas en el proceso de adquisiciones por todas partes. Por ejemplo, los problemas en la adquisición de maquinaria y equipo son comunes entre nuestras empresas nacionales. ¿Cuál es la razón? Es la falta de supervisión en todos los aspectos de la adquisición (revisión de planos, aceptación de la máquina, instalación y depuración de la máquina, etc.). ).Para establecer un sistema de control de adquisiciones, el trabajo incompatible no debe ser realizado por una sola persona. Por ejemplo, en el proceso de licitación, se debe establecer un equipo de licitación con diferentes divisiones del trabajo para lograr el propósito de la licitación; de lo contrario, la licitación es solo una formalidad. En las empresas de grupos grandes, es necesario establecer una agencia de supervisión de adquisiciones, cuya función es comprender la situación del mercado, supervisar e inspeccionar el trabajo del personal de adquisiciones, permitir que el negocio de adquisiciones de la empresa ingrese a canales razonables y legales y tratar de minimizar el costo. de adquisición de materiales y mejorar la competitividad de los productos de la empresa. Además de realizar un buen trabajo de supervisión, también es necesario mejorar las cualidades profesionales, culturales y éticas del personal de adquisiciones. En primer lugar, el personal de compras debe fortalecer el estudio del conocimiento empresarial, mejorar la calidad empresarial y cumplir estrictamente las normas y reglamentos de la empresa y las leyes y reglamentos nacionales. En segundo lugar, el personal de compras está obligado a no aceptar obsequios ni banquetes, y tiene estrictamente prohibido pedir dinero o materiales a los proveedores. En tercer lugar, seguir estrictamente el sistema y los procedimientos de gestión de adquisiciones de la empresa, evitar estrictamente las compras no autorizadas, mantener estrictamente los secretos de la empresa y evitar que los compradores se confabulen con los proveedores para dañar los intereses de la empresa.
Contratar profesionales para impartir capacitación empresarial al personal de adquisiciones para que puedan trabajar de manera concienzuda y responsable con excelentes cualidades profesionales, captar información de mercado relacionada con el negocio de adquisiciones de manera oportuna, evitar errores y evitar pérdidas a la empresa debido a sus propios errores laborales.
En tercer lugar, formular procedimientos y métodos de compra razonables
Las empresas deben formular procedimientos de compra razonables en función de su situación real y sus necesidades de producción y operación. Se deben comprar diferentes materiales de acuerdo con sus diferentes necesidades. Desarrollar diferentes procedimientos de adquisiciones según su naturaleza para satisfacer las necesidades de producción y operaciones.
En primer lugar se deben alcanzar los siguientes puntos en la selección y revisión de proveedores. En primer lugar, los proveedores de materias primas y auxiliares deben tener licencias de producción de productos y certificados legales completos. Los proveedores que cambien materias primas y auxiliares deben someterse a inspecciones de muestras, pruebas piloto y pruebas piloto, y obtener el consentimiento de los departamentos de inspección de producción y calidad. Cuando sea necesario, se informará al departamento administrativo correspondiente para su aprobación y archivo. Para garantizar la estabilidad de la calidad de las materias primas y los materiales de embalaje, los proveedores en las mismas condiciones también deben ser relativamente estables. En segundo lugar, para materias primas o servicios a granel y de uso frecuente, el departamento de compras debe comprender y dominar completamente la gestión de producción, la capacidad de producción, el control de calidad, el control de costos, el transporte, el servicio posventa, etc. del proveedor, establecer archivos de proveedores y guardar registrarlos y realizar investigaciones y evaluaciones periódicas junto con los departamentos de producción, tecnología, calidad, adquisiciones y otros departamentos de la empresa. En tercer lugar, al seleccionar proveedores para la compra de activos fijos y materiales esporádicos, se requieren procedimientos de consulta y fijación de precios y evaluaciones integrales. Cuando un proveedor actúa como intermediario, se debe examinar su credibilidad, capacidad de suministro, capacidad de servicio técnico, solvencia y destinatarios de servicios anteriores. La cotización del proveedor no puede ser el único factor decisivo. En cuarto lugar, para garantizar canales de suministro fluidos, se debe introducir un mecanismo de competencia y se deben realizar licitaciones y adquisiciones cuando sea necesario. Para evitar accidentes, se deben utilizar tres o más proveedores como proveedores candidatos o comprar directamente las materias primas y auxiliares necesarias para la producción y operación. Los materiales a granel deben ser suministrados por más de tres proveedores al mismo tiempo para garantizar el suministro, la calidad y el precio razonable. En quinto lugar, para materiales esporádicos y complejos, de acuerdo con el presupuesto de adquisiciones anual (o semestral o trimestral) del departamento, planifique elaborar un formulario y enviarlo al departamento de compras, y consultar a más de tres proveedores. Después de una evaluación exhaustiva por parte de los departamentos pertinentes y el departamento de adquisiciones, se seleccionarán los proveedores adecuados, se firmarán acuerdos de suministro especiales y se realizarán acuerdos con regularidad.
En segundo lugar, los diferentes procedimientos y métodos de adquisición de materiales son diferentes. 1. Procedimientos operativos para materias primas, materiales auxiliares y materiales de embalaje: En primer lugar, la adquisición de materias primas, materiales auxiliares y materiales de embalaje se gestiona según el plan, y la adquisición cuantitativa se realiza según el plan de producción. Las compras no planificadas están estrictamente prohibidas. La formulación de su plan de adquisiciones es un proceso de planificación cerrado desde orden o plan de venta → plan de producción → plan de demanda de materias primas y auxiliares → stock de seguridad → plan de adquisiciones hasta el final. En segundo lugar, el departamento usuario llena el "Formulario de Solicitud de Adquisición de Materiales" (formato adjunto) de acuerdo al plan, y anota la cantidad, especificaciones, modelos, estándares de calidad, indicadores técnicos, procesos de producción, materiales, fechas de entrega requeridas, etc. de los materiales comprados, y lo envía al Departamento de Compras. El Departamento de Compras completará el "Plan de Compras" en función de la situación del inventario y las condiciones del mercado, y luego el encargado de precios lo revisará y firmará, y luego el gerente general. o el subdirector general a cargo lo firmará y aprobará. El personal de adquisiciones es responsable de negociar los términos del contrato, establecer solicitudes de pago, reclamos, archivos de adquisiciones y recopilar información del mercado. Al mismo tiempo, comuníquese con proveedores y fabricantes sobre el tiempo, método, llegada, comentarios de calidad, servicio postventa y otros asuntos relacionados con los productos. Finalmente, el departamento de inspección de calidad es responsable de la inspección de calidad de los embalajes originales y auxiliares y otros materiales (incluidas las especificaciones y modelos), y emite un informe de inspección. El supervisor del almacén es responsable de recibir las mercancías, llevar registros del libro mayor, emitir informes de aceptación de cantidades y emitir recibos de materiales. Los recibos de materiales se entregan al contable del almacén el mismo día y se ingresan en la computadora de manera oportuna para garantizar la liquidación diaria. En segundo lugar, el proceso de operación de repuestos es: todos los repuestos deben tener una solicitud de compra antes de la compra. Una vez aprobada la solicitud, el comprador completará el plan de compra y lo aprobará. Los repuestos sin un plan de compra no se pueden almacenar. Por lo tanto, se pueden prevenir compras no autorizadas y evitar retrasos en el material. Las solicitudes de compra deben formatearse y vincularse según lo requiera la gestión empresarial. El formulario de solicitud debe indicar los artículos de adquisición, las especificaciones, la unidad y el precio propuestos, la hora de llegada requerida, el propósito, etc. Las solicitudes de adquisiciones son completadas por los departamentos correspondientes, aprobadas y firmadas por los líderes a cargo para asegurar una clara división del trabajo y facilitar la evaluación del inventario de materiales. Por ejemplo, el formulario de solicitud de compra de repuestos de equipos de máquinas lo completa el departamento de usuarios, y la persona a cargo del departamento de equipos lo revisa y firma. El formulario de solicitud de compra de repuestos de uso común lo completa el almacén. el líder a cargo de ese departamento lo revisa y firma finalmente, es aprobado por el líder a cargo de producción y operación. El comprador completa el plan de compras según la solicitud de compra, indicando la unidad de compra, la cantidad y el precio unitario, y luego envía el plan de compras para su aprobación antes de implementar la compra. El almacén aceptará los productos en función de la cantidad y el precio unitario del plan de compras. Si descubre que el precio es anormal (más alto que antes), comuníquese con el comprador de inmediato e informe la situación real al supervisor. Una vez identificados los motivos, los procedimientos de almacenamiento sólo podrán gestionarse después de su aprobación.
En cuarto lugar, crear una plataforma de compras en línea
Aprovechar al máximo el mundo en línea moderno y desarrollado y los recursos de la red para establecer una plataforma de compras en línea razonable y completa para las empresas. La plataforma de adquisiciones en línea se refiere a una plataforma de licitaciones y adquisiciones basada en Internet construida por la empresa. Utiliza tecnología de red moderna para realizar la publicación de información, las licitaciones, las cotizaciones y la determinación de las ofertas de los proyectos de adquisiciones en la red informática.
Las adquisiciones en línea pueden realizar la conexión en red electrónica de datos e información de adquisiciones corporativas, lo que reduce en gran medida la necesidad de información y documentos escritos, al tiempo que reduce la dependencia de herramientas de comunicación tradicionales como teléfonos y faxes, lo que ahorra en gran medida gastos de oficina y costos laborales, y mejora la eficiencia de las adquisiciones. Reducir los costos de adquisiciones; utilizar las características abiertas y transparentes de Internet para formar la competencia más efectiva para los proyectos de adquisiciones, reflejar mejor la apertura, equidad y justicia de las adquisiciones y garantizar de manera efectiva la calidad de las adquisiciones que puedan estandarizar la operación; Se eliminan los factores de interferencia humana en el proceso y se eliminan las operaciones y adquisiciones de "caja negra".
La gestión de compras es una profunda ciencia de la gestión. Con el continuo desarrollo de la economía social y la feroz competencia entre las empresas, la gestión de adquisiciones ha atraído cada vez más la atención de los empresarios.
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