Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos corporativos

La gestión de archivos es parte de la gestión empresarial y una condición necesaria para mejorar la calidad y la eficiencia del trabajo empresarial. La estandarización científica de la gestión de archivos es un indicador importante del nivel de gestión empresarial. Esto es lo que sé sobre cómo gestionar bien los registros corporativos. Bienvenido a leer.

En primer lugar, la gestión de archivos desempeña un papel cada vez más importante en el desarrollo de las empresas modernas.

La gestión de archivos desempeña un papel vital en el desarrollo saludable del sistema empresarial moderno de mi país. La gestión de archivos científica y estandarizada puede mejorar continuamente el nivel de gestión de una empresa y hacer un buen trabajo en el desarrollo y utilización de los archivos. No sólo reconoce el valor de la gestión de archivos, sino que también contribuye debidamente al desarrollo económico y al progreso social. Por un lado, la gestión de archivos puede proporcionar a los altos directivos una base precisa para comprender oportunamente la situación comercial general de la empresa y ajustar oportunamente las estrategias comerciales; por otro lado, favorece la comprensión y precisión de todos los sectores de la sociedad; Identificar los resultados comerciales de la empresa y facilitar la cooperación entre la empresa y las partes relevantes. Sentar una base sólida. Si una empresa quiere seguir siendo invencible en la competencia, no sólo debe cultivar e introducir talentos, sino también prestar atención a la iniciativa subjetiva de las personas, mejorar continuamente los niveles de gestión, integrar recursos, aprovechar al máximo las ventajas y mejorar el poder blando. Hacer un buen trabajo en la gestión de archivos es un medio eficaz para mejorar los niveles de gestión y servir al desarrollo de las empresas. Sólo actualizando constantemente el concepto de gestión de archivos, explorando y probando activamente nuevos métodos de gestión de archivos y reflejando de manera integral y fiel el estado de desarrollo general y los resultados operativos de la empresa podremos servir mejor al desarrollo de la empresa. La combinación orgánica de los resultados de la gestión de archivos y la gestión empresarial determina la orientación y el modelo de asignación de recursos empresariales, determina el desarrollo y el futuro de la empresa y tiene un profundo impacto en la realización de las estrategias comerciales empresariales y la mejora continua de la eficiencia de la gestión. Por lo tanto, hacer un buen trabajo en la gestión de archivos es de gran importancia para promover el desarrollo económico y social integral y mejorar continuamente la competitividad de las empresas en el mercado.

En segundo lugar, los problemas existentes en la gestión actual de archivos empresariales.

En primer lugar, la atención insuficiente. Los directivos de algunas empresas no prestan mucha atención a la gestión de archivos y piensan que la gestión de archivos es prescindible. Algunos administradores de archivos carecen de un alto sentido de responsabilidad, buena ética profesional, actitud de trabajo meticulosa, profesionalismo y conocimientos teóricos sistemáticos y sólidos sobre la gestión de archivos. No pueden comprender plenamente el papel estratégico y la importancia práctica de los archivos en el desarrollo social y aún no han formado una organización. Existe una atmósfera en la que la dirección se preocupa por la gestión de archivos y le concede gran importancia, y la conciencia sobre los archivos se debilita aún más.

En segundo lugar, los métodos de gestión están atrasados. En la actualidad, la gestión general de archivos utiliza una computadora y un conjunto de métodos de gestión de software. Los métodos de gestión de archivos están atrasados ​​y la tecnología de gestión de archivos no puede satisfacer la creciente demanda de utilización de archivos. Las principales razones del atraso de la tecnología de gestión de archivos: en primer lugar, algunos líderes no comprenden lo suficiente la importancia del trabajo con archivos y la inversión es insuficiente, en segundo lugar, aunque algunas unidades han comprado una gran cantidad de equipos avanzados de gestión de archivos, debido a su operación no calificada; del personal de gestión de archivos, el equipo avanzado no está disponible. Desempeña el papel que le corresponde. En tercer lugar, la gestión no está estandarizada; Aunque algunos tienen microcomputadoras y software de gestión de archivos, los archivos no se ingresan en la computadora y se administran y utilizan principalmente de forma manual. El trabajo de archivo carece de procedimientos de gestión institucionalizados.

La tercera es la gestión irregular. La gestión no estándar de los expedientes corporativos se refleja principalmente en los siguientes aspectos: En primer lugar, la recogida de expedientes no está estandarizada. Durante el proceso de recopilación, el sistema era sólo nominal. Cada departamento podía entregar los archivos si quería, pero no si no quería. La evaluación de la recopilación de archivos no estaba clara. Algunas empresas se desarrollan rápidamente, su personal de gestión de archivos sufre ajustes frecuentes y la calidad profesional del personal de archivos es desigual. Durante el proceso de archivo, algunos no clasificaron los exámenes de acuerdo con el orden del directorio de los archivos del documento. El directorio del documento no coincidía con los archivos reales y la fuga de datos en el documento era común. En términos de tiempo de archivo, a veces se acumula un archivo y el intervalo es demasiado largo, lo que no cumple con los requisitos para el archivo una vez finalizado y no favorece la búsqueda y utilización. En tercer lugar, la gestión integral de los archivos es insuficiente; Generalmente, la oficina de archivos de una empresa es un departamento independiente y no puede gestionar administrativamente otros departamentos y departamentos. Cuando se trata de gestión y transferencia de expedientes, se deben realizar informes al supervisor. Los supervisores suelen trabajar a tiempo parcial y es difícil realizar todo el trabajo. Algunos departamentos ahora crean sus propias bases de datos, lo que también dificulta la gestión integral de archivos. Cuarto, el uso de archivos no está estandarizado. El archivero está suelto por dentro y apretado por fuera, y los archivos prestados no se devuelven a tiempo y se pierden.

En cuarto lugar está la falta de normas de desarrollo sostenible y a largo plazo. Los archivos corporativos se han actualizado bajo la supervisión de líderes de todos los niveles y departamentos relevantes, lo que ha promovido la mejora de los niveles de gestión de archivos en un corto período de tiempo y ha logrado resultados notables. Sin embargo, no hay suficiente resistencia después de alcanzar el estándar y no se ha establecido ningún mecanismo a largo plazo. Porque algunos cuadros no prestan suficiente atención a la gestión de archivos y no comprenden suficientemente el importante papel de los archivos en la empresa. Algunos incluso piensan que los archivos son un lugar para almacenar materiales. Para algunos, incluso se han convertido en un almacén de papel usado, lo que lleva a un liderazgo en el trabajo archivístico no planificado. Hay una tarea pero no hay implementación; el formulario no tiene efecto. El trabajo de archivo carece de reglas de desarrollo sostenible y a largo plazo.

En tercer lugar, utilizar la estandarización como punto de partida para mejorar el nivel de gestión de archivos corporativos.

La estandarización del trabajo de archivos es un eslabón intermedio importante para lograr la modernización de la gestión de archivos. Es necesario innovar ideas constantemente, mejorar sistemas, hacer un buen trabajo en el trabajo básico mientras se construye hardware y mejorar constantemente el nivel de estandarización de la gestión de archivos.

(1) La emisión de documentos oficiales es el requisito básico para promover la estandarización del trabajo de archivos. Los documentos oficiales son los predecesores de los archivos, y los archivos se transforman a partir de los documentos oficiales. Se puede decir que la calidad de los documentos oficiales no sólo determina la calidad de los documentos oficiales, sino que también afecta la calidad de los archivos futuros y determina la estandarización del trabajo de los archivos.

Por lo tanto, debemos prestar atención a resolver los problemas de estandarización en la emisión de documentos oficiales para mejorar la calidad física de los archivos y sentar una base sólida para la implementación de una gestión estandarizada del trabajo de archivos. En primer lugar, el papel utilizado para los documentos oficiales debe ser de buena calidad, y el tamaño y las especificaciones del papel deben ser uniformes, estandarizados y estándar, y cumplir con las regulaciones nacionales pertinentes. La forma tipográfica debe ser lo más uniforme posible para facilitar el archivo y la encuadernación. En segundo lugar, preste atención para verificar si el documento oficial emitido ha cumplido con los procedimientos de emisión, si cumple con la autoridad de aprobación, si el título del documento oficial es exacto, si la firma es consistente con el documento oficial y si hay una fecha. . En tercer lugar, la letra debe ser clara. Ya sea redactando documentos oficiales, planos de ingeniería, contratos o realizando diversos registros, informes, firmas, anotaciones, etc. , No se deben utilizar tinta ni papel que se decoloren fácilmente para garantizar que la escritura sea clara y clara, lo que favorece el almacenamiento y uso a largo plazo en el futuro. En cuarto lugar, el formato debe estar estandarizado y la redacción no debe abusar de abreviaturas ni utilizar palabras no estándar, a fin de facilitar la implementación y aplicación de métodos de recuperación estandarizados y modernos en el futuro.

(2) La implementación del principio de archivo de "ponerme a mí primero" es un vínculo clave en la promoción de la estandarización del trabajo de archivo. La duplicación de documentos oficiales similares y las combinaciones de presentación confusas son los mayores problemas que obstaculizan la estandarización del trabajo de archivo. El propósito fundamental de la estandarización del trabajo con archivos es maximizar el valor del almacenamiento y la utilización de los archivos, haciéndolos completos y fáciles de recuperar y utilizar. El archivo "egocéntrico" es la clave para resolver problemas y alcanzar objetivos. El principio de archivo de "ponerme a mí primero" significa que los documentos archivados deben ser principalmente los documentos producidos por la unidad. Este es un principio que hemos formado y al que nos adherimos en nuestra práctica laboral, y también es un principio importante para promover la estandarización. del trabajo de archivo. Requiere que prestemos atención a resolver tres problemas en el trabajo real: primero, debemos comprender con precisión la puntualidad de los archivos archivados. Solo aquellos que hayan completado las tareas de la etapa de archivos actual pueden archivarse o archivarse, y aquellos que no se hayan completado no. archivarlo o archivarlo, de lo contrario causará problemas de administración de archivos. El segundo es aclarar el enfoque del archivo y llevar a cabo una división razonable del trabajo. Es necesario establecer el enfoque del archivo bajo la guía del principio de "ponerme a mí primero" y prestar atención a distinguir los materiales del documento en el trabajo práctico, especialmente si hay muchas similitudes en el contenido, la forma y la función. analizarse en detalle para reducir la necesidad de administración de archivos duplicados para mejorar la eficiencia de utilización de archivos. En tercer lugar, bajo la premisa de adherirse al principio de "ponerme a mí primero" al presentar un caso, se debe prestar atención a mantener efectivamente la integridad de todo el clan. En el trabajo de archivo, no solo debemos captar los puntos clave y distinguir las prioridades, sino también asegurar la entrada de todo el clan para que los archivos que no deben archivarse no se mezclen. Al mismo tiempo, se debe prestar atención. evitando que se pierdan los archivos que deberían archivarse. Especialmente cuando se archivan, documentos y materiales similares y relacionados internamente deben compilarse en un solo volumen para mantener la integridad del mismo número y reflejar todo el proceso y los entresijos del mismo número, a fin de mejorar el valor de uso de los archivos y hacer que los archivos formados después del archivado sean completos pero no complicados, sienta una base sólida para la gestión estandarizada de archivos.

(3) La mejora de la calidad de los archivos es una garantía fiable para promover la estandarización del trabajo archivístico. La práctica ha demostrado que la integridad de la colección de material de archivo determina y afecta el valor de los archivos, mientras que el método de archivo y la calidad de la encuadernación del archivo pueden determinar y afectar la estandarización y estandarización del trabajo de archivo. Por lo tanto, en el proceso de promover la estandarización del trabajo de archivos, por un lado, debemos prestar atención a resolver el problema de los métodos de archivo que conduzcan a la clasificación y recuperación en la gestión estandarizada de archivos. preste atención a resolver el problema de la calidad de la encuadernación de archivos que conduzca a la gestión estandarizada de archivos.

(4) La innovación en los modelos de gestión de archivos es la tendencia de desarrollo de la estandarización de archivos. Con el desarrollo de la digitalización y la creación de redes, los propios archivos cambian constantemente y cada vez más archivos electrónicos dependen del reconocimiento informático. El modelo de gestión tradicional no ha podido satisfacer las necesidades del desarrollo social. Hay problemas como el modelo de gestión de archivos atrasado, el bajo nivel de gestión científica, la escasa conciencia de la modernización de la gestión de archivos, el equipo y la tecnología de hardware atrasados ​​y el trabajo básico débil. Varios departamentos de archivos han trabajado mucho en la recuperación manual, lo que ha resultado en una lenta actualización de los materiales de archivo y un largo período de compilación y resumen. Existe el fenómeno de buscar "más" en lugar de "refinamiento" al compilar herramientas de recuperación. Por tanto, la innovación en la gestión de archivos en la nueva era se ha vuelto cada vez más urgente. Las tendencias de desarrollo de la informatización, la humanización y la orientación al servicio han planteado nuevos desafíos a la gestión de archivos actual. Es necesario distinguirse de la gestión de archivos tradicional en términos de medios y métodos de gestión, superar las limitaciones del archivo manual y realizar gradualmente la modernización de la gestión de archivos.

；