Establecer y mejorar mecanismos de comunicación y coordinación
Establecer y mejorar el mecanismo de comunicación y coordinación. La comunicación es la base de las actividades colectivas humanas y el requisito previo para la existencia humana. ¡Se puede decir que no hay comunicación ni actividades grupales! Fue la comunicación la que formó a los pueblos y tribus primitivos y evolucionó hasta convertirse en la sociedad humana. Establecer y mejorar el siguiente mecanismo de comunicación y coordinación
Establecer un mecanismo completo de comunicación y coordinación 1 La comunicación puede parecer sencilla, pero es muy importante comunicar de la forma correcta y convencer a los empleados. En resumen, el 35% de la comunicación proviene de la comunicación verbal, mientras que el 65% de la comunicación se basa en la comunicación no verbal. Recuerdo que alguien dijo que la clave de la comunicación no es el contenido de la comunicación, sino cómo comunicarse de una manera aceptable. Empleados y jefes son dos sujetos con intereses diferentes. Los dueños de negocios, debido a los enormes riesgos y presiones, piensan que no hay necesidad de comunicarse con los empleados en absoluto. La debida diligencia es su responsabilidad, mientras que los empleados son completamente diferentes. Lo que vio fueron los privilegios que disfrutaba como jefe: por ejemplo, no podía hacerlo cuando pedía a la gente de abajo que hiciera las cosas; podía llegar tarde y salir temprano; podía decidir la vida y la muerte de sus empleados;
En primer lugar, los directivos deben darse cuenta de la importancia de la comunicación.
La comunicación es un alto nivel de gestión y muchos problemas de gestión corporativa se deben principalmente a una mala comunicación. Una buena comunicación puede hacer que las relaciones interpersonales sean armoniosas, completar tareas con éxito y lograr objetivos de desempeño. Una comunicación deficiente puede provocar una productividad deficiente, una calidad deficiente, un servicio deficiente y un aumento de los costos.
En segundo lugar, establecer un mecanismo de comunicación positiva dentro de la empresa.
La realización de la comunicación depende de un buen mecanismo: el primero es a través de canales de comunicación formales, como reuniones mensuales, reuniones semanales, simposios, etc. El segundo es a través de canales de comunicación informales. Como correos electrónicos, viajes de fin de semana, pequeñas reuniones, etc. No importa qué forma de comunicación se utilice, mientras los empleados hablen, pueden decir lo que quieran decir. Ejemplo: el Sr. Wang es el jefe de una empresa que cotiza en bolsa en Shenzhen. Es muy bueno comunicándose con los empleados. Aunque la empresa tiene una red de marketing en todo el país y un gran equipo empresarial, no importa lo ocupado que esté el Sr. Wang, se tomará un tiempo de su apretada agenda para llamar o escribir personalmente a los empleados. Por lo tanto, incluso los vendedores comunes y corrientes a distancia se sentirán muy cerca de la empresa. La empresa recibe sugerencias de empleados de primera línea de todo el país todos los meses, y quienes las adoptan son recompensados.
En tercer lugar, el jefe es el factor estimulante de la productividad empresarial.
¿Es importante el jefe? En términos generales, definitivamente dirías que sí. Pero ¿por qué importa? ¿Es por la inversión? No, si el jefe solo invierte, solo puede ser considerado un jefe con importancia para la inversión. Un jefe exitoso debe tener extraordinarias habilidades de liderazgo. Es el factor estimulante de la productividad corporativa, el símbolo del espíritu corporativo y la encarnación de la cultura corporativa. Que se pueda establecer un mecanismo benigno depende de si se construye dicha cultura. Hay un dicho que dice: "¡qué clase de jefe tendrá qué clase de cultura corporativa!". Para establecer un mecanismo de comunicación abierto, el jefe debe dar el ejemplo y establecer una cultura corporativa "abierta y compartida" dentro de la empresa.
En cuarto lugar, cómo comunicarse de una manera que los empleados puedan aceptar.
Comprender a los empleados no se basa en sus propios patrones de pensamiento. Asimismo, la comunicación debe realizarse de una manera que sea aceptable para los empleados. La buena comunicación es una inversión, una inversión invisible. Lo que les falta a las empresas es inversión en este ámbito. La práctica ha demostrado que para aprovechar la productividad interna hay que empezar por la comunicación.
5. Comunicarse con los empleados con buena actitud.
Al comunicarse con los empleados, debe ponerse en su lugar y ser "humildemente de mente abierta", "de corazón a corazón" y "ponerse en su lugar". De lo contrario, cuando todos estén en diferentes posiciones, se producirán barreras psicológicas que conducirán a una comunicación fallida.
Ejemplo: el gerente Zhang trabajó una vez para una conocida empresa nacional como director del departamento de gestión de marketing de la sede de Southwest Marketing. Al recordar el panorama laboral de esa época, dijo: "Mis colegas y yo siempre hemos mantenido un buen espíritu de equipo. Valoro sus sentimientos y me mantengo en contacto con ellos, escucho sus excelentes opiniones y dejo que se aprovechen al máximo las fortalezas de todos. Llame Yo, el Sr. Zhang, cuando está en el trabajo y el hermano Zhang cuando no está en el trabajo. Esta relación hace que nuestro trabajo sea más eficiente que el de otros departamentos. "La llamada comunicación civil significa que no hay distancia entre las dos partes.
Los "Cinco Corazones" son el requisito previo para la comunicación
(1) Respeto.
Los gerentes deben respetar a sus empleados tanto como se respetan a sí mismos, mantener siempre una actitud igualitaria, enfatizar la importancia de los empleados y enfatizar su conciencia subjetiva y su papel. Los empleados se sienten respetados, por lo que se sienten motivados a compartir las alegrías y las tristezas con la empresa. El respeto recorre toda la empresa. El respeto refleja la calidad de los directivos y de las empresas.
(2) El núcleo de la cooperación
Cooperación de desempeño más que relación laboral. El conflicto de intereses entre los directivos y los dirigidos no se puede cambiar, pero el ambiente de trabajo de la empresa se puede reescribir mediante el establecimiento de relaciones de cooperación.
(3) El núcleo del servicio
Trate a los empleados como sus propios clientes internos. Sólo satisfaciendo a los clientes internos se puede servir mejor a los clientes externos. Los gerentes son proveedores de servicios a los empleados. Lo que deben hacer es aprovechar al máximo los recursos existentes de la empresa para brindar a los empleados comodidad laboral y valor agregado personal.
(4) Apreciación
Aprenda a apreciar a sus empleados en lugar de simplemente asumir responsabilidades. Cuando una persona es apreciada, se sentirá muy animada. Como gerente, debe tratar a sus empleados con aprecio y hacérselo saber.
(5) Un corazón para compartir
Compartir es la mejor actitud de aprendizaje y la mejor cultura corporativa. Directivos y empleados comparten constantemente conocimientos, experiencias, objetivos y todo lo que vale la pena compartir en el trabajo.
De hecho, la gestión es muy simple: siempre que se mantenga una buena comunicación con los empleados, se involucre a los empleados y se forme un mecanismo operativo de abajo hacia arriba dentro de la empresa, se puede lograr una gestión real. En resumen, permita que los empleados consideren el trabajo como algo feliz y logren el mayor éxito.
2. Establecer y mejorar mecanismos de comunicación y coordinación. ¿Cómo pueden las empresas establecer un mecanismo de comunicación eficiente?
Magia 1 para establecer un mecanismo de comunicación eficaz: utilizar el “mecanismo” para resolver problemas
Deje que los profesionales tengan suficiente espacio para hacer cosas profesionales y aclarar el división de responsabilidades, al mismo tiempo que se agiliza la cascada tanto como sea posible. Se recomienda formar un acuerdo de comunicación claro y un proceso de toma de decisiones estable en el proyecto lo antes posible.
Incluso si un equipo de producto ha estado trabajando juntos durante mucho tiempo, recomendamos celebrar una breve "reunión inicial" si comienza un nuevo subproyecto. Los objetivos, el enfoque, la división del trabajo y los métodos de comunicación del nuevo proyecto son cosas que esta reunión inicial puede ayudarnos a aclarar. Los métodos básicos de comunicación y la división del trabajo determinados en la reunión inicial son los requisitos básicos para una comunicación eficaz en el futuro.
También es una buena idea definir un proceso de aprobación de la toma de decisiones para cada resultado importante. Aunque la reunión del equipo puede intercambiar opiniones por completo y permitir que todos comprendan el plan, todavía necesitamos una versión "abofeteada" como punto de referencia para enlaces posteriores. Recomiendo el método de toma de decisiones de OARP a todos. Acepte y complete el siguiente formulario, y la firma es clara:
La división de responsabilidades y el proceso de comunicación se han acordado claramente, para que todos sepan de qué tipo. ¡De persona a buscar cuando se encuentran problemas!
La segunda arma mágica para establecer un mecanismo de comunicación eficaz: utilizar la "transparencia" para resolver problemas
"Transparencia" se refiere a mostrar el progreso del proyecto al equipo de manera oportuna y manera abierta, que tiene un poder sorprendente, los efectos incluyen, entre otros: detección y corrección oportuna de desviaciones del cronograma; predicción oportuna de los riesgos del proyecto; movilizar la iniciativa subjetiva del equipo para controlar la situación general; >
Hay muchas formas diferentes de "transparencia". Reuniones semanales, informes semanales + informes de progreso electrónicos + paneles de control son los métodos más comunes. Las reuniones diarias y las pizarras físicas pueden abrirnos una nueva puerta para comunicarnos. También puede identificar algunas plantillas de correo electrónico de uso común para ayudarlo a unificar la forma en que comunica información importante, como muestras de comunicación.
Al mismo tiempo, es un conocimiento profundo cómo informar eficazmente el estado en forma de informes semanales y diarios.
Cuando la información diversa del proyecto tenga un método de visualización fijo y conveniente, la información estará disponible en cualquier momento y bajo demanda, y ya no habrá el problema de "dónde saber lo que quieres saber". !
La tercera arma mágica para establecer un mecanismo de comunicación eficaz: mejorar según sea necesario y mantener la vitalidad
Para un mecanismo de comunicación, la "claridad" y la "eficiencia" son indispensables, por lo que es necesario un equilibrio. "proceso" y "flexibilidad" son especialmente necesarios. Un proceso demasiado rígido y fuerte conducirá a apegarse a las reglas e incluso a "rechazar la comunicación fuera del proceso"; una comunicación demasiado flexible conducirá a una difusión de información fuera de control, sin objetivos ni estándares consistentes, pero producirá una confusión; mucha reelaboración y disputas. No importa por dónde empieces a mejorar tus mecanismos de comunicación, debes prestar mucha atención a la atmósfera y la energía de tu equipo. Puede comenzar con los informes semanales y OARP más básicos y continuar mejorando según la aceptación del equipo y los sentimientos reales.
Establecer y mejorar un mecanismo de comunicación y coordinación 3. La importancia de la comunicación y la cooperación entre departamentos.
1. Canales de comunicación
Es necesario mejorar el entendimiento entre departamentos, pero los canales de comunicación no son suficientes. La información unilateral a menudo desencadena discusiones sobre empleo, carga de trabajo y responsabilidades después de que se expone un tema determinado. Si los resultados de esta discusión no se comunican de manera efectiva, fácilmente puede generar una brecha entre ambos. A juzgar por la situación actual, los canales y efectos de comunicación han mejorado, pero los canales de comunicación aún son insuficientes y es necesario fortalecerlos continuamente.
2. La exposición del problema no es suficiente.
Durante el proceso de comunicación se expondrán más problemas. Muchas personas a menudo no están dispuestas a congelar la atmósfera de las reuniones de comunicación, lo que hace que se oculten muchos problemas. Exponer los problemas, especialmente algunos detalles, es precisamente el requisito previo para resolverlos.
3. El método estadístico de los datos es imperfecto.
Se espera fortalecer el trabajo básico del departamento. Para departamentos clave como producción, ventas, control de calidad, planificación y adquisiciones, se requiere la revisión y supervisión necesarias para determinar si los datos, las estadísticas y los métodos son científicos y razonables, si conducen a promover la producción, el suministro y la comercialización, si son propicio para reducir costos y aumentar los márgenes de beneficio. Los datos que se transmiten entre departamentos, incluidos los métodos estadísticos, también requieren una mayor revisión y mejora. Los datos estadísticos no científicos no tienen ninguna importancia orientadora para el desarrollo de una empresa y pueden incluso desviar sus operaciones.
4. Es necesario actualizar y mejorar algunos documentos de gestión.
El contenido de algunas responsabilidades laborales, sistemas internos y documentos del sistema ya no cumplen con los requisitos existentes. Aunque la empresa tiene un sistema de gestión completo en la superficie y no habrá problemas importantes con el funcionamiento de este sistema de gestión en esta etapa, si se quiere mejorar aún más el nivel de gestión de la empresa, estos documentos deben mejorarse y actualizarse.
5. Existe una desconexión en la transmisión de información entre departamentos.
Nuestro trabajo actual de transferencia y coordinación de información sólo puede limitarse a un período de tiempo determinado.
El resultado de esta coordinación es que podemos aclarar las prioridades actuales y resolver las principales contradicciones actuales, pero si el problema fundamental no se puede resolver, esto puede convertirse en contradicciones principales posteriores. Por lo tanto, este enfoque de coordinación tiene sus limitaciones.
6. La interfaz entre departamentos debe definir las responsabilidades correspondientes y comunicarse periódicamente sobre el desempeño de las responsabilidades.
La situación actual es que, aunque se ha realizado algún trabajo de interfaz y existe una división del trabajo correspondiente, no existe una fuerza vinculante correspondiente entre ellos. Cuando se completará y en qué medida se completará, algunos no tienen regulaciones detalladas, o la parte completa no puede satisfacer las necesidades del siguiente enlace, o hay problemas para eludir la responsabilidad. Los conflictos surgen fácilmente entre departamentos o entre el personal de interfaz. Estas contradicciones pueden evitarse refinando aún más el proceso.
Solución
1) Incrementar los canales de comunicación.
Nuestros canales de comunicación existentes son principalmente la reunión de producción del martes y la reunión mensual. En general, todo el mundo es cauteloso al asistir a estas reuniones. Algunos detalles son difíciles de precisar en este tipo de reuniones. Puede considerar el uso de periódicos, vallas publicitarias, fiestas de té, reuniones sociales internas, sesiones de capacitación, etc. para mejorar la comunicación cambiando constantemente los temas y entornos de discusión, de modo que varios departamentos puedan mejorar la comprensión y exponer plenamente diversos problemas.
2) En cuanto a la resolución de problemas
Ahora estamos haciendo un mejor trabajo al proponer soluciones correspondientes a los problemas planteados por varios departamentos. Sin embargo, para algunos problemas sistémicos, los objetivos de gestión no se pueden lograr resolviendo uno o dos problemas. Se debe considerar de manera integral para evitar el desperdicio de esfuerzos o resolver un problema que lleve a otro. Deberíamos predecir completamente posibles problemas futuros.