¿Investigaciones sobre el estado actual de la gestión de la información de los expedientes de proyectos de construcción e instalación?
El rápido desarrollo económico y social de China ha promovido la prosperidad de la industria de la ingeniería de construcción e instalación. En este proceso, los problemas en la gestión de archivos de proyectos quedan cada vez más expuestos. Este artículo presenta brevemente el estado actual de la gestión de la información de los archivos de ingeniería y analiza las medidas para optimizar el control sobre esta base.
Se puede decir que la gestión de información de archivos es una parte importante de la gestión de proyectos. Actualmente, las empresas de construcción e instalación tienen requisitos cada vez más estrictos en cuanto a datos de rendimiento y datos de certificación. Por lo tanto, se deben tomar medidas relevantes en el proceso de gestión de archivos del proyecto de construcción para mejorar continuamente las capacidades de gestión de la información.
1 Estado actual de la gestión de la información de los expedientes de proyectos de construcción e instalación.
En primer lugar, las capacidades informáticas están rezagadas. El número de proyectos de construcción e instalación es cada vez mayor y la gestión de expedientes es cada vez más compleja. Por un lado, la gestión de archivos de ingeniería requiere un almacenamiento completo y, por otro lado, es necesario mejorar la eficiencia de la conservación y organización de archivos. El sistema de información actual no puede cumplir eficazmente con los requisitos de la gestión de archivos. Por ejemplo, una gran cantidad de archivos requiere una base de datos de gran capacidad. La capacidad de la base de datos existente es insuficiente y es probable que se produzca un desbordamiento de la base de datos más adelante en el proyecto. En algunos casos, se producen conflictos de datos que afectan la exactitud y autenticidad de los documentos.
En segundo lugar, falta el sistema de información. La gestión de archivos de información es un nuevo modelo de gestión y el sistema no es lo suficientemente perfecto como para implementarlo de manera efectiva. El personal suele ser responsable de la recopilación y gestión de archivos basándose en su propia experiencia, por lo que a menudo no son lo suficientemente sistemáticos y científicos. Durante el proceso de construcción e instalación, normalmente nos centramos en la gestión del progreso de la construcción e ignoramos la gestión de archivos, lo que resulta en una falta de sincronización entre el cronograma de construcción y los archivos. Afectada por los recursos materiales y humanos, y teniendo en cuenta el largo período de construcción de los proyectos de instalación de edificios, la gestión de archivos debe considerarse en el diseño de archivos para garantizar que los archivos cubran todos los aspectos del proyecto.
En tercer lugar, el conocimiento de la información se está quedando atrás. Se puede decir que la presión del almacén es un tema importante en la gestión de archivos de proyectos de construcción e instalación. Por un lado, se necesitan soluciones para reducir la presión en el almacén y, por otro, se necesitan formas de aumentar el almacenamiento de información. Tradicionalmente, se han utilizado materiales a base de papel para almacenar documentos, que son propensos a dañarse o envejecer. Al mismo tiempo, las medidas de protección de archivos son limitadas y los problemas de pérdida de archivos son comunes. En este proceso, los gestores de archivos no prestan suficiente atención. La eficiencia de la recuperación automática de la gestión de archivos es baja, los proyectos de archivos carecen de interés y sistematicidad y los medios de información son únicos. Al mismo tiempo, los administradores tienden a trabajar de forma independiente y los recursos no se utilizan de manera eficaz. Algunos archivos originales aún se encuentran en la etapa de recuperación manual por parte del personal.
2. Medidas de optimización y control de la gestión de la información de archivos de los proyectos de construcción e instalación.
En primer lugar, reforzar la informatización de la construcción de archivos. Para los almacenes de archivos de las empresas constructoras, aunque se han instalado estanterías compactas, todavía no se ha logrado un verdadero control automatizado. Mediante la aplicación de sistemas de control automático, se aclara la ubicación de almacenamiento de los archivos en el sistema de información de archivos. De esta manera, los administradores de archivos pueden usar computadoras para controlar y operar archivos de ingeniería mientras mejoran la eficiencia de utilización de los archivos. Las empresas deben intentar aplicar un nuevo software de gestión para lograr el disfrute oportuno de los archivos y reducir la inversión en capital y mano de obra, a fin de abordar en profundidad los problemas en el proceso de gestión de archivos y recopilar y procesar datos en el almacén. Además, las empresas necesitan ampliar aún más la connotación de la gestión de archivos, realizar el intercambio de recursos entre diferentes departamentos y proporcionar servicios de información para diversas decisiones corporativas. Además de las mejoras tecnológicas, la arquitectura también ha cambiado de conciencia según las necesidades de las empresas. Al tiempo que controlan estrictamente los proyectos de construcción e instalación, las unidades de construcción también deben conceder gran importancia a la gestión de archivos, mejorar el sistema de archivos mediante una gestión centralizada y construir una red de gestión de archivos completa y sistemática. En este proceso, es necesario monitorear la formación y disposición de los materiales de archivo para garantizar que los materiales de archivo recopilados sean completos y auténticos, proporcionando así requisitos previos para la gestión de la información.
En segundo lugar, mejorar el sistema de gestión de la información. Las empresas de construcción e instalación deberían actualizar y mejorar los sistemas de información de archivos existentes. En la actualidad, muchos programas de gestión de archivos tienen una amplia gama de aplicaciones, pero la versatilidad de estos programas no es la ideal. Por un lado, los formatos de almacenamiento de datos y las formas de almacenamiento de estos software son muy diferentes, por otro lado, los tipos de bases de datos utilizadas en el proceso de almacenamiento de datos también suelen ser diferentes.
Actualmente, el software utilizado por las empresas de construcción e instalación generalmente puede completar funciones como inicio de sesión en el sistema, eliminación, adición, modificación y consulta de información de archivos, pero aún no logra abordar la cuestión clave del intercambio de datos. Como resultado, el sistema no puede almacenar uniformemente datos de información de diferentes fuentes en la plataforma de datos para lograr el pleno disfrute de los archivos. Esto requiere que las empresas de construcción e instalación desarrollen sistemas de gestión de archivos de información independientes y profesionales con la premisa de analizar sus propias características de gestión de archivos. A través del desarrollo y la aplicación del sistema, pueden realizar el intercambio y la interacción entre diferentes datos de archivos y aprovecharlos al máximo. de la red Sobre la base de la tecnología, se realiza la gestión de archivos en red.
En tercer lugar, mejorar las capacidades de los empleados. La gestión de registros requiere un alto grado de profesionalismo, complejidad y precisión. Por lo tanto, el personal debe dominar los conocimientos profesionales de la gestión de archivos, por un lado, y estar familiarizado con los conocimientos de disciplinas relacionadas, por el otro. Sólo optimizando continuamente sus capacidades profesionales, estructura de conocimientos y calidad integral, y mejorando las habilidades operativas y el nivel de aplicación de los equipos informáticos, el personal de gestión de archivos podrá mejorar continuamente el nivel de informatización de la gestión de archivos. Esto requiere que la empresa constructora realice capacitaciones irregulares o periódicas según la empresa, a través de explicaciones de expertos o conferencias especiales, para que los empleados puedan mejorar continuamente sus capacidades integrales a través de la capacitación. Durante este proceso, las empresas también deben establecer métodos de evaluación de apoyo y, al mismo tiempo, establecer disposiciones claras sobre el tiempo, la calidad, la tecnología, etc. de la recopilación de archivos en los estándares de evaluación para garantizar que el personal pueda completar la gestión de archivos con alta calidad y razonabilidad. . En definitiva, los expedientes de proyectos de construcción e instalación son de gran valor para la dirección de obra. La gestión de archivos debe considerar de manera integral varios factores, aprovechar al máximo las ventajas de la tecnología de la información y mejorar el nivel de sistematización y modernización de la gestión de archivos, proporcionando así una base confiable para la gestión de proyectos.
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