¿Cómo puedo administrar bien mi tiempo?
El objeto de la gestión del tiempo no es el tiempo, sino los acontecimientos que suceden a nuestro alrededor en cada momento. Lo que exploramos es cómo reducir la pérdida de tiempo para completar eficazmente los objetivos establecidos. La clave para la gestión del tiempo es controlarlo todo y utilizar el tiempo disponible de forma razonable y eficaz. Existen algunos principios básicos para el uso del tiempo. Si entendemos y seguimos estos principios, haremos un buen uso de nuestro tiempo; si usted no comprende y sigue estos principios, puede perder su tiempo.
(1) Principio de conveniencia
El propósito de la gestión del tiempo es ahorrar tiempo y utilizarlo de forma eficaz. Independientemente de los métodos y herramientas que se utilicen, la conveniencia debe ser el primer principio. Sólo cuando sea conveniente podrá ser rápido, competente y eficiente. Si las herramientas y los métodos utilizados son demasiado complejos, o no eres competente, sólo perderás tiempo y perderás más de lo que ganarás. Aunque hemos entrado en la era de Internet, en lo que respecta a las herramientas de gestión del tiempo, el papel y el bolígrafo tradicionales siguen siendo cómodos y rápidos en lo que respecta a la gestión del tiempo, establecer un horario sencillo sigue siendo flexible y eficiente;
(2) Regla 80/20
A principios del siglo XX, el economista y sociólogo italiano Vivredo Pareto propuso la "regla 80/20", es decir, en cualquier grupo Entre ellos, los factores importantes generalmente representan solo unos pocos (20), mientras que los factores no importantes representan la mayoría (80). Por lo tanto, siempre que pueda controlar los pocos factores importantes, puede controlar la situación general. Aplicar la "regla 80/20" a la gestión del tiempo significa que 20 horas de trabajo aportarán el 80% de todos los beneficios. En otras palabras, el 20% de tu tiempo en los asuntos más importantes producirá el 80% de los resultados y si dedicas el 80% de tu tiempo a los asuntos más triviales, sólo lograrás el 20% de los resultados; Las tareas sin importancia realizadas “excelentemente” son las que consumen más tiempo. Por tanto, la gestión científica del tiempo no sólo requiere dejar de perder el tiempo, sino que también requiere una conciencia clara de la planificación y gestión de tareas. Con la premisa de controlar la cantidad total de tiempo, invierta tiempo eficiente en trabajo eficiente y luego continúe expandiendo el 20% de su tiempo.
(3) Principio de prioridad de liquidación
Nuestro trabajo se puede dividir en dos dimensiones: una es la urgencia y la otra es la importancia. Diferentes estrategias para cuatro trabajos diferentes.
Trabajo urgente e importante: se refiere a manejar eventos de crisis y completar el trabajo bajo presión de plazos. Generalmente incluyen fallas de equipos, problemas de calidad del producto, negociaciones comerciales con clientes, etc. En términos generales, este tipo de cosas no se pueden solucionar y hay que lidiar con ellas todo el día hasta que se solucionen.
Trabajos importantes pero no urgentes: incluyendo planificación a largo plazo, innovación, formación de talento, coordinación organizativa, preparación física, etc. Este tipo de negocio no parece nada urgente y es fácil de hacer, pero requiere mucho esfuerzo y mucha energía.
Tareas urgentes pero no importantes: incluyendo contestar llamadas telefónicas, manejar invitados no invitados, etc. Primero se debe completar un trabajo importante antes de que se puedan considerar tales eventos. Este tipo de negocio también debe procesarse rápidamente, pero no debería llevar demasiado tiempo.
Trabajos que no son urgentes ni importantes: incluidos entretenimientos opcionales, largas reuniones sin título, etc.
La realización de cuatro eventos diferentes y su impacto y papel.
(4) Principios de planificación
Debes tener un plan al hacer las cosas, hacer un plan integral de tiempo con anticipación, mejorar el uso efectivo del tiempo, obtener ideas claras a través de la planificación. y tomar medidas claras. Los planes se pueden hacer por tiempo o por proyecto. La duración de los intervalos de tiempo en el plan depende del valor del tiempo en el proyecto. Si el tiempo es esencial, debería haber un intervalo más corto. Un estudiante de secundaria que está a punto de tomar el examen de ingreso a la universidad generalmente planifica por día, una persona que está tomando el examen planifica por minuto y una persona que participa en la carrera de 100 metros planifica por segundo.
En segundo lugar, superar la fragmentación del tiempo
Con la popularización de los dispositivos electrónicos como los teléfonos inteligentes y las computadoras portátiles, WeChat, Weibo, los mensajes de texto y los correos electrónicos se han convertido en los medios para que las personas se comuniquen en cualquier momento y en cualquier lugar. Durante el horario laboral, recibimos cada vez más mensajes no relacionados con el trabajo.
El constante timbre de los teléfonos móviles nos dificulta dedicarnos a trabajos importantes. Incluso revisamos WeChat y correos electrónicos de vez en cuando por temor a perdernos alguna información importante. En la vida no podemos salir sin móviles, y no podemos vivir sin pantallas en casa. Varios dispositivos portátiles nos permiten responder correos electrónicos en cualquier momento y en cualquier lugar, e incluso dormimos con el teléfono en la mano. Pantallas de teléfonos móviles, pantallas de ordenador y pantallas de televisión, estas tres escenas han dividido nuestro tiempo en cada vez más fragmentos, haciendo cada vez más difícil concentrarse.
En 2004, Gloria Mark, profesora de ciencias de la información en la Universidad de California, Irvine, llevó a sus estudiantes de posgrado a dos empresas de tecnología estadounidenses y observó a los empleados allí durante 1.000 horas. Descubrieron que los trabajadores de oficina eran interrumpidos por una llamada telefónica, un correo electrónico o un compañero de trabajo en promedio cada 11 minutos, y les tomaba 25 minutos volver a su tarea anterior.
La investigación realizada por neurocientíficos muestra que las personas están fascinadas por WeChat y Weibo y sienten una necesidad irresistible de consultar las últimas noticias, que pueden estar relacionadas con la dopamina en el cerebro. La dopamina es una sustancia secretada por muchas áreas del cerebro que incita a las personas a buscar recompensas y les hace "querer". Con Internet, los antojos de dopamina pueden satisfacerse rápidamente. Por ejemplo, si desea chatear con un amigo, puede enviarle un mensaje de WeChat inmediatamente y obtener una respuesta en medio minuto, y luego desea continuar respondiendo. Esto crea un ciclo de "deseo" y "satisfacción", en el que cada satisfacción genera más deseo. Los dispositivos electrónicos proporcionan constantemente información social y no sabemos cuándo llegará nueva información ni qué es. Ésta es la razón más importante por la que los dispositivos pueden volverse adictivos.
Con la creciente competencia en la sociedad, para un trabajador del conocimiento que quiere lograr algo, cómo trabajar de manera eficiente, usar el tiempo de manera racional y emplearlo sabiamente no es solo una cuestión de vivir en la sociedad técnica de la información. y también es una habilidad de gestión necesaria. Superar la fragmentación del tiempo es lo más importante. Aquí hay algunas formas específicas de hacerlo.
Establezca el "período de silencio". Según tus características laborales, establece uno o más "períodos de tranquilidad" cada día, durante los cuales no utilices el teléfono móvil, no navegues por Internet ni veas la televisión. Concéntrese en trabajos importantes, lectura y pensamiento; o concéntrese en comunicarse con familiares y colegas. No podemos sobreestimar nuestro autocontrol. El aislamiento físico es siempre el método más sencillo y eficaz.
Concentra tu tiempo en procesar la información. Ya sea WeChat en su teléfono, mensajes de texto o correos electrónicos en su computadora, muchos de ellos son "invitados no invitados" y no es necesario tratarlos de inmediato. Pueden examinar las respuestas cuando tengan tiempo y no tendrá ningún impacto. No seas prisionero de la información y no imagines que puedes hacer dos cosas a la vez. Incluso si podemos leer un libro y enviar mensajes de WeChat o realizar el trabajo mientras contestamos el teléfono en un corto período de tiempo, la tasa de error sigue siendo muy alta y, a menudo, es necesario volver a trabajar.
Procesa cosas en lotes. El procesamiento por lotes es más adecuado para trabajos fragmentados que no necesitan realizarse juntos durante un largo período de tiempo, divididos en tiempo y espacio. Llame al cliente ahora, averigüe todos los números de teléfono del cliente para la cita de mañana y concéntrese en la comunicación telefónica. Este es un procesamiento por lotes en el tiempo. Visitar a los clientes en la misma área o en áreas cercanas al mismo tiempo posible puede ahorrarle mucho tiempo. Este es el procesamiento por lotes en el espacio.
Utilizar el tiempo libre. Aprovechar el tiempo libre es un buen hábito y es un hábito de muchas personas exitosas en el mundo. Tenemos mucho tiempo libre en un día, como esperar el ascensor, esperar el autobús y en el camino hacia y desde el trabajo. La encuesta encontró que si se utiliza el tiempo que se pasa en la carretera todos los días para estudiar, se pueden ahorrar al menos 600 horas al año. En mi tiempo libre, también podría pensar en los clientes que visitaré, pensar en mis comentarios de apertura y hacer arreglos para mi próximo trabajo.
Crea zonas horarias eficientes. Podemos crear zonas horarias eficientes que permitan hacer más cosas en un período de tiempo limitado. Por ejemplo, si vas habitualmente a trabajar, llegas media hora antes que los demás, o sales media hora más tarde. Durante este tiempo en el que nadie te molesta, puedes pensar en algo tranquilamente.
Construir un entorno eficiente. Por ejemplo, las cosas en tu escritorio deben ordenarse según tus propios hábitos. Si eres zurdo, tu teléfono debe colocarse en el lado derecho para que puedas contestar llamadas con la mano derecha y escribir notas con la izquierda. Todo el mundo debería tener el hábito de devolver las cosas a su lugar, para no tener que perder tiempo buscándolas por todas partes y reducir la pérdida de tiempo.
Círculo de amigos adelgazante. En la era de la información, la distancia física ya no es una barrera para que las personas se comuniquen. Entonces nuestro círculo de amigos es cada vez más grande y necesitamos contactar a más y más amigos. Hay estudiantes de primaria, estudiantes de secundaria, estudiantes universitarios, ex colegas, colegas actuales, clientes, proveedores, familiares, vecinos, siete tías y ocho tías, personas que conocí en tren y avión, personas que conocí mientras comía y compraba. Es imposible vivir y trabajar sin amigos. Una encuesta de Gallup encontró que uno de los factores clave para mantenerse productivo de manera constante es tener al menos un buen amigo en el trabajo. Construir amistades saludables es una rica fuente de energía. Pero demasiados amigos inevitablemente distraerán nuestra energía. La energía humana es limitada y la gestión del tiempo es esencialmente gestión de la energía. Demasiados amigos exponen nuestra energía física, emocional, mental y espiritual a un mal uso despiadado. Si no se puede restaurar y reponer a tiempo, afectará la eficiencia, la pasión y la creatividad, o puede que haya rasguños en muchos lugares, pero poca inversión real.
Tres. Registrar, analizar y mejorar
“Ocupado” casi se ha convertido en la imagen de la mayoría de los trabajadores del conocimiento. Pero a veces no sabemos por qué estamos ocupados y el ajetreo se convierte en la vida misma. La esencia de la gestión del tiempo es poder controlar el tiempo de forma activa y eficaz y hacer que el tiempo sirva a las personas, en lugar de perseguir el ritmo del tiempo todo el día, trabajar y vivir con prisas.
(1) Tiempo de grabación
"¿Dónde se ha ido el tiempo? Eres viejo antes de sentirte bien". Esta es una letra muy popular en 2014. Los trabajadores del conocimiento también deben preguntarse: ¿adónde se va el tiempo? ¿Por qué siempre está tan ocupado? Primero necesitas registrar tu tiempo. Según tu propia situación, divide tu tiempo diario en varios segmentos, que pueden ser de 1 hora o 2 horas. Completa las actividades antes de acostarte o el periodo de tiempo correspondiente al día siguiente. Si es posible, también puede registrar el tiempo planificado, el tiempo real y el motivo del tiempo de espera de la actividad.
(2) Analizar el tiempo
Después de un período de tiempo, analice los registros, cómo se planifica el tiempo, si trabaja horas extras con frecuencia, en qué tipo de actividades se dedica la mayor parte del tiempo. y en qué se dedican cosas importantes pero importantes. La proporción de tiempo dedicado a trabajos no urgentes, estadísticas de la frecuencia de diversas actividades, etc. Al mismo tiempo, analiza qué provoca la pérdida de tiempo.