Cómo gestionar bien los archivos corporativos
Cómo gestionar bien los archivos corporativos
En primer lugar, la atención del liderazgo es fundamental.
En la actualidad, el nivel de desarrollo de las instituciones de archivos corporativos en nuestro país es en general bajo, lo que tiene mucho que ver con el hecho de que los líderes no prestan suficiente atención al trabajo de los archivos. Los archivos son una especie de patrimonio histórico y cultural y activos intangibles que no pueden producir directamente beneficios económicos y sociales. Por lo tanto, los líderes a menudo ignoran la construcción de archivos corporativos, pensando que mientras los documentos estén bien guardados y no se pierdan, se pueden encontrar usándolos. Sin embargo, esta idea es sesgada.
En primer lugar, los líderes empresariales deben tener una comprensión clara del valor de los archivos y el papel que desempeñan estos archivos en el trabajo de la empresa, como muchos documentos y documentos como referencias, referencias y vales en el trabajo. Su impacto sustancial en el desarrollo empresarial.
En segundo lugar, los líderes empresariales deberían aumentar la inversión en archivos y ofrecer preferencias políticas y garantías financieras en términos de construcción de almacenes, mejora de equipos e introducción de talentos en los archivos. En tercer lugar, los líderes empresariales deben comprender plenamente la función de servicio de los archivos. El uso racional de los archivos y la seguridad y confidencialidad de los archivos se combinan orgánicamente para hacer que la construcción de archivos entre en un círculo virtuoso.
En segundo lugar, las instalaciones de hardware son la base.
Los archivos empresariales tienen una inversión relativamente pequeña en instalaciones de hardware, e incluso los archivos y bibliotecas no pueden cumplir con los estándares de separación. Algunos archivos no están estandarizados y carecen del equipo necesario, lo que hace imposible crear informatización de archivos. Se puede ver que la gestión perfecta de las instalaciones de hardware es la base para mejorar la función del servicio de archivos corporativos y la garantía para que los archivos proporcionen servicios de primera línea para la producción. Sólo estandarizando los contenidos básicos, como la escala de configuración de las medidas de hardware, la cantidad de accesorios y las configuraciones de soporte de la computadora, se podrán realizar con éxito los servicios de archivo. Sólo garantizando las instalaciones de hardware más básicas los archivos corporativos podrán tener un buen entorno de vida y brindar mejores servicios a los usuarios corporativos.
En tercer lugar, la gestión perfecta es la fuente.
En la nueva situación, el trabajo de los archivos corporativos debe ser pionero y emprendedor, mantenerse al día con el ritmo del desarrollo empresarial, resaltar los puntos clave y garantizar que dondequiera que se desarrolle la industria, el trabajo de los archivos se ampliará y se prestará a sus servicios. y servir eficazmente a la primera línea de producción. La construcción de archivos se refleja principalmente en dos aspectos: primero, aumentar la colección de archivos empresariales existentes, ampliar el alcance de la colección, ampliar los canales de colección y hacer todos los esfuerzos posibles para recopilar, organizar y archivar archivos.
Este trabajo es una parte importante del trabajo de archivo y la premisa y fundamento del servicio a las empresas. En el trabajo, debemos aprender a captar los puntos clave y prestar atención a recopilar y preservar materiales profesionales y académicos estrechamente relacionados con el trabajo de la empresa. El segundo es aumentar la transformación de los resultados de los archivos existentes. Hay mucha información valiosa en los archivos. Cómo integrar los recursos de archivo en la sala de archivos, convertir la información muerta en resultados vivos y brindar a los usuarios servicios de información satisfactorios también es la clave para mejorar la construcción.
En cuarto lugar, el desarrollo y la utilización son clave.
Los materiales recopilados suelen estar dispersos y desordenados, lo que no favorece el desarrollo y la utilización de los archivos. El trabajo de archivo debe seleccionar la información con valor de preservación del vasto mar de información, clasificarla científicamente y combinarla sistemáticamente de acuerdo con ciertos principios y métodos, para mantener la conexión histórica y las reglas de formación de los documentos, ordenarlos y hacer La información valiosa, después de su identificación, se conserva adecuadamente de manera científica para proporcionar una garantía confiable para el desarrollo y utilización de la información de archivo. Los recursos de información de archivo pueden alcanzar su propio valor sólo mediante su utilización. Al utilizar recursos de información, se debe prestar atención a mantener la integridad y seguridad de los recursos de archivo para evitar pérdidas.
Por lo tanto, es necesario establecer y mejorar el sistema de gestión de archivos, como el sistema de responsabilidad del puesto de archivero, el sistema de préstamo de archivos, el sistema de utilización y almacenamiento, el sistema de destrucción de archivos, el sistema de confidencialidad de archivos, etc., para fortalecer la gestión de archivos. Al mismo tiempo, el establecimiento de un sistema de recuperación científica puede acelerar la velocidad y precisión de la recuperación de documentos y proporcionar a las empresas servicios rápidos y precisos. Se deben hacer esfuerzos para compilar un conjunto de herramientas de recuperación completas, aplicables y de apoyo para proporcionar las condiciones necesarias para el desarrollo y utilización de archivos.
En quinto lugar, la alta tecnología es el soporte.
La gestión de las organizaciones de archivos empresariales adopta principalmente operaciones manuales, lo que presenta problemas como baja eficiencia de consulta, consultas frecuentes, alta intensidad de mano de obra, gran espacio de almacenamiento para archivos en papel y gestión difícil. Hoy en día, con el desarrollo de la ciencia y la tecnología, la popularidad de las computadoras ha penetrado en todas las unidades. Según el sistema de gestión de acceso a archivos de la presente invención, un enlace del proceso de acceso se realiza en la computadora y finalmente se logra el propósito del acceso de acuerdo con el proceso. El uso de computadoras para la administración puede evitar la engorrosa recuperación manual, proporcionar los archivos correspondientes de acuerdo con los permisos de los buscadores de archivos y evitar fugas. Esto no sólo facilita las consultas internas, sino que también mejora la eficiencia de la oficina.
En sexto lugar, el servicio es el concepto de propósito.
La débil conciencia de servicio de los trabajadores de archivos ha afectado gravemente la utilización integral de la información de archivo y ha obstaculizado la plena realización de los valores sociales, económicos y culturales y el valor del desarrollo de los recursos humanos. Durante mucho tiempo, los archivos corporativos han concedido gran importancia a la confidencialidad y han descuidado su utilización. La relación entre confidencialidad y utilización no se ha gestionado adecuadamente y la sala de archivos se ha convertido en una sala puramente confidencial.
Esto afecta en gran medida a la utilización de la información del archivo.
Como archivero, si quiere hacer bien su trabajo, primero debe permitir que las personas comprendan la situación del almacenamiento de archivos. Este es el requisito previo principal para desarrollar y utilizar recursos de información de archivo. Como los archiveros conocen bien sus propios archivos, naturalmente piensan en utilizarlos para resolver problemas en el trabajo;
El segundo es el servicio activo, es decir, sobre la base de que el personal esté familiarizado con los archivos y domine los reglas de utilización de archivos, predecir las tendencias de uso de varios usuarios y proporcionar servicios de archivo de manera proactiva, finalmente, debemos establecer un sentido de servicio avanzado, desarrollar información de archivo a través de múltiples canales y en múltiples formas, transformar servicios cerrados en servicios abiertos, combinar la compilación de archivos; e investigación con provisión institucional, y esforzarse por crear archivos. Los resultados del trabajo se combinan con la construcción de información empresarial para proporcionar a los usuarios lo que quieren y necesitan. Basándonos en el desarrollo de la tecnología de la información moderna y las plataformas existentes, podemos satisfacer en la mayor medida las necesidades de información de archivo de los usuarios.
En séptimo lugar, la calidad del personal es la garantía.
Algunas personas piensan que el trabajo de archivo es un trabajo muy práctico y sólo necesita explorar y dominar sus principios y métodos en el trabajo real. Pocas personas prestan especial atención al aprendizaje y aplicación sistemática de conocimientos de gestión del trabajo archivístico. De hecho, el trabajo de archivo es práctico pero más profesional y requiere que los archiveros posean ciertas cualidades profesionales, incluida la capacidad para realizar tareas profesionales, calificaciones académicas y calificaciones.
Con el avance de la tecnología de la información, en el proceso de construcción de redes de archivos, los archiveros no son sólo los constructores y mantenedores de bases de datos de información, sino también el puente y vínculo entre los recursos de información de archivos y los usuarios. Para lograr este objetivo, es necesario cultivar un grupo de talentos compuestos que no solo sean competentes en el negocio de gestión de archivos, sino que también estén familiarizados con el software y hardware de gestión informática, redes, seguridad y otras tecnologías lo antes posible, para que puedan participar en todo el proceso de construcción de información de archivos y comprender y dominar el proceso de operación de todo tipo de problemas técnicos que puedan surgir en el proceso, y reservar talentos de alta calidad para el proceso de informatización.