Reglas de organización de archivos archivados

Las reglas para organizar documentos archivados son las siguientes:

1 Alcance

Este estándar especifica los principios y métodos para organizar documentos archivados que deben guardarse como documento. archivos.

Esta norma se aplica a la organización de documentos archivados almacenados como documentos por agencias, grupos, empresas, instituciones y otras organizaciones sociales en todos los niveles. Se pueden implementar otros archivos de categorías por referencia. Si la unidad empresarial tiene otras regulaciones especiales, esas regulaciones prevalecerán.

2 Documentos normativos de referencia

Los siguientes documentos son imprescindibles para la aplicación del presente documento. Para los documentos de referencia fechados, solo se aplica a este documento la versión fechada. Para los documentos de referencia sin fecha, se aplica a este documento la última versión (incluidas todas las modificaciones).

GB/T18894 Especificaciones de gestión y archivo de documentos electrónicos

DA/T1-2000 Terminología básica para el trabajo de archivo

DA/T13-1994 Reglas de preparación de números de archivo

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Especificaciones técnicas DA/T25-2000 para marcos de archivos

Requisitos técnicos y especificaciones de aplicación DA/T38-2008 para CD de archivo de documentos electrónicos

3 Términos y definiciones

Los siguientes términos y definiciones se aplican a este estándar.

3.1

Documento(s) de archivo

Documentos y materiales formados por la unidad de archivo en sus actividades funcionales, completados y deben guardarse como documentos y archivos, incluidos documentos en papel y electrónicos.

3.2

Disposición

Reunir, clasificar, ordenar, numerar, catalogar, etc. los documentos archivados en unidades de piezas (los documentos archivados en papel también incluyen recorte, encuadernación, paginación, empaquetado y estantería; los archivos electrónicos también incluyen conversión de formato, recopilación de metadatos, organización de paquetes de datos archivados, almacenamiento, etc.) para ordenarlos.

3.3

elemento

Unidad de archivo de archivos archivados.

3.4

Código de archivo

Un conjunto de códigos de caracteres asignados a los archivos durante el proceso de organización para reflejar la categoría y el orden de disposición de los archivos.

4 Principios de organización

4.1 La organización de los documentos archivados debe seguir las reglas de formación de documentos y mantener la conexión orgánica entre los documentos.

4.2 Los documentos archivados deben organizarse distinguiendo diferentes valores para facilitar su almacenamiento y uso.

4.3 La organización de los documentos archivados debe cumplir los requisitos de una gestión documental integrada y facilitar la gestión informática o asistida por ordenador.

4.4 La organización de los documentos archivados debe garantizar que los documentos en papel y los documentos electrónicos se organicen de manera coordinada.

5 Requisitos Generales

5.1 Componentes (Organización de las Piezas)

5.1.1 Composición de las Piezas

Los documentos archivados generalmente se dividen en El documento es de una sola pieza. El texto principal y los archivos adjuntos están en una sola pieza; el documento original y la versión final (incluidas las revisiones anteriores de documentos importantes como leyes y reglamentos) están en una sola pieza; y la copia son una sola pieza; el documento original y la versión traducida son una sola pieza; la versión china y la versión extranjera son una sola pieza; (excepto cuando se utiliza como documento adjunto); una edición de informes semanales y otros materiales es una acta de reunión de una sola pieza, las actas de una reunión son generalmente de una sola pieza y las actas de la reunión se guardan en un volumen para cada año; las comunicaciones y respuestas (solicitudes y respuestas, informes e instrucciones, cartas y respuestas, etc.) se presentan generalmente en piezas separadas, pudiendo también conservarse en una sola pieza. Si hay una hoja de procesamiento de documentos o una hoja de distribución de documentos, la hoja de procesamiento de documentos o la hoja de distribución de manuscritos y los documentos relacionados serán de una sola pieza.

5.1.2 Clasificación de archivos dentro de archivos

Al ordenar archivos archivados, el texto principal está al frente y los archivos adjuntos al final; el original está al frente y el final; la versión está al final; el texto reenviado está al principio y el texto reenviado está al final; el original va primero y la copia después para textos en diferentes idiomas, a menos que existan disposiciones especiales, el chino. el texto va primero y después el texto en idiomas minoritarios; el texto chino va primero y el texto extranjero después; la comunicación y la respuesta serán como Al escribir un documento, la respuesta va primero y la carta original va después; Si hay una hoja de procesamiento de documentos o un manuscrito, la hoja de procesamiento de documentos debe estar al frente, seguida del documento recibido al frente y el manuscrito y el borrador final deben estar al final;

5.2 Clasificación

5.2.1 La unidad de archivo debe clasificar científicamente los documentos archivados, y la coherencia y estabilidad del esquema de clasificación debe mantenerse para toda la misma colección.

5.2.2 Los documentos archivados generalmente se clasifican en tres niveles utilizando los métodos de año - institución (emisión) - período de almacenamiento, año - período de almacenamiento - institución (edición).

a) Clasificar por año

Categorizar los documentos según el año en que se formaron. Los años que abarcan generalmente deben basarse en la fecha de emisión del documento. Para los documentos que involucren planes, resúmenes, presupuestos, informes estadísticos, recomendaciones de avance y documentos reglamentarios que involucran años diferentes, el año al que pertenecen se determinará con base en la fecha de expedición del documento. Los documentos de reuniones elaborados a lo largo de varios años se clasifican en el año de cierre. Los documentos procesados ​​a lo largo de varios años se clasifican según el año en el que se procesaron. Cuando no pueda comprobarse el año de constitución, se considerará el año de presentación y se explicará en las notas.

b) Clasificar por organización (problema)

Categorizar los documentos según la organización (problema) que los formó o alojó. Se debe seleccionar para su aplicación uno de los métodos de clasificación de organizaciones y el método de clasificación de problemas, y no se pueden utilizar al mismo tiempo.

Si se adopta la clasificación institucional, los documentos archivados deben clasificarse según la organización que creó o alojó el documento. Los documentos archivados que involucran a varios departamentos deben clasificarse en el departamento patrocinador del documento. Si se adopta la clasificación de problemas, los documentos archivados deben clasificarse de acuerdo con los problemas reflejados en el contenido del documento.

c) Clasificación según el plazo de conservación

Categoría los documentos según el plazo de conservación prescrito.

5.2.3 Para unidades de archivo de pequeña escala o cuyos procedimientos de procesamiento de documentos oficiales no son adecuados para la clasificación por organización (tema), se puede llevar a cabo una clasificación de dos niveles utilizando métodos como el almacenamiento por año. período.

5.3 Disposición

5.3.1 Los documentos archivados deben organizarse según el tiempo y el motivo dentro de la categoría de nivel más bajo del esquema de clasificación.

5.3.2 Los documentos de una misma materia se ordenarán en el orden en que fueron creados.

5.3.3 Los documentos de reuniones, informes estadísticos y otros conjuntos completos de documentos se pueden organizar de forma centralizada.

5.4 Numeración

5.4.1 Los documentos archivados deben numerarse según el esquema de clasificación y orden de disposición. La preparación de números de archivos debe seguir los principios de unicidad, racionalidad, estabilidad, escalabilidad y simplicidad.

5.4.2 La estructura del número de archivo debe ser: número de archivo completo-código de categoría de archivo·año-período de almacenamiento-código de organización (edición)-número de archivo.

Utilice "-" para conectar códigos superiores e inferiores, y separe códigos en el mismo nivel con "·". Como por ejemplo "Z109-WS·2011-Y-BGS-0001".

5.4.3 El número de expediente se elabora de acuerdo con los siguientes requisitos:

a) Número de expediente completo: un número de código elaborado por los archivos para la unidad de archivo, utilizando 4 dígitos o una combinación de letras y números. El logotipo está preparado de acuerdo con DA/T13-1994.

b) Código de categoría de archivo·Año: El código de categoría de archivo de los documentos archivados se identifica mediante las iniciales en Pinyin chino de 2 dígitos "WS" de "documento". El año es el año en que se creó el documento y el año está marcado con 4 números arábigos, como "2013".

c) Período de almacenamiento: El período de almacenamiento se divide en permanente, regular de 30 años y regular de 10 años, los cuales están marcados con los códigos "Y", "D30" y "D10" respectivamente.

d) Código de organización (asunto): el código de organización (asunto) se identifica mediante letras pinyin chinas de 3 dígitos o números arábigos, como el código de oficina "BGS", etc. Si los documentos archivados no están clasificados por institución (tema), se debe omitir el código de institución (tema).

e) Número de pieza: El número de pieza es el número de secuencia de un único documento archivado en la categoría más baja del esquema de clasificación. Se identifica mediante números arábigos de 4 dígitos si tiene menos de 4 dígitos. , va precedido de un complemento "0", como por ejemplo "0026".

5.4.4 Los documentos archivados deben llevar un sello de archivo y completar el contenido relevante en el espacio en blanco en la parte superior de la página de inicio. Los archivos electrónicos se pueden marcar en los documentos archivados en otras formas, como códigos de barras u otras formas, como un formato de sello de presentación generado por el sistema.

5.4.5 El sello de presentación debe incluir los componentes del número de expediente, es decir, el número de paquete, año, período de almacenamiento, número de pieza y número de página como elementos obligatorios, y la institución (emisión). puede ser opcional (consulte el Apéndice A, Figura A1). El número de paquete completo, el año, el período de almacenamiento, el número de pieza y la organización (emisión) en el sello de archivo se preparan de acuerdo con 5.4.3, y los números de página están marcados con números arábigos (consulte el Apéndice A, Figura A2). Para que sea más fácil de recordar, el período de almacenamiento del sello de archivo también se puede marcar con las abreviaturas "permanente", "30 años" y "10 años", y la organización (emisión) también se puede marcar con letras estandarizadas. abreviaturas como "oficina" (ver Apéndice A, Figura A3).

5.5 Catalogación

5.5.1 Los archivos archivados deben catalogarse según el orden de los números de archivo. La catalogación debe ser precisa, detallada y fácil de recuperar.

5.5.2 Los documentos archivados deben catalogarse pieza por pieza. Cuando una comunicación y una respuesta se consideran una sola pieza, la catalogación de la respuesta debe reflejar el contenido de la comunicación. El directorio de archivos archivados establece el número de serie, número de archivo, número de documento, persona responsable, título, fecha, nivel de confidencialidad, número de páginas, comentarios y otros elementos.

a) Número de serie: Complete el número de secuencia del archivo comprimido.

b) Número de expediente: El número de expediente se compila de acuerdo con 5.4.2-5.4.3.

c) Número de documento: el número de documento del documento. Si no hay número de documento, no se requiere ninguna marca.

d) Persona responsable: La organización o individuo que produce y emite el documento, es decir, la autoridad emisora ​​o la firma del documento.

e) Título: Título del archivo. Si no hay título, el título es irregular o el título no puede reflejar el contenido principal del documento y es inconveniente para su recuperación, el título debe ser total o parcialmente elaborado por usted mismo y el contenido elaborado por usted mismo debe estar encerrado en un cuadrado. corchetes "[]".

f) Fecha: La hora de creación del archivo, marcada con el año, mes y día en la notación de fecha estándar internacional, como 19990909.

g) Nivel de confidencialidad: Rellene el nivel de confidencialidad del documento según la marca real del documento. Si no hay nivel de clasificación, no se requiere marca.

h) Número de páginas: El número total de páginas de cada documento archivado. La página con imágenes y texto en el archivo es una página.

i) Observaciones: Anotar las circunstancias que es necesario explicar en el documento.

5.5.3 Se recomienda que el directorio del archivo comprimido sea generado por el sistema o compilado mediante una hoja de cálculo. La tabla del catálogo adopta el formato A4 y la página debe colocarse horizontalmente (consulte el Apéndice B, Figura B1).

5.5.4 Además de guardar la versión electrónica, el directorio de archivos archivados también debe imprimirse y vincularse en un volumen. El catálogo de documentos archivados encuadernados en un volumen debe tener una cubierta (ver Apéndice B, Figura B2).

La portada está configurada con el número de caso completo, el nombre completo del caso, el año, el período de almacenamiento y la institución (tema). El nombre completo del caso es el nombre de la unidad de presentación y el nombre completo o. Se debe utilizar una abreviatura estandarizada al completar. El catálogo de archivos archivados se puede vincular en un volumen por año o en un volumen con diferentes períodos de almacenamiento cada año.

6 Recorte, encuadernación, paginación, encajado y estantería de documentos archivados en papel

6.1 Recorte

6.1.1 Antes de encuadernar los documentos archivados, qué se debe hacer Se recortarán los documentos y materiales que no cumplan los requisitos.

6.1.2 Si los documentos archivados están dañados, deben repararse de acuerdo con DA/T25-2000; si la escritura está borrosa o se degrada fácilmente, deben copiarse.

6.1.3 Los documentos archivados deben eliminarse de los materiales de encuadernación de metal o plástico que sean propensos a oxidarse y oxidarse de acuerdo con los requisitos del período de almacenamiento.

6.1.4 En el caso de documentos de formato demasiado grande, se deberán plegar sin afectar su uso futuro.

6.2 Encuadernación

6.2.1 Los documentos archivados generalmente se encuadernan en pedazos. La encuadernación de documentos archivados debe ser firme, segura y sencilla, de modo que las páginas de los documentos no se dañen, las páginas no se doblen y las palabras no se presionen. Los documentos quedan planos después de la encuadernación, lo que favorece la calidad. protección y gestión de documentos archivados. La encuadernación debe minimizar el impacto en los propios documentos archivados. Si el método de encuadernación original cumple con los requisitos, debe mantenerse sin cambios.

6.2.2 El método de encuadernación debe determinarse de acuerdo con el período de almacenamiento de los documentos archivados, y los materiales de encuadernación deben coincidir con los requisitos del período de almacenamiento. Para facilitar la gestión, el método de encuadernación de los documentos archivados del mismo período debe ser lo más coherente posible y el método de encuadernación de diferentes períodos debe ser relativamente uniforme.

6.2.3 Los materiales utilizados para la encuadernación no deben contener ni producir sustancias que puedan dañar los documentos archivados. No utilice clips, alfileres, clips de cola de milano, pegamento termofusible, pegamento de oficina, tiras de encuadernación, sellos de plástico y otros materiales de encuadernación para encuadernar.

6.2.4 Los documentos archivados para almacenamiento permanente deben estar unidos por hilo. Si el número de páginas es pequeño, utilice encuadernación en ángulo recto (consulte el Apéndice C, Figura C1, Figura C2) o encuadernación con máquina de coser. Si el documento es más grueso, utilice encuadernación de "tres agujeros y una línea". Los documentos archivados para almacenamiento permanente se encuadernarán con grapas o pasta de acero inoxidable. El material de encuadernación deberá satisfacer las necesidades de conservación a largo plazo de los documentos archivados.

6.2.5 Los documentos archivados para almacenamiento permanente no deberán estar sujetos con clips o sobres de acero inoxidable.

6.2.6 Los documentos archivados que se conservan regularmente y deben transferirse a los archivos integrales se vincularán de acuerdo con 6.2.4-6.2.5. Los documentos archivados que se guardan regularmente y no necesitan ser transferidos a los archivos integrales pueden encuadernarse de acuerdo con 6.2.4, o pueden encuadernarse utilizando clips o sobres de acero inoxidable.

6.3 Numeración de páginas

6.3.1 Los documentos archivados en papel generalmente deben tener páginas numeradas en unidades de piezas.

6.3.2 Los números de página deben prepararse página por página y deben marcarse en la esquina superior derecha del frente o en la esquina superior izquierda del reverso del documento.

6.3.3 Si los materiales del documento se han impreso en un volumen y tienen números de página, si los números de página a compilar son los mismos que los números de página originales del documento, los números de página originales pueden ser; mantuvo sin cambios. 6.4 Embalaje

Coloque los documentos archivados en la caja de archivo en orden y complete el lomo de la caja de archivo y los elementos del formulario de preparación de exámenes. Los documentos archivados de diferentes años, instituciones (temas) y períodos de almacenamiento no se pueden colocar en la misma caja de archivo.

6.4.1 Caja de archivo

6.4.1.1 El nombre completo del archivo debe estar marcado en la portada de la caja de archivo. Las dimensiones totales de la caja de archivo son 310 mm × 220 mm (largo × ancho) y el grosor del lomo de la caja se puede configurar en 20 mm, 30 mm, 40 mm, 50 mm, etc., según sea necesario (consulte el Apéndice D, Figura D1).

6.4.1.2 De acuerdo con los diferentes métodos de ubicación, la caja del archivo debe configurarse con el número completo del paquete, año, período de almacenamiento, número de pieza inicial y final, número de caja y otros elementos necesarios en el lomo o en la parte inferior del cuadro y se puede configurar Organización (problema) y otras opciones (consulte el Apéndice D, Figura D2 y Figura D3).

Entre ellos, los números de pieza inicial y final se completan con el número de pieza del primer y último documento en el cuadro, el número de pieza inicial se completa en el cuadro superior y el número de pieza final es El número de casilla completado es la disposición de las casillas de archivo. El número de secuencia se compila en el lomo o en la parte inferior de la casilla de archivo de acuerdo con los requisitos de entrada de la biblioteca.

6.4.1.3 Las cajas de archivo deben estar hechas de papel libre de ácido.

6.4.2 Formulario preparatorio

El formulario preparatorio se coloca después de los documentos en la caja. Los elementos incluyen una descripción de los documentos en la caja, organizador, fecha del organizador, inspector,. y fecha de inspección (ver apéndice E).

a) Descripción de los documentos de la caja: cumplimente la información sobre los defectos, modificaciones, ampliaciones, bajas, destrucción, etc. de los documentos de la caja.

b) Organizador: Firma o sello del responsable de organizar los documentos archivados.

c) Fecha de disposición: fecha en la que se organizan los archivos archivados.

d) Inspector: Firma o sello del responsable de inspeccionar la calidad de los documentos archivados.

e) Fecha de inspección: Fecha en la que se completa la inspección del expediente.

6.5 Estanterías

6.5.1 Una vez organizados y empaquetados los documentos archivados, el método de disposición de las estanterías debe ser coherente con el plan de clasificación de documentos archivados de la unidad, y el método de estantería debe evitar frecuentes vuelco de estanterías.

6.5.2 Si los documentos archivados se clasifican por año-organización (emisión)-período de almacenamiento, cuando se disponga el almacén, los archivos formados cada año se colocarán en los estantes en secuencia según la organización (tema) para facilitar la gestión física.

6.5.3 Si los documentos archivados se clasifican según año-período de almacenamiento-organización (edición), cuando se disponga el almacén, los archivos formados cada año se ordenarán en los estantes de acuerdo con el período de almacenamiento para facilitar la transferencia de archivos a la biblioteca.

7 Requisitos para la organización de documentos electrónicos archivados

7.1 Los componentes (organización), clasificación, ordenamiento, numeración y catalogación de los documentos electrónicos archivados deben cumplir con los “5 Requisitos Generales” de estas "Reglas" " regulaciones.

7.2 Para la conversión de formato, recopilación de metadatos, organización de paquetes de datos archivados, almacenamiento y otros requisitos de organización para archivos electrónicos archivados, consulte las "Pautas para la construcción de archivos digitales" (2014), GB/T18894, Se implementan DA/T48, DA/T38 y otros estándares.

7.3 Para organizar los archivos electrónicos archivados se deben utilizar sistemas de aplicación que cumplan con los “Lineamientos para la Construcción de Archivos Digitales” (2014), GB/T18894 y otros estándares.