¿Informatización de la gestión de proyectos de construcción?
La moderna industria de la ingeniería de la construcción se enfrenta a un entorno cada vez más complejo, con proyectos dispersos y numerosas unidades participantes. Los altos riesgos, los cambios rápidos, los estrictos requisitos de calidad, el corto período de construcción y el bajo costo se han convertido en las principales características de la gestión de proyectos. En la actualidad, se ha llegado a un consenso para realizar la informatización de la gestión de proyectos en el campo de la ingeniería de la construcción. El Ministerio de la Construcción señaló claramente en el "Plan Nacional de Desarrollo de la Informatización de la Industria de la Construcción 2003-2008" que la informatización es la única forma para que la industria de la construcción logre un desarrollo sostenible, y también es una forma importante para que la industria de la construcción logre un desarrollo a gran escala. . Según Engineers News Record (ENR), la industria de la construcción estadounidense utiliza la tecnología de la información para ayudar en la gestión de proyectos.
El número de empresas ha aumentado un 16% en los últimos dos años y se espera que se duplique nuevamente en los próximos seis meses[1].
1 Modelo de información de gestión de proyectos
Actualmente, existen tres modelos principales para la aplicación de la información de gestión de proyectos en proyectos de ingeniería específicos:
(1) Auto- desarrollado . Según las características del proyecto, se contratan empresas consultoras y empresas de software para su desarrollo, siendo totalmente responsables del diseño, desarrollo y mantenimiento del sistema.
(2) Compra directa. Los principales participantes del proyecto, como el propietario o el contratista general, invierten en software comercial de gestión de proyectos (que generalmente requiere desarrollo secundario) y lo instalan en el servidor interno de la empresa para que lo utilicen todos los participantes del proyecto.
(3) Servicio de alquiler, concretamente PM-ASP (Project Management-Application Service Provider). El alquiler de un sistema de información de gestión de proyectos desarrollado íntegramente por un proveedor de servicios PM-ASP generalmente se cobra en función del tiempo de alquiler, la cantidad de proyectos, la cantidad de usuarios y el espacio ocupado por los datos. En la Tabla 1 se muestra una comparación de los tres modos anteriores.
Debido a las características únicas, de una sola pieza y fluidas de los proyectos de ingeniería, el modelo PM-ASP es cada vez más popular entre la mayoría de los propietarios, empresas de gestión de proyectos y empresas de ingeniería de construcción. En Estados Unidos, más de 200 proveedores de servicios ASP han proporcionado servicios PM-ASP. Se espera que para finales de 2004, el valor total de mercado de los servicios PM-ASP alcance aproximadamente 654,38 mil millones de dólares estadounidenses [2].
Modelos de aplicación 2PM-ASP
En los Estados Unidos, donde las aplicaciones de informatización de gestión de proyectos son relativamente altas, los productos y servicios PM-ASP se pueden dividir aproximadamente en los siguientes tres modelos de aplicación:
(1) PCN (Red de Colaboración de Proyectos). PCN se utiliza principalmente para el intercambio diario de información y el trabajo colaborativo entre todos los participantes en proyectos de ingeniería, como gestión de documentos, comunicación en línea, automatización del flujo de trabajo, etc. Las funciones principales incluyen: cargar y descargar archivos y dibujos, impresión en línea, copias de seguridad de archivos, control de versiones, seguimiento de registros de acceso a archivos, agregar comentarios a archivos, discusiones en línea, anotaciones de línea roja, etc. Las empresas que brindan dichos servicios incluyen Buzzsaw (www.buzzsaw.com) y Citadon CW (www.citadon.com).
(2) PIP (Portal de Información de Proyectos). PIP proporciona la mayor parte de la información requerida por todos los participantes en el ciclo de vida de la gestión de proyectos, como codificación de proyectos, gestión de autoridades, gestión de costos, gestión de cronogramas, gestión de calidad, etc. Las empresas que proporcionan dichos servicios incluyen Building.com, Inc. (www.building.com) y Buildingonline.com, Inc. (www.buildingonline.com).
(3) Bolsa de Adquisiciones de Proyectos (PPE). PPE proporciona servicios electrónicos de adquisición y licitación para materiales y servicios de construcción en el campo de proyectos de ingeniería y automatiza el proceso de adquisición y licitación. Las funciones principales incluyen: navegar por catálogos de productos y precios en línea, enviar consultas y pedidos, intercambiar datos de precios y comprar y pujar en línea. Las empresas que brindan este servicio incluyen BuildPoint.com de BuildPoint.com (www.buildpoint.com) y PurchasePro (comprapro.com de www.PurchasePro.com).
En la actualidad, algunos proveedores de servicios PM-ASP han integrado los tres modelos anteriores para convertirse en un portal de información de servicio completo, como Prime Contract de Primavera (www.primecontract.com) y CX Solution Solutions de Aconex (www. .aconex.com).
Características de 3PM-ASP
Las funciones proporcionadas por PM-ASP variarán según el modelo de aplicación que elijas y el fabricante. En resumen, un PM-ASP exitoso suele proporcionar las siguientes funciones:
(1) Gestión de documentos. Almacene de forma centralizada documentos relacionados con el proyecto, como dibujos del proyecto, contratos, fotografías del proyecto, datos de ingeniería, datos de costos, etc. Permita que los miembros del proyecto administren y realicen un seguimiento de los documentos de forma centralizada.
(2) Automatización del flujo de trabajo. Permita que los miembros del proyecto procesen automáticamente procesos comerciales como formularios de contacto comercial, formularios de envío, órdenes de cambio, etc. Basado en flujos de trabajo predefinidos.
(3) Libreta de direcciones del proyecto. Almacene de forma centralizada la libreta de direcciones de los miembros del proyecto para facilitar la búsqueda por parte de los participantes del proyecto.
(4) Control centralizado de inicio de sesión y modificaciones. Inicie sesión en el portal de información utilizando su nombre de usuario y contraseña personales para realizar un seguimiento de las cargas, descargas y modificaciones de documentos.
(5) Búsqueda avanzada. Permita que los miembros del proyecto busquen archivos según palabras clave, nombres de archivos, autores y más.
(6)Discusión en línea. Proporciona un espacio común donde los participantes del proyecto pueden discutir un tema. Los miembros del proyecto pueden publicar preguntas, respuestas y comentarios.
(7) Gestión del progreso. Cree un cronograma del proyecto en línea y envíelo a las partes relevantes responsables del proyecto, y realice un seguimiento, compárelo y actualícelo en tiempo real en función del progreso del proyecto. Puede avisarte automáticamente si un proyecto se retrasa.
(8)Vídeo del proyecto. A través de la cámara de red ubicada en el sitio, el sitio del proyecto se puede ver de forma remota a través de Internet, el progreso del proyecto se puede monitorear de manera oportuna y los problemas se pueden resolver de forma remota.
(9) Gestión de costes. Descomposición y seguimiento del presupuesto y costos del proyecto, comparación del presupuesto y costos reales, y control de cambios del proyecto.
(10) Contratación y licitación online. Explore catálogos de productos y precios en línea, envíe consultas y pedidos, compare y analice los precios de oferta en línea.
(11)Gestión de permisos. Establezca permisos de acceso según los roles de los miembros del proyecto.
Cuatro ventajas de utilizar PM-ASP
Comparado con los modelos de autodesarrollo y compra directa, el modelo PM-ASP tiene las siguientes ventajas:
(1 ) Ventaja de precio. En el modelo PM-ASP, los participantes del proyecto no necesitan comprar costosos sistemas de software ni equipos de hardware, sino alquilar servicios de aplicaciones remotas proporcionados por proveedores de servicios PM-ASP. Durante el período de arrendamiento, los participantes del proyecto solo necesitan proporcionar sus propios datos comerciales y pagar el alquiler para obtener los servicios de aplicaciones correspondientes del lado del cliente, mientras que el proveedor de servicios PM-ASP es totalmente responsable de la implementación del hardware y el desarrollo, diseño y desarrollo del software del sistema, implementación, gestión y mantenimiento diario, evitando así grandes inversiones de capital inicial y evitando en gran medida riesgos de inversión. Además, PM-ASP tiene muchos usuarios y la aparición del efecto de escala hace que su precio sea más competitivo que el de los otros dos modelos.
En la industria de la construcción, dominada por pequeñas y medianas empresas, se pueden utilizar sistemas avanzados de información de gestión de proyectos con una baja inversión inicial, lo que resulta muy atractivo para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas de construcción.
(2) Ventajas técnicas de la subcontratación. En el sector de la ingeniería de la construcción, en el que predominan las grandes industrias manufactureras, los sistemas informáticos no son el negocio principal de las empresas de ingeniería de la construcción, sino que sólo desempeñan un papel auxiliar y de apoyo. Por tanto, la subcontratación de sistemas informáticos es sin duda una buena elección. Con el rápido desarrollo de la tecnología de TI, a las empresas de construcción tradicionales les resulta difícil mantenerse al día con el desarrollo de la tecnología de TI. Como proveedor de servicios PM-ASP cuyo negocio principal es brindar servicios de aplicaciones de TI, su tecnología de TI debe mantenerse al día con el desarrollo de los tiempos para garantizar el avance tecnológico de PM-ASP. Dado que el software está instalado en el servidor central del proveedor de servicios PM-ASP, la actualización técnica y la mejora de todo el sistema se pueden completar simplemente actualizando el software del servidor central del proveedor de servicios PM-ASP. para comprar e instalar nuevas versiones del software.
(3) Rápido de implementar y fácil de usar. Dado que el sistema ha sido implementado previamente por el proveedor de servicios PM-ASP, los usuarios pueden comenzar a utilizar el sistema inmediatamente, ahorrando mucho tiempo valioso. PM-ASP no requiere la compra o instalación de ningún software o hardware.
Siempre que tengan acceso a Internet, los usuarios pueden utilizar el sistema de servicio de aplicaciones PM-ASP en cualquier momento y en cualquier lugar a través de un navegador web. Los usuarios no necesitan personal de TI para implementar, administrar y mantener el sistema.
(4) Determinado por las características de uso del portal de información del proyecto. Para un proyecto de ingeniería, el propietario suele ser el organizador e integrador general del proyecto. En términos generales, la naturaleza es la anfitriona del portal de información del proyecto [3]. Dada esta característica, la elección del portal de información del proyecto será determinada por el propietario. Para la mayoría de los propietarios, debido a la naturaleza única del proyecto, el modelo PM-ASP con bajo costo inicial y rápido tiempo de implementación es sin duda la mejor opción.
Cinco obstáculos encontrados en la promoción de la implementación de PM-ASP
Aunque el modelo de gestión de proyectos-servicio de proyectos tiene muchas de las ventajas anteriores, es necesario implementar con éxito la gestión de proyectos en el En el campo de la ingeniería de construcción china -Modelo de servicio de proyectos, todavía existen algunos obstáculos:
(1) El retorno de la inversión es difícil de analizar cuantitativamente. Actualmente, muchas empresas se muestran reacias a utilizar portales de información de proyectos o PM-ASP para la gestión de proyectos, en parte porque todavía faltan datos claros y confiables que respalden el retorno de la inversión del uso de PM-ASP. Una gran parte de los beneficios que aporta a las empresas la adopción de PM-ASP son beneficios ocultos, como la mejora de la eficiencia del trabajo, el disfrute oportuno de la información, la estandarización de la gestión, el apoyo a la toma de decisiones, etc. Estos son difíciles de estimar de forma cuantitativa. forma. Por lo tanto, antes de que haya datos más claros y convincentes, muchas empresas todavía se muestran escépticas sobre el retorno de la inversión de PM-ASP.
(2) Seguridad y estabilidad del sistema. La seguridad del sistema debería ser la mayor preocupación de la empresa a la hora de utilizarlo. En la actualidad, la mayoría de los PM-ASP solo utilizan políticas de seguridad simples, como nombres de usuario y contraseñas, para proteger el sistema, lo que dificulta cumplir con los requisitos de seguridad del sistema de los usuarios. PM-ASP es un sistema completamente basado en Internet. Si el sistema falla y no puede conectarse a la red, los usuarios no podrán trabajar. Al mismo tiempo, si los datos se actualizarán a tiempo y si causará pérdida de datos son cuestiones que preocupan mucho a los usuarios. Estos han planteado altos requisitos para la estabilidad del sistema PM-ASP. Actualmente, muchas empresas utilizan sistemas de información para gestionar proyectos mientras realizan copias de seguridad de un archivo en papel, precisamente por preocupaciones sobre la estabilidad del sistema.
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