Sistema de gestión de archivos empresariales de construcción
Primero, archivo y clasificación
1. La oficina tomará la iniciativa y organizará al personal relevante de varios departamentos para volver a encuadernar, etiquetar y archivar.
2. Distribución de archivadores: La oficina distribuye los archivadores según el número de cada departamento y los etiqueta.
3. Si es necesario archivar los materiales de cada departamento en los archivos, todos los contenidos y cubiertas deberán encuadernarse en un volumen y colocarse en el archivador designado después de ser aceptados por el archivero.
2. Responsabilidades laborales del archivero
1. Responsable de la gestión unificada de los archivos y del trabajo archivístico de la empresa, e implementar concienzudamente la ley de archivos.
2. Responsable de los trabajos de destrucción y tasación de archivos.
3. Responsable de la implementación de diversos sistemas de gestión y sistemas de confidencialidad en la sala de archivos.
4. Proporcionar servicios de información para el trabajo corporativo y hacer un buen trabajo en materia de préstamos y registros.
En tercer lugar, sistema de préstamo de archivos
1. Al tomar prestados archivos, debe completar los procedimientos de registro antes de poder tomarlos prestados.
2. El préstamo de archivos confidenciales deberá ser aprobado por el supervisor y podrá ser verificado in situ y no podrá ser retirado de los archivos.
3. La persona que toma en préstamo los archivos es responsable de la custodia, confidencialidad y custodia de los archivos prestados. Los archivos no deben desmontarse, modificarse, superponerse, delinearse ni desfigurarse, y los archivos deben mantenerse limpios y ordenados. Si descubren algún daño, deben informarlo de inmediato y rastrearlo.
4. Sin permiso, no se permiten copias, reproducciones o fotografías de archivos.
5. Los archivos prestados no podrán ser prestados a otras personas a voluntad. Si es necesario, deberá acudir al personal de gestión de archivos para realizar los trámites.
6. El archivero debe comprobar si los archivos devueltos por el prestatario están completos.
7. El plazo máximo para el préstamo de expedientes no será superior a un mes. Si necesita posponer, puede realizar los trámites según la normativa.
8. Cuando una persona que toma archivos prestados es transferida, todos los archivos deben devolverse a la sala de archivos antes de salir.
Cuarto, sistema de seguridad de documentos
1. El alcance de la confidencialidad se limita principalmente a documentos e información que no deben ampliarse.
2. El personal de archivos debe cumplir e implementar estrictamente el sistema nacional de confidencialidad y no se le permite llevar archivos a casa, visitar a familiares, amigos ni poner un pie en lugares públicos.
3. Los archivos confidenciales deben colocarse en gabinetes con buenas instalaciones de seguridad y no deben colocarse al azar. Si es necesario, se pueden cerrar y sellar.
4. Sin permiso, no podrá utilizar su trabajo para extraer y difundir información confidencial.
5. El préstamo de documentos e información confidenciales debe ser aprobado por los líderes pertinentes y leído en el lugar designado.
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