Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos
¿Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos 1 1? Reconocer la situación con claridad y unificar nuestros pensamientos.
1.1 Hacer un buen trabajo en el trabajo de archivo es la necesidad de estar al servicio de la situación general.
En los últimos años, el gobierno se ha centrado en "promover la urbanización, acelerar la industrialización y desarrollar integralmente diversos emprendimientos". El trabajo de archivo es obedecer y servir al todo, y desarrollarse más rápido y mejor en el servicio. En vista de esto, los archiveros deben aprovechar al máximo sus propias ventajas, desarrollar y hacer buen uso de los recursos de información de archivo, a fin de tomar mejores decisiones para los líderes, realizar trabajo de apoyo y servir mejor al desarrollo económico y la modernización. Puede desempeñar eficazmente el papel de aprender de la historia y servir a la situación general. Para desarrollar mejor el trabajo de archivos, debemos marcar la diferencia, mantenernos al día y mejorar continuamente nuestros logros.
1.2 Analizar y captar con precisión la situación ideológica y realizar bien el trabajo archivístico.
La modernización de la gestión de documentos y archivos ha atraído gran atención por parte de la industria de archivos y ha logrado primeros resultados en la práctica. En teoría, hubo animadas discusiones y discusiones. Sin embargo, en muchos artículos todavía hay algunos que se alejan de la realidad. Por ejemplo, contiene teorías modernas pero carece de las características reales de la industria de los archivos. En cuanto al estado de ánimo, hay dos conclusiones científicas y concretas. Por un lado, es una investigación meticulosa y reflexiva, por otro lado, es la discusión de Deng Xiaoping sobre la etapa primaria; La gestión de archivos es una profesión relativamente fría, alejada de la vanguardia de la producción y la economía. No está directamente relacionado con la investigación y el desarrollo científicos ni con las noticias de actualidad.
El trabajo de archivo son los procedimientos de trabajo, los métodos de trabajo y las habilidades laborales para recopilar, clasificar, identificar, conservar, buscar, compilar, investigar, utilizar y realizar estadísticas. Es un requisito de ética profesional, una necesidad de desarrollo profesional y una garantía de logros futuros en la industria de los archivos. Este estilo de trabajo y profesionalismo deben mantenerse y llevarse adelante, y debe reconocerse que los archivos escritos a mano son el principal lugar de almacenamiento de archivos integrales en todos los niveles durante un período histórico.
2. Mejorar continuamente la calidad del personal de archivos.
El trabajo archivístico es la provisión de archivos como una forma de servicio a diversas empresas. Los requisitos de este trabajo son muy profesionales y técnicos. Quienes se dedican a esta labor no sólo deben estar dispuestos a ser héroes anónimos, sino que también deben tener altas cualidades políticas, ideológicas y profesionales.
3. En esta etapa, si desea brindar buenos servicios de gestión de archivos, debe hacer lo siguiente:
3.1 Debe dominar la profesión de archivos y dominar el conocimiento de idiomas extranjeros. Los líderes deben prestar atención y apoyar el trabajo de los archivos y promover el desarrollo por adelantado.
3.2 El trabajo de archivo requiere concursos, selección abierta de cuadros de archivos y selección de cuadros de archivos de alta calidad. Más importante aún, sólo así se podrá formar una dirección saludable y ascendente y surgir personas excelentes. El desarrollo de la industria de los archivos también depende de la educación en habilidades profesionales. Los métodos educativos opcionales incluyen capacitación integral en el trabajo para el personal de archivos. Al mismo tiempo, se puede llevar a cabo educación a distancia, como radio, televisión, cursos por correspondencia y autoexamen, para brindar una capacitación integral a los profesionales. Sólo de esta manera uno puede convertirse en un archivero profesional. Además de la formación en conocimientos profesionales de archivos, también se deben combinar los conocimientos teóricos con la práctica para lograr el propósito de aplicar lo aprendido.
4. Fortalecer la capacidad de dominar y aplicar nuevas tecnologías.
Con el rápido desarrollo de la ciencia y la tecnología, las computadoras y las redes se han convertido en una parte indispensable del trabajo de archivo, lo que requiere que los archiveros aprendan bien esta habilidad. Las nuevas tecnologías, como las computadoras, los escáneres y el acceso inalámbrico a Internet, deben garantizar que no se pierdan información ni datos y que no se filtre la confidencialidad. Los archiveros utilizan computadoras al mismo tiempo y pueden surgir problemas durante el uso de las computadoras. Necesitamos saber cuál es el motivo para poder asegurarnos de que no se pierdan datos.
Los trabajadores de archivos deben aprender la protección de seguridad de los datos electrónicos cuando utilizan sistemas informáticos de gestión de archivos. Sólo así podrá asegurarse de que no se perderán datos. Cuando utilice computadoras para catalogar, registrar, recuperar y contar archivos, establezca contraseñas a través de software y establezca derechos de acceso para diferentes operadores a diferentes contenidos. Se deben establecer diferentes medidas de protección para archivos con diferentes niveles de seguridad o, además de la protección con contraseña de varios niveles, se debe realizar el cifrado de datos en archivos con niveles de densidad más altos.
.5 Establecer y mejorar el sistema de gestión de archivos
En la actualidad, para hacer un buen trabajo en la gestión de archivos en la nueva era, es necesario establecer y mejorar diversas normas y regulaciones. llave. Mientras las reglas y regulaciones sean sólidas, la realización de una gestión de archivos moderna, normalizada y estandarizada está a la vuelta de la esquina. Los archiveros también deberían aclarar el alcance, los principios y los métodos de gestión de archivos para que la gestión de archivos de base pueda seguir reglas.
El primero es formular un sistema de archivo.
El sistema de archivo debe ser claro, y los principios de archivo y el alcance de diversos documentos y materiales deben archivarse de manera oportuna para reflejar plenamente la gestión de archivos y proporcionar su utilización.
El segundo es el sistema de custodia segura.
Conservar bien los archivos es la principal forma de mantener la integridad y seguridad de los mismos. El sistema de custodia debe considerar las condiciones objetivas existentes y las medidas de custodia correspondientes.
El tercero es establecer un sistema de confidencialidad de los ficheros.
Medidas de seguridad para archivos y requisitos de seguridad para archiveros.
El cuarto es establecer un sistema de préstamo de archivos.
El sistema de préstamo debe estipular claramente diversos procedimientos y requisitos para la protección de archivos al tomar prestados archivos, así como sistemas para copiar, transcribir y registrar comentarios.
6. Debe legalizarse la gestión moderna de archivos.
La modernización archivística debe implementar la Ley de Archivos. Para lograr la legalización de la gestión de archivos, primero debemos cambiar nuestros conceptos, crear conciencia y responder activamente a los desafíos. El segundo es ver claramente la forma del desarrollo social, corregir el concepto de posicionamiento y establecer firmemente un sentido de servicio. En tercer lugar, debemos tomar la iniciativa para liberar nuestro potencial y acelerar la mejora de la calidad del servicio y la eficiencia del trabajo; en cuarto lugar, debemos proporcionar equipos completamente modernos;
Con el rápido aumento en el número de archivos, los tipos de archivos se han diversificado y los métodos de trabajo tradicionales ya no pueden satisfacer las necesidades de archivos de las personas. Por tanto, es necesario introducir tecnología avanzada y utilizar equipos de trabajo modernos. Estas condiciones materiales se han logrado y el trabajo de archivos ha realizado un modelo de gestión moderno. Ampliará aún más las áreas de servicios del trabajo de archivos y resolverá mejor el problema de la transformación del trabajo de archivos de servicios pasivos a servicios activos.
¿Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos? Ideología rectora
La gestión de archivos es el requisito previo para proporcionar y utilizar archivos. Una vez organizados los archivos, se puede comprobar la calidad de la colección, lo que facilita la identificación, el almacenamiento, las estadísticas y la recuperación de archivos, y promueve actividades saludables en todos los aspectos del trabajo de los archivos. Para facilitar la unificación, concentración y preservación ordenada de los materiales de los archivos de la empresa, fortalecer la gestión de los archivos de la empresa, proteger, proteger y utilizar eficazmente los archivos, salvaguardar los derechos e intereses legítimos de la empresa y, al mismo tiempo, promover la coordinación de varios departamentos y el buen desarrollo de diversas tareas Para fortalecer la gestión estandarizada de archivos, acumular, proteger y utilizar los recursos de archivos de nuestra empresa de manera más efectiva y servir mejor al desarrollo de la producción y las ventas de la empresa, ahora estamos siguiendo los requisitos de el Estándar de Gestión de Archivos Provinciales de Anhui y combinarlo con el trabajo real de nuestra empresa.
1. Establecer un grupo líder de organización de archivos y formular un plan de clasificación de archivos, cronograma del período de almacenamiento y alcance de archivado.
2. Recoger, clasificar, organizar y archivar cuidadosamente los documentos y materiales de la unidad.
3. Ordenar y clasificar razonablemente según las diferentes categorías y sus interrelaciones.
4. Elaborar herramientas de búsqueda y catálogos de archivos y otros trabajos de investigación para prestar servicios para el suministro y utilización ordenada de los archivos.
En segundo lugar, conservación de archivos
1. Lugar de almacenamiento: archivador de oficina.
2. Contenido conservado: incluyendo documentos diversos, libros de cuentas, comprobantes, informes, datos técnicos, acuerdos y contratos, CD de computadora, productos de audio y video, objetos honoríficos, certificados y otros registros históricos en diferentes formas.
3. Para métodos de conservación específicos, consulte las disposiciones del "Sistema de gestión de archivos de XX Co., Ltd".
3. >(1) Etapa de preparación (20XX 165438+octubre-20XX 65438+febrero)
1. Bajo la dirección del líder de la empresa a cargo del trabajo de archivos, el personal de oficina relevante participa y coopera con el administrador de archivos para establecer la sala de archivos. Al mismo tiempo, los propios archiveros fortalecen el estudio de la gestión de archivos y gradualmente implementan planes específicos y planes de implementación.
2. Implementar y mejorar estrictamente el sistema de Anhui xxxx Technology Co., Ltd.. De acuerdo con los requisitos de la Administración de Archivos del Estado, combinado con la situación real de nuestra oficina, sobre la base de investigación profunda, de acuerdo con la "Ley de Archivos de la República Popular China" y "Las disposiciones pertinentes del Reglamento de Gestión de Archivos Provinciales de Anhui mejoran el esquema de clasificación, el alcance de archivo y el cronograma del período de almacenamiento de los documentos y materiales de la empresa, y proporcionan una referencia Plan de implementación de gestión de archivos básico y estandarizado para la recopilación y disposición de documentos y materiales archivados.
3. Establecer un grupo líder de gestión de archivos. Para garantizar la normalización y estandarización de la gestión objetivo de archivos de la empresa, un grupo líder de cumplimiento de la gestión de archivos compuesto por el líder del departamento de archivos, miembros relevantes de la empresa, jefes de varios departamentos (unidades) de la empresa y miembros responsables relevantes. se ha creado para organizar e implementar el trabajo de gestión de archivos de la empresa. El grupo líder es principalmente responsable de coordinar el personal de la empresa, la demostración del proyecto, la organización de tareas, la supervisión y consulta del uso de fondos y otros trabajos de gestión de archivos.
4. Convocar la reunión fundacional del equipo de archivos. Convocar una reunión de movilización para el trabajo de archivos a la que asistan líderes responsables relevantes, cuadros de nivel medio y superior y personas a cargo, y organizar la presentación de las regulaciones y planes de implementación para el trabajo de gestión de archivos de la empresa. Al mismo tiempo, organizar al personal relevante para que aprenda la "Ley de Archivos" y los conocimientos comerciales de archivos relacionados.
(2) Plan de implementación (del 20 de octubre al 20 de febrero)
1. Recopilar y organizar varios archivos.
(1) Recopilación y disposición de documentos y materiales
Recopile y organice los documentos y materiales 20XX a 20XX de acuerdo con el alcance de la presentación, y lleve a cabo una inspección y rectificación integral y sistemática de los documentos y materiales que han sido archivados de acuerdo con normas adicionales.
(2) Documentos de producción
Los documentos, información y dibujos y otros dibujos relacionados han sido reempaquetados y numerados desde el inicio de la producción y la producción.
(3) Los archivos contables se recopilan por completo y se estandarizan aún más.
(4) Recopilar y organizar archivos de audio, vídeo e imágenes
Recopilar y estandarizar reuniones importantes, actividades principales y resultados laborales que reflejen el estilo histórico y las funciones laborales de nuestra empresa, incluidos los resultados de producción. , solicitud de patentes, gestión de proyectos, formación en investigación científica, visitas de expertos (funcionarios gubernamentales), etc.
(5) Recopilar información y documentos electrónicos
Recopilar, proteger y estandarizar algunos documentos electrónicos que no están estandarizados y dispersos en manos de departamentos, unidades e individuos.
(6) Disposición de los datos físicos
Recopilar certificados, medallas, trofeos, premios y otros artículos con valor de conservación obtenidos por nuestra empresa, y almacenarlos en archivos por categoría.
2. Desarrollar y mejorar el sistema de gestión de archivos. De conformidad con la "Ley de Archivos de la República Popular China", las "Reglas de Archivo de Archivos" y otros documentos relevantes, establecer y mejorar reglas y regulaciones para el archivo, custodia, confidencialidad, identificación y destrucción, estadísticas y utilización. Al mismo tiempo, combinado con el trabajo real de nuestra empresa, formulamos métodos de gestión de archivos contables, textos electrónicos, imágenes y otros tipos de información relacionada para estandarizar aún más la disposición de varios tipos de archivos. Mejorar el sistema de responsabilidad laboral del archivero, el sistema de archivo, el sistema de almacenamiento de archivos, el sistema de utilización de archivos y las instrucciones de acceso a los archivos.
3. Hacer un buen trabajo recopilando e investigando materiales de archivo.
Compilar introducciones, archivos, explicaciones, historia de la organización, eventos importantes, compilaciones numéricas básicas del trabajo comercial principal, organizar materiales de referencia como colecciones de temas y colecciones de documentos, recopilar información básica sobre el trabajo de archivos estadísticos y compilar archivos. directorios, directorios de archivos, etc. Verifique las herramientas.
4. Mejorar la infraestructura y mejorar las condiciones de almacenamiento de archivos. En primer lugar, es necesario inspeccionar y mantener la ubicación y las estructuras protectoras de los archivos. El segundo es comprar, instalar y colocar estantes para archivos estándar y organizar racionalmente el almacén de archivos, la sala de lectura de archivos (sala de honor) y la oficina del archivero para lograr "tres separaciones" archivadores, gabinetes antimagnéticos, aires acondicionados, deshumidificadores y encuadernaciones; máquinas, registradores, computadoras, aspiradoras, termómetros e higrómetros, cortinas opacas y otros equipos están completamente equipados para cumplir con los requisitos de prevención de polvo, protección contra la luz, prevención de roedores y prevención de insectos. El tercero es colocar en la pared los sistemas pertinentes de gestión de archivos y almacenar varios archivos en el almacén.
¿Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos 3? Situación actual
En la actualidad, los archivos de 20××× se han recopilado por completo, y los archivos de office de 20××× también se han recopilado por completo.
2. Disposiciones de personal
Yang Wenting y Wang Jihong son responsables de organizar documentos y archivos.
Yan Xu es responsable de organizar los archivos contables.
Gong Xiaoqin es el responsable de organizar los archivos científicos y tecnológicos.
Yang Wenting se encarga de organizar los archivos profesionales.
Liu Qiong es responsable de organizar los archivos de audio y vídeo.
Yao Qin es responsable de organizar los archivos físicos.
Jiang Min y Gong Xiaoqin son responsables de organizar los documentos electrónicos.
3. Próximo plan de trabajo
(1) Visitar y estudiar archivos clásicos.
Del 16 al 17 de junio se organizará una clase especial para visitar y estudiar archivos clásicos, consultar in situ los archivos organizados y aprender a organizar y clasificar varios archivos.
Al mismo tiempo, consulte a los profesionales sobre el número y especificaciones de las limas de grabado, así como los estándares para realizar agujeros y roscar las limas.
(2) Plan de clasificación de documentos
Desde junio de 2018 hasta julio de 2018, se clasificaron todos los archivos del año 2014. Desde julio de 2019 hasta agosto de 2019, se ordenaron todos los expedientes de 2013 y 2012.
Del 20 de agosto al 20 de septiembre se solucionaron todos los expedientes de 2011 y 2010.
Del 21 de septiembre al 10 de octubre se clasificarán todos los archivos de 20××. Del 65438 de junio + 11 de octubre al 30 de octubre, los archivos anteriores a 2009 se reempaquetarán de acuerdo con los nuevos estándares. Al mismo tiempo, se compilaron materiales como la "Guía completa del clan" y la "Historia de la organización" de acuerdo con los estándares.
¿Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos 4? Cada sala de unidad:
Para fortalecer la gestión, el desarrollo y la utilización de los recursos de los archivos, acelerar el proceso de informatización de los archivos, mejorar el nivel de gestión de los archivos y esforzarse por lograr una gestión estandarizada del trabajo de los archivos, de acuerdo con De acuerdo con lo establecido en la Ley de Archivos, con base en la situación actual, se ha formulado el siguiente plan de trabajo:
Primero, fortalecer el liderazgo y aclarar responsabilidades
Para asegurar el buen progreso del trabajo sobre normas documentales, se decidió establecer un grupo líder del trabajo sobre normas documentales. Sus miembros son los siguientes: Jefe de equipo: Presidente XX, Jefe adjunto de equipo: Vicepresidente XX, miembros: personal de oficina y personal de archivos, responsables de operaciones específicas y del trabajo diario.
En segundo lugar, fortalecer la cooperación y la cooperación
La gestión de objetivos de archivos es una parte integral del trabajo general de la agencia.
En el proceso de recopilación de varios tipos de archivos, todo el personal relevante y los departamentos relevantes deben cooperar estrechamente, brindar un fuerte apoyo, ayudar activamente y trabajar juntos para garantizar la finalización de las tareas de gestión objetivo de los archivos gubernamentales.
3. Pasos de trabajo
La primera fase: fase de preparación (tiempo: del 1 al 5 de marzo)
1. aclarar el personal y descomponer responsabilidades.
2. Organizar al personal relevante para estudiar los documentos y regulaciones relevantes sobre la gestión de archivos y dar a conocer ampliamente el propósito y la importancia de los niveles de los archivos.
3. Desarrollar y mejorar los métodos, sistemas, alcance de archivo, volúmenes de clasificación y cronogramas de períodos de almacenamiento de archivos.
4. Mejorar y aumentar las instalaciones de hardware de archivo, como adecuación de salas de exposición de archivos físicos, aire acondicionado, instalaciones a prueba de polvo, roedores e insectos y cajas de archivo.
La segunda fase: la fase de implementación (fecha: del 11 de abril al 30 de mayo) completa la recopilación de materiales de archivo. Incluyendo la recopilación, clasificación, embolsado, registro, archivo, impresión y archivo de diversos documentos y materiales. Los departamentos pertinentes son responsables de la recopilación y el archivo de diversos tipos de archivos, es decir, la oficina es responsable de los archivos administrativos y los archivos de personal y los archivos de infraestructura están a cargo del Departamento de Finanzas;
La tercera etapa es la autoevaluación, autoexamen y resumen de inspección. (1 de junio-65438 + 1 de octubre de 20xx)
Realizar un autoexamen de acuerdo con los requisitos de los "Estándares de construcción de archivos institucionales" para prepararse para la inspección de la oficina del condado.
Cuarto, varios requisitos
(1) Recopilar y organizar archivos de acuerdo con lo establecido en este plan, y todas las unidades
las habitaciones deben entregarse sin reservas. La oficina está gestionada de forma centralizada. Si los archivos se pierden, dañan o filtran debido a una transferencia inoportuna o incompleta, la unidad responsable y el personal responsable asumirán las responsabilidades pertinentes;
(2) Antes de que comience el trabajo de recopilación y organización, haga un plan detallado y organizarlo en secciones y completarlo a tiempo;
(3) Implementar un sistema regular de notificación y programación de archivos. Antes de que los archivos se transfieran a la Oficina de Archivos del Condado para su estandarización, la oficina informará sobre el progreso de la organización del archivo en una reunión de oficina.
Federación de Personas con Discapacidad del Condado XX
3 de marzo de 20xx
¿Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos 5 1? Gestión de información de recursos humanos
1.65438+
1.2 La base de datos interna de información de talentos tiene como objetivo captar dinámicamente los diversos talentos profesionales o de gestión de la empresa, incluida la organización y el archivo de currículums de los empleados, materiales de evaluación, registros de capacitación y otros materiales.
La base de datos de información de talento externo es una recopilación de información de diversos talentos gerenciales o profesionales que la empresa necesita o espera actualmente en el mercado de talento externo, especialmente talentos de la misma industria o incluso competidores.
1.3 La empresa implementará gradualmente la informatización de la gestión de recursos humanos con la ayuda de un moderno software de gestión de recursos humanos.
2. Requisitos básicos para la gestión de expedientes de personal
2.1 El departamento administrativo de personal de la empresa es el responsable de la gestión centralizada de los expedientes de personal.
2.2 La gestión de expedientes del personal debe garantizar estrictamente la confidencialidad de los materiales.
3. Establecer un sistema de gestión de archivos de dos niveles
3.1 Los archivos de primer nivel son los archivos de personal a que se refieren estas medidas y son los materiales del archivo de personal de los empleados que tienen se unió a la empresa.
3.2 Los archivos secundarios son copias de los puestos de los empleados, capacitación, aumentos salariales, calificaciones académicas, cambios en los títulos profesionales, evaluaciones a lo largo de los años e información básica de los empleados para referencia futura.
4. Clasificación de expedientes de personal
La primera categoría: materiales de currículum
La segunda categoría: materiales autobiográficos
La tercera; categoría Categoría: valoración, evaluación, materiales de inspección;
Categoría 4: calificaciones académicas y materiales de evaluación;
Categoría 5: materiales de perspectivas políticas;
Categoría 6: Materiales de incentivos;
Categoría 7: Materiales de procesamiento;
Categoría 8: Materiales como nombramiento, nombramiento y despido, empleo, cambios de trabajo, salario, beneficios, viaje al extranjero, jubilación, renuncia. , etc. Formularios de inscripción para delegados a diversos congresos;