Cómo escribir un informe de análisis de datos
1. Por qué escribir un informe de análisis de datos
Un informe de análisis de datos es esencialmente una forma de comunicación e intercambio. El objetivo principal es presentar resultados de análisis, sugerencias de viabilidad y otra información valiosa. La información se transmite a los gerentes. Requiere un empaquetado adecuado de datos para que los lectores puedan comprender y juzgar correctamente los resultados y tomar decisiones específicas, operativas y estratégicas basadas en ellos.
Los informes de análisis de datos tienen tres funciones principales: mostrar los resultados del análisis, verificar la calidad del análisis y proporcionar referencia para los tomadores de decisiones.
1. Mostrar los resultados del análisis
El informe muestra claramente los resultados del análisis de datos a los tomadores de decisiones en una forma específica, lo que les permite comprender, analizar e investigar rápidamente los conceptos básicos de el problema, conclusiones y sugerencias, etc.
2. Verificar la calidad del análisis
Desde cierta perspectiva, el informe de análisis es también un resumen de todo el proyecto de análisis de datos. La calidad del análisis de datos se prueba mediante la descripción de los métodos de análisis de datos, el procesamiento y el análisis de los resultados de los datos en el informe, y los tomadores de decisiones pueden sentir que el proceso de análisis de datos es científico y riguroso.
3. Proporcionar referencia para la toma de decisiones
La mayoría de los informes de análisis de datos son urgentes, por lo que las conclusiones y sugerencias obtenidas pueden usarse como una referencia importante para los tomadores de decisiones en la toma de decisiones. haciendo de acuerdo con. Aunque la mayoría de los tomadores de decisiones (especialmente los altos directivos) no tienen tiempo para leer el informe de análisis completo, durante el proceso de toma de decisiones, las conclusiones y recomendaciones del informe u otros capítulos relevantes se leerán con énfasis y los resultados ayudarán. su toma de decisiones finales. Por lo tanto, los informes analíticos son una de las fuentes importantes de datos secundarios para los tomadores de decisiones.
2. ¿Qué es el informe de análisis de datos?
Antes de escribir un informe, generalmente pasamos por 6 pasos: determinación de objetivos, adquisición de datos, limpieza de datos, clasificación de datos, análisis descriptivo, conocimientos y conclusiones y, finalmente, redacción de un informe de análisis de datos.
El informe de análisis de datos es un análisis que utiliza datos para reflejar, estudiar y analizar la situación actual, los problemas, las causas, la esencia y las reglas de las cosas basándose en principios y métodos de análisis de datos, y saca conclusiones y propone soluciones. Aplicar estilo.
Este estilo de escritura es una de las principales herramientas para que los tomadores de decisiones reconozcan cosas, comprendan cosas, dominen la información y recopilen información relevante. Los informes de análisis de datos evalúan su entorno y desarrollo a través de un análisis científico integral de los datos. , proporcionar a los tomadores de decisiones una base científica y rigurosa y reducir los riesgos.
3. Principios para redactar informes de análisis de datos
Un informe de análisis de datos completo debe determinar el alcance del objetivo, seguir ciertas premisas y principios y reflejar sistemáticamente los problemas existentes y las razones para seguir adelante. descubre cómo resolver el problema. Es necesario seguir los siguientes 4 principios.
1. Estandarización: La terminología utilizada en el informe de análisis de datos debe estar estandarizada, unificada, consistente y acorde con la terminología reconocida en la industria.
2. El informe debe reflejar el enfoque del análisis de datos. En cada análisis de datos, los indicadores clave deben seleccionarse y analizarse científica y profesionalmente. Además, para el mismo tipo de problemas, los resultados del análisis también deben clasificarse y elaborarse según la importancia de. el problema.
3. Prudencia: El proceso de preparación de los informes de análisis de datos debe ser cauteloso, los datos básicos deben ser verdaderos y completos, el proceso de análisis debe ser científico y razonable, los resultados del análisis deben ser confiables y el contenido. debe ser realista.
4. Innovación: El desarrollo de la ciencia y la tecnología hoy en día es rápido y muchos científicos también han propuesto varios modelos de investigación o métodos de análisis nuevos. Los informes de análisis de datos deben presentar estos contenidos de manera oportuna. Por un lado, los resultados reales pueden usarse para verificarlos o mejorarlos. Por otro lado, más personas pueden conocer los nuevos resultados de la investigación científica y promoverlos.
4. Tipos de informes de análisis de datos
Debido a las diferencias en los objetos, contenidos, tiempo, métodos, etc. de los informes de análisis de datos, existen diferentes tipos de informes. Varios tipos de informes de análisis de datos que utilizamos habitualmente incluyen informes de análisis especiales, informes de análisis completos, notificaciones de datos diarias, etc.
1. Informe de análisis temático
El informe de análisis temático es un informe de análisis de datos que realiza una investigación especializada sobre un determinado aspecto o tema de los fenómenos sociales y económicos. haciendo referencia y base para que los tomadores de decisiones formulen una determinada política y resuelvan un determinado problema. Los informes de análisis temáticos tienen las dos características siguientes:
(1) Unicidad: no es necesario que los informes de análisis temáticos reflejen la imagen completa de las cosas, sino que analicen principalmente un determinado aspecto o problema, como el análisis de abandono de usuarios. mejora Análisis de consumo de usuarios, análisis de mejora de márgenes de beneficio corporativo, etc.
(2) Profundidad: dado que el informe de análisis temático tiene un contenido único y un enfoque destacado, es fácil concentrarse en los temas principales para un análisis en profundidad. No sólo debe describir el problema en detalle, sino también analizar las causas del problema y proponer soluciones prácticas. Esto requiere una cierta comprensión profunda del negocio de la empresa, pasando de lo perceptivo a lo racional y recordando hablar en términos generales.
2. Informe de análisis integral
Un informe de análisis integral es un informe de análisis de datos que evalúa de manera integral el desarrollo de una región, unidad, departamento, negocio u otros aspectos.
Por ejemplo, el informe sobre el desarrollo de la población mundial, el informe sobre el desarrollo económico nacional, el informe de análisis de determinadas operaciones empresariales, etc. El informe de análisis integral tiene las siguientes dos características:
(1) Integralidad: el objeto reflejado en el informe de análisis integral, ya sea una región, un departamento o una unidad, debe basarse en esta región, este departamento, esta unidad Para analizar la situación general, situarse en el nivel general, reflejar las características generales, realizar una evaluación general y obtener una comprensión general. Al analizar el fenómeno general, todos los aspectos del objeto deben reflejarse de manera integral y completa. Por ejemplo, el método de análisis 4P mencionado en la metodología de análisis analiza las operaciones empresariales desde las cuatro perspectivas de producto, precio, canal y promoción.
(2) Conectividad: El informe de análisis integral debe integrar algunos fenómenos y cuestiones interrelacionados para un análisis integral y sistemático. Este tipo de análisis integral no es una simple lista de información integral, sino un análisis sistemático del sistema de indicadores para examinar las conexiones internas y externas entre los fenómenos. El foco de esta conexión es la relación proporcional y la relación equilibrada. Analizar y estudiar si su desarrollo es coordinado y adaptativo. Por lo tanto, los informes de análisis de datos que reflejan la relación entre indicadores desde una perspectiva macro son generalmente informes de análisis completos.
3. Informes de datos diarios
Los informes de datos diarios son un informe de análisis de datos que se basa en informes de análisis de datos periódicos, refleja la implementación del plan y analiza el impacto y las causas. Este tipo de informe de análisis de datos generalmente se realiza periódicamente en etapas diarias, semanales, mensuales, trimestrales, anuales y otras, por lo que también se denomina informe de análisis periódico.
Los informes de datos diarios pueden ser temáticos o completos. Este tipo de informe de análisis tiene una amplia gama de aplicaciones y es utilizado por diversas empresas y departamentos. Los informes de datos diarios tienen las siguientes tres características:
(1) Progreso: dado que los informes de datos diarios reflejan principalmente la implementación del plan, el progreso de la implementación del plan debe analizarse, observarse y compararse junto con el progreso. de tiempo. Si los dos son consistentes determinará qué tan bien se completa el plan. Para ello, es necesario realizar algunos cálculos necesarios para resaltar el progreso a través de algunos indicadores de datos absolutos y relativos.
(2) Normativo: los informes de datos diarios se han convertido básicamente en un informe de rutina del departamento de análisis de datos, que se proporciona a los tomadores de decisiones de forma regular. Por lo tanto, este tipo de informe de análisis ha formado una estructura relativamente estandarizada. Generalmente, incluye las siguientes partes básicas: reflejar la situación básica de la implementación del plan, analizar las razones de su finalización o insuficiencia, resumir los logros y experiencias en la implementación del plan, identificar los problemas existentes y proponer medidas y sugerencias. El título de este tipo de informe de análisis también está relativamente estandarizado y, por lo general, no cambia mucho. A veces, para mantener la continuidad, el título solo cambia la hora, como "Informe de desarrollo empresarial en XX, XX"
<. p>(3) Puntualidad: determinado por los informes de datos diarios, la naturaleza y las tareas, es el informe de análisis más oportuno. Sólo proporcionando todo tipo de información en el proceso de desarrollo empresarial de manera oportuna los tomadores de decisiones pueden tomar la iniciativa en la experiencia corporativa. De lo contrario, se perderán buenas oportunidades y se retrasará el trabajo. Para la mayoría de las empresas, estos informes se presentan principalmente a través del software de la serie Word, Excel y PowerPoint en Microsoft Office. Cada uno de estos tres tipos de software tiene sus propias ventajas y desventajas. El contenido específico se muestra en la figura:5. La estructura del informe de análisis de datos.
El análisis de datos. El informe tiene una estructura específica, pero esta estructura no es estática. Diferentes analistas de datos, diferentes jefes, diferentes clientes y análisis de datos de diferente naturaleza pueden tener diferentes estructuras en sus informes finales. La estructura de informe más clásica es la estructura de "resumen de puntos totales", que incluye principalmente tres partes: apertura, cuerpo y conclusión.
En la estructura del informe de análisis de datos, la parte inicial de la estructura "Puntuación total-Total" incluye la página de título, el índice y el prefacio (que incluyen principalmente los antecedentes, el propósito y las ideas del análisis); la parte principal del texto incluye principalmente el proceso de análisis específico y los resultados; el final incluye conclusiones, sugerencias y apéndices. Estas partes se presentarán en detalle a continuación.
1. Página de título
La página de título debe indicar el título del informe. El título debe ser conciso y conciso, y debe completarse en una o dos líneas según el. requisitos de diseño. Los títulos son una especie de arte del lenguaje. Los buenos títulos no solo pueden expresar el tema del análisis de datos, sino también estimular el interés de los lectores por la lectura. Por lo tanto, es necesario prestar atención a la producción de títulos para mejorar su expresión artística.
(1) Tipos de títulos de uso común
A. Explique el punto de vista básico: a menudo expresado en oraciones de punto de vista para señalar el punto de vista básico del análisis de datos. informe, como "No se pueden ignorar los clientes de alto valor", "El negocio de voz es un pilar importante del desarrollo de la empresa", etc.;
Resuma el contenido principal: concéntrese en describir los hechos básicos reflejados. en los datos, resuma el contenido principal del informe de análisis, para que los lectores puedan comprender el centro de texto completo, como "Las ventas de nuestra empresa son un 30% más altas que las de Zeng Hang del año pasado", "Las operaciones comerciales de la empresa en 2010 fueron buenas". , etc.;
C. Explica el tema de análisis: refleja el objeto, alcance, tiempo y contenido del análisis, etc., no señala los puntos de vista y opiniones de los analistas, como "Forma de desarrollarse". negocio de la empresa", "Análisis de operaciones 2010", "Análisis comparativo de negocios del departamento 2010", etc.;
D. Haga preguntas: presente los temas a analizar en el informe en forma de preguntas para Atraiga la atención y el pensamiento de los lectores, como "¿Dónde se han perdido los clientes?" "¿Cuál es la clave de la caída de los ingresos de la empresa?" 2) Requisitos de producción del título
A. Directo: el informe de análisis de datos es un estilo altamente aplicable, que se utiliza directamente para servir a la toma de decisiones y la gestión de los tomadores de decisiones, por lo que el título debe ser un lenguaje inequívoco. Expresa los puntos de vista básicos de manera directa y directa, de modo que los lectores puedan comprender el espíritu básico del informe de análisis de datos tan pronto como vean el título y aceleren su comprensión del contenido del informe.
B. Exacto: El título debe estar escrito de manera que coincida con el título del artículo, ser medianamente amplio y estrecho, y expresar adecuadamente el contenido del informe de análisis y las características del objeto.
C. Concisión: Si el título refleja directamente el contenido principal y el espíritu básico del informe de análisis de datos, debe ser muy general y expresarse de manera concentrada, precisa y concisa con menos palabras.
(3) El arte del título
Además de cumplir los tres requisitos básicos de franqueza, precisión y simplicidad, la redacción de los títulos también debe esforzarse por ser fresca y vivaz. , único y mejorar el arte. Para que el título sea artístico es necesario captar las características del objeto y hacer asociaciones, y utilizar adecuadamente técnicas retóricas para resaltarlo y enfatizarlo, como "yo decido mi mercado", "tengo una cita con mi cliente", etc. A veces, el autor del informe también debe aparecer debajo del título, o se debe indicar el nombre del departamento en el informe. Para referencia futura, también se debe indicar la fecha en que se completó el informe, lo que puede reflejar la puntualidad de la publicación. el informe.
2. Tabla de contenidos
La tabla de contenidos puede ayudar a los lectores a encontrar el contenido requerido de forma rápida y sencilla. Por lo tanto, los nombres de los capítulos principales del informe deben aparecer en el. Tabla de contenido. Si está escribiendo un informe en Word, también debe agregar el número de página correspondiente después del nombre del capítulo. También puede enumerar los directorios secundarios más importantes. Por lo tanto, desde otra perspectiva, el índice equivale a un esquema de análisis de datos, que puede reflejar las ideas de análisis del informe. Pero no hagas que el índice sea demasiado detallado, ya que su lectura puede resultar larga y llevar mucho tiempo.
Además, normalmente los altos directivos de una empresa o emprendimiento no tienen tiempo para leer el informe completo, sólo les interesan algunas de las conclusiones del análisis presentadas en gráficos. gran cantidad de cuadros en el informe escrito. Puede considerar la posibilidad de crear tablas de contenido separadas para los cuadros de cada capítulo para que puedan usarse de manera más efectiva en el futuro.
3. Prólogo
La redacción del prólogo debe considerarse cuidadosamente y el contenido de vanguardia debe ser correcto. Desempeña un papel decisivo para determinar si el informe final puede resolver los problemas comerciales. y proporcionar una base eficaz para que los responsables de la toma de decisiones tomen decisiones. La frontera es una parte importante del informe de análisis, que incluye principalmente tres aspectos: antecedentes del análisis, propósito e ideas: ¿Por qué se debe realizar este análisis? ¿Cuál es el punto? ¿Qué problema se resuelve mediante este análisis? ¿Con qué propósito? ¿Cómo realizar este análisis y a través de qué aspectos?
(1) Antecedentes del análisis
El propósito de explicar los antecedentes del análisis de datos es principalmente permitir a los lectores comprender los antecedentes de todo el análisis y la investigación, y principalmente explicar los principales razones de este análisis, la importancia del análisis y otra información relevante, como el estado actual del desarrollo de la industria, etc.
(2) Propósito del análisis
El propósito del análisis establecido en el informe de análisis de datos es permitir que los lectores del informe comprendan qué efectos puede traer el análisis y qué problemas se pueden resolver. A veces, los antecedentes y el propósito de la investigación se combinan en uno solo.
(3) Ideas de análisis
Las ideas de análisis se utilizan para guiar a los analistas de datos sobre cómo realizar un análisis de datos completo, es decir, para determinar el contenido o los indicadores que deben analizarse. . Este es un punto importante en la metodología de análisis y también es un tema sobre el que muchas personas a menudo se sienten confundidas. Sólo bajo la guía de las teorías de marketing y gestión se puede garantizar la integridad de las dimensiones del análisis de datos y la validez y corrección de los resultados del análisis.
4. Texto
El texto es la parte central del informe de análisis de datos. Describirá de forma sistemática y exhaustiva el proceso y los resultados del análisis de datos.
Al redactar el informe principal, basándose en el contenido de cada análisis determinado en las ideas de análisis anteriores, utilice varios métodos de análisis de datos para llevar a cabo el análisis paso a paso y forme el texto principal del informe combinando gráficos. y texto. Facilitar la comprensión a los lectores.
El texto principal amplía el tema, analiza y demuestra los argumentos, y expresa las opiniones del redactor del informe y la parte central de los resultados de la investigación. Por lo tanto, el texto principal representa la gran mayoría del informe de análisis.
Un informe no puede contener únicamente ideas y proposiciones; debe someterse a una demostración científica y rigurosa para confirmar la racionalidad y autenticidad de las opiniones y convencer a los demás. Por lo tanto, el argumento en la parte temática del informe es extremadamente importante.
El texto principal del informe tiene las siguientes características: es la parte temática más larga del informe, contiene todos los hechos y opiniones del análisis de datos, se analiza mediante la combinación de gráficos de datos y texto relacionado, y cada parte del texto tiene una relación lógica.
Por lo general, organizamos la lógica del informe a través del principio de la pirámide: cuál es la vista principal de todo el informe, qué subvistas se construyen y cuáles son los datos que respaldan cada subvista, como se muestra en. la figura:
5. Conclusiones y sugerencias
La conclusión es el resultado del análisis basado en los resultados del análisis de datos, que generalmente se explica en un texto resumido. No se trata de una simple repetición de los resultados del análisis, sino de un argumento general formado mediante un análisis exhaustivo y un razonamiento lógico combinado con el negocio real de la empresa. La conclusión es eliminar la escoria y seleccionar la esencia, abstrayendo las reglas más consistentes y esenciales desde el exterior hacia el interior. Está estrechamente relacionado con el texto, hace eco con el prefacio y hace que el informe de análisis resuene de principio a fin. Las conclusiones deben estar redactadas con rigor, ser precisas y claras.
Las sugerencias son sugerencias de mejora basadas en conclusiones del análisis de datos sobre los problemas que enfrentan las empresas o negocios. Las sugerencias se centran principalmente en mantener las ventajas y mejorar las desventajas. Porque las recomendaciones dadas por los analistas se basan principalmente en los resultados del análisis de datos. Habrá limitaciones, por lo que se deben hacer recomendaciones prácticas en conjunto con el negocio específico de la empresa.
6. Apéndice
El apéndice es una parte importante del informe de análisis de datos. En términos generales, los apéndices proporcionan información relevante que no se explica en el texto principal y, a veces, también contienen información mencionada en el texto principal, lo que proporciona a los lectores una forma de realizar informes de análisis de datos en profundidad. Incluye principalmente explicaciones de términos profesionales, métodos de cálculo, datos originales importantes, mapas, etc. involucrados en el informe. Cada contenido debe estar numerado para facilitar su consulta.
Por supuesto, no es necesario que cada informe tenga un apéndice. El apéndice es un complemento del informe de análisis de datos y no es necesario que usted decida si desea agregar un apéndice al final. informe basado en sus circunstancias individuales.
6. Cosas a tener en cuenta
1. La conclusión del análisis debe ser clara, precisa y lógica.
Si no hay una conclusión clara, entonces no se llama al análisis. análisis, también ha perdido su significado, porque tenemos que encontrar o confirmar una conclusión antes de hacer el análisis, por lo que no debemos olvidar las raíces y sacrificar las consecuencias;
Si es posible, simplemente analice las conclusiones más importantes. uno a la vez. Bueno, muchas veces el análisis consiste en descubrir problemas. Si un análisis puede descubrir un problema importante, ha logrado su objetivo. No le pidas más a todo. Canasta de albaricoques podridos. Una conclusión concisa es fácil de aceptar para los lectores. Reduzca el umbral psicológico de lectura de los lectores importantes (generalmente líderes con muchos asuntos y no tienen mucho tiempo para leer tanto si otros ven que hay demasiadas preguntas). y demasiadas conclusiones y no pueden leer, cien conclusiones serán iguales a cero;
No saques conclusiones especulativas. Cualquier cosa que sea demasiado subjetiva será poco convincente si no estás seguro de una conclusión. No lo utilices para engañar a otros.
2. El informe de análisis de datos debe ser lo más gráfico posible y tener un estilo unificado.
El uso de gráficos en lugar de grandes pilas de números ayudará a las personas a ver los problemas y las conclusiones de manera más vívida. E intuitivamente, por supuesto, no tenga demasiados gráficos, ya que demasiados gráficos confundirán a la gente;
El informe de análisis de datos en sí es algo muy serio y tiene algo que ver con el estilo. y la estética, no el costo de hacerlo, pero se debe garantizar la estética básica y unificar el estilo. Por ejemplo, algunas combinaciones de colores de sentido común: catering (colores cálidos, como naranja, rojo, amarillo) comercio internacional (azul, gris, azul brumoso, verde grisáceo, etc.) (combinación de colores basada en colores emocionales); (Por ejemplo, para problemas sociales más graves, utilice gris y azul oscuro; para los más festivos, utilice rojo, verde y amarillo específicamente, se pueden combinar colores contrastantes y complementarios según sea necesario);
3. Un buen análisis debe basarse en fuentes de datos fiables y ser legible.
De hecho, la recopilación de datos suele llevar más tiempo, incluida la planificación, la definición de los datos y la coordinación. Dado que todo es para encontrar la conclusión correcta, es necesario asegurarse de que los datos recopilados sean correctos. de lo contrario, todo se convertirá en un esfuerzo por engañar a los demás;
Además, cada uno tiene sus propios hábitos de lectura y formas de pensar, y la escritura siempre se basará en su propia lógica de pensamiento. Es posible que otros no necesariamente lo entiendan, pero. Los lectores a menudo solo dedican menos de 10 minutos a leer, por lo que debe considerar quién está leyendo su informe. ¿Qué es lo que más les importa? Los informes de análisis deben escribirse desde la perspectiva del lector.