¿Cómo puedo ser una buena secretaria?
Como secretaria, cuestiones a las que debes prestar atención en el trabajo:
1. Manejar la relación con el jefe:
El. La particularidad del puesto de secretaria a menudo provoca situaciones embarazosas. Por lo tanto, es un error fundamental hacerse amigo de su jefe, pero no puede ser cercano, no puede ser demasiado informal y no puede despreciar a su jefe. No te involucres en la vida personal de tu jefe. La mejor manera es mantenerlo en el medio, no obvio ni sutil, déjalo sentir tu presencia, pero debe estar en todas partes.
Sea considerado con el arduo trabajo de su jefe y comparta su presión. Observe atentamente y trate de ser considerado.
No te apresures a mostrar tus puntos fuertes. Dale crédito a tu jefe. Puede que sea humilde por fuera, pero en secreto le agradarás.
No te apresures a hacer sugerencias. Todas sus sugerencias muestran insatisfacción con las operaciones laborales actuales de su jefe, por lo que elegir un buen momento y lugar puede ayudar a resolver el problema.
No confíes en tu jefe, mantén una actitud positiva en el trabajo, toma la iniciativa para ayudar y asistir a tu jefe y ten la correspondiente independencia.
2. Coordinación con los empleados:
Debemos vivir en armonía con nuestros compañeros y no involucrarnos en luchas entre facciones. El rol laboral de todos es igual.
Sea cooperativo, tome la iniciativa para ayudar a los compañeros, elimine barreras y cree un ambiente de trabajo armonioso.
Sé tolerante y considerado con los demás, y no fuerces a los demás. Diferentes personas tienen diferentes habilidades y cualidades, así que sé amable con el mundo.
Sé lo suficientemente valiente para asumir la responsabilidad. Esto es muy importante. Los errores son inevitables en el trabajo. "Mi corazón es desinteresado y el mundo es amplio." Si tienes problemas, puedes admitir con valentía tus errores y asumir la responsabilidad, pero los demás te perdonarán y respetarán.
Además, la etiqueta, la apariencia, la vestimenta, el sentido del humor, etc. de la secretaria afectarán la atmósfera cultural de su empresa, la perspectiva mental de los empleados y muchos otros aspectos, y no pueden ser simplemente superficiales.
Desarrollar la capacidad de informar oralmente del secretario
La capacidad de informar oralmente del secretario es un reflejo integral de la capacidad analítica, de coordinación, de adaptabilidad y de expresión de una persona. Los informes orales rápidos, concisos y precisos ayudan a los líderes a comprender la situación de manera oportuna y tomar decisiones rápidas. Para cultivar la capacidad de informar oralmente del secretario, debemos prestar atención a los siguientes detalles:
Primero, examinar cuidadosamente, tratar de manera diferente, tratar de manera diferente y manejar con precaución, para no interferir con el trabajo normal del líder. o incluso hacer que el líder sea pasivo.
En segundo lugar, averigüe los motivos y esfuércese por ser preciso. Considere la autenticidad e integridad de la información como vida, investigue y comprenda en función de seis factores: tiempo, lugar, persona, evento, proceso y resultado, y construya información perfecta.
En tercer lugar, escribe un buen borrador y sé conciso y directo. Hablar en capas y capturar los hechos principales; el lenguaje debe ser conciso y no puede repetirse; expresarlo objetivamente y no mezclar opiniones personales para evitar afectar el pensamiento independiente del líder.
Cuarto, comportarse con calma y hablar con elocuencia. No importa cuán grande o pequeño sea, difícil o urgente, debes comportarte con calma, hablar con calma, hablar con claridad y no ser ni humilde ni arrogante.
En quinto lugar, aprovechar las oportunidades y ser flexible. En situaciones donde hay mucha gente, generalmente es necesario mantener la confidencialidad e informar únicamente al líder. Cuando el líder esté de mal humor, trate de hablar lo más claramente posible para evitar provocar cambios de humor en el líder y afectar la correcta respuesta o manejo del asunto. No es particularmente urgente. Puedes denunciarlo más tarde. Cuando el líder está hablando o mirando un documento, generalmente no es apropiado informar inmediatamente.
Procedimientos de trabajo diarios de la secretaria
Ir a trabajar temprano
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Responsable de la higiene y limpieza mía y de la oficina de liderazgo.
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Liderar la colocación ordenada de artículos de papelería, juegos de té, muebles y artículos.
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Abrir cartas y distribuir periódicos.
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Cuando llega el líder
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Pide al líder que informe sobre asuntos relacionados con el cronograma de hoy y pregúntale sobre horario de hoy.
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Supervisar el manejo de asuntos importantes y atender asuntos urgentes con urgencia.
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Realizar trabajo comercial normal
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Responder llamadas telefónicas, recibir información de huéspedes, organizar y escribir manuscritos, imprimir y Copiar documentos, el líder los sigue.
Graba y revisa los faxes enviados y recibidos, y gestiona las llamadas de servicio.
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Otras tareas asignadas temporalmente por el líder.
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Pregunte al líder ¿qué hacer después de salir del trabajo?
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Determinar si acompañar al líder o trabajar horas extras en casa.
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Revisa identificaciones, cerraduras, electrodomésticos y fuentes de alimentación antes de salir del trabajo.
¿Cómo debe tratar la secretaria al jefe cuando está enfadado?
Todo el mundo tiene mal genio, todo el mundo tiene mal genio, y nadie no pierde los estribos una vez en la vida. La única diferencia es que algunas personas tienen un gran temperamento, otras tienen un temperamento pequeño, algunas personas pierden los estribos al azar y algunas personas usan deliberadamente su temperamento para lograr un determinado propósito.
El jefe es un ser humano y naturalmente posee todos los atributos de un ser humano, lo que significa que el jefe definitivamente perderá los estribos. En términos generales, las rabietas del jefe suelen estar relacionadas con el trabajo, es decir, el jefe suele utilizar sus rabietas de forma intencionada o no para lograr determinados fines laborales.
Para la gente común, perder los estribos es una mala emoción que debe controlarse, pero para los superiores, a menudo representa cierta autoridad. Esto puede verificarse por el comportamiento y la actitud de los comandantes de primera línea en el campo de batalla. En el fragor de la batalla, muchos comandantes actuaron con ira y directamente. Perder los estribos suele tener un impacto psicológico en la otra persona. La conmoción de los subordinados y empleados es a menudo el efecto de presión que el jefe espera ver. Si el jefe dirige el trabajo, sus instrucciones no pueden tener un impacto psicológico en sus subordinados, lo que a menudo afectará su eficiencia en el trabajo. En términos generales, cuanto mayor es el poder, mayor es el temperamento. Por supuesto, el temperamento mencionado se refiere al "temperamento" bajo el control de la razón, y el "temperamento" más allá de los límites de la razón conduce a menudo al efecto contrario.
Al tratar y llevarse bien con el jefe, los empleados deben tratar y manejar adecuadamente el problema de que el jefe pierda los estribos. De lo contrario, hará que su jefe lo menosprecie o intensificará el conflicto entre Israel e Israel, provocando que una o ambas partes sufran pérdidas indebidas.
La actitud correcta ante la pérdida de los estribos de tu jefe es: siempre y cuando tu jefe no tenga la intención de insultar tu personalidad o buscar problemas deliberadamente, debes tener paciencia.
Especialmente cuando un empleado comete un error en el trabajo y el jefe pierde los estribos, no solo debes tener paciencia, sino también tomar la iniciativa de admitir tu error o disculparte. Porque resulta que la mejor manera de corregir los errores de una persona no es tanto la gentileza sino la gentileza como un temperamento adecuado. Siempre que no sea excesivo, el efecto educativo de este último es a menudo mejor que el del primero.
Así que la actitud correcta ante la pérdida de los estribos de tu jefe por cuestiones laborales es ser paciente, autorreflexivo y aprender lecciones.
Si sientes que has sido agraviado cuando tu jefe pierde los estribos, no lo refutes ni lo confrontes en el acto, pero también debes tener paciencia. La diferencia es que puedes esperar a que tu jefe se calme antes de explicarle. Por supuesto, esto se refiere a algo más importante. No es necesario discutir con su jefe sobre asuntos triviales que no involucran intereses personales o dignidad personal.
Vale la pena señalar que los empleados que toman la iniciativa de expresar su cercanía a su jefe después de que este pierde los estribos, especialmente cuando son agraviados, serán considerados personas inteligentes y racionales. No se trata de un compromiso, sino de un desarrollo de buena calidad. En este momento, el comportamiento más estúpido es confrontar y contradecir al jefe en el acto.
Por supuesto, no abogo por la dimisión de aquellos jefes que tienen malas cualidades, tratan a sus empleados como esclavos, pierden los estribos a cada paso y aplastan a sus subordinados y empleados. Hay tres métodos de tratamiento específicos: uno es "esconder agujas en algodón". Eso significa que puede adoptar un enfoque más suave y utilizar palabras duras para expresar su desafío a su jefe. Por ejemplo, puedes decirle algo significativo a tu jefe en un tono amistoso. El segundo es "hacer insinuaciones". Es decir, puedes utilizar "metáfora", "metáfora" y "metáfora" para expresar tu resistencia a tu jefe. El tercero es el "ojo por ojo". No hay que ser demasiado paciente con los jefes que no tienen alta calidad. El "ojo por ojo" a menudo puede hacer que la otra parte restrinja su comportamiento. Sin embargo, debemos ser racionales, benéficos y comedidos, y no debemos ampliar los conflictos a nuestro antojo.
Diez consejos para secretarias
1. Algunas cosas deben comunicarse al líder.
Aunque hay que escuchar el trabajo asignado por el líder, hay algunas cosas en las que el secretario quiere ser un buen asesor del líder frente al líder. De esta forma el jefe pensará que eres una buena secretaria.
2. Los trabajos asignados por los líderes deberán ser presentados con antelación.
Por ejemplo, escribir materiales, hacer encuestas, etc. , debemos esforzarnos por completar la tarea antes de lo previsto de acuerdo con los requisitos del liderazgo. Para las tareas que no se pueden completar según lo requerido, asegúrese de informar al líder con anticipación y pídale que haga arreglos con anticipación para evitar ser pasivo.
3. Presta atención a la confidencialidad.
Las secretarias y el personal que trabaja con líderes saben muchas cosas confidenciales, y algunas cosas se saben antes que otras, por lo que deben prestar atención a la confidencialidad y no decir nada a voluntad solo para mostrar su superioridad. Una secretaria incompetente que filtra secretos causará problemas al líder.
4. Responsable del liderazgo y la comunicación con los demás.
Cuando un líder tiene un conflicto con otro líder u otras personas, el secretario no debe echar más leña al fuego frente al líder, sino que debe hacer el trabajo ideológico del líder, dejar que el líder se calme, comunicar con los demás y brindar apoyo al líder. Los líderes resuelven los conflictos lo más rápido posible. Otros asumirán que las acciones del secretario están dirigidas por su jefe.
5. Proporcionar más información a los líderes diariamente.
El líder está ocupado y ha pasado por alto algunos materiales. El secretario proporcionará al líder materiales relevantes a tiempo, que serán de valor de referencia para su toma de decisiones.
6. Sea bueno escuchando las opiniones del líder.
Escuche atentamente las críticas o solicitudes del líder y no se pelee con el líder por asuntos triviales. Si tiene opiniones diferentes, puede comunicarse lentamente con el líder.
7. No te despidas fácilmente delante del líder.
Decir adiós fácilmente a la apariencia de las personas afectará la visión que el líder tiene de los demás. Si juzgan mal a la persona, el líder culpará al secretario desde el fondo de su corazón. Para algunos trabajos, es mejor simplemente hablar con su jefe y no discutir si está bien o mal.
8. No exijas demasiado a tus líderes que sean beneficiosos para ti.
Por ejemplo, hay que dividir la oficina en casas. La secretaria ya tiene una buena casa y quiere otra. Este tipo de cosas dificultará las cosas a los líderes. Si no puedes hacerlo, el líder será alérgico al pensar que estarás insatisfecho en el futuro. Incluso si se hace, el impacto no será bueno.
9. Estar más orientado a las masas.
Escuchar las opiniones y puntos de vista de las masas sobre determinados asuntos para poder facilitárselos a los líderes. El secretario puede reflejar las demandas de las masas de manera oportuna para que el líder no pierda el contacto con las masas. Las masas también estarán extremadamente satisfechas con la capacidad del secretario para reflejar las emociones de las masas.
10. Ven y preocúpate por la vida de los líderes.
A menudo, trabajar junto al líder y cuidar su alimentación, trabajo, descanso y salud no solo refleja la preocupación por el líder, sino que también refleja los sentimientos de sus colegas.
La composición de la estructura de conocimientos de las secretarias
Para una secretaria, una estructura de conocimientos completa y razonable debe tener tres aspectos: conocimientos básicos, conocimientos profesionales y conocimientos relacionados.
1. Conocimientos básicos
El primer nivel de conocimiento para los trabajadores de secretaría es el conocimiento necesario y el requisito previo para los trabajadores de secretaría. Los trabajadores de secretaría deben tener amplios conocimientos y conocimientos básicos sólidos. Para ello, el secretario debe dominar los siguientes tres aspectos del conocimiento.
1. Conocimientos científicos y culturales
Conocimientos básicos, incluyendo chino, matemáticas, historia, geografía, lógica, inglés, etc. Preste especial atención a la mejora del lenguaje y el conocimiento histórico, y conceda importancia al estudio del conocimiento histórico, para que pueda captar las leyes internas y las cosas esenciales a través de los fenómenos históricos.
2. El conocimiento teórico del marxismo-leninismo
Filosofía, economía política, construcción de partidos, teoría de Deng Xiaoping y el aprendizaje continuo en la práctica pueden mejorar la alfabetización teórica.
3. Conocimiento de las políticas y regulaciones
Este es un conocimiento esencial como secretario, incluyendo la línea, los principios y políticas del partido, la constitución del país, las leyes y reglamentos, los decretos y otros relacionados. conocimiento, especialmente después del alumno. Porque es el conocimiento que más se expone en el trabajo diario.
2. Conocimiento profesional
Es el núcleo o cuerpo principal de la estructura de conocimientos de los trabajadores secretariales, y también se diferencia de otros campos.
1 El conocimiento teórico es el conocimiento teórico general de la ciencia y el trabajo de secretaría, y es un requisito previo importante para que los trabajadores de secretaría sean competentes en sus trabajos. La teoría general es también el conocimiento teórico básico del trabajo de secretaría y la ideología rectora de las secretarias. Las teorías de clasificación incluyen el procesamiento de textos, el procesamiento de información, la investigación de información y la práctica secretarial.
Conocimientos empresariales, sentido común operativo en todos los aspectos del trabajo secretarial, habilidades básicas, especificaciones operativas, redacción de documentos oficiales, etc.
3 Conocimientos de la industria, conocimientos básicos de la industria en la que trabajan las secretarias.
Tres conocimientos relacionados
Los conocimientos auxiliares de las secretarias incluyen los siguientes aspectos.
1 El conocimiento de nuevas materias, las ciencias sociales y las ciencias naturales, es una parte importante del conocimiento relacionado, incluidas las ciencias del comportamiento, la teoría de sistemas, la cibernética y la teoría de la información.
2. Conocimientos de gestión, gestión administrativa, ciencia del liderazgo, toma de decisiones y otros conocimientos.
3 Conocimientos de comunicación social, relaciones sociales, relaciones públicas, relaciones interpersonales, etc.
, permitiendo a los trabajadores de secretaría mejorar sus habilidades de comunicación y comunicación de información en el trabajo.
4 Conocimientos psicológicos.
Conocimiento social
Conocimiento internacional, cuestiones internacionales básicas de actualidad, cambios y desarrollos en la estructura mundial, conocimientos en política, economía, ejército, ideología, ciencia y tecnología, cultura y otros aspectos. .
Conocimientos domésticos, condiciones nacionales, sentimientos públicos, costumbres populares, costumbres populares, etc.