Gestión de licitaciones de proyectos de ingeniería

Desde que el país implementó el sistema de licitaciones en la década de 1980, las licitaciones de proyectos de construcción se han convertido en el principal método de contratación de proyectos de construcción. Permítanme ordenar artículos sobre la gestión de licitaciones de proyectos de construcción. Bienvenidos a leer y consultar:

1. Gestión diaria del trabajo de licitación

En términos de estructura organizativa, las empresas deben tener agencias especializadas. Responsable de licitaciones. Incluso si no existe una agencia especializada, debe haber un departamento con actividades similares que sea responsable del trabajo de licitación de la empresa. El trabajo básico debe incluir: el establecimiento y mantenimiento de cuentas de licitación, la preparación de documentos de precalificación, los procedimientos para participar en licitaciones, el estudio de estrategias de cotización de licitación, la agencia líder para la preparación de documentos de licitación, aclaraciones y preguntas y respuestas durante el proceso de licitación, la impresión e impresión de los documentos de licitación, publicar, presentar los documentos de licitación, manejar la devolución de la garantía de la licitación, participar en las negociaciones antes y después de la adjudicación de la licitación y firmar contratos de proyectos después de la adjudicación de la licitación.

Además del trabajo básico anterior, el departamento de gestión de ofertas y cotizaciones también debe incluir el siguiente trabajo en el ámbito comercial diario:

1. Establecimiento y mantenimiento del precio de equipos y materiales. base de datos

La competencia en las ofertas se refleja en gran medida en la competencia de precios. Por lo tanto, además de realizar las consultas necesarias para proyectos de licitación específicos, el departamento de gestión de licitaciones también debe ser responsable de organizar el establecimiento de una biblioteca de precios para equipos y materiales, de modo que no solo se puedan revisar los precios disponibles de equipos y materiales para consulta durante la licitación, pero también cuando el tiempo es escaso o cuando la consulta es difícil, la información de la base de datos de precios también se puede utilizar para cotizar el proyecto de licitación.

2. Recopilación de riesgos de los proyectos ejecutados

Para la prevención de riesgos, además de un cuidadoso análisis e investigación de los documentos de licitación de los proyectos licitados, más riesgos provienen de los comentarios sobre la implementación de los proyectos ejecutados. . Los riesgos que ocurrieron en otros proyectos ejecutados no deben volver a ocurrir en nuevos proyectos licitados, o pueden existir contramedidas para reducir las pérdidas por riesgo. Por lo tanto, es necesario que el departamento responsable de organizar las licitaciones investigue, clasifique y resuma periódicamente los diversos riesgos encontrados en los proyectos ejecutados mediante visitas o cuestionarios. Evite tomar medidas para prevenir y abordar riesgos conocidos al licitar en nuevos proyectos.

3. Establecer textos estándar para los documentos técnicos de licitación.

Utilizar texto y formato estándar puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo. Para mejorar la eficiencia de la licitación, los licitadores deben resumir y analizar las plantillas de documentos técnicos de los documentos de licitación estándar y analizar las partes comunes de los documentos técnicos en los documentos de licitación generales, como el control y la implementación del proyecto, la gestión y coordinación del diseño, la gestión de adquisiciones y la gestión de la construcción. y gestión de calidad, gestión de HSE, etc., formando un formato relativamente fijo. Una vez que reciben la tarea de licitación, pueden modificar y mejorar la plantilla de manera específica.

2. Preparación para la precalificación

Para proyectos de licitación, la calidad de los documentos de precalificación está directamente relacionada con si la empresa puede aprobar la precalificación y luego obtener la oportunidad. para participar en el proyecto de licitación en el siguiente paso. Por lo tanto, la calidad de los documentos de precalificación también es una parte muy importante del proceso de licitación, especialmente en proyectos de ingeniería general con bajos requisitos técnicos y muchos postores. Las empresas no deberían perder la oportunidad de licitar simplemente por la calidad de sus documentos de precalificación.

La preparación de los documentos de precalificación debe cumplir con los requisitos del licitador y, por lo general, puede ser completada de forma independiente por el departamento responsable de la gestión de la licitación. Con el desarrollo continuo de una empresa y los cambios en los proyectos que emprende, el estado de los recursos humanos de la empresa, la carga de recursos humanos de los proyectos en construcción, las calificaciones empresariales o los certificados de calificación sufrirán cambios dinámicos, los documentos de calificación de la empresa, el desempeño del contrato empresarial, la empresa. información de la empresa, etc. Una persona dedicada debe ser responsable del mantenimiento de los materiales de contenido para evitar la situación de seguir utilizando certificados y datos antiguos cuando los recursos humanos de la empresa se han desarrollado, el cumplimiento del contrato ha aumentado y los niveles de calificación han mejorado.

3. Preparación antes de licitar

Después de obtener la información de licitación correspondiente, la empresa decide participar en la licitación del proyecto mediante la toma de decisiones científicas y luego ingresa a la etapa de preparación previa a la licitación. . El trabajo preparatorio antes de licitar generalmente se divide en las siguientes etapas:

1. Comprar los documentos de licitación

Después de pasar la precalificación, comprar los documentos de licitación en el momento y lugar especificados por la licitación. licitador. Este trabajo debe ser realizado por el departamento de gestión de licitaciones. Por supuesto, la compra de documentos de licitación no es una simple compra de documentos. Lo mejor es obtener información relevante, como qué competidores están involucrados, la organización del trabajo de licitación del postor y el progreso del proyecto de licitación. , para recopilar información útil para las decisiones de licitación.

2. Establecimiento de la organización licitadora

Con base en las características del proyecto de licitación y los requisitos específicos de los documentos de licitación, la dirección de licitación propondrá el plan de establecimiento de la agencia licitadora. departamento. El plan de establecimiento de la agencia licitadora debe incluir el nombramiento del gerente de licitación, los documentos técnicos, los requisitos para los participantes en la preparación de los documentos comerciales y el progreso de la preparación de los documentos de licitación.

Si los documentos de licitación que cumplen con los requisitos de los documentos de licitación se pueden preparar de acuerdo con los requisitos de los documentos de licitación y reflejan las ventajas y la capacidad de la empresa para ejecutar el proyecto de licitación, la clave está en la calidad. del personal involucrado en la preparación de los pliegos de condiciones y en el funcionamiento del propio organismo licitador. Control y coordinación de las licitaciones. El personal que participa en la licitación generalmente incluye:

Gerente de licitación: según las características del proyecto de licitación y el grupo de talentos de la empresa, seleccione una persona con experiencia en ingeniería y capacidades de organización de licitaciones similares para que actúe como gerente de licitación. del proyecto licitatorio, Responsable integral del trabajo licitatorio de los proyectos licitatorios, organizando, coordinando y gestionando todo el trabajo licitatorio.

Personal directivo: se refiere principalmente a quienes se dedican a la gestión de proyectos y comprenden las políticas y planes comerciales de la empresa.

Dicho personal debe tener conocimientos y experiencia, tener ciertos conocimientos jurídicos y experiencia laboral práctica, y tener sólidas habilidades de comunicación y coordinación. Los gerentes son responsables de coordinar la relación con los oferentes en el proceso de licitación, mantenerse al tanto de la dinámica de los proyectos de licitación y proporcionar información precisa y base para la toma de decisiones de licitación.

Profesionales técnicos: se refiere principalmente a profesionales dedicados a la investigación y desarrollo de tecnología, diseño de ingeniería, construcción de ingeniería, adquisiciones de ingeniería, gestión de proyectos, etc. Dicho personal debe tener habilidades profesionales calificadas y amplios conocimientos profesionales, y ser capaz de preparar documentos técnicos de licitación basados ​​en la situación real de la empresa durante el proceso de licitación.

Personal empresarial y financiero: se refiere principalmente a profesionales dedicados a asuntos jurídicos, contratos, estimaciones presupuestarias, finanzas, seguros, fiscalidad, etc. Dicho personal debe tener amplios conocimientos jurídicos, dominar las leyes y regulaciones vigentes, estar familiarizado con los estándares de fijación de precios de proyectos y ser capaz de preparar documentos comerciales en el proceso de licitación en función de las condiciones reales.

3. Investigación sobre los documentos de licitación

Una vez establecida la agencia licitadora, todo el personal involucrado en el proyecto de licitación debe estudiar y analizar cuidadosamente los documentos de licitación desde una perspectiva profesional.

En la etapa inicial de la licitación, es principalmente a través de la investigación y el análisis de los documentos de licitación para encontrar problemas como expresiones poco claras, contradicciones, errores obvios, etc., y plantear preguntas al postor de manera oportuna. manera.

A medida que avanza la licitación, quienes participan en la licitación deben preparar la información necesaria, como instrucciones para los licitadores, cláusulas contractuales generales, cláusulas contractuales especiales, especificaciones técnicas, dibujos, datos de diseño, lista de cantidades, diversas formas de cartas de garantía, etc. Consulte el archivo adjunto para obtener un estudio más detallado para que pueda comprender a fondo los documentos de licitación, comprender el alcance y las responsabilidades de su propio trabajo y comprender correctamente las intenciones del propietario.

4. Investigación in situ

La investigación in situ puede investigar eficazmente condiciones objetivas como el sitio del proyecto y el entorno circundante, y las empresas deben prestarle especial atención. De acuerdo con el tiempo especificado en los documentos de licitación, se seleccionará el personal apropiado de la agencia licitadora para participar en la inspección in situ organizada por el postor. El personal que participe en las inspecciones in situ debe familiarizarse con los documentos de licitación de antemano, recopilar preguntas de otros postores y realizar inspecciones de manera planificada y decidida. A través de inspecciones in situ, entendemos principalmente las condiciones naturales, las condiciones de construcción, la oferta de mano de obra, el suministro de equipos y materiales, las condiciones de transporte, las condiciones circundantes del sitio, las regulaciones de construcción locales, etc., donde se encuentra el proyecto de licitación.

5. Participar en la reunión previa a la oferta

Después de participar en la inspección in situ, traeré las preguntas posteriores a la inspección in situ y la investigación y análisis del documentos de licitación para hacer preguntas al postor antes de ofertar. Aunque los postores todavía tienen la oportunidad de solicitar aclaraciones antes de la fecha límite de licitación, obtendrán respuestas a las preguntas conocidas a tiempo antes de licitar, lo que les ayudará a ofertar con anticipación y analizar lo más posible las preguntas de otros competidores a tiempo. los niveles de oferta y las estrategias de oferta de sus competidores.

IV.Preparación de los Documentos de Licitación

El requisito más básico para la preparación de los documentos de licitación es que los mismos puedan responder sustancialmente a los requisitos y condiciones establecidos en los mismos. Los documentos de licitación presentados por diferentes licitadores tendrán diferentes requisitos en cuanto al formato de los documentos de licitación, y las empresas deben prepararlos cuidadosamente de acuerdo con los requisitos de los documentos de licitación. En términos generales, los documentos de licitación contendrán dos partes: documentos técnicos y documentos comerciales. Si el proyecto licitatorio adopta revisión poscalificación, también se incluirán los elementos licitatorios.

1. Ofertas técnicas

Aunque el precio tiene un gran peso en las licitaciones competitivas, si las ofertas técnicas pueden mostrar la tecnología, el nivel de diseño, la gestión del proyecto y el control de la construcción del licitador, se obtienen ventajas en este aspecto. puede conseguir mejores formularios para los postores. De cara a la licitación en las diferentes etapas del proyecto, los puntos claves en la preparación de las ofertas técnicas generalmente son:

A. Proceso de licitación del paquete: los documentos técnicos deben centrarse en demostrar el avance, la racionalidad y la aplicabilidad económica. de la propia tecnología patentada y de la naturaleza de la tecnología patentada, y al mismo tiempo explicar al postor cómo el uso de nuestra propia tecnología reducirá los costos de construcción, acortará el ciclo de construcción y reducirá los costos de operación y mantenimiento;

B. Licitación de diseño: los documentos técnicos deben centrarse en mostrar nuestro propio desempeño en la experiencia similar del proyecto de licitación, la integridad y perfección de la organización de gestión del diseño y el sistema de gestión, y al mismo tiempo explicar la eficiencia y capacidades de la organización por la que se licitará. el proyecto, la racionalidad del ciclo de diseño, los servicios técnicos de diseño disponibles, etc.

C. Licitación de contratación general de ingeniería: Los documentos técnicos deben centrarse en demostrar sus ventajas en el diseño, procura, construcción y gestión de proyectos, resaltar el control de los proyectos de licitación, y coordinar las fases de diseño, procura y construcción, y Declarar claramente sus propias ventajas en QHSE y construcción ecológica, así como la racionalidad y el avance del diseño de la organización de la construcción y los planes de construcción.

2. Licitación comercial

A. Los diseñadores estudian cuidadosamente los documentos de diseño y otra información técnica relevante en los documentos de licitación, completan la revisión de la hoja de datos del equipo y la lista de materiales, y proponen. El personal de la empresa puede calcular los datos (especificaciones, materiales, peso, presión, cantidad, etc.) y los errores encontrados en los documentos técnicos de diseño pueden aclararse de manera oportuna y entregarse a la empresa;

B. El personal de adquisiciones estudia cuidadosamente los documentos de licitación y otra información técnica relevante, después de recibir la información de retroalimentación del diseñador, envía el documento de consulta al proveedor calificado. El documento de consulta debe describir las características técnicas de los equipos y materiales a comprar, los estándares adoptados, el tiempo de entrega y otras cuestiones clave;

C. De acuerdo con el diseño de la organización de la construcción propuesta y el plan de construcción, la construcción. el personal propone un plan de demanda de mano de obra, trazado general, plan de construcción de instalaciones temporales, etc.

D. El personal de gestión del proyecto debe preparar el plan de duración del proyecto y organizar razonablemente la conexión entre las etapas de diseño, adquisición y construcción para garantizar la racionalidad del cronograma de la Alianza del Gerente de Proyecto; Personal empresarial Con base en los datos y la información obtenidos del diseño, adquisiciones, construcción y gestión del proyecto, el precio de la oferta se calcula de acuerdo con la estrategia de licitación propuesta.

3. Análisis de riesgos

Durante el proceso de preparación de los documentos de licitación, el licitador debe organizar a todo el personal involucrado en el proyecto de licitación para realizar un análisis de riesgos del proyecto de licitación de acuerdo con su respectivo trabajo. contenidos El propósito es Descubrir riesgos, trabajar juntos para proponer soluciones y reflejar estrategias de prevención de riesgos en los documentos de licitación. Los riesgos que deben considerarse para los proyectos de licitación generales son los siguientes:

Diseño: la exactitud de los datos básicos del diseño; la racionalidad de la selección de los estándares de diseño; si la selección de materiales cumple con los requisitos del proceso; si el plan de diseño es razonable, dará lugar a más cambios de diseño; si la cantidad de diseño es mayor que la de dispositivos similares;

Compra: si los requisitos técnicos del documento de consulta son completos; la garantía de carga de procesamiento del fabricante; si la fecha de entrega del equipo es razonable; las tendencias futuras de la fluctuación del precio en el transporte de equipos grandes;

Construcción: si el diseño de la organización de la construcción es razonable; si el plan de construcción especial está avanzado; si las condiciones naturales de la construcción del proyecto son razonables; si las medidas técnicas son integrales; ; si el subcontratista seleccionado tiene capacidades; si la carga de recursos humanos del subcontratista puede cumplir con los requisitos de construcción del proyecto; si el plan y las medidas QHSE son integrales;

Precio: la solvencia del postor; la tendencia y magnitud de las futuras fluctuaciones de los precios de mercado; la tendencia y magnitud de los cambios en los tipos de cambio internacionales; si hay omisiones o errores en la estimación del proyecto; área garantiza la fuerza laboral, Fabricación, suministro y transporte cambios en las políticas fiscales si los requisitos de calidad del proyecto exceden los requisitos generales si el cálculo de los gastos administrativos coincide con los insumos reales;

4. Revisión de los documentos de licitación

Una vez compilados los documentos de licitación, el gerente de licitaciones será responsable de organizar una revisión exhaustiva de los documentos de licitación. La empresa elaborará una lista de verificación. en el resumen de ofertas anteriores y agregue contenido de verificación después de cada oferta. La lista de verificación incluye tanto cuestiones importantes, como si el contenido de los documentos de licitación cumple con los requisitos, como cuestiones menores, como si las firmas y los sellos son correctos. Se puede decir que es una revisión integral y eficiente. El contenido específico de la lista es:

A. Si la persona jurídica corporativa o el agente autorizado firma o coloca el sello oficial de la unidad según se requiera;

B. directorio de documentos de licitación desde la secuencia hasta la expresión de texto Si es consistente con los requisitos del documento de licitación;

C. Si el número de catálogo, el número de página y el título del documento de licitación son consistentes con el número de contenido, la página. número (primera página del contenido) y título;

D. Para la parte escrita en la plantilla, se han reemplazado todos los contenidos reemplazados para evitar errores de bajo nivel como "pretender ser estúpido" y " usando sombrero";

E. ¿Son consistentes las palabras y los números del monto cotizado? ¿Total de la tabla de resumen de cotización de oferta? ,?Resumen de la oferta pública de adquisición? ,? Lista completa de cotizaciones? Si es consistente, involucrando moneda extranjera. Si los montos son consistentes;

F. Si los documentos de licitación están empaquetados por separado como se especifica en los documentos de licitación, y si el número de copias cumple con los requisitos;

G. El depósito de oferta o la garantía de oferta cumple con los requisitos, y si la garantía es un embalaje separado;

h.? ¿Total de la tabla de resumen de cotización de oferta? ,?Resumen de la oferta pública de adquisición? ,? Lista completa de cotizaciones? Si los documentos comerciales están firmados y sellados de acuerdo con los requisitos de los documentos de licitación;

1 Si la unidad y cantidad de la medida de la cuota en los documentos comerciales son consistentes con las unidades y cantidades de lo cotizado. proyecto;

J. Cantidad de proyecto ¿Licitación de modelo de lista? ¿Lista de cantidades? Si el contenido de los elementos de la tabla es consistente con la cuota aplicada;

K. Si las desviaciones enumeradas en la tabla de desviaciones técnicas y en la tabla de desviaciones comerciales han afectado sustancialmente la visión que el licitante tiene de sí mismo y de su propia competitividad. ¿juicio?

La existencia de medidas correspondientes para prevenir los factores de riesgo se reflejará en los documentos de licitación.

Antes de la publicación, de acuerdo con las normas de gestión de la empresa, el director del departamento y el supervisor de la empresa responsable de la licitación revisarán y aprobarán los documentos de licitación.

Verbo (abreviatura de verbo) presentación de documentos de licitación

Enviar los documentos de licitación al lugar designado antes de la fecha límite especificada en los documentos de licitación. Ya sea que se entregue personalmente o por correo, se debe dejar tiempo suficiente para evitar la situación en la que el tiempo de entrega de los documentos de licitación sea posterior al tiempo especificado en los documentos de licitación debido a demoras en el transporte, errores del sistema postal y otros factores.

6. Participar en la apertura de ofertas

La presentación de los documentos de seguro de acuerdo con los requisitos de los documentos de licitación no significa el final del trabajo de licitación después de la apertura de ofertas. importante. Aunque los documentos de licitación no se pueden modificar una vez abierta la licitación, la empresa no está inactiva en este momento y solo puede esperar pasivamente. Por el contrario, es muy probable que tras la apertura de ofertas, su propio trabajo le ayude a obtener una posición más favorable en la evaluación de ofertas.

1. Reunión de introducción; reunión de exhibición

Para seleccionar un ganador de oferta más ideal, el licitador generalmente requerirá que el postor revise los documentos de la oferta sobre la base de la revisión de la oferta. Refinamiento de documentos. Esta suele ser una excelente oportunidad para demostrarle al postor que la empresa puede completar el proyecto de licitación según lo prometido. Por lo tanto, los participantes deben tener una gran experiencia y conocimientos, ser buenos en expresión y comunicación y tener un conocimiento profundo del contenido escrito en los documentos de licitación.

El pliego de condiciones no es una simple explicación, ni tampoco una repetición de los documentos de licitación. En cambio, debemos centrarnos en las condiciones técnicas y comerciales de los documentos de licitación y realizar análisis y demostraciones en profundidad de nuestros propios documentos de licitación. Los contenidos que deben explicarse en los documentos de licitación generalmente incluyen:

A. El avance, aplicabilidad y confiabilidad de la tecnología patentada o patentada;

b. Ventajas en el sistema de gestión y experiencia en diseño;

c. Ventajas de adquisiciones en recursos de proveedores, sistema de gestión de adquisiciones, recordatorios y supervisión;

d. Diseño de organización de la construcción Racionalidad, avance y viabilidad de el plan de construcción;

e. Ventajas de la gestión propia del proyecto y garantía de finalización oportuna de los proyectos licitados;

F Establecer un sistema de gestión QHSE en el sitio de instalación del proyecto para garantizar una construcción segura. ;

G. Análisis de puntos clave y dificultades en los proyectos de licitación de desempeño:

H. Desempeño seguro y compromiso necesario con los proyectos de licitación.

Respuesta

La respuesta es principalmente un proceso en el que el licitador aclara las ambigüedades en sus documentos de licitación. Si puede proporcionar una explicación razonable durante este proceso, también puede aumentar sus posibilidades de ganar la oferta. En esta etapa, dado que el proyecto de licitación ya ha comenzado, tenemos un cierto conocimiento de las cotizaciones de los competidores y sus planes para implementar el proyecto de licitación, por lo que la etapa de defensa debe ser específica y decidida.

A. Modificar las condiciones de cotización comercial y aumentar o disminuir la tarifa de contratación sin reducir el monto de la cotización.

B. Modificar las condiciones técnicas o comerciales sin reducir la probabilidad de ganar la oferta; Reducir el riesgo de los proyectos de licitación;

C. Explique las ambigüedades en los documentos de licitación, aclare sus propias declaraciones y transmita información clara al postor;

D. las deficiencias en los documentos de licitación para evitar ponernos en desventaja.

Siete. Resumen posterior a la licitación

Hasta que el licitador determine el postor ganador y emita un aviso de oferta ganadora y un aviso de oferta fallida, el trabajo de licitación para un proyecto de licitación básicamente ha terminado. Independientemente de si la empresa gana la oferta o no, debe realizar un resumen de la oferta de manera oportuna. El propósito es resumir experiencias y lecciones, analizar ganancias y pérdidas y acumular información útil para la próxima oferta. En la mayoría de los casos, los documentos de licitación indicarán que el licitador no está obligado a explicar las razones por las que ganó o no la oferta. Por lo tanto, el resumen de la oferta se basa más en la información obtenida por el postor durante el proceso de apertura de ofertas, así como en el análisis de las diferencias entre él y sus competidores durante el período desde la apertura de las ofertas hasta el aviso emitido por el licitador.

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