¿A qué tareas y detalles debes prestar atención cuando eres secretario del director general? En el proceso de manejar asuntos cotidianos complejos, las secretarias deben comprender bien la "etiqueta", ayudar con humildad y activamente a los líderes, respetar a los líderes y su etiqueta y, ante todo, respetar la obediencia. Independientemente de la relación personal entre el secretario y el líder, la autoridad del líder debe mantenerse en el trabajo. Pida instrucciones con frecuencia e informe con frecuencia. En ocasiones importantes, el secretario debería considerar dejar que el líder camine al frente y se siente en el medio. Cuando presente a los líderes a los invitados, sea respetuoso. Cuando el líder está hablando con alguien, el secretario no debe interrumpir fácilmente ni abandonar la conversación. Si se van, nunca llegarán muy lejos, sino sólo donde puedan ser convocados en cualquier momento. Cuando el líder asigna trabajo y asigna tareas, el secretario debe escuchar atentamente. Si el secretario no está de acuerdo con la opinión del líder, no puede interrumpir inmediatamente. En su lugar, escuche atentamente las palabras del líder, analice la racionalidad de sus opiniones y recuérdele con tacto que lo reconsidere. No debería oponerse fácilmente, y mucho menos negarse a hacerlo. Al salir a realizar actividades, la secretaria debe encargarse de las tareas diarias del líder, dejar buenos asientos y literas para el líder y llevarlo consigo cuando coma y vaya al baño. Al comunicarse con el líder, el secretario también debe prestar atención a compartir las preocupaciones del líder y negarse a recibir llamadas del líder. Si se niega a contestar el teléfono, debe darle prioridad. Las personas que no sean reunidas personalmente por el líder deben registrarse con anticipación, incluyendo cuándo, qué temas se discutirán y cuánto tiempo llevará. El personal de secretaría debe comprender a cada uno uno por uno y concertar una cita a tiempo después de informar al líder para su aprobación. El secretario debe hacer todo lo posible para explicarle al invitado no invitado y no debe presentarlo al líder de manera casual. Cuando surgen emergencias, los líderes deben dar un paso al frente. El secretario primero debe preguntar sobre la situación, luego buscar instrucciones del líder y luego presentar al visitante al líder después de obtener el consentimiento del líder. En situaciones sociales, muchas veces es inevitable ofrecer cigarrillos y bebidas, y los líderes se sienten abrumados o continúan trabajando. O la secretaria no se encuentra bien y no puede socializar. La secretaria también debe rechazar la llamada de inmediato en este momento. Puede explicarles a todos por qué el líder no puede beber demasiado, o puede beber apropiadamente para el líder, pero no demasiado. El tabaco y el alcohol sólo pueden utilizarse como decoración, no como artículos de primera necesidad para tareas oficiales. Por tanto, el secretario no tiene que "sacrificar su vida por el rey", simplemente puede beber más vino. Los líderes tienen sus propias personalidades y fortalezas. Al comunicarse con los líderes, las secretarias no sólo deben comprender sus personalidades y temperamentos para una mejor cooperación, sino también comprender su experiencia. Deberían aprovechar la oportunidad para promover su experiencia en el mundo exterior, lo que no sólo ganará su confianza sino que también tendrá un efecto inesperado en las relaciones públicas. Por ejemplo, la fotografía y la caligrafía del líder funcionan, y el secretario debe "aparecer" frente al público en circunstancias apropiadas para hacer que la imagen del líder en la mente del público sea más rica e interesante. En actividades culturales y de entretenimiento, invitar a los líderes a cantar una canción, bailar una canción, jugar, pelear o matar un juego no solo relaja la mente y el cuerpo del líder, sino que también le permite mezclarse con las masas en masa. actividades, y divertirse y divertirse Ayuda a unir los corazones de las personas. Por lo tanto, a este respecto no se deben ignorar las normas de etiqueta del secretario para los líderes. Para unir a los colegas, el secretario debe trabajar en equipo, ser entusiasta y servicial, ser cortés con los demás, ser bueno para aceptar nuevas ideas y desafíos y estar dispuesto a aceptar la ayuda de los demás, en lugar de trabajar duro o actuar imprudentemente de forma aislada. Además, en la oficina sonreír es una etiqueta básica en los asuntos de oficina. Sonríe y saluda a tus compañeros. No hay necesidad de dudar en saludar a los extraños. Las personas de otros departamentos, los empleados de otros campos y los líderes de unidad quieren enviar saludos de Año Nuevo cuando se reúnen. La forma más sencilla es sonreír y asentir, o decir saludos como "¡Buenos días", "¡Hola!" y "¡Adiós!". Por supuesto, esto no significa hacerse amigo de la gente, es sólo etiqueta adecuada. Los colegas a veces usan apodos amigables como "Rey de los Ojos" y "Tieguai Li". Pero esto no se aplica a los nuevos miembros ni a los subordinados, ni a los jóvenes ni a los ancianos. En las empresas con financiación extranjera, al dirigirse al jefe o al superior inmediato, no sólo se debe llamarlos por su apellido, sino también agregar sus cargos. Incluso si la persona le pide que la llame sólo por su apellido, o incluso por su nombre, no lo haga delante del invitado al recibirlo. Felicite sinceramente a sus colegas por sus éxitos, ascensos y premios, pero no siempre hable de ello. Si habla demasiado, la gente sospechará que sus felicitaciones no son sinceras y significan otra cosa. Sea amable con las cartas y las visitas. Además de las agencias de recepción especiales creadas por los departamentos gubernamentales, los departamentos de secretaría de las unidades generales a menudo se encargan de recibir cartas y llamadas de sus propias unidades, y el secretario se convierte en el recepcionista de cartas y llamadas. En este momento, la etiqueta de la secretaria se convierte en un detalle muy sensible e importante y una parte integral de la recepción de cartas y visitas. Por lo tanto, debes prestar atención a la etiqueta al recibir cartas y visitas. En primer lugar, se debe comprender plenamente al peticionario.

Ya sea una carta o una visita, la otra persona siempre piensa que su asunto es importante y valioso, y el secretario debe entenderlo plenamente. Debido a sus diferentes estatus, el secretario puede ver de un vistazo que los asuntos reportados por la otra parte no tienen significado general o valor práctico, pero debe ser cortés con la persona que escribe la carta y asegurarse de que las preguntas planteadas por el La otra parte tiene su propio valor y significado, especialmente si la otra parte puede encontrar el problema, pensar en los problemas y reflexionar sobre ellos con una actitud positiva. Esto no es sólo por cortesía, sino que también ayuda a proteger el entusiasmo de las masas por participar en la discusión de los asuntos nacionales. En segundo lugar, no importa qué tipo de peticionario sea, el secretario debe mostrar respeto al recibirlo. No todas las solicitudes realizadas por el autor son razonables. Cuando respondamos, podemos señalar su irracionalidad, pero aun así debemos respetar a la otra parte. No muestres desprecio o ridículo hacia la otra parte en tu respuesta. Si la carta de la otra parte está redactada de forma inadecuada, el secretario no puede "responder a la otra persona con su propio gusto" al responder a la carta. Sin embargo, el secretario debe ser razonable, benéfico y mesurado. La redacción puede ser seria, pero nunca ". "Juro" en la carta. Vuelve atrás". Para el visitante, aunque su pregunta sea ridícula e irrazonable, el secretario puede analizar, explicar e incluso criticar su irracionalidad, pero no debe ser grosera ni hiriente. Además, preste atención a las promesas hechas al peticionario. El secretario siempre tiene que asumir algunos compromisos al tramitar las peticiones. A veces estas promesas son superficiales, como la promesa: "Definitivamente hablaremos con las personas relevantes sobre este tema", pero el resultado puede no ser que las conversaciones sean exitosas, porque el periodista tiene una comprensión inadecuada del problema y opiniones incorrectas. . El compromiso con él era sólo una cuestión de etiqueta. A veces, este tipo de promesa debe cumplirse, como enviar el problema a un departamento funcional específico para su procesamiento y dar una respuesta como "Lo manejaré por usted dentro de cinco días hábiles". Debes mantener tu compromiso con la otra parte, nunca hacer promesas verbales, nunca cumplir con los plazos, la calidad o la cantidad, o incluso olvidarlo todo por completo. Este tipo de actuación demuestra que el compromiso de la secretaria es sólo superficial, más que verdaderamente responsable. No es aconsejable desde la perspectiva de la etiqueta o la seriedad y responsabilidad en el trabajo. Negocios sinceros Algunos invitados hablan de ciertos negocios. Para estos visitantes, la etiqueta de recepción del personal de secretaría debe ser: (1) Los invitados no invitados deben ser recibidos adecuadamente, independientemente de si programaron una cita con anticipación, el personal de secretaría debe presentarse a los visitantes y saludarlos al mismo tiempo. Si el escritorio de la secretaria está en la puerta de la oficina, no es necesario levantarse para hablar, especialmente ante los jóvenes o los compañeros, y no es necesario ser demasiado formal en este momento. Pero cuando la otra persona extiende su mano, debes levantarte y extender la mano para estrecharle la mano. Si el visitante no proporciona su información inmediatamente después de saludarlo, la secretaria puede preguntar: "¿Qué puedo hacer por usted?" El personal de secretaría debe ser más entusiasta y debe notificar inmediatamente al líder sobre la llegada del invitado y guiarlo para que se reúna con el líder o organizar un lugar adecuado para que el invitado espere. (2) Se descubrió que algunos invitados no invitados eran simplemente vendedores de una determinada empresa. Una respuesta cortés será suficiente, pero es posible que desees informar al conserje o a la sala de comunicaciones para mantener a estas personas fuera de la oficina en el futuro. Algunos visitantes están dispuestos a contar el propósito de su visita y la secretaria puede manejarlo con la cámara después de comprenderlo. Si el visitante quiere ver al líder pero no dice nada, el secretario debe decirle claramente al visitante: "El líder quiere saber la situación con anticipación antes de reunirse con usted. Si no explica su situación, no podré". "No puedes decirme el contenido específico, pero deberías decirme el tema, para que pueda decírselo al líder y arreglarlo para ti". Para aquellos visitantes que insisten en negarse a revelar sus verdaderos sentimientos, el personal de secretaría debe negarse cortésmente a contestar el teléfono en lugar de presentarles al líder a regañadientes, lo que a menudo lo empujará a abordar un tema sin sentido o sin preparación, lo que es perjudicial para ellos. el trabajo de la dirigencia. (3) Crear una atmósfera En invierno, los turistas tienen muchos sombreros y bufandas. En los días de lluvia, los impermeables y paraguas de los turistas se mojan. Los visitantes pueden sentirse incómodos al entrar a la oficina. En este momento, el secretario debe tomar la iniciativa de decirle a la otra parte dónde están colocadas las cosas para que la otra parte se sienta relajada. Si el líder está ausente o hay otras cosas que requieren que el visitante espere, el secretario no puede dejarlo solo, sino que debe tomar la iniciativa de hablar con él o preguntarle si tiene algo más que hacer, como por ejemplo. hacer una llamada telefónica y tomar la iniciativa para brindarle comodidad. También puede preparar algunos libros, periódicos y revistas para que los invitados los lean cuando quieran para estabilizar sus emociones. Sin embargo, cuando hable con los invitados, tenga cuidado de no informar a la otra parte sobre el contenido específico del trabajo y la información más reciente del líder. En lugar de eso, simplemente hable con algunas palabras amables en general para evitar la divulgación involuntaria de la confidencialidad durante la conversación. causar problemas o hacer que el líder tenga problemas con el visitante Caer en la pasividad durante la conversación. (4) Cuando un invitado entusiasta se marcha después de hablar, el líder le pedirá a la secretaria que lo despida.