¿Cómo utilizar el tiempo de manera eficiente?
Regla 1: Haz una cosa a la vez.
En primer lugar, las personas de alto rendimiento saben que la mejor manera de tomar el control de sus vidas es dividir lo que quieren hacer en muchas cosas pequeñas para poder concentrarse en completar una cosa a la vez. tiempo.
Regla 2: Utiliza el sistema de planificación diaria según tus características laborales.
No intentes utilizar los sistemas de gestión del tiempo más populares del mercado para cambiar tu forma de trabajar. Creo que muchas personas han comprado costosos sistemas de gestión del tiempo porque su trabajo no está organizado. Es posible que hayan pasado mucho tiempo aprendiendo a utilizarlos, sólo para descubrir que sólo les traerá más problemas. Por lo que debes aprender a ordenar tu tiempo de acuerdo a tus características laborales.
Regla 3: Prioriza tu trabajo.
Antes de hacer cualquier cosa, debes aprender a priorizar tu trabajo. Sólo así podrás obligarte a hacer primero las cosas realmente importantes. En general, la gente tiende a perder el tiempo en dos cosas:
◆?Mi cosa favorita. ? "De todos modos tengo que llamar a Mike para programar una cita de golf. También podrías dar el primer paso". Como te gusta hablar con Mike, te sientes más cómodo haciéndolo primero. Entonces empiezas a hacer llamadas telefónicas una tras otra y luego quizás escribes algunas cartas. De esta forma, conforme va pasando el tiempo te das cuenta de que las cosas realmente importantes aún no han empezado.
◆?Cosas que ocupan la menor cantidad de tiempo. ? Podrías decir: "Leer estos correos electrónicos puede que solo te lleve un minuto, así que hagámoslo primero". Entonces te darás cuenta de que te llevó una hora leerlos sin darte cuenta.
Regla 4: Establece una fecha límite
Siempre que te establezcas una fecha límite, descubrirás que puedes hacer muchas cosas antes de la fecha límite. Por ejemplo, si quiere estar en el aeropuerto dentro de una hora y regresar una semana después, renunciará a gran parte del trabajo que debería estar haciendo. La Ley de Parkinson nos dice: "La gente siempre ocupa todo su tiempo". Entonces, si desea aprovechar bien su tiempo, una de las mejores maneras es fijarse una fecha límite. Si tienes muchos correos electrónicos con los que lidiar, puedes reservar una hora para ti y decirte que si no has terminado de procesar los correos electrónicos en una hora, pospondrás el resto para mañana. Se debe fijar un tiempo para cada reunión. Al comienzo de la reunión, dígales a todos que el tiempo de reunión es solo una hora y que todos deben resolver todos los problemas dentro de esta hora y luego regresar a la oficina para continuar trabajando. Una vez que se establezca plazos, descubrirá que su productividad aumenta drásticamente.
Regla 5: Evita las interrupciones.
No hay duda de que cuando una persona necesita concentrarse en algo, su mayor temor es que siempre alguien le interrumpa. Casi todos los que vienen a mi clase de capacitación me dicen: "Mientras nadie me interrumpa, puedo administrar bien mi tiempo. Ésta es la mayor preocupación de los gerentes, porque a los gerentes comunes y corrientes siempre les gustan sus subordinados. Siempre pida consejo, de lo contrario". no tendrás sensación de logro. Analicemos algunos consejos para controlar las interrupciones.
◆? Impide que otras personas entren a su oficina a voluntad. ? Reorganiza tu oficina para que la gente no te vea directamente. Está bien mantener la puerta abierta para los compañeros de trabajo, pero una vez que todos puedan entrar a su oficina, su productividad se reducirá considerablemente.
◆?Cierra de vez en cuando la puerta de tu oficina. ? Fíjate un horario todos los días y deja que todos sepan que durante este tiempo, cerrar la puerta de la oficina significa que no quieres que nadie te moleste.
◆? Envía esta señal a tu secretaria cuando no quieras que te molesten. ? Cuando era presidente de una empresa de bienes raíces, mi secretaria sabía que cada vez que cerraba la puerta de mi oficina significaba que no quería que me molestaran, ni recibir visitas, ni contestar el teléfono. A veces, aunque haya visitas en la oficina, ella puede llamar a mi oficina siempre que la puerta de mi oficina esté abierta. En ese momento, le diré a la persona: "Lo siento, ahora tengo un invitado.
¿Crees que deberíamos terminar de hablar rápido o debería llamarte más tarde? "90, la otra parte dirá lo que quiera decir en 30 segundos y el problema se resolverá de inmediato.
Regla 6: lea solo un archivo.
Asegúrese de mantener Adquiera el hábito de mirar los documentos solo una vez. Normalmente, cuando llega a la oficina por la mañana, su secretaria le trae una pila de documentos que incluye una carta de la empresa cliente pidiéndole que tome medidas. " y lo pones en tu carpeta "Tareas pendientes". Después de un rato, buscas en tu carpeta Pendientes, lees la carta nuevamente y dices: "¿Es urgente?" ” Así que vuelves a leer la carta y es posible que ya estés planeando tomar alguna acción positiva, pero en muchos casos, te encontrarás leyendo una carta tres o cuatro veces.
Tengo una manera de ayudar. Rompe este mal hábito cada vez que lees un documento, pronto descubrirás que has arrancado las cuatro esquinas. Intenta desarrollar un hábito y toma decisiones después de leer la carta. Pronto descubrirás que este método puede ayudarte. ahorre mucho tiempo Fuente del contenido: Lean Production Management Consulting
Regla 7: escalonar la hora del almuerzo
Si las circunstancias lo permiten, también puede almorzar de 11 a. m. a 12 a. m. , o de 1:00 p.m. a 2:00 p.m. No solo obtendrá un servicio más rápido, sino que también descubrirá que cuando todos vayan a comer, la hora que pase solo en la oficina durante el almuerzo puede ser la hora más productiva de su día.
Regla 8: Intenta resolver los problemas por teléfono.
Si quieres pedirle a alguien del mismo piso que te ayude a resolver el problema, intenta resolverlo por teléfono. También vaya a la oficina de esa persona en persona, pero eso le hará perder mucho tiempo. En términos generales, cuando una persona recibe la llamada, se ocupará de lo que le diga la persona que llama. él, le pedirá que espere.
Regla 9: Piense rápidamente
p>Antes de discutir este tema, debe intentar recopilar toda la información necesaria "Ganar con poder de decisión". " habla sobre la importancia de la información. Si quieres tomar una decisión acertada, primero debes recopilar suficiente información. Si no lo haces, no dejes que la otra persona te dé más tiempo para pensar las cosas. Puedes recopilar información. en el acto y tome una decisión.
Regla 10: desarrolle un plan que funcione para usted p>
◆ Planifique las cosas que debe hacer y las llamadas que debe realizar. todos los días
◆ Escriba las personas que necesita ver en un momento específico. Qué hacer
◆Formato de seguimiento. /p>
Lo anterior es el contenido relevante de las 10 reglas para el uso eficiente del tiempo. La planificación del tiempo puede mejorar enormemente la eficiencia de nuestro trabajo.