Cómo gestionar bien los archivos

Qué tan bien se realiza la gestión de archivos es una medida importante del desempeño laboral y el nivel de gestión de la unidad, y es una condición necesaria para mejorar la calidad y eficiencia del trabajo de la unidad. Proporciona información de primera mano para promover aún más el desarrollo científico de la unidad. El siguiente es el contenido relevante que he compilado sobre cómo administrar bien los archivos. Echemos un vistazo. Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos Parte 1

1. Estandarizar el procesamiento de documentos oficiales y garantizar la formación de documentos oficiales

Los archivos son la finalización de procedimientos de procesamiento de trabajo escritos. que combinan la información recibida y la información registrada. Documentos de trabajo históricos para el mantenimiento de registros. Por lo tanto, la preparación de documentos oficiales en forma escrita es el primer paso en el trabajo de archivo. Los documentos oficiales deben procesarse de manera estandarizada y revisarse cuidadosamente. Esta es la base para realizar un buen trabajo. en la gestión de archivos.

La redacción de documentos oficiales es un paso importante en la formación de documentos oficiales. Sólo con una dirección de planificación general podemos avanzar mejor al siguiente paso. Los departamentos de redacción de diferentes unidades son diferentes. Los borradores de documentos oficiales los redactan de manera uniforme las oficinas pertinentes, y algunos los redactan primero los departamentos pertinentes y luego los envían a la oficina para su impresión. Sin embargo, existen ciertas diferencias en el nivel y la calidad de los redactores de documentos oficiales en distintos departamentos. Una comprensión y un análisis inconsistentes de los requisitos para la preparación de documentos oficiales pueden conducir a una calidad insatisfactoria de los documentos redactados. Existen principalmente los siguientes problemas:

1. Uso incorrecto de géneros, por ejemplo, no hay una distinción clara entre documentos oficiales que solicitan instrucciones y documentos oficiales que informan sobre múltiples eventos; no se utiliza de acuerdo con las reglas.

2. Los archivos adjuntos de algunos documentos oficiales no están claramente marcados. Algunos documentos oficiales tienen archivos adjuntos sin ninguna marca en los lugares prescritos. Tampoco hay un número de serie detallado delante del nombre del archivo adjunto. Todo el procedimiento de redacción de documentos es confusión.

3. El tema del documento oficial no está claramente marcado, lo que dificulta su lectura.

4. No existe un uso estándar de números en los documentos oficiales.

La situación anterior tiene un gran impacto en el establecimiento y archivo de documentos oficiales en archivos. Por lo tanto, el personal responsable de redactar los documentos oficiales tiene la responsabilidad y la obligación de verificar y revisar cuidadosamente los documentos oficiales de varios departamentos. En particular, algunas palabras, oraciones y frases clave deben verificarse estrictamente si hay algún problema. Ser notificado lo antes posible. La unidad que proporcione el primer borrador del documento oficial informará a la otra parte de la situación específica y negociará y resolverá cualquier error de manera oportuna.

2. La organización de archivos comienza con la evaluación y clasificación de los documentos oficiales.

Una vez procesados ​​los asuntos relacionados con los documentos oficiales, los documentos oficiales se pueden guardar y clasificar en categorías. , guarde los contenidos comunes y sin importancia por separado y no pueda descartarlos. Si encuentra documentos oficiales que involucran contenido importante, como reuniones importantes, eventos importantes que involucran a la unidad y documentos oficiales que la unidad requiere conservar, dichos documentos oficiales deben estar claramente marcados para referencia en cualquier momento. Para realizar bien este trabajo, debe cumplir con las siguientes condiciones:

1. Debe tener una comprensión clara de este trabajo de organización de archivos. Para realizar un buen trabajo en la gestión de archivos, debe organizar los documentos oficiales. Sólo cuando esté familiarizado con los estándares de gestión podrá integrar verdaderamente el trabajo de los funcionarios públicos. También debe verificar con anticipación los archivos del departamento del que es responsable, dominar toda la información de los archivos y asegurarse de que los archivos sean de alta calidad. evite la duplicación de archivos y haga que la gestión de archivos sea más conveniente y científica.

2. Como trabajador de archivos, debe tener un sentido de responsabilidad profesional y una gran capacidad de aprendizaje para su trabajo. Debe registrar los archivos en su cerebro y tener cuidado con cada archivo. realizado para cada archivo. Haga que el trabajo de archivo sea realista y rutinario.

3. Como secretario de documentos oficiales siempre debes adquirir nuevos conocimientos profesionales y mejorar constantemente tu calidad profesional. El trabajo de archivo del empleado de documentos oficiales es un trabajo relativamente profesional y técnico en la vida diaria, debemos fortalecer el estudio del conocimiento de archivos, llevar consigo libros profesionales relevantes y cubrir el alcance regularmente, para acumular experiencia en el trabajo. y fortalecer los conocimientos en el trabajo. Sólo así la eficiencia del trabajo puede ser mayor.

3. Mejorar los materiales de los documentos oficiales y hacer un buen trabajo en la recopilación de archivos.

Cuando el departamento de gestión de archivos clasifica los documentos en archivos, primero debe verificar los materiales preliminares que forman el documento oficial. documentos.Durante el proceso, es necesario Revisar otros anexos, si encuentra que hay anexos sin archivar en los documentos preliminares del documento oficial, deberá solicitarlos a los departamentos o unidades correspondientes Durante el proceso, si los encuentra. que algunos documentos oficiales en el mismo documento oficial no han sido devueltos en el tiempo prescrito, debe realizar un seguimiento y recuperarlos, y no debe permitir que los documentos oficiales permanezcan en manos de otros por mucho tiempo. solo dañan o pierden la forma del archivo, pero también se olvidan de recopilar los archivos debido a demasiado tiempo, lo que provoca errores importantes en el trabajo de administración de archivos.

Por lo tanto, en el trabajo de gestión de archivos, debemos revisar constantemente el proceso histórico pasado y tener una idea clara del flujo de archivos. Durante el proceso, debemos prestar atención a los siguientes aspectos:

1.

Para los documentos expedidos por superiores, después de completar el registro de recepción, se debe identificar primero si el documento tiene valor de conservación si parte del mismo ha cumplido su utilidad actual. , perderá su valor social de preservación y será eliminado; y Otra parte del documento, después de retirarse del campo actual, tiene valor de almacenamiento, permitiendo a las generaciones futuras aprender de él y utilizarlo a través de su registro. -encuadernado con clavos de acero inoxidable de acuerdo con los requisitos de las normas de organización de archivos y luego distribuido una vez completada la revisión, se ingresó inicialmente al proceso de archivo y se organizará aún más para referencia periódica.

2. El trabajo de organización de archivos debe prestar atención a los detalles

Para los documentos de la unidad y después de que el líder los firme, todos los documentos y materiales deben recolectarse de manera oportuna. En orden del contenido de los materiales, los siguientes son documentos formales, documentos de emisión, borradores finales, borradores revisados, primeros borradores y otros procedimientos que se centralizan y unifican y encuadernan en un volumen. Las "piezas" se completan inicialmente, a partir de "páginas dispersas". "a la clasificación centralizada en "trozos", y finalmente al embalaje formal en "trozos". Hay cosas necesarias que deben hacerse antes de presentar el trabajo de gestión de archivos y el proceso no debe omitirse, de lo contrario, los documentos y archivos oficiales estarán incompletos, lo que dará lugar a trabajos de referencia posteriores engañosos y afectará la integridad de todo. gestión de archivos.

El buen funcionamiento de la gestión de archivos no solo permite a la dirección de la unidad investigar y revisar la situación de la unidad en cualquier momento y comprender la situación general actual de la unidad, sino que también proporciona una base para que la unidad ajuste las políticas. y proporcionar información para la reforma de la unidad. Los datos históricos también son prueba del desempeño superior de su unidad para todos los sectores de la sociedad y la base para la cooperación con otras partes.

Hacer un buen trabajo en la gestión de archivos no sólo es beneficioso para la unidad, sino también progresivo en la gestión de archivos para toda la sociedad. En el contexto del actual desarrollo continuo de mi país, la innovación continua en los métodos de gestión de archivos y la organización de los archivos de la unidad de una manera más innovadora y conveniente puede reflejar de manera integral la situación general de la unidad.

4. Sea bueno en la comunicación, acepte nueva información y logre compartir al máximo los recursos.

El personal de gestión de archivos necesita acumular experiencia continuamente y ser proactivo al abordar los problemas que enfrenta constantemente. encuentro Debe pedir consejo a departamentos superiores o colegas. No puede clasificar archivos arbitrariamente según su propia subjetividad. Debe combinar los archivos con los datos de la encuesta según la situación real. según la normativa pertinente. Durante su trabajo, el personal de gestión de archivos debe fortalecer continuamente su sentido de responsabilidad y establecer un buen espíritu profesional. Acepte rápidamente información emergente, amplíe conocimientos e integre conocimientos y experiencias en el trabajo de gestión de archivos.

5. Conclusión

La gestión de archivos es una parte importante del buen desarrollo a largo plazo del gobierno y las empresas de nuestro país. Su objetivo es hacer que la gestión de archivos actual de nuestro país funcione de manera más perfecta y eficiente. mejorar nuestro trabajo de gestión de archivos. Se debe mejorar el nivel de trabajo y la calidad del personal, y se debe fortalecer el entusiasmo y el sentido de responsabilidad de los administradores de archivos para la gestión de archivos, para que puedan dedicarse de todo corazón a la gestión de archivos. Hace que la gestión de archivos sea más científica y estandarizada, coordina mejor el trabajo con varios departamentos, mejora la eficiencia de todo el proceso de trabajo, reduce los vínculos engorrosos y forma un círculo virtuoso para el desarrollo de gobiernos y empresas. Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos Parte 2

La operación de la autopista no solo es responsable de la construcción de la autopista, sino también de la gestión y el mantenimiento de la autopista. Por lo tanto, la unidad del sistema de la autopista debe hacerlo. Utiliza mucha mano de obra y recursos materiales, en el proceso de expansión continua de la escala de operación y gestión, también se enfrenta a una gran cantidad de cambios de personal. La gestión de archivos de personal del sistema Expressway proporciona una base para el desarrollo de recursos humanos y la formulación de políticas de talento dentro del sistema, y ​​es de un valor muy importante.

1. Descripción general de la gestión de expedientes de personal en el sistema de autopistas

Los expedientes de personal son documentos basados ​​en la propia situación del individuo, experiencia personal, desempeño ideológico y moral, etc., y juegan un papel importante. La función importante de los comprobantes, bases y referencias es utilizar archivos cuando una persona se convierte en funcionario a tiempo completo, declara un título profesional, solicita un seguro de pensión y emite certificados pertinentes, como exámenes de ingreso de posgrado. Es una referencia importante para la inspección sistemática e integral del personal y la gestión y utilización de talentos. Los expedientes de personal son de suma importancia para el desarrollo de las labores de gestión de recursos humanos, reforma y traslado de personal y otras labores administrativas en las unidades del sistema de autopistas. Es necesario que analicemos y resumamos el trabajo de gestión de archivos de personal del sistema de autopistas y presentemos más sugerencias que sean beneficiosas para el desarrollo del trabajo de archivos de personal, para que el trabajo de gestión de archivos de personal pueda desempeñar mejor su papel de apoyo en el trabajo de otros departamentos dentro del sistema.

2. Problemas actuales en la gestión de expedientes de personal de carreteras

2.1 El grado de informatización de la gestión de expedientes es bajo

El grado de informatización de la gestión de expedientes de personal en el sistema de carreteras El nivel bajo es el problema más importante en la gestión de archivos de personal de las unidades del sistema de autopistas. En la era de la información, ya sea que se trate de revisión, transferencia o solicitud de archivos de personal, es inseparable de la red. Sin embargo, la gestión de archivos de personal en el sistema de carreteras no puede cumplir con los requisitos de la aplicación de archivos basada en información, lo que reduce en gran medida el costo. eficiencia de la propia gestión de archivos.

2.2 Calidad insuficiente del personal de gestión de archivos

En la gestión empresarial moderna, la gestión humanista es la idea más importante, lo que significa que todas las tareas de las unidades del sistema de carreteras El concepto de "personas" -orientado" debe seguirse. Sin embargo, el trabajo de gestión de archivos no refleja plenamente las características "orientadas a las personas". Los pasos que deben seguir los empleados para recuperar archivos son engorrosos y el servicio de archivos es deficiente. Esto también se debe a la calidad insuficiente del personal de gestión de archivos. el motivo de la gestión de expedientes de personal de las unidades del sistema vial Problema urgente a resolver.

2.3 Sistema de gestión de archivos imperfecto

En la gestión de archivos de personal de las unidades del sistema de carreteras, existen problemas como entusiasmo insuficiente por el trabajo de archivos, procedimientos complejos de llamada de archivos y baja utilización de archivos. Al mismo tiempo, también hay muchos archivos de personal que deben reorganizarse debido a formatos inconsistentes, lo que aumenta la dificultad del trabajo con archivos. La razón fundamental es que el sistema de gestión de archivos es imperfecto. El sistema de gestión de archivos actual no establece un conjunto de estándares para el sistema de gestión de archivos del personal en términos de evaluación del desempeño, remuneración y otros aspectos del personal de gestión de archivos.

3. Estrategias para hacer un buen trabajo en el trabajo de expedientes de personal

3.1 Fortalecer la construcción de informatización de expedientes de personal

El atraso de la tecnología de gestión de expedientes de personal en la carretera Las unidades del sistema conducen a la gestión de archivos. La razón principal de la baja eficiencia del trabajo es que es necesario adoptar métodos de gestión de archivos basados ​​en información. El método de gestión de archivos basado en información no solo puede garantizar la rápida adquisición de información de archivos, sino también mejorar eficazmente la seguridad de los archivos. Para lograr una gestión integral de archivos informatizados, primero debemos aumentar la inversión en la gestión de archivos y comprar el software y el hardware correspondientes necesarios para la informatización de la gestión de archivos, como los equipos de oficina más básicos, impresoras, escáneres, computadoras, etc. debe saber a tiempo qué equipo se necesita para el trabajo, en segundo lugar, debe formular una estrategia para la informatización de la gestión de archivos, incluyendo el establecimiento de una base de datos de archivos personales, la aplicación de software de trabajo de archivos, la interconexión de archivos de unidades del sistema y archivos gubernamentales; y la interconexión entre varios departamentos dentro del sistema, redes de archivos, etc., e implementar verdaderamente estas estrategias de gestión de la información y establecer un departamento de supervisión especial para controlar completamente el proceso de información.

3.2 Mejorar la calidad profesional del personal de archivos

Mejorar la calidad profesional del personal de archivos es una de las formas necesarias para mejorar la eficiencia del trabajo de archivos del personal en el sistema de autopistas. En primer lugar, se debe brindar capacitación vocacional en informática al personal de gestión de archivos de mayor edad para que puedan utilizar hábilmente las computadoras para la gestión y transferencia de archivos en línea para mejorar la eficiencia del trabajo; en segundo lugar, se debe prestar atención a la introducción de talentos destacados para garantizar que; por último, el modelo avanzado de gestión de archivos se puede implementar de manera efectiva, se debe proporcionar capacitación técnica al personal de gestión de archivos en el trabajo basada en las características de las nuevas tecnologías y el nuevo software utilizado en la gestión de archivos, de modo que el personal pueda dominar las habilidades operativas básicas. El personal de gestión de archivos también debe mejorar la conciencia de la confidencialidad y mantener la seguridad y estabilidad de los archivos.

3.3 Mejorar el sistema de gestión de archivos

Mejorar aún más el sistema de gestión de archivos. En primer lugar, las unidades del sistema de carreteras deben formular formatos estándar estrictos para los tipos de archivos de personal, exigiendo que todos los departamentos dentro del sistema proporcionen archivos en papel y archivos electrónicos de acuerdo con el formato estándar de archivos de personal, a fin de reducir la presión de trabajo del archivo. en segundo lugar, las unidades del sistema deben formular descripciones de trabajo claras para las funciones y responsabilidades laborales del personal de archivos, y formular sistemas de evaluación del desempeño correspondientes y razonables para el personal de archivos de personal para garantizar que, según el sistema de evaluación de desempeño, el personal de archivos de personal pueda desempeñar sus funciones; Según sus necesidades laborales, diferentes empleados tienen diferente entusiasmo, diferentes niveles de responsabilidad y diferentes contribuciones al trabajo de archivos y reciben diferentes paquetes de remuneración. Sólo así se puede motivar eficazmente al personal de archivos.

4. Conclusión

En resumen, el trabajo de archivos de personal de las unidades del sistema de autopistas juega un papel de apoyo importante en el desarrollo de diversos asuntos de la unidad. Sin embargo, la gestión actual de archivos de personal. dentro del sistema También existen problemas como métodos de gestión insuficientemente avanzados, capacidades profesionales insuficientes del personal de archivos y sistemas de gestión de archivos imperfectos. Las unidades del sistema de autopistas deben llevar a cabo una serie de reformas basadas en el estado actual de su propia gestión de archivos de personal para que los archivos funcionen verdaderamente eficientes y útiles, reflejando su papel de servicio en el desarrollo de las operaciones de las autopistas.