Cómo mejorar la eficiencia de las oficinas de los bufetes de abogados1. Antecedentes de la aplicación de información La escala y la especialización del desarrollo de los abogados han planteado requisitos modernos para la gestión de abogados. Con el rápido desarrollo de la industria de TI, la implementación de la gestión de redes se ha convertido en una forma importante de realizar la gestión moderna de la industria de los abogados. En comparación con otras industrias, la industria de los abogados es muy profesional e independiente. Excepto en los casos que manejan los abogados, el trabajo de los abogados en la firma rara vez se superpone entre sí. En la práctica, según las necesidades de los diferentes casos, se combinan varios abogados y asistentes para dividir las responsabilidades y encargarse del mismo caso. En los despachos de abogados, especialmente en los de cierto tamaño, cada abogado tiene su propia dirección de especialización en función de sus propias ventajas. Por ejemplo, los encargados de los derechos de propiedad intelectual no participarán en los casos penales; los encargados de los casos de litigio no interferirán en las partes que no sean litigios; los encargados de las partes relacionadas con el extranjero rara vez participarán en los casos nacionales. Los abogados no son "todopoderosos". En casos complejos desempeñan sus propias funciones y cooperan entre sí para gestionar el caso de forma óptima. Por lo tanto, en la práctica, cada abogado suele tener varios casos diferentes, cada caso no está relacionado y las partes y socios son diferentes, pero cada caso se lleva a cabo al mismo tiempo. En el proceso de gestión colaborativa de casos complejos, un abogado mantiene relaciones con varios socios diferentes. Es probable que no trabajen en el mismo lugar, por lo que comparten contactos, intercambian documentos y datos y se comunican entre sí sin barreras. La cooperación es muy importante. Además, la profesión jurídica concede gran importancia a la preservación de las pruebas. Por lo tanto, los archivos y correos electrónicos desempeñan un papel importante en el trabajo diario, y la seguridad y confidencialidad de sus pruebas y datos son siempre la máxima prioridad. Actualmente, el acceso LAN y WAN se ha utilizado ampliamente en los despachos de abogados. Esta aplicación se refleja principalmente en dos aspectos: las principales aplicaciones internas son conferencias en red, discusión de casos, divulgación de información, intercambio de recursos, gestión de personal, gestión financiera, gestión empresarial y comunicación y cooperación entre agencias dentro de la empresa, principalmente externamente; reflejado en los intercambios comerciales entre empresas, los contactos de trabajo entre las empresas y las autoridades competentes y la supervisión pública entre las empresas y la sociedad. Características de la aplicación del sistema OA En la actualidad, la construcción de información de la industria de los abogados está lejos de los requisitos especiales de la propia industria de los abogados. Se manifiesta principalmente en los siguientes aspectos: ■ Problemas de integración: el uso de múltiples herramientas de comunicación y diferentes herramientas de cliente de correo electrónico da como resultado que la información se almacene en diferentes medios y archivos, lo que hace imposible consultar rápidamente el texto y los archivos adjuntos en una gran cantidad de correos electrónicos; integrado en uno, a menudo se produce confusión al buscar archivos, hay muchos documentos de uso común y sus métodos de importación, almacenamiento, recuperación, modificación y mantenimiento son diferentes, lo que requiere mucho tiempo y mano de obra. ■Colaboración: las reuniones de la red son a menudo una formalidad, porque los abogados tienen una comprensión diferente del caso y una preparación insuficiente * * no pueden disfrutar de los casos y la información de contacto que dominan otros abogados, y habrá duplicación de trabajo entre ellos; entender el cronograma de otros abogados que cooperan de manera oportuna, y es difícil convocar a los manejadores de casos cooperantes para que se reúnan a tiempo para discutir el caso, lo que genera dificultades y retrasos en el proceso de manejo cooperativo del caso. ■ Cuestiones dinámicas: un documento es; a menudo son manejados por varios abogados, pero cada persona tiene un enfoque y autoridad diferentes, y a menudo se producen superposiciones y errores durante el proceso de circulación de documentos debido a que los abogados a menudo salen a recopilar pruebas y la información cambia rápidamente, lo que dificulta el seguimiento dinámico del progreso; El personal involucrado en el caso, incluidos abogados, asistentes, clientes y testigos, experimenta ciertos cambios dinámicos durante el proceso del caso, lo que dificulta la comunicación. ■ Problemas de movilidad: salir Cuando manejan casos, a menudo están desconectados del local; entorno de red de área y no puede interactuar con la firma de abogados sobre información y casos de manera oportuna; en vehículos y aviones durante mucho tiempo, una gran cantidad de fragmentos de tiempo no se pueden utilizar bien y la eficiencia del trabajo es baja ■Confidencialidad: debida; al trabajo del bufete de abogados La particularidad de esto es que si una gran cantidad de información y archivos confidenciales solo pueden transmitirse a través de correos electrónicos externos o herramientas de comunicación externas, pueden ser interceptados y obtenidos fácilmente, y no se puede garantizar la seguridad 2; La solución OA de Jingshang Technology ha sido probada en la industria de abogados Después de una investigación en profundidad, Jingshang Technology resumió su experiencia práctica pasada, adoptó ideas de gestión de aplicaciones colaborativas avanzadas internacionalmente como su principal base teórica y presentó los siguientes puntos de vista: Si la industria legal quiere Para resolver los problemas de gestión que enfrenta en esta etapa y satisfacer las necesidades de desarrollo de la industria legal, debe introducir conceptos avanzados de gestión de aplicaciones colaborativas y sistemas de aplicaciones colaborativas de los bufetes de abogados. ¿Qué beneficios traerán los despachos de abogados tras la implementación del sistema de postulación colaborativa? De acuerdo con las características de la demanda de la industria de abogados, la plataforma de aplicaciones colaborativas construida por Jingshang Technology OA brindará una interpretación perfecta a las firmas de abogados y las ayudará a lograr todos los objetivos que cambian según la demanda. A través de las soluciones de Jingshang Technology en la industria legal, los despachos de abogados pueden obtener diversas herramientas de gestión y procesos comerciales especialmente diseñados para la industria legal, mejorar la competitividad y, en última instancia, obtener ganancias. Jingshang Technology OA puede combinar de manera integral la tecnología colaborativa más avanzada con el profundo conocimiento de Jingshang Technology de la industria de los abogados para brindar a las firmas de abogados los mejores servicios técnicos y, en última instancia, resolver el problema de la transmisión en tiempo real de recursos de información, configuración de procesos y gestión de procesos. y el comportamiento del usuario. Problemas centrales de los procesos interorganizacionales, como el análisis de seguimiento. Este sistema permite a los usuarios disfrutar verdaderamente de los beneficios comerciales que brinda el software de colaboración, como comunicarse directamente con clientes de bufetes de abogados o socios comerciales repartidos por todo el país, disfrutar de información, mejorar efectivamente la eficiencia en el manejo de casos y evitar riesgos de la industria. El sistema ayuda a los bufetes de abogados a planificar y organizar diversas relaciones comerciales para mantener mejor las relaciones y asociaciones con los clientes. El sistema admite el uso de teléfonos móviles y pads. Proporciona una gran herramienta y medio para los abogados que se desplazan con frecuencia.
Cuando los abogados llevan a cabo investigaciones in situ y recopilación de pruebas, ayudan a los abogados repartidos por todo el país a descubrir de forma rápida y eficaz problemas en el caso, emitir información sobre la recopilación de pruebas, requisitos de campo y solicitar apoyo de las leyes y regulaciones pertinentes, e intercambiar información con instituciones de una manera manera oportuna y eficiente. Al mismo tiempo, la combinación perfecta del sistema defendido por Intel y la informática móvil ayuda a los abogados a aprovechar al máximo los fragmentos de tiempo para el trabajo de oficina y la comunicación durante los viajes de negocios, mejorando en gran medida la eficiencia del trabajo. El establecimiento de un área de colaboración empresarial de abogados en el sistema no sólo puede cumplir con la aplicación del trabajo colaborativo dentro del bufete de abogados, sino también permitir la comunicación entre el bufete de abogados y los clientes. La zona de cooperación puede ayudar a las firmas de abogados a gestionar, rastrear y controlar a los manejadores de casos y clientes dispersos, así como todo el ciclo de aceptación del caso, para que puedan comprender los diversos costos y el estado de desempeño, y también permitir a los clientes comprender de manera más efectiva el progreso del caso. aceptación, lo que permite a los bufetes de abogados y a los clientes romper por completo los silos de información y comunicar el estado del caso de forma integral. La zona de cooperación también puede proporcionar a los despachos de abogados información precisa y en tiempo real sobre todos los aspectos necesarios para la toma de decisiones. A través de esta plataforma colaborativa, los despachos de abogados pueden mejorar las relaciones con los competidores, intercambiar experiencias en el manejo de casos, aumentar el crecimiento de los clientes y lograr resultados beneficiosos para todos. También puede consolidar aún más la relación con los clientes existentes, escuchar sus voces, ampliar las categorías comerciales, mejorar la calidad del servicio y lograr una situación en la que todos ganen. También puede compartir y transmitir información dentro de la firma, lo que permite a los abogados comunicarse con los clientes; en diferentes zonas horarias, diferentes regiones y diferentes países, los socios comerciales del sistema forman relaciones cooperativas dinámicas para adaptarse a las necesidades cambiantes del mercado y mejorar sus capacidades ágiles de respuesta al mercado. Para problemas en procesos fijos, las firmas de abogados pueden utilizar el motor de flujo de trabajo del sistema para personalizar los procesos de acuerdo con las características de la industria, haciendo que el proceso de procesamiento comercial de abogados sea más automatizado y eficiente, mejorando así de manera integral la eficiencia operativa. Sólo así se podrá mejorar la velocidad de respuesta al mercado, la adaptabilidad y la competitividad del despacho de abogados.