¿Una breve discusión sobre medidas efectivas de gestión de expedientes de proyectos de construcción?
Desde la reforma y apertura, la industria de la construcción de mi país se ha desarrollado rápidamente y se ha formado una gran cantidad de datos de la industria, es decir, archivos de ingeniería. Los archivos de proyectos de construcción son registros originales, realistas y reflejos verdaderos con valor de preservación formados durante las actividades de construcción. Los registros de actividades de construcción, como el tendido de tuberías subterráneas en edificios y estructuras, son documentos de archivo formados durante la planificación de inversiones, diseño, construcción, uso, mantenimiento, reconstrucción, expansión y otras actividades de gestión de proyectos de construcción. Al gestionar la calidad, el costo general y el período de construcción de los proyectos de construcción, la gestión de archivos de proyectos de construcción, como parte de la gestión de proyectos de construcción, está directamente relacionada con la calidad del proyecto y afecta los beneficios económicos de la empresa. Cómo gestionar los archivos del proyecto de construcción de forma ordenada no es sólo una necesidad del proyecto en sí, sino también un requisito del departamento de archivos.
1. Contenido de los expedientes de proyectos de construcción.
1. Incluye principalmente documentos de aprobación de superiores; tareas de planificación; documentos de ingeniería geológica, hidrología, meteorología, terremotos y otros documentos de planificación, protección contra incendios, protección ambiental y salud; y otros departamentos gubernamentales; documentos de licitación de construcción y supervisión y contratos y acuerdos relacionados; documentos de aceptación de finalización del proyecto y evaluación de calidad; informes de auditoría y liquidación de la finalización del proyecto y otros documentos relacionados con el proyecto; .
2. Documentos constructivos para proyectos de ingeniería civil y de instalación de agua, electricidad y equipos. Incluye principalmente informes de inicio/finalización; documentos e información como revisión conjunta de planos, cambios de diseño, registros de divulgación técnica y órdenes de compra de materiales; diseño de la organización de supervisión de la construcción del proyecto, detalles de supervisión, informes de supervisión mensuales y actas de reuniones del proyecto, etc. ;Documentos de certificación de calidad o datos de inspección de materias primas, piezas, productos semiacabados y productos terminados; proporciones de mezclas de hormigón y mortero e informes de prueba; registros de aceptación de proyectos ocultos, registros de observación de deformaciones y desmontajes; documentos e información; documentos e información para registrar y procesar accidentes de calidad de ingeniería, etc.
3. Planos construidos, etc. Incluye principalmente planos generales de construcción; planos de construcción de tuberías al aire libre; planos de ingeniería estructural de proyectos de construcción; dibujos de ingeniería de drenaje; y planos de ingeniería actuales débiles; proyectos de ventilación y aire acondicionado y otros proyectos profesionales especiales.
2. Características de los expedientes de proyectos de construcción
1. Es decir, la integridad de los documentos de finalización de proyectos individuales. Esta es la característica más destacada e importante de los archivos de ingeniería.
2. Autenticidad. El archivo del proyecto es un reflejo similar a un espejo de la entidad del proyecto. Dado que los materiales de archivo del proyecto se forman simultáneamente con la construcción del proyecto, son los registros originales de los procesos de establecimiento, construcción y finalización del proyecto y son completamente consistentes con las entidades del proyecto. Por lo tanto, los estándares de calidad del proyecto se pueden resumir del archivo. materiales solos, y son los registros finales del departamento de supervisión de calidad del proyecto de construcción una base importante para la aceptación.
3. Practicidad. Los archivos de proyecto son los registros más originales del proyecto, por lo que tienen un gran valor de uso, es decir, practicidad. A través de los archivos, se puede evaluar exhaustivamente el trabajo de construcción del proyecto y comprobar si el proyecto cumple con los requisitos de diseño.
3.1 Documentos completos. Incluye principalmente documentos de aprobación de superiores; tareas de planificación; documentos de ingeniería geológica, hidrología, meteorología, terremotos y otros documentos de planificación, protección contra incendios, protección ambiental y salud; y otros departamentos gubernamentales; documentos de licitación de construcción y supervisión y contratos y acuerdos relacionados; documentos de aceptación de finalización del proyecto y evaluación de calidad; informes de auditoría y liquidación de la finalización del proyecto y otros documentos relacionados con el proyecto; .
3.2 Documentos constructivos para proyectos de ingeniería civil y de instalación de agua, electricidad y equipos.
Incluye principalmente informes de inicio/finalización; documentos e información como revisión conjunta de planos, cambios de diseño, registros de divulgación técnica y órdenes de compra de materiales; diseño de la organización de supervisión de la construcción del proyecto, detalles de supervisión, informes de supervisión mensuales y actas de reuniones del proyecto, etc. ;Documentos de certificación de calidad o datos de inspección de materias primas, piezas, productos semiacabados y productos terminados; proporciones de mezclas de hormigón y mortero e informes de prueba; registros de aceptación de proyectos ocultos, registros de observación de deformaciones y desmontajes; documentos e información; documentos e información para registrar y procesar accidentes de calidad de ingeniería, etc.
3.3 Planos de obra, etc. Incluye principalmente planos generales de construcción; planos de construcción de tuberías al aire libre; planos de ingeniería estructural de proyectos de construcción; dibujos de ingeniería de drenaje; y planos de ingeniería actuales débiles; proyectos de ventilación y aire acondicionado y otros proyectos profesionales especiales.
3. Problemas que deben resolverse con urgencia en la gestión de archivos de proyectos de construcción
1. Los materiales de archivo incompletos son un problema importante en los archivos de proyectos de construcción. Las unidades con buenas tasas de registro de proyectos de ingeniería pueden alcanzar alrededor del 80%, pero la situación es diferente para las unidades con bajas tasas de registro. Después de la finalización de muchos proyectos, no hay información de archivo, o solo hay archivos de proyectos principales y no hay archivos de proyectos de respaldo. Hay muy pocos archivos para salas de calderas, tuberías subterráneas, paisajismo, etc.
2. Falta de modelo de gestión unificado. Desde la perspectiva de las instituciones de gestión de archivos, algunas unidades han creado archivos especiales y los archivos de proyectos están bien gestionados. Algunas unidades no lo hacen. Los archivos de ingeniería son gestionados por otros departamentos comerciales o por archiveros de documentos, que producen diversos materiales de archivo.
3. Falta de administrador de archivos compuestos. La calidad profesional del personal de gestión de archivos en las unidades de base es deficiente. Carecen tanto de conocimientos profesionales sobre la gestión de archivos como de conocimientos profesionales relacionados, lo que dificulta satisfacer las necesidades laborales.
Cuatro. Medidas para una gestión eficaz de los expedientes de proyectos de construcción
1. Prestar atención a la gestión de los expedientes de proyectos de forma ideológica. En la ingeniería de construcción, existe una falta general de atención a la gestión de los expedientes del proyecto. El procesamiento y la clasificación no se inician hasta que el proyecto está terminado y a punto de ser entregado para su aceptación, lo que genera grandes dificultades en la clasificación de los expedientes. La razón principal es que en el proceso de gestión de la construcción de proyectos, las empresas no prestan suficiente atención ideológica a los expedientes de los proyectos de construcción. Debido a que la recopilación de datos es trivial y no produce beneficios económicos, y el sitio está muy ocupado durante el proceso de construcción, la mayoría de los trabajadores de la construcción se concentran en el sitio de construcción y generalmente son pasivos en el manejo de la recopilación de datos. Si la supervisión y la inspección no se llevan a cabo con cuidado, la industria puede terminar en un caos e incluso puede que falte una gran cantidad de información. Por tanto, la información en la industria debe ser revisada y evaluada de forma regular o irregular. Esto atraerá la atención de todas las partes y evitará la acumulación de una gran cantidad de trabajo. Cuando sea necesario, se pueden tomar medidas obligatorias para vincularlo con el pago medido, proporcionando una garantía para una buena gestión de archivos. En vista de esto, los departamentos de gestión de empresas de construcción y los departamentos de gestión de archivos deberían fortalecer aún más la educación jurídica sobre la gestión de archivos en la industria de la construcción.
2. Establecer y mejorar el sistema de gestión de archivos es la base para una buena gestión de archivos de los proyectos de construcción. Para fortalecer la gestión ordenada de los archivos en cada etapa de la construcción del proyecto y garantizar la exactitud, integridad y estandarización de los materiales y dibujos archivados, la unidad de construcción deberá, de conformidad con las disposiciones pertinentes de la gestión de archivos nacionales y en combinación con la actual condiciones de construcción, en las primeras etapas de la construcción del proyecto (desde el inicio del establecimiento del proyecto) Desarrollar los sistemas y medidas de gestión de archivos correspondientes. Al mismo tiempo, es necesario aclarar las responsabilidades respectivas del personal de gestión de proyectos y del personal de archivos, como las unidades de construcción, unidades de estudio y diseño, agencias de licitación, unidades de construcción y unidades de supervisión en el proceso de formación de expedientes del proyecto, y estandarizar la recopilación. y organización de archivos, y garantizar que el proyecto comienza desde el establecimiento del proyecto. El seguimiento y la gestión se llevan a cabo simultáneamente. Los documentos preliminares completos son muy importantes y desempeñan un papel importante de base y de garantía para salvaguardar los derechos e intereses legítimos de la unidad de construcción.
3. Controlar estrictamente la calidad de los archivos de aceptación de finalización para que los archivos de aceptación de finalización del proyecto puedan desempeñar plenamente su papel como prueba. Cuando el proyecto esté completo y aceptado, el personal de gestión de archivos de la unidad de construcción trabajará con el personal de gestión del proyecto para realizar una inspección y revisión integral de todos los documentos y materiales generados durante la construcción del proyecto de acuerdo con los requisitos del archivo. alcance del proyecto de construcción, y resolver los problemas de manera oportuna para garantizar que los datos de finalización sean auténticos, completos y oportunos, que el alcance de la presentación cumpla con los requisitos y las disposiciones pertinentes del "Reglamento de Gestión de Calidad del Proyecto de Construcción" y la finalización del proyecto. sistema de archivo de aceptación se implementan concienzudamente.
Verifique la aceptación de finalización y considere la aceptación y entrega de los archivos de finalización como un vínculo y contenido importante de toda la aceptación del proyecto, de modo que la aceptación de finalización del proyecto y la aceptación del archivo se puedan llevar a cabo simultáneamente. Al momento de la entrega de los expedientes de proyecto calificados, la unidad de construcción emitirá un "Certificado de Expediente de Proyecto de Construcción". Si los expedientes no se entregan de acuerdo con la normativa o los expedientes transferidos no cumplen con los requisitos, no se emitirá el certificado de expediente del proyecto de construcción y la unidad de construcción no liquidará el saldo para garantizar la integridad, exactitud y sistematicidad de los archivos del proyecto de construcción en el siguiente paso.
4. Fortalecer la capacitación del personal gestor de archivos de ingeniería y personal técnico afines. Con la profundización de la reforma y apertura y el desarrollo continuo de la industria de la construcción, las características de la gestión de archivos de la construcción también han cambiado, y es aún más importante mejorar el nivel de gestión de los cuadros de archivos. Los requisitos profesionales de los archiveros incluyen el conocimiento del servicio, la calidad del servicio y el nivel de servicio. Los archiveros deben mejorar su conciencia de servicio y comprender el significado y la importancia del trabajo de archivo. Para mejorar la calidad y el nivel del servicio, se deben utilizar ciencia, tecnología y equipos modernos, y se deben adoptar métodos de gestión científica para servir mejor a la gestión de archivos de proyectos de construcción. Los archiveros deben actualizar sus conceptos, aumentar su conciencia, pasar de pasivo a activo, comprender y dominar cuidadosamente el contenido de las leyes y reglamentos pertinentes y los reglamentos pertinentes de las autoridades competentes, y utilizarlos con flexibilidad en su trabajo; de responsabilidad y controlar estrictamente la gestión de los archivos de ingeniería.
5. Fortalecer la gestión de obras y recopilación de archivos. La preparación de expedientes de proyecto según las normas es la condición empresarial más básica para las unidades de construcción. Si un equipo de construcción no puede recopilar información sobre la industria de la ingeniería, no está calificado para contratar el proyecto. La clave de la calidad de los materiales de archivo de ingeniería reside en el proceso de preparación y formación. Las unidades de construcción deben aclarar sus responsabilidades, fortalecer la capacitación del personal técnico para la preparación de archivos de ingeniería y mejorar continuamente el nivel profesional de la preparación de archivos de ingeniería. Las empresas de desarrollo deben fortalecer la supervisión y gestión de la construcción, inspeccionar la preparación de los expedientes de proyectos y formar expedientes de acuerdo con las normas para dejar riqueza valiosa a las generaciones futuras.
6. Hacer pleno uso de los medios modernos para desarrollar recursos de información de archivo de proyectos de construcción desde múltiples ángulos y niveles, y hacer un buen trabajo en las estadísticas de información de archivo. Promover vigorosamente el uso de archivos en microfilmes, archivos en medios magnéticos y archivos electrónicos en los archivos de ingeniería. En la actualidad, la gestión de microfilmes y archivos electrónicos multimedia en los Estados Unidos, Alemania y los Países Bajos ha madurado. En los últimos años, la tecnología de discos CAD también se ha adoptado en la gestión de documentos de ingeniería. Podemos aprender de métodos de gestión avanzados, adoptar tecnologías avanzadas y evitar desvíos. Dado que la tecnología de grabación de discos ópticos es bastante común en la actualidad, el Estado ha formulado requisitos para el almacenamiento, archivo y gestión de archivos en discos de documentos electrónicos CAD, lo que hace posible el uso de torres de discos ópticos o soportes de biblioteca de discos ópticos para la gestión de archivos en la construcción de ingeniería, y ha convertirse en una dirección de desarrollo de la gestión de archivos de ingeniería. En los últimos años, Shanghai Water Conservancy Investment and Construction Company también ha comenzado a realizar grabaciones multimedia y en CD de archivos de fotografías, archivos de vídeo y archivos en papel, y ha realizado exploraciones útiles en la red y la informatización de la gestión de archivos.
Cada departamento también debe hacer un uso eficaz de los recursos informáticos y establecer su propio sistema de recuperación de documentos. Mejore el nivel de gestión de archivos de cada departamento (empresa), mejore la capacidad de coordinación de la gestión de archivos de cada departamento, facilite que cada departamento (unidad) utilice archivos y mejore la eficiencia del trabajo. Según la naturaleza y tipo de archivos, recopilar y organizar archivos departamentales, y clasificar y numerar archivos y registros internos según los departamentos y categorías donde se forman los archivos y registros externos y los registros de archivos de plantilla de la empresa se clasifican según su; fuente y naturaleza, y adoptar su número natural (específico). (Si el sistema de gestión de datos de ingeniería estipula el método de clasificación y el principio de numeración de los documentos de infraestructura, documentos de supervisión y documentos de diseño, la empresa no deberá estipular lo contrario. La numeración de los documentos modelo de la empresa especificados en el "Manual de gestión de la empresa" no se modificará. ).
7. Registrar transferencias y cambios en el momento oportuno. Durante el proceso de gestión, las transferencias y cambios frecuentes pueden alterar fácilmente la integridad y eficacia de los archivos. Solo cuando cada departamento realiza registros relevantes de la adición, eliminación y transferencia de archivos (como registros de transferencia, registros de cambios, registros de modificación, registros de invalidación, etc.) podrán comprender de manera efectiva los entresijos de los archivos de manera oportuna y evitar pérdida, daño y fracaso. Asegurar la integridad y efectividad de los archivos y asegurar que cada departamento obtenga archivos o información oportuna y efectiva.
Actualmente, el mercado de la construcción de mi país se enfrenta a graves desafíos y una competencia feroz. El sistema de gestión se reformará gradualmente y surgirán nuevas situaciones en la gestión de los expedientes de proyectos de construcción, pero también existen grandes oportunidades de desarrollo y. espacio. Debemos aprender activamente de la experiencia avanzada de la gestión de archivos de proyectos de construcción extranjeros, aprovechar al máximo las ventajas existentes, prestar atención a fortalecer la capacitación de los talentos de los archivos de proyectos de construcción y mejorar el mecanismo de incentivos, resumir constantemente la experiencia en la gestión de archivos de proyectos de construcción y hacer Los archivos de proyectos de construcción contribuyen mejor a la construcción económica de nuestro país y a la construcción de servicios sociales armoniosos.
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