Chen Xiao presentará un informe a la empresa la próxima semana. Quería saber qué método.
¿A qué cuestiones se debe prestar atención en la presentación de informes?
En primer lugar, debemos darle mucha importancia. En primer lugar, es una responsabilidad importante del secretario informar al líder de manera clara y oportuna sobre el progreso del trabajo o los resultados de asuntos relacionados. Ser responsable de tu trabajo significa ser responsable de tus líderes y de ti mismo. Estas tres responsabilidades son muy consistentes.
En segundo lugar, al escuchar el informe del secretario, los líderes no sólo pueden comprender la situación real de un trabajo específico, sino también hacer nuevos juicios sobre el trabajo en general, y a menudo surgen nuevas ideas y métodos para mejorar el trabajo. este. . En tercer lugar, escuchar el informe del secretario no sólo es una forma importante para que los líderes comprendan la situación laboral y las capacidades laborales de sus subordinados, sino también una buena manera de descubrir talentos en la práctica.
Al informar y escuchar informes, la información laboral relevante logra un flujo bidireccional entre secretarias y líderes. Este no es sólo el final de un trabajo, sino también el comienzo de uno nuevo. Se puede decir que aceptar tareas, manejar la implementación y reportar comentarios son los tres pasos básicos para que las secretarias manejen los asuntos asignados por los líderes.
En el trabajo real, algunos compañeros se centran en aceptar tareas e implementarlas, pero ignoran los informes y los comentarios, lo que necesita mejorar. Hay muchas maneras de informar al liderazgo. Si la situación es sencilla o simplemente necesitas informar los resultados, puedes realizar una llamada. Si el tiempo apremia y no puedes reportarte en persona, puedes enviar un mensaje de texto.
Para trabajos más complejos, es mejor informar al líder, de modo que pueda responder las consultas del líder de manera oportuna y comunicarse plenamente con el líder sobre los problemas específicos que existen en el trabajo, lo cual es propicio para un mejor y más profundo desarrollo del trabajo real.
En segundo lugar, debemos aprovechar las oportunidades. Para los elementos de trabajo asignados por los líderes, algunas personas posponen casualmente manejarlos de manera oportuna, o una vez que han sido manejados, piensan que ya terminaron y no toman la iniciativa de informar al líder hasta que el líder lo solicita. ya es demasiado tarde. Si un secretario quiere ser un buen asistente del líder, debe aumentar su iniciativa en el trabajo, planificar de antemano, implementar primero e informar oportunamente.
Si encuentra problemas y dificultades que no puede coordinar y resolver durante el proceso de manejo, debe informarlos al líder de manera oportuna, para que el líder no solo pueda comprender el progreso y las causas de el problema, sino también aprovechar la oportunidad para encontrar nuevas soluciones.
Muchas veces, el secretario también necesita retroalimentar la realización de una tarea al líder por etapas, para que el líder pueda entender el avance del trabajo y los problemas existentes en la ejecución, para que el líder puede brindar orientación, proponer nuevos requisitos y organizar los próximos pasos.
Una vez implementado el trabajo asignado por el líder, los resultados deben informarse al líder de manera oportuna, lo que no solo puede demostrar que la tarea se ha completado para tranquilizar al líder, sino también escuchar atentamente. a los requisitos y opiniones del líder sobre el siguiente paso del trabajo.
Esto me ayudará a mejorar mis métodos de trabajo y mejorar mi capacidad y nivel laboral en el futuro. Vale la pena señalar que el trabajo de reportaje debe aprovechar la oportunidad, no solo informar a tiempo, sino también aprovechar el horario del líder, ver los intereses apropiados y evitar "unirse a la diversión" cuando el líder está más ocupado y nervioso.
En tercer lugar, debemos destacar los puntos clave. El trabajo de una secretaria suele ser trivial y complicado. No es realista e innecesario informar de todo en detalle. Por lo tanto, debemos sopesar la importancia, comprender lo apropiado, seleccionar asuntos importantes que sean de gran preocupación para los líderes e involucrar una amplia gama de asuntos, e informarlos en detalle de manera oportuna. También hay algunas cosas específicas que se pueden reunir para brindar una breve retroalimentación cuando el líder no está ocupado.
Para el manejo y resultados de las diferentes tareas, el contenido de los informes de retroalimentación debe estar enfocado. Algunos solo necesitan informar los resultados del procesamiento, otros necesitan informar los métodos y procesos de procesamiento y otros necesitan analizar los problemas difíciles existentes y los próximos pasos. Las diferentes situaciones deben tratarse de manera diferente y los modelos no pueden ser exactamente iguales.
Algunas secretarias quieren informar todo de forma amplia, profunda y detallada, pero no saben cómo abarcarlo todo, simplemente se "agarran las cejas y la barba", lo que no funciona bien. . Es necesario identificar el foco de trabajo, captar los temas que preocupan a los líderes, distinguir lo que debe resumirse y lo que debe ser específico y manejar la relación entre lo macro y lo micro.
En cuarto lugar, debemos aclarar nuestro pensamiento. Cualquier trabajo tiene un inicio, un proceso, un resultado, un plan, coordinación, implementación, conceptos, ideas y métodos. Si no presta atención a aclarar sus pensamientos y decir adónde quiere ir, el líder fácilmente se quedará atrapado en asuntos triviales y no logrará nada, y el efecto del informe se puede imaginar.
Por lo tanto, al informar al líder, primero debe pensar en lo que el líder requiere para este trabajo, cómo está progresando el trabajo actualmente y qué problemas aún deben resolverse. Sobre esta base, clasifique cuidadosamente los puntos clave del informe, controle razonablemente el orden del contenido del informe, logre un esquema claro y conciso, un análisis detallado y nunca se canse de hablar de ello.
El proceso de organizar ideas para informes es también el proceso de resumir ideas y métodos de trabajo, lo cual es muy beneficioso para la capacidad de la secretaria para controlar situaciones laborales complejas. Además, también hay que pensar en las preguntas que los líderes puedan plantear durante el proceso de presentación de informes, ser consciente de ellas y estar preparado con antelación.