¿Cómo estandarizar la gestión diaria de expedientes?

1. Sistema de responsabilidad laboral para el personal de archivos

1. Trabajar duro para aprender teoría política y conocimientos profesionales, y mejorar continuamente las habilidades comerciales y los niveles de gestión. Sea leal a sus deberes, respete las disciplinas, participe activamente en diversos tipos de capacitación empresarial de archivos en todos los niveles y obtenga certificados de calificación laboral mediante exámenes.

2. Implementar concienzudamente la "Ley de Archivos de la República Popular China" y sus medidas de implementación y el "Reglamento sobre el Trabajo de Archivos de la Provincia de Hubei", implementar las leyes y regulaciones del partido, el país y este sistema (industria) relacionado con el trabajo de archivos e implementar concienzudamente las reglas y regulaciones de gestión de archivos de la unidad. Quienes causen incumplimiento del deber, como daños, pérdidas, filtraciones, copia no autorizada de archivos, etc., deberán ser reportados oportunamente a la dirección, y la responsabilidad administrativa o penal de las partes y de los líderes directos será investigada de conformidad con la Ley de Archivos y sus normas pertinentes.

3. Familiarizarse con el trabajo comercial de esta unidad y este sistema, comprender el proceso de formación de diversos documentos y materiales de la unidad y dominar el método de clasificación, el alcance de la presentación y el período de almacenamiento.

4. Hacer un buen trabajo en la recopilación, clasificación, organización y catalogación de archivos, garantizando la integridad de los archivos, mejorando la calidad de los archivos, esforzándose por cumplir con los requisitos de estandarización y estandarización y realizando gradualmente la modernización. de gestión de archivos.

5. Trabajar con otros miembros del equipo de evaluación para evaluar periódicamente los archivos almacenados en el interior, evaluar y analizar cuidadosamente los archivos que han llegado al período de almacenamiento, presentar opiniones de destrucción para los archivos que han perdido su conservación. valor y preparar una lista de destrucción, escribir un informe de identificación y análisis y, después de la aprobación del liderazgo, trabajar con el personal relevante para destruirlo de manera seria y responsable.

6. Mantener el almacén limpio y ordenado y colocar los documentos de forma ordenada. Haga un buen trabajo en las "ocho precauciones" de los archivos e insista en buenos registros de temperatura y humedad y control de la humedad. Verifique periódicamente el estado del almacenamiento de archivos, verifique periódicamente la información de los archivos, mantenga registros, maneje los accidentes en el almacenamiento y la protección de archivos de manera oportuna, garantice la integridad y seguridad de los archivos y maximice la vida útil de los archivos.

7. Desarrollar herramientas de búsqueda científica, estar completamente familiarizado con la situación del almacenamiento, proporcionar activamente materiales de archivo, hacer un buen trabajo en los servicios de consultoría y utilización de archivos, implementar estrictamente el sistema de confidencialidad, insistir en el préstamo y el registro. y centrarse en recopilar y utilizar efectos e información. Comentarios, compilar ejemplos de resultados de utilización e información de perfil.

8. Desarrollar activamente recursos de información de archivo, utilizar archivos conservados y compilar algunos materiales de archivo valiosos para satisfacer las necesidades de diversas empresas.

9. Participar activamente en la reunión de evaluación del proyecto de investigación científica, la reunión de aceptación del proyecto de la unidad, la reunión de aceptación de finalización preliminar, la reunión de aceptación de finalización y otras actividades organizadas por la unidad, recibir cuidadosamente los documentos y materiales que deben archivarse. en las actividades anteriores, y organizarlas.

10. Hacer un buen trabajo en estadísticas de archivos, establecer un libro de contabilidad estadístico y completar con prontitud y precisión el informe estadístico anual del trabajo de archivos y otros formularios estadísticos de encuestas para el departamento de gestión de archivos.

11. Mientras se hace un buen trabajo en la gestión de archivos dentro de la unidad, también es necesario supervisar, inspeccionar y guiar el trabajo de archivos de varios departamentos y unidades subordinadas dentro de la unidad.

En segundo lugar, sistema de almacenamiento de archivos

1. Los documentos y materiales enviados y recibidos deben contarse cuidadosamente y los procedimientos de entrega deben realizarse estrictamente.

2. Al almacenar materiales de archivo, se deben utilizar y disponer de manera ordenada rollos y cajas que cumplan con las normas y especificaciones nacionales para facilitar la búsqueda.

3. El almacén de archivos debe ser fuerte y estar equipado con puertas de hierro, portones de hierro y "diez medidas de prevención", como antirrobo, impermeable, a prueba de humedad, a prueba de moho, a prueba de insectos y de polvo. Instalación a prueba de roedores, luz solar directa y gases nocivos.

4. Con el cambio climático, los almacenes deben sellarse, ventilarse, ajustarse la temperatura y la humedad y deshumidificarse o quitarse el polvo de manera oportuna para evitar que los archivos se enmohezcan.

5. El almacén de archivos debe estar separado de las oficinas del personal de archivos y de las salas de lectura, pero relativamente centralizado para facilitar su gestión.

6. Los responsables del almacén deberán cerrar la puerta y ponerle candado después de entrar y salir del almacén. El personal que no sea de supervisión no puede ingresar al almacén a voluntad.

7. Los archivos y la información deben ser revisados ​​e inventariados periódicamente. Cuando se descubre que los archivos están mohosos, descoloridos, dañados o inconsistentes con las cuentas, se deben rastrear, procesar y reparar de manera oportuna. Cualquier daño o pérdida de archivos debido a negligencia será tratado con seriedad de acuerdo con la normativa de archivos.

8. Cuando el personal de gestión de archivos cambie de trabajo, deberá contar y entregar los archivos y materiales que conserve, de lo contrario no se tramitarán los trámites de entrega.

Tercero, sistema de copia de archivos

1. Siguiendo el principio de confidencialidad, no se deben copiar todos los documentos confidenciales.

2. La copia del contenido de los archivos debe ser aprobada por la dirección y copiada por el personal de gestión de archivos.

3. Los archiveros deben modificar y copiar los archivos dañados de manera oportuna.

4. Para los archivos utilizados con frecuencia, puede hacer varias copias para su uso y proteger los archivos originales para reducir su desgaste.

Cuarto, sistema de recuperación y préstamo de archivos

1 De acuerdo con el principio de trabajo conveniente y utilización satisfactoria, los archivos generalmente no se toman prestados y deben consultarse en la sala de archivos y lectura. habitación.

2. Los departamentos pertinentes de esta oficina necesitan tomar prestados archivos debido a necesidades laborales. En principio, sólo podrá verse en la sala de lectura. Los archivos que realmente necesitan ser prestados deben ser aprobados por el director responsable antes de que se puedan procesar los procedimientos de préstamo. El período de préstamo no suele exceder de una semana.

3. Al buscar y utilizar archivos de otras unidades, solo se debe obtener una carta de presentación de la unidad. Sólo con el consentimiento del líder del departamento y acompañado de alguien del departamento correspondiente se puede acceder al archivo. ser revisado.

4. permitido revelar el contenido confidencial de los archivos.

5. Al revisar archivos, está prohibido fumar y beber para evitar que los archivos se quemen y se dañen con el agua.

6. Cuando el prestatario devuelva el archivo, deberá completar los comentarios sobre el efecto de utilización y realizar cuidadosamente los procedimientos de entrega y firma. Si está roto, alterado o dañado, se investigará la responsabilidad de acuerdo con las disposiciones pertinentes de las leyes y reglamentos de archivos.

5. Sistema de Gestión de Almacén de Archivos

Para fortalecer la gestión del almacén de archivos, hacer un buen trabajo en la preservación y protección de los archivos, y garantizar la integridad y seguridad de los mismos. archivos, este sistema está especialmente formulado.

1. Mantenga el almacén limpio y hermoso, insista en inspecciones irregulares fuera del almacén y lleve registros cuidadosamente.

2. Prestar atención a la seguridad del almacén. Está estrictamente prohibido almacenar artículos y escombros inflamables y explosivos en el almacén. Al entrar y salir del almacén, la puerta debe estar cerrada y bloqueada en todo momento, y no se permite la entrada al almacén de personal ajeno a la gestión del almacén.

3. Medir periódicamente la temperatura del almacén de discos. Se requiere que la temperatura del almacén se controle entre 14 y 24 °C y la humedad relativa entre 45 y 60 %, y se debe prestar atención a los temporizadores de los acondicionadores de aire y deshumidificadores.

4. Haga un buen trabajo en el trabajo de "Diez Prevención" del almacén, como antirrobo, prevención de incendios, a prueba de polvo, a prueba de humedad, antimagnético, contra altas temperaturas y a prueba de insectos. , a prueba de roedores y prevención de gases nocivos.

5. En caso de circunstancias especiales, informe de inmediato al supervisor y a los departamentos funcionales para proteger el sitio de daños.

VI.Sistema de archivo de documentos

1. Alcance del archivo

Todos los documentos, cuadros, libros de cuentas y extractos generados directamente por la unidad en diversas actividades. , fotografías, objetos físicos y reglas y regulaciones que requieren una implementación a largo plazo por parte de la unidad están todos dentro del alcance del archivo.

2. Tiempo de archivo

(1) Los documentos y materiales generados por diversas tareas de gestión deben entregarse a la oficina de archivos integrales de manera oportuna una vez finalizado el trabajo.

(2) Los datos generados desde el inicio del proyecto hasta la finalización del proyecto de construcción del terraplén se entregarán a la sala de archivos integrales lo antes posible.

(3) Los expedientes contables financieros serán clasificados y encuadernados por el Departamento de Finanzas de acuerdo con los requisitos de archivo, y serán trasladados a la Sala de Archivo Integral al cabo de un año.

3.Requisitos de presentación

(1) Los documentos y materiales archivados generalmente están por duplicado, y los documentos emitidos por la unidad y los archivos del proyecto de infraestructura están por duplicado. El número de copias de los expedientes del proyecto de construcción de terraplenes debe determinarse de acuerdo con los requisitos de los superiores.

(2) Los materiales de presentación escritos deben estar escritos con tinta carbón y tinta negra. Los bolígrafos y el papel carbón están prohibidos para escribir, y el pegado y encuadernación deben cumplir con los requisitos técnicos de protección de archivos.

(3) Los documentos y materiales archivados deben estar ordenados, limpios, claros y fáciles de usar.

(4) Los documentos y materiales archivados deben estar organizados y ajustarse a las normas de formación.

(5) Los documentos y materiales archivados deben reflejar de forma completa, sistemática y precisa el proceso histórico de los contenidos reales de varios departamentos funcionales en diversas actividades.

4. Procedimientos de archivo

Al entregar archivos, los procedimientos de entrega deben realizarse cuidadosamente, el "Formulario de registro de transferencia de archivos" debe completarse por duplicado y cada parte debe conservarlo. una copia para referencia futura después de la verificación y firma y asumir la responsabilidad.

7. Sistemas "tres en" y "cuatro en"

1. Incorporar el trabajo de archivos en el plan de trabajo del terraplén, el cronograma de trabajo del liderazgo y el sistema de responsabilidad laboral.

2. A las reuniones pertinentes del departamento de terraplén deben asistir los departamentos de archivos o personal de archivos de tiempo completo (tiempo parcial).

3. La construcción de proyectos, la investigación científica, la instalación de equipos, la depuración y otras actividades comerciales deben contar con personal de archivo involucrado a tiempo completo (a tiempo parcial).

4. En la valoración de proyectos de ciencia y tecnología deberá participar personal de archivos de tiempo completo.

5. Los archiveros de tiempo completo participarán en las actividades de aceptación de infraestructura, equipamiento y resultados de investigaciones científicas.

Las fotografías y la información que traen los archiveros durante las actividades anteriores deben registrarse y clasificarse de manera oportuna, clasificarse y archivarse, y no deben utilizarse con fines privados. Una vez descubierto, se le impondrá un castigo severo.

Ocho. Sistema de Investigación y Recopilación de Archivos y Materiales Históricos

1. La Sala de Archivos Integrales es un departamento funcional responsable de la recopilación, gestión, desarrollo y utilización de los archivos históricos. El trabajo de recopilación e investigación es una responsabilidad importante de los archivos. habitación. Los archiveros deben continuar trabajando duro para compilar, investigar y desarrollar archivos históricos basados ​​en los archivos históricos formados durante las reparaciones anuales, el control de inundaciones y la gestión de terraplenes para satisfacer las necesidades de todas las partes en el uso de archivos históricos.

2. De acuerdo con las necesidades de las diversas tareas comerciales del dique, la oficina de archivos debe preparar archivos y materiales históricos que deben compilarse, como introducción de archivos, historial organizacional, estadísticas de datos básicos y compilación de. documentos especiales.

3. Los trabajos de recopilación e investigación en profundidad pueden ser realizados por el departamento de archivos o por un equipo de redacción especializado según las características del terraplén.

4. Los archivos y materiales históricos compilados e investigados son solo para uso interno y no se permite su préstamo ni publicación en el mundo exterior. Cuando sea necesario tomar prestados o publicar archivos al público por necesidades de trabajo, los trámites deberán ser aprobados por el responsable del trabajo de archivos.

9. Sistema de archivo de documentos y materiales

1. Contenidos profesionales diversos, soportes diversos (papel, películas, cintas) y archivos diversos (como documentos, materiales escritos, dibujos). , gráficos, audio y video, es decir, fotos, videos, grabaciones de audio, etc.) deben enviarse a los archivos integrales de la agencia para su archivo de manera oportuna.

(1) Los expedientes documentales deberán presentarse antes de finalizar el primer trimestre del año siguiente a aquel en que se constituyan los expedientes.

(2) Los archivos contables deben conservarse en el departamento de contabilidad durante un año y transferirse a la sala de archivos integrales una vez aprobadas las cuentas finales.

(3) Después de la finalización o terminación de proyectos de investigación científica, productos de prueba, proyectos de ingeniería u otros proyectos técnicos, los archivos científicos y tecnológicos deben archivarse de manera oportuna.

(4) Todos los demás expedientes profesionales deberán archivarse oportunamente de acuerdo con sus normas de formación y los reglamentos del departamento superior de archivos o del departamento profesional.

2. Todos los departamentos funcionales de esta oficina serán responsables de llevar a cabo y guiar el trabajo funcional de esta oficina, y todos los documentos (incluidos los documentos formales y los documentos generales) que describan el trabajo real o la apariencia histórica de la producción. y las actividades técnicas de esta oficina, los telegramas, los dibujos (incluidos los mapas base), los libros de informes (es decir, varios registros, libros de cuentas y listas), las grabaciones de audio, las grabaciones de vídeo y las fotografías deben archivarse en la sala de archivos integrales.

3. Al archivar, asegúrese de que el tipo, manuscrito, número de copias y número de páginas de cada documento estén completos.

4. Todos los documentos y materiales archivados deben ser catalogados y archivados por la unidad de almacenamiento (archivos) de acuerdo con el valor de conservación de los documentos (es decir, permanente, a largo plazo, a corto plazo), manteniendo al mismo tiempo el conexión histórica entre documentos.

5. Los documentos y telegramas que consten en los archivos deberán clasificarse y archivarse uno a uno. El original y sus anexos, las copias impresas y las versiones finales, las solicitudes e instrucciones y los documentos de reenvío no podrán archivarse separadamente de un mismo documento compuesto por el texto original y en múltiples idiomas.

6. Para los documentos archivados por año (como documentos, reuniones, archivos, etc.), las solicitudes y aprobaciones de varios años se clasifican como respuestas, las solicitudes sin respuestas se clasifican como el año de solicitud; los planes anuales se enumeran como el primero. Los documentos de la reunión plurianual se incluyen en el año de apertura de la reunión; los materiales que no son de litigio se incluyen al final del año.

7. Los archivos del volumen deben estar ordenados. Generalmente se ordenan según responsable-tiempo de emisión, de manera que primero se adjunta el original del mismo documento, primero se finaliza la copia impresa y a los borradores anteriores de documentos importantes le sigue la versión final; expediente del caso de teoría no litigiosa, los documentos de conclusión, decisión y sentencia son Materiales al frente, materiales al reverso.

8. Para los documentos del volumen, los números de página o de parte deben ordenarse uno por uno en secuencia de columnas. Es decir:

Para volúmenes encuadernados, los números de página secuenciales unificados de todo el volumen de documentos se compilan en la esquina inferior derecha y en la esquina superior izquierda de la parte posterior de cada página del documento, junto con el texto;

No encuadernado en un volumen, el número del documento debe estar estampado en la esquina superior derecha de la primera página de cada documento, y el número de serie debe completarse en el sello.

Los cuadros y materiales audiovisuales deberán estar numerados uno a uno en los accesorios o en el reverso de los materiales audiovisuales.

9. Todos los documentos archivados, independientemente de su valor de conservación permanente, a largo plazo y a corto plazo, deben completarse en el directorio de archivos interno y en la tabla de referencia volumen por volumen en el formato prescrito.

(1) Al completar el índice, el título del documento (es decir, el título) no debe cambiarse ni simplificarse a voluntad.

(2) Hay; ningún título o el título (como un aviso) no puede reflejar el contenido real del documento. El documento debe redactarse de acuerdo con el contenido del documento;

(3) Para la persona no responsable (. es decir, el autor), el año, mes y día del documento deben verificarse claramente y los elementos relevantes deben completarse una vez finalizado;

(4) En el acta de la reunión, la hora y el contenido principal del documento cada reunión debe completarse;

(5) El directorio de archivos en el volumen debe escribirse claramente;

(6) En el volumen deben completarse las instrucciones para completar los documentos artículo por artículo en el formulario de referencia. Para los volúmenes que no requieren explicación, también se deben completar los nombres del declarante y examinador y la hora de presentación;

(7) El directorio de archivos del volumen debe colocarse al principio del volumen. volumen, y la lista de referencias debe colocarse al final del volumen.

10. Los materiales audiovisuales deberán indicar el nombre, identidad (o cargo) de la persona o cosa fotografiada, así como la hora, ubicación, contenido central y fotógrafo de la actividad.

11. Objetos metálicos, como clavos, imperdibles, imperdibles, etc. Debe eliminarse de todos los documentos y materiales archivados; si está dañado, debe enmarcarse de acuerdo con los requisitos técnicos del montaje; si la escritura está difuminada o descolorida, debe copiarse y la copia debe archivarse con el original.

12. Todos los documentos e información archivados deben estar encuadernados en volúmenes. Todos los archivos enlazados en volúmenes deben organizarse en el orden del catálogo de archivos del volumen al principio y de la tabla de referencia al final. Los archivos del volumen deben organizarse en el orden preestablecido de modo que la parte inferior derecha esté ordenada. use una cuerda de hilo con un diámetro de 1-1,5 mm, use "tres agujeros y un hilo" para unir los documentos donde no estén atados, use hilo fino para unirlos uno por uno con los documentos en la máquina de coser;

13. Volumen, caja, directorio de archivos, tabla de referencia, directorio de archivos, etc. Los documentos y materiales archivados deben cumplir con los estándares y especificaciones estipulados por el departamento de archivos y completarse claramente en el formato y requisitos prescritos.

14. El título del documento archivado debe reflejar de manera concisa y precisa el contenido del documento en el volumen. Generalmente debe consistir en la persona responsable (es decir, el autor), el contenido y el nombre del documento. en el volumen. La abreviatura del responsable debe utilizarse de forma popular y fácil de entender.

, también debe anotarse en la herramienta de búsqueda.

2. Cuando el personal de archivos deja el trabajo, debe completar los procedimientos de traspaso antes de poder pasar por los procedimientos de traspaso de renuncia.

3. La entrada, salida, uso y destrucción de archivos debe registrarse cuidadosamente para fines estadísticos y de transferencia.

4. El registro de entrega debe basarse en el principio de buscar la verdad a partir de los hechos. Debe tener un informe completo y una lista detallada. Las cuentas deben ser consistentes.

XI. Sistema de gestión de archivos contables

Para fortalecer la gestión y utilización de los archivos contables, este sistema se formula de acuerdo con las "Medidas de gestión de archivos contables" promulgadas por el Ministerio de Finanzas y la Oficina de Archivos del Estado y combinadas. con la situación real de la unidad.

1. Los expedientes contables formados cada año, incluidos comprobantes contables, libros contables, estados contables y otros materiales profesionales contables, son organizados y vinculados por el Departamento de Finanzas de acuerdo con los requisitos de presentación. Una vez finalizado el año fiscal, el Departamento de Finanzas lo conservará temporalmente durante un año. Después de su vencimiento, todas las listas fabricadas se transferirán al Archivo General para su custodia.

2. En principio, los expedientes contables recibidos y conservados por la sala de archivos deberán conservarse en el volumen y tomo original. Si es necesario desembalar y organizar artículos individuales, se deben desembalar y clasificar junto con el agente financiero * * * para aclarar las responsabilidades.

3. Implemente estrictamente el sistema de custodia segura, tenga cuidado para evitar daños y no comprometa ni filtre secretos.

4. En la consulta de los expedientes contables deberá estar acompañado por el jefe de la sección de finanzas.

5. Para los expedientes contables vencidos, la Oficina del Archivo Integral solicitará su destrucción. Los expedientes serán valorados por el equipo de tasación y destrucción de expedientes, debiendo cumplimentarse la lista de destrucción de expedientes contables. puede ser destruido El supervisor de destrucción colocará una solicitud en la lista de destrucción firmada y sellada.

Doce. Sistema de gestión de archivos audiovisuales

Para fortalecer la gestión de archivos audiovisuales (fotos, vídeos) y desarrollar y utilizar mejor la información de los archivos audiovisuales, este sistema está especialmente formulado.

1. Implementar una gestión centralizada y unificada de archivos de audio y vídeo para garantizar la integridad, sistematicidad y seguridad de la gestión.

2. La recopilación, los procedimientos de disposición y las condiciones de almacenamiento de archivos de audio y vídeo deben gestionarse en estricta conformidad con las normas nacionales.

3. Los archiveros audiovisuales deben recopilar y recopilar fotografías y vídeos dispersos con valor de conservación en cualquier momento.

4. Quienes tomen prestados archivos audiovisuales deben pasar por los procedimientos de aprobación de acuerdo con las normas pertinentes y someterse a una inspección de calidad al devolverlos.

5. La colección de archivos de audio y vídeo debe comprobarse periódicamente según circunstancias específicas.

6. Mantenga estrictamente la confidencialidad de los archivos de audio y vídeo.

13. Sistema de Gestión de Archivos Físicos

Con el fin de fortalecer la gestión, recopilación y disposición de archivos físicos, y proteger y utilizar eficazmente los archivos físicos, este documento está formulado de acuerdo con el Ley de Archivos del sistema de la República Popular China.

1. Implementar una gestión centralizada y unificada de archivos físicos para garantizar un desarrollo y utilización completos, precisos, sistemáticos y seguros.

2. El ámbito de los archivos físicos incluye: pancartas, placas, caligrafías y pinturas, sellos, certificados de honor, trofeos, etc.

3. Al archivar archivos físicos, es necesario asegurarse de que los objetos físicos estén completos, ordenados y limpios, y prestar atención a la prevención de incendios, humedad y polvo.

4. El tiempo de archivo de los archivos físicos requiere que cada departamento transfiera los archivos físicos a los archivos para su archivo de manera oportuna.

5. El préstamo de archivos físicos debe ser aprobado por el líder del departamento y los trámites de préstamo deben completarse de acuerdo con la normativa. Si se muestran documentos físicos, deben revisarse periódicamente.

6. Si el archivo físico está dañado, debe repararse y procesarse técnicamente cuidadosamente para extender la vida útil del archivo físico.

7. Establecer un sistema físico de registro y estadística de expedientes, inspeccionarlo una vez al año, identificar problemas y resolverlos oportunamente.

14. Sistema de confidencialidad de documentos

1. El personal de archivos debe implementar estrictamente las leyes y regulaciones nacionales de confidencialidad, cumplir con las disciplinas de confidencialidad, aclarar las responsabilidades de confidencialidad y mantener la seguridad e integridad de los archivos.

2. La clasificación, cambio y descifrado de documentos, información y archivos confidenciales deben manejarse de acuerdo con los sistemas y regulaciones nacionales pertinentes. Los archivos y documentos confidenciales deben conservarse adecuadamente y los archivos ultrasecretos deben conservarse por separado.

3. Las instalaciones del almacén de archivos deberán cumplir los "ocho requisitos de prevención" y deberán instalarse puertas de hierro (puertas de seguridad). En caso de días festivos importantes, las instalaciones de seguridad del almacén deben comprobarse con antelación y cualquier problema descubierto debe solucionarse con prontitud.

4. No cuentes secretos de estado que no se deben contar, no preguntes sobre secretos de estado que no se deben conocer, no mires secretos de estado que no se deben ver, y no registrar secretos de estado que no deberían registrarse.

5. Los documentos, archivos, materiales y elementos pertenecientes a secretos de estado no podrán ser copiados, utilizados, conservados o destruidos sin permiso o garantía de confidencialidad. No se permite la venta como chatarra de documentos, expedientes, materiales y objetos pertenecientes a secretos de Estado.

6. No se permite el préstamo de documentos secretos. El acceso a archivos o documentos secretos debe estar sujeto a procedimientos de aprobación y debe limitarse a salas confidenciales o salas de archivos. No se permite la copia ni el préstamo, y no se permite revelar el contenido de los documentos secretos a otros.

7. No se permite la salida de documentos, expedientes y materiales que sean secretos de Estado para reuniones, visitas, estudios, visitas turísticas, visitas a familiares, amigos o para tratar asuntos privados. Si realmente es necesario para el trabajo, debe ser revisado y aprobado por el departamento de seguridad, y se debe designar a una persona dedicada a su custodia.

8. No discutir secretos de estado con familiares, hijos, parientes, amigos y otras personas que no deberían conocer.

9. Inventario regular de documentos, archivos, materiales y artículos confidenciales, e informar cualquier problema de manera oportuna.

10. No se permite el ocultamiento ni la filtración de secretos. La persona o cosa que provocó la filtración debe ser informada oportunamente y responsabilizada según las circunstancias.

15. Sistema de Evaluación y Destrucción de Archivos

1. Establecer un equipo de evaluación de archivos, encabezado por el líder a cargo y compuesto por archiveros y personal de los departamentos pertinentes.

2. El equipo de tasación debe utilizar los principios y estándares de tasación del valor de los archivos determinados por el departamento profesional competente como criterio y el período de almacenamiento de los archivos como base para organizar la tasación de los archivos caducados de manera oportuna.

3. Una vez finalizado el trabajo de tasación, se deberá redactar un informe de tasación, se anotarán los dictámenes de tasación en el formulario de referencia de la unidad de almacenamiento y el líder del equipo de tasación deberá firmar e indicar la fecha. Para los artículos que no tienen valor de conservación y necesitan ser destruidos, se deben inventariar los archivos y documentos, presentar un informe de destrucción, aprobarlo el líder a cargo y reportarlo al departamento de archivos correspondiente para su registro antes de que puedan ser destruidos.

4. Para archivos o documentos vencidos, si es necesario ampliar el plazo de conservación tras una nueva tasación, se deberá volver a estipular el plazo de conservación, computándose el plazo de conservación a partir de la primera tasación. período.

5. Después de la tasación, los archivos o documentos cuyo período de almacenamiento se haya extendido deben reorganizarse para garantizar que el período de almacenamiento designado sea exacto y que la calidad de la unidad de almacenamiento cumpla con los estándares. Si se descubre que los archivos son inexactos, si están incompletos, el departamento de archivos debe informarlo al líder de manera oportuna e instruir a los departamentos pertinentes o personas responsables para que los modifiquen y complementen.

6. Al destruir archivos, debe haber al menos dos supervisores de ventas. La oficina de archivos y los departamentos comerciales relevantes deben enviar personas al lugar designado para supervisar la destrucción. Antes de destruir los documentos, el personal de ventas debe revisarlos y verificarlos cuidadosamente. Después de la destrucción, deben firmar y sellar la lista de destrucción e informar la situación de destrucción a sus líderes.

7. Al destruir documentos, se debe prestar atención a la confidencialidad. El personal de ventas no puede abandonar el lugar antes de que los documentos se hayan destruido de forma segura.

8. Si existen otras disposiciones para la destrucción de archivos especiales en circunstancias especiales, se aplicarán las disposiciones pertinentes.

Dieciséis. Sistema de utilización de archivos

1. Los archivos de esta unidad solo pueden ser utilizados por el personal de esta unidad y este sistema. Cualquiera que tome prestados archivos debe seguir los procedimientos de registro, completar el formulario de registro de préstamo y el formulario de registro del efecto de utilización y enviar los resultados de utilización a la oficina de archivos de manera oportuna. Nadie es una excepción.

2. El personal ajeno a la unidad debe contar con una carta de presentación de la unidad para verificar los archivos, verificar la identidad de la persona que verifica, indagar sobre el propósito y alcance de la revisión, y pueda. sólo revisar los archivos después de la aprobación del líder a cargo.

3. El personal que acceda a los archivos debe buscar en la sala de lectura y en la sala confidencial, y mantener la sala tranquila e higiénica. No se permite fumar ni beber para evitar daños a los archivos.

4. El acceso a documentos confidenciales debe pasar por procedimientos de aprobación y cumplir estrictamente con las normas de confidencialidad.

5. El tiempo de préstamo de archivos generalmente no excede los 3 días, y el período extendido puede renovarse por hasta 7 días. El número de copias prestadas por persona no excederá las 3 copias a la vez.

6. Los prestatarios deben mantener la integridad y seguridad de los archivos y no se les permite garabatear, prestar, fotocopiar, alterar, alterar o desfigurar los archivos. Los infractores serán responsables.

7. Al devolver archivos prestados, el personal de gestión de archivos debe contarlos e inspeccionarlos cuidadosamente y mantener registros de la devolución. Si una persona que no ha devuelto los archivos prestados quiere dejar la empresa por un largo tiempo, debe devolver todos los archivos prestados antes de irse para facilitar su almacenamiento y uso.

8. En caso de días festivos especiales, la oficina de archivos tiene el derecho de recuperar los archivos prestados en cualquier momento para facilitar la seguridad y la confidencialidad.

9. Cualquier archivo que se pierda, desfigure o no se devuelva durante el proceso de préstamo de archivos será tratado con seriedad de acuerdo con la Ley de Archivos y las normas pertinentes.

10. La copia y transcripción de archivos y materiales debe ser aprobada por el líder. Los archivos copiados deben ser verificados por el archivero y sellados con el sello oficial antes de que puedan surtir efecto.

11. Los archiveros deben compilar herramientas de recuperación científica y materiales de archivo con valor de referencia en función de sus propias características de trabajo y el contenido, tipo y estructura de los archivos almacenados en interiores para mejorar la tasa de recuperación de archivos.

17. Sistema de Estadísticas de Archivos

1. Las estadísticas de archivos deben cumplir con la "Ley de Estadísticas de la República Popular China" y otras leyes y regulaciones pertinentes.

2. Las estadísticas de archivos incluyen registro y estadísticas. La oficina de archivos debe establecer un registro estadístico del trabajo de los archivos. Los archiveros pidieron en voz alta un registro cuidadoso y estadísticas de la cantidad, el estado y la estructura de la colección, eliminación, clasificación, identificación, destrucción, rescate, limpieza y almacenamiento de los archivos. La recuperación y compilación de archivos debe registrarse cuidadosamente. La investigación y la utilización también deben registrarse y compilarse.

3. El contenido estadístico y los indicadores de los archivos deben mantener coherencia, estabilidad y continuidad, y no deben modificarse a voluntad.

4. Las estadísticas deben ser precisas, la situación debe ser real y las conclusiones deben ser correctas. Todos los números deben estar escritos en números arábigos y la letra debe ser clara y ordenada, no descuidada ni borrosa. .

5. Complete el informe estadístico anual sobre el trabajo de archivo de la unidad y otros informes estadísticos de estudios de archivos al departamento de administración de archivos de manera oportuna y precisa. Los informes estadísticos deben ser firmados y sellados por el líder antes. se pueden enviar o archivar.

6. Mantenga registros de temperatura y humedad, comprenda los cambios de temperatura en el almacén, realice análisis e investigaciones periódicas y adopte medidas científicas de enfriamiento y deshumidificación para garantizar que el control de temperatura y humedad en el almacén cumpla con los estándares. estipulado por el país y la provincia.

7. La oficina de archivos debe resumir y organizar periódicamente los datos estadísticos de archivo y realizar las síntesis, análisis e investigaciones necesarios sobre los datos estadísticos de forma regular para descubrir rápidamente problemas, corregir errores y comprender mejor. y comprender la gestión de los archivos de la agencia, la situación actual, comprender las leyes del desarrollo, analizar las tendencias de desarrollo y mejorar los niveles de gestión.