Informe de investigación sobre las causas de las discrepancias entre la contabilidad de activos fijos y las cuentas reales de las empresas manufactureras

1 Razones de las discrepancias entre la contabilidad de los activos fijos y la realidad

Como recurso importante de las empresas manufactureras, los fijos. Es necesario gestionar los activos. Sin embargo, en el trabajo real, la mayoría de las empresas prestan más atención a los vínculos de producción y ventas que pueden generar ganancias directamente, mientras ignoran la gestión de los activos fijos. Esta falta de atención estratégica conduce directamente a la debilidad de los vínculos de control de los activos fijos. A medida que aumentan gradualmente los tipos y cantidades de activos fijos, los cambios frecuentes en el personal de gestión de activos, la falta de registros documentales, las cuentas corporativas poco claras y los activos desconocidos pueden generar mayores pérdidas y riesgos para la empresa. En términos generales, existen las siguientes situaciones en las que los registros contables de la empresa son inconsistentes:

(1) Activos fijos que tienen objetos físicos pero no se han puesto en uso cuentas, pero no se han registrado en la cuenta financiera libros. Las principales razones son: los activos fijos fueron adquiridos y puestos en uso pero los procedimientos de aceptación pertinentes no se completaron a tiempo; los activos fijos fueron desechados pero todavía se utilizaron los proyectos en construcción se completaron y pusieron en uso pero los procedimientos de aceptación pertinentes; no fueron completados.

(2) El activo fijo todavía existe en los libros de contabilidad financiera, pero el activo físico ya no existe. Las razones pueden ser: falta de gestión de los activos físicos, no informar con prontitud al departamento financiero y al departamento de gestión de activos después de una pérdida o daño, prestar activos físicos a personas externas sin notificar al departamento de gestión de activos o no completar los procedimientos pertinentes en el departamento financiero; ; envío de activos físicos para reparación, Sin embargo, no se completaron los trámites pertinentes, lo que resultó en la imposibilidad de encontrar los activos físicos correspondientes al realizar el inventario de activos fijos.

(3) Los elementos de la cuenta no coinciden. Existen tanto los libros de cuentas financieras como los activos físicos, pero los nombres, modelos o montos de los registros financieros y los activos físicos no pueden corresponder. La falta de comprobantes e información correspondientes no se puede verificar, lo que genera inconsistencias entre los activos físicos y los registros contables de los activos fijos. . La razón puede ser que haya un problema con los documentos, como documentos incompletos o entrega tardía, lo que resulta en una inconsistencia entre la tarjeta de cuenta del departamento de administración de activos y la cuenta del departamento de finanzas. También puede ser que el nombre físico de los activos fijos sea; no concuerda con los registros del libro contable, la etiqueta del activo fijo se ha caído, etc. Verificación o debido a cambios frecuentes en los departamentos o personas que utilizan los activos, los procedimientos de transferencia de activos relevantes no se completan o no se completan de manera oportuna, lo que resulta en inconsistencias entre los registros contables y la información de los activos físicos.

El segundo es presentar las correspondientes sugerencias de gestión de activos fijos en respuesta a la discrepancia entre las cuentas de activos fijos de la empresa y las cuentas reales.

(1) Para garantizar la seguridad e integridad de los activos fijos y la coherencia de las cuentas, es necesario establecer y mejorar un sistema de gestión de activos fijos.

A través del sistema para estandarizar el comportamiento que no sigue los principios en el proceso de gestión de activos, mejorar la operatividad de la gestión de activos, de modo que los administradores de activos tengan evidencia a seguir en su trabajo y cambiar fundamentalmente la laxitud. y rigor en el trabajo con activos fijos. La situación actual de frecuentes errores proporciona una garantía eficaz para el buen funcionamiento de la empresa. Implementar la adquisición unificada de activos fijos y establecer un sistema de selección de proveedores, un sistema de consulta, un sistema de firma de contratos y un sistema de aprobación colectiva. Para los activos fijos (excepto equipos especiales), el departamento de demanda presentará una solicitud y un informe de análisis de viabilidad del equipo que se comprará al Departamento de Gestión de Activos, que decidirá si comprarlo después de la investigación. Para los activos fijos que deben comprarse, se envía una solicitud de compra al departamento de compras, que los comprará de manera uniforme de acuerdo con los procedimientos prescritos y los presentará a los departamentos pertinentes para su aprobación. Establecer un sistema de aceptación de activos fijos.

Los activos fijos sólo podrán ser cobrados y pagados después de completar los trámites de registro de aceptación. En circunstancias normales, el formulario de aceptación de activos fijos lo maneja el departamento de gestión de activos de la empresa, y el departamento de uso de activos y otros departamentos competentes deben firmar opiniones de aceptación en el formulario de aceptación. Para equipos especiales, también se requiere un informe de aceptación emitido por una organización profesional externa. El departamento financiero debe revisar el formulario de aceptación de manera oportuna, manejar los procedimientos de aceptación y registrar los activos fijos que cumplan con los requisitos. Formular reglas de gestión diaria de activos fijos. Como activo a largo plazo, los activos fijos pueden implicar la recolección, alquiler, préstamo y transferencia de activos durante su vida útil. Las empresas deben fortalecer el control sobre todos los aspectos de los activos y formular reglas de gestión pertinentes. Por ejemplo, para los activos fijos calificados, es necesario elaborar tarjetas de activos y colocar etiquetas de activos fijos para su inspección; para los activos fijos que se van a transferir, una agencia profesional debe emitir un informe de evaluación de activos. Establecer un sistema de disposición de activos fijos. En primer lugar, se aclaran las condiciones que deben cumplirse y la información proporcionada para la enajenación de activos fijos; en segundo lugar, se explica el proceso para el manejo de activos fijos y, finalmente, se aclara la autoridad de aprobación y las responsabilidades de cada departamento; Específicamente, para los activos fijos que deben desecharse, el departamento de uso de activos completará el formulario de desguace y proporcionará los materiales de certificación especificados en el sistema, y ​​luego lo enviará al departamento de gestión de activos, al departamento de finanzas y a otros departamentos competentes para su revisión y dictámenes de disposición. El departamento de gestión de activos limpia los activos físicos basándose en la lista de desguaces aprobada y las opiniones de disposición, y el departamento financiero es responsable de la supervisión y el procesamiento contable, enumerando el paradero de los activos desechados y los ingresos residuales.

(2) División clara de las responsabilidades de gestión de activos fijos

El Departamento de Gestión de Activos es responsable de la gestión general de los activos fijos y asigna razonablemente los activos de acuerdo con la situación real de producción y operación. , mejora la utilización de los activos y reduce los costos empresariales. El departamento de gestión de activos también debe presentar periódicamente a la dirección planes de mantenimiento de activos fijos y planes de actualización de activos fijos en función del uso y mantenimiento de los activos. Todos los departamentos o usuarios de activos son responsables de la seguridad e integridad de los activos fijos. Si hay alguna pérdida o daño, si se determina que el individuo es responsable, será sancionado de acuerdo con las normas de la empresa y se compensará la pérdida. El Departamento de Finanzas es responsable del procesamiento contable de los activos fijos, estableciendo libros de contabilidad de activos fijos, rastreando los presupuestos de activos fijos y presentando informes de gestión de activos fijos a la administración.

Revisar estrictamente si la compra, asignación y desguace de activos fijos cumple con las disposiciones del sistema de gestión de activos fijos y si se proporcionan los documentos de respaldo pertinentes y se comunica activamente con el departamento de gestión de activos, el departamento de utilización de activos y otros departamentos relevantes para abordar los problemas encontrados; en el trabajo contable diario de manera oportuna Los aumentos y disminuciones de activos evitan discrepancias entre cuentas y hechos debido a la asimetría de la información. El departamento financiero debe organizar inventarios periódicos de activos para determinar las razones del superávit y déficit de activos fijos y realizar el procesamiento contable de acuerdo con los dictámenes de manejo aprobados para garantizar que los hechos contables sean consistentes.

(3) Fortalecer el control de los activos fijos antes, durante y después del evento, y hacer científica y estandarizada la gestión diaria de los activos fijos.

La mayoría de empresas prestan más atención a la adquisición de activos y ignoran la gestión diaria del inmovilizado. Fortalecer la gestión científica y estandarizada diaria de los activos fijos es la base para garantizar la seguridad e integridad de los activos fijos y lograr un uso y asignación óptimos de los activos. En primer lugar, las empresas deben inculcar el concepto de gestión de activos fijos a todos los empleados, concienciar a los empleados sobre la protección y el uso racional de los activos fijos y mejorar el sentido de responsabilidad y misión de los empleados. Organice periódicamente al personal de gestión de activos para realizar formación empresarial y explicar en profundidad el sistema de gestión de activos fijos. En segundo lugar, establecer buenos canales de comunicación y mecanismos de emergencia, fortalecer las conexiones entre departamentos, reducir los errores de gestión causados ​​por la asimetría de la información y llevar a cabo una gestión general dinámica de los activos. En tercer lugar, mantener y actualizar periódicamente la información relevante sobre los activos fijos. Con el paso del tiempo o la influencia del entorno de uso, las etiquetas de activos fijos, que son tarjetas de identificación de activos fijos, pueden dañarse y caerse. Los gestores de activos deberían sustituirlas o subvencionarlas inmediatamente después de su descubrimiento, o elegir etiquetas de PVC o de metal en función de las necesidades reales de la empresa. Además, para comprender los activos fijos de manera más vívida e intuitiva, también puede configurar tarjetas de activos fijos con imágenes de las formas físicas de los activos relevantes. Finalmente, las empresas deben establecer los correspondientes mecanismos de recompensa y castigo.

Reconocer y recompensar a los empleados que se desempeñan bien en la gestión de activos, dar ejemplo a otros empleados, movilizar el entusiasmo de los empleados y hacerlos participar activamente en la gestión de activos fijos. Los empleados o departamentos que violen las disposiciones del sistema de gestión de activos fijos y causen pérdidas a la empresa serán sancionados según la gravedad del caso.

(4) Fortalecer la construcción de informatización de la gestión de activos fijos

Bajo el modelo de gestión tradicional, la mayoría de las empresas dependen de documentos en papel o ingresan manualmente datos relevantes de activos fijos en software financiero, relativamente denso y propenso a errores. Ahora, las empresas pueden utilizar la tecnología de información de códigos de barras para establecer una base de datos de información y generar el nombre, tipo, tiempo de compra, valor de compra, patrimonio neto, ubicación de almacenamiento, usuario y otra información de los activos físicos en forma de códigos de barras y pegarlos en el bienes correspondientes. Cuando un activo cambia o se daña, el escaneo directo puede rastrear todo el proceso de cambios de activos. A través del puerto de acoplamiento entre el software de gestión de activos y el software financiero, la información también se puede importar directamente al software financiero para generar comprobantes, y la información de los activos se puede actualizar de vez en cuando para completar la gestión dinámica de los activos.

En el inventario de activos fijos también se abandona el tradicional y complicado método de inventario manual. Una máquina de conteo de activos físicos dedicada escanea los códigos de barras de los activos fijos para recopilar datos y luego importa la información de los datos en la máquina de conteo al sistema de gestión de información de activos fijos para generar automáticamente resultados de inventario y emitir un informe de inventario. Se puede observar que la gestión de la información de los activos fijos logra la unificación del flujo de información y el flujo físico, asegura la correspondencia de cuentas, tarjetas y objetos, y previene efectivamente la pérdida de activos corporativos. Sin embargo, todavía debemos tener en cuenta que la gestión de la información de los activos fijos se basa en el buen control interno de los activos fijos de la empresa. Todavía es muy necesario establecer y mejorar el sistema de gestión de activos fijos.

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