Cómo dibujar un diagrama de proceso de negocio
La "Trilogía de cocina" de los diagramas de procesos de negocio
Antes de dibujar un diagrama de procesos de negocio, piense en cómo refinarlo, cómo interactuar y qué usar Las herramientas no deberían ser el foco de atención.
El verdadero objetivo es recopilar los elementos clave de un diagrama de procesos de negocio. Por favor intenta responder claramente a las siguientes preguntas, de lo contrario no empieces a dibujar el diagrama de flujo:
¿Cuál es el punto de partida de todo el proceso? ¿Cuál es el punto final de todo el proceso?
¿Cuáles son los roles que intervienen en todo el proceso?
¿En qué consiste todo el proceso? (Pero esto es una reunión, puede ser una tarea)
¿Son estas reuniones y tareas opcionales u obligatorias?
¿Qué archivos se deben producir por separado?
Esto es un poco como una lluvia de ideas para ayudarte a conseguir las materias primas que necesitas. Con estos "arroz" y "agua", no tendrás que preocuparte por cómo cocinar.
En términos de gestión de proyectos, el mes pasado también intentamos estandarizar el proceso de diseño y desarrollo de un producto de datos.
Este es un proyecto de producto de datos y ninguno de nosotros tiene mucha experiencia. Así que reunimos todos los roles relevantes y organizamos una aplicación híbrida de lluvia de ideas y clasificación de tarjetas.
Permita que todos realicen una lluvia de ideas sobre los nodos que creen que son necesarios en el proyecto, como encuesta de demanda, análisis de demanda, reunión inicial, redacción y confirmación de PRD, evaluación de datos, arquitectura técnica, dibujo DEMO, indicador. definición del algoritmo, etc. espere.
Durante el proceso de lluvia de ideas, el anfitrión escribió todos estos nodos en la pizarra. Después de que no nacieran nuevos nodos, todos los fusionaron y clasificaron. ¿Qué pasa después de eso?
Escribe los nodos restantes verdaderamente valiosos en notas adhesivas y empieza a organizarlos. En el proceso de clasificación, una persona puede tomar la iniciativa. Colocará cada nodo en un carril organizado por función según su propia comprensión y diseñará el orden. A medida que avanzaba, otros seguían preguntando: "¿Cuáles son los requisitos antes de comenzar esta tarea?" "¿Es necesaria esta tarea y luego ajustaron el orden juntos?" Hasta el final nadie puso grandes objeciones.
Luego toma fotos.
Luego se puede organizar en documentos electrónicos, como versiones de proyecto o Excel (¿usar Excel para la gestión de proyectos?)
Sin embargo, el diagrama de flujo de negocios es diferente del proceso en el proyecto anterior:
Configurabilidad más amplia de varios nodos activos en el proyecto. Ya sea que la tarea A y la tarea B sean paralelas o en serie, se pueden hacer más ajustes e intentos cuando los miembros del equipo del proyecto lleguen a un * * * entendimiento. Entonces podemos pensar en un proceso tentativo y razonable. Hay dos formas de ordenar los diagramas de procesos de negocio:
Una se basa en procesos de negocio reales. Obviamente, este no es el resultado de que su equipo pueda realizar YY. Es aún más necesario acudir al entorno real para investigar, organizar y confirmar.
La otra se basa en la optimización de procesos. Cuando comprenda cómo funciona realmente el proceso actual, basándose en el análisis y la discusión, podrá juzgar los aspectos irrazonables del proceso y idear un nuevo proceso que sea más completo o más eficiente y menos costoso; tal vez necesite agregar un departamento, o necesita eliminar un enlace, o reemplazar algunos pasos intermedios con un sistema recientemente desarrollado.
En definitiva, muchas veces, antes de realizar el segundo diagrama de flujo, primero debes ordenar el primero. Así que el primer diagrama de flujo verdaderamente reflexivo era inevitable. En este caso, la lluvia de ideas o la basada en YY no es realista. Necesitamos ir al frente y comprender cómo funcionan las empresas en la realidad. Y muchas veces, cuantos más detalles, mejor.
¿Cómo hacerlo? Basándome en mi conocimiento y experiencia limitados, puedo dar las siguientes sugerencias:
Investigación-2. Armando la presentación-3. Revise y confirme la trilogía, como se muestra en la figura:
2. Investigación: haga las preguntas correctas, haga más preguntas y pregunte a más personas.
Además de las preguntas al comienzo de esta parte, el proceso de investigación también resolvió las preguntas de quién, qué, por qué, cómo y dónde: quién hizo qué, bajo qué circunstancias, qué requisitos previos se necesitan. para esto, y ¿cuáles son las salidas? ¿Dónde se hace esto? Si comprendemos estos problemas, nuestra investigación podrá completarse con éxito.
El desempeño del diagrama de flujo debe responder a estas preguntas:
Quién y quién. Departamento, Rol, Puesto
¿Qué es?
¿Dónde - dónde se hizo? En el diagrama de flujo de negocios que clasifiqué, hay más de un documento o varios sistemas para expresar el grado de informatización. Por ejemplo, cuando encontramos que un registro se realiza utilizando Excel en lugar del sistema empresarial, entonces el dónde aquí se puede expresar como: documento de Excel.
Documentación - ¿Cuál es el nombre de este documento generado? También escrito, representa la transferencia de archivos, y si se va a transferir información en el futuro, dichos archivos de carne humana también deberán ser eliminados y reemplazados por el sistema. (Por el contrario, si este trabajo se realiza en un determinado sistema, donde se puede escribir como "Sistema de Personal" y el documento puede seguir existiendo, es decir, el nombre del formulario en este sistema: "Formulario de Registro de Empleado" )
Condición - condición.
Bajo esta condición, la siguiente actividad puede continuar, es decir, la entrada y la salida de una actividad están representadas por líneas de enlace lógico, y la flecha que apunta a una actividad representa las condiciones previas a la entrada de esta actividad.
Toma de decisiones. Algunas actividades generarán un juicio condicional y tomarán diferentes procesos de rama en función de diferentes resultados del juicio. Por ejemplo, al ingresar información del empleado, puede elegir un proceso diferente según si el empleado ha sido contratado anteriormente. Para aquellos que ya están empleados, pueden elegir el número de trabajo anterior y no generar un nuevo número de trabajo.
Dame un ejemplo (perdóname si es inapropiado). Suponga que le han pedido que investigue los procesos comerciales de dos restaurantes para brindarles el sistema de pedidos más rentable.
Bajo investigación:
1. Primero puede pedirle a alguien que tenga conocimientos de procesos comerciales que le explique el sistema.
2. Investigue al operador específico y verifique si la explicación que le dio es completa y si hay alguna desviación.
3. Observación y registro in situ (dedique algún tiempo a explorar el proceso comercial)
Estos tres métodos se utilizan en conjunto. El primer método permite establecer una visión sistemática y comprender las ramas generales, pero es difícil entrar en detalles que puedan causar problemas. El segundo método depende demasiado de la calidad de la pregunta y del contexto en el que se formula. Muchas conclusiones incorrectas en realidad son causadas por preguntar a las personas equivocadas o hacer preguntas equivocadas. Luego debes utilizar el tercer método para verificarlo mediante la observación.
Por ejemplo, si encuentras un chef ahora:
¿De qué cocina es el principal responsable?
Platos calientes.
¿Quién te dio el menú?
Nuestro camarero.
¿Cómo te lo proporcionó?
Después de atender los pedidos de los clientes, escribió una lista en la mano y la puso en la ventana para que yo la viera.
¿Qué hay en la lista?
Número de mesa, nombre del plato, etc.
Entonces, ¿por qué el invitado pidió platos fríos?
Sí, hay una copia. Lleva uno directamente al congelador.
¿Cómo empiezas a trabajar? Desde lavar hasta picar verduras, ¿siempre cocinas solo?
Oh, no, sólo soy responsable de cocinar. Después de recibir el menú, mi asistente seleccionará primero los platos y el cuchillo los cortará, de modo que si son varios platos, puedan quedar paralelos.
¿Qué pasa cuando terminas?
Ponlo en la ventana, tocas el timbre, llamas al número de mesa y el nombre del plato, y el camarero te entregará el plato.
......
Estas preguntas involucran varias actividades como dividir platos, cortar verduras, seleccionar platos, cocinar, pasar platos, servir platos, así como camareros, chefs. , asistentes, etc. , trabajador de cuchillos, pasador de alimentos y otros roles. El orden de varias actividades también es relativamente claro.
El proceso de negocio de otro restaurante es diferente. También puedes buscar un chef y preguntarle:
¿Qué quieres hacer? ¿De dónde surgió el menú?
Imprimirlo.
¿Están todos los platos impresos aquí?
Oh, aquí solo se imprimen platos calientes, los platos y bebidas fríos se imprimirán en la sala de platos y bebidas frías.
¿Quién opera esta impresora?
Nadie opera, automáticamente nos imprimirá diferentes listas.
.....Es posible que el chef no entienda las siguientes preguntas, por lo que tiene que preguntarlas al personal que realiza el pedido.
¿Cómo se hace el pedido?
Trae tu equipo. Puede realizar y confirmar su pedido con sólo unos pocos clics.
¿Qué pasa después de eso?
Después podrás imprimir el menú.
¿Se imprimirán diferentes cocinas en diferentes salas de cocina?
Sí, podemos imprimir por separado. Es en esta imprenta central donde se dividen los pedidos.
Luego podrás continuar investigando el proceso de entrega y servicio de los alimentos después de cocinarlos.
Organiza y presenta
Tus investigaciones y observaciones te brindan los ingredientes que necesitas para cocinar.
Rol: Departamento, puesto o persona
Actividad: ¿Qué hiciste?
Secuencia: ¿Cuál es el orden en el que hacer estas cosas?
Reglas: ¿Cuándo sucede?
¿Recuerdas los elementos del diagrama de flujo que mencionamos anteriormente? Mirando hacia atrás:
¿Es fácil la siguiente tarea? Sí, es tan fácil como rellenar los espacios en blanco. Llenar actividades/eventos en un marco determinado por departamento y tiempo de acuerdo con ciertas reglas.
Esta etapa es un trabajo administrativo. Es necesario presentar los datos originales recopilados durante la etapa de investigación de una manera más intuitiva y clara. para una mejor evaluación y validación. También se prepara para la revisión y optimización de procesos futuros.
Al empezar, la combinación original de papel y bolígrafo sigue siendo la mejor herramienta para empezar. Ignore la estética o la reutilización por ahora. Pero cuando tenga suficiente confianza en el proceso que desea presentar, podrá utilizar herramientas de software.
3.1 Descomposición de procesos complejos
Es imposible presentar todas las actividades en una sola imagen.
“Los procesos de negocio son jerárquicos, y este nivel se refleja en la relación lógica de arriba a abajo, del todo a la parte, de lo macro a lo micro y de lo abstracto a lo concreto. En línea con los hábitos de pensamiento de las personas, es propicio para establecer un modelo de negocio empresarial y una tabla de relaciones jerárquicas entre los departamentos de la empresa.
En términos generales, primero podemos establecer el proceso operativo general de los principales procesos comerciales (incluida la gran estrategia de toda la empresa), luego refinar cada actividad e implementarla en los procesos comerciales de cada departamento, y establecer subprocesos comerciales relativamente independientes. y sus procesos de negocio auxiliares para servicios. ”
——Citado de la entrada de procesos de negocios de la Enciclopedia Baidu
Para muchos recién llegados, lo más difícil al hacer negocios es dividir los niveles de los diagramas de procesos de negocios.
Primero aclare el alcance del proceso de negocios que desea ordenar: use nodos clave en negrita para contar la historia dentro del alcance de este proceso de negocios. Este es el diagrama de procesos de negocios de nivel superior. una expresión simple de la historia comercial general, pero tenga en cuenta que el negocio general aquí no es necesariamente el negocio general de la empresa, sino el alcance comercial que usted define. Por ejemplo, la siguiente figura es el diagrama de flujo de operaciones diarias de un restaurante. El alcance comercial es el proceso de pedido y pago de cara al cliente. Entonces, este es el diagrama de proceso comercial de nivel superior, pero si define el proceso comercial de todo el restaurante, obviamente es un subconjunto que excluye la adquisición del restaurante, la gestión de proveedores, primero. gestión de inventario a nivel, etc.
En segundo lugar, desde Comience por descomponer el proceso comercial de nivel superior, de grueso a fino Los principios para ordenar el diagrama de proceso comercial de nivel superior:
1. Defina la historia comercial general dentro del alcance.
2. Incluya el nodo clave. Y, cuando se le pregunte por qué no existe un determinado vínculo, debe saber que debe incluirse. ese nodo clave en la siguiente descomposición. Por ejemplo, el cupón del décimo aniversario debería aparecer en la descomposición del nodo de pago. El orden se desglosará en el nodo de pedido. La preparación del asiento para niños debe ser la recepción y el asiento.
3. Es posible que no todos los nodos clave desglosados del diagrama de flujo de nivel superior se desglosen en el diagrama de flujo de segunda generación y de tercera capa. Depende de si las "actividades" y los "roles" involucrados. los nodos son complejos.
Mire otro caso para descomponer los principales procesos comerciales de la empresa de producción tradicional. Naranja representa el punto de descomposición, se puede descomponer en cuatro capas. capa y descubrimos que hay muy pocas actividades y roles involucrados en el siguiente paso, no hay necesidad de descomponerlo más, sino que podemos usar directamente los nodos clave de la cuarta capa como el negocio de la tercera capa. el proceso, en lugar del diagrama de subproceso.
Por supuesto, esto depende de su objetivo de ordenar el proceso comercial. Si solo desea analizar y optimizar el enlace de "corrección", puede continuar. para descomponerlo
Este paso de trabajo lo ayudará a establecer una estructura de directorio de procesos clara, como se muestra en la figura siguiente, que es la parte de la estructura de directorios extraída de un proyecto de combinación de procesos recién completado. He visto que todo el mapa es el nodo clave en el nivel superior. Como jefe, puede ser suficiente mirar esta capa. La capa superior se desmantelará con más detalle a continuación.
“H3. La "Autenticación de ejemplo" es sólo una actividad en el diagrama de procesos de negocios de nivel superior, pero en este nivel de refinamiento incluirá subactividades detalladas para los actores de Nivel 1.
3.2 Diagramas de flujo de uso común
Generalmente uso las dos primeras líneas de actividades, juicio, líneas de relación lógica, inicio y final, y la segunda línea de subprocesos y archivos/formularios. Si no eres una persona simbólica, te sugiero que estos serán suficientes.
El icono "Subproceso" puede ayudarte a conectar los subprocesos obtenidos al descomponer el proceso. Por ejemplo, cuando "Un proceso" implica el proceso "A1.1" que necesita una mayor descomposición, el símbolo de subproceso se puede utilizar para representar "A1.1" en "Un proceso". Entonces sus lectores comprenderán que para comprender mejor "A1.1" deben consultar otro diagrama de flujo.
Estructuras comunes de los diagramas de flujo:
Déjame mostrarte algunos ejemplos:
Básicamente un diagrama de flujo con la mayoría de los diagramas:
Solo Se utilizan algunos diagramas de flujo ilustrados simples (llamados diagramas de programa en los documentos taiwaneses, pero el programa aquí no es un programa de computadora, sino un proceso, que solo refleja el flujo de procesamiento entre tareas, por lo que no es sorprendente que se utilicen símbolos extremadamente simples). ):
Desde la perspectiva de la complejidad de los símbolos, uno es un diagrama de flujo completo y el otro es un diagrama de flujo básico, pero desde la perspectiva de la expresión, todos pertenecen a "carriles de natación". Esta es también nuestra forma de expresión más utilizada. Los diagramas de carriles pueden reflejar las responsabilidades de cada departamento o rol en el proceso y las relaciones de cooperación ascendentes y descendentes. Además, los estándares del diagrama de flujo en sí son fáciles de captar y comprender.
3.3 Puntos clave del mapa de carriles
2 dimensiones principales: Generalmente, la dimensión horizontal del mapa de carriles se utiliza como dimensión de departamento o posición, pero hay excepciones, como el carril horizontal en el caso anterior. La dimensión vertical es la dimensión escénica: el tiempo se desarrolla de arriba a abajo. Si el diagrama de carriles es más complejo, puede realizar algunas divisiones en las dimensiones del escenario, como "compras", "producción", "ventas" y "distribución".
Bucle de actividad: La actividad es como un nadador, nadando en diferentes carriles para realizar tareas.
En la sección de recomendaciones de software anterior, recomendé la herramienta smartdraw, que también viene con una plantilla de diagrama de carriles para que todos puedan comenzar más rápido y con mayor facilidad:
3.4 Hacer vs. ¡No importa la nota del diagrama de flujo de negocios!
Orden de Defensa
1. Involucrar a las partes interesadas en lugar de cerrar la puerta.
El diagrama de proceso de negocio contiene representantes de cada rol participante en su diagrama y confirma el proceso original de las cosas con ellos de manera oportuna, prohibiéndose YY.
2. Descomposición jerárquica adecuada, no extienda todo en una sola imagen.
Como se muestra arriba.
3. Profundiza poco a poco y agarra las ramas primero.
No te rasques la barba ni las cejas.
4. Este proceso debe tener un principio y un final.
Sin entregar un diagrama de flujo, permita que los lectores le pregunten nuevamente: ¿Cuál es el punto de partida del proceso? Complete el primer y último paso con símbolos claros que representen el principio y el final.
Números, números, números
Esta es una medida de optimización para hacer más eficiente la comunicación. Cuando tienes un sistema de numeración, es el equivalente a darle a tu diagrama de flujo un número de identificación único. Esto es más efectivo que los nombres chinos. Por ejemplo, cuando completamos el mapa de procesos de negocio, el departamento responsable de revisar y optimizar las reglas de los procesos de negocio puede comunicar claramente en el correo electrónico: H5.1 Optimización de procesos, y todos sabrán más claramente lo que significa.
Dono
1. El enlace aplicado por YY no es el enlace real.
2. Todos los enlaces intentan colocarse en una imagen.
3. Introduce los detalles desde el principio y junta la barba y las cejas.
4. Es difícil decir el principio y el final de este proceso.
4. Revisión y acciones de seguimiento
Verifica si has hecho lo anterior y cuál es la forma de evitarlo.
Muy fácil de manejar. Lo revisaré contigo a tiempo. Reúna a todas las partes interesadas y muéstreles los resultados que ha recopilado.
De esta manera encontrará algunas cosas interesantes, además de juzgar si su diagrama de flujo se ajusta a la realidad, también juzgará si el proceso de negocio actual se ajusta al ideal. Representantes de diferentes departamentos y puestos confirmarán la situación actual durante esta revisión, y también expresarán opiniones e incluso discutirán entre sí. Esta es una buena oportunidad para la optimización de procesos. No lo mires por ahora.