Problemas en el control de costes de adquisiciones de las pequeñas empresas

¿Sabes qué problemas existen en el control de costes de adquisiciones de las pequeñas empresas? ¿Conoce los problemas del control de costes de adquisiciones de las pequeñas empresas? El siguiente es el conocimiento que les aporto sobre los problemas del control de costos de adquisiciones de las pequeñas empresas. Bienvenido a leer.

(A) No formular un plan de adquisiciones razonable y realista

Las pequeñas empresas a menudo ignoran los siguientes aspectos en las adquisiciones:

1. .

El plan de demanda de materias primas generalmente lo elabora el personal técnico del proyecto, principalmente selecciona un plan de producción para otra situación en función de requisitos específicos como fórmula de producción y dosificación. El plan de demanda de materia prima preparado es la base principal para que el departamento de suministro de materiales determine el volumen de compra económico y prepare el plan de compra de materia prima. Luego, el departamento de suministro de materiales determina el punto de pedido con base en el plan de compra, luego firma el contrato de compra y. realiza posteriormente la gestión de inventarios. Las pequeñas empresas a menudo no elaboran presupuestos ni planes aproximados para la producción de materias primas, ni hacen cálculos cuidadosos antes de comprar. Como resultado, piden demasiado, lo que genera una gran acumulación de inventario, ocupan muchos fondos y gastan muchos gastos de almacenamiento y almacenamiento, o piden muy poco, lo que provoca una escasez de materias primas y afecta el programa de producción. provocando paradas por cambios de material, y provocando un aumento en los costos de equipos y mano de obra inactivos.

2. Determinar la cantidad económica de compra.

La cantidad de compra económica es la cantidad de compra con el menor costo total relacionado con el inventario dentro de un período determinado. Los costos relacionados con el inventario se refieren a diversos gastos incurridos para la formación y mantenimiento de la gestión de adquisiciones de materiales. El monto total aumenta o disminuye con los cambios en la cantidad de materiales, el precio y otros atributos. Se compone principalmente de costos de pedido, costos de adquisición, costos de almacenamiento. y costos de falta de existencias. Compuesto por cuatro partes. El propósito de determinar la cantidad de compra económica es minimizar la suma de los cuatro costos relacionados con los materiales anteriores de acuerdo con la situación general del proyecto, dado que el costo de pedido y el costo de almacenamiento son relativamente pequeños, la atención se centra en minimizar la suma de; el costo de adquisición y el costo de falta de existencias, y finalmente obtener el volumen de compra económico dentro de un período determinado. Los lotes de adquisición de materiales de las pequeñas empresas suelen ser aleatorios, de grandes a pequeños, y a menudo se ignora la importancia del volumen económico de adquisiciones, que está estrechamente relacionado con los costos de adquisición.

3. Elaborar plan de compras.

Con base en el plan de demanda de materia prima, los resultados del análisis del volumen económico de compra y el tipo de contrato a seleccionar, preparar un plan de adquisiciones y explicar cómo gestionar el proceso de adquisiciones incluyendo específicamente el tipo de; contrato, el personal que organiza la contratación y la información de los posibles proveedores. Gestión, preparación de los documentos de contratación, formulación de normas de evaluación, etc. Los planes de adquisiciones generalmente son formulados por el departamento de suministro de materiales; de acuerdo con las necesidades del proyecto, el plan de gestión de adquisiciones puede ser formal y detallado, o informal y general, centrándose en su exactitud, puntualidad y aplicabilidad.

Gaotian Company es una pequeña empresa que produce principalmente productos de perfumería. Debido a la particularidad de los productos de perfumería, la reacción de la materia prima, el lavado, la destilación y otros procesos de producción son complejos y el ciclo de producción varía mucho. Por ejemplo, los productos de éster suelen tardar de dos a tres días en completarse, mientras que algunos productos de aldehído requieren de dos a tres semanas en completarse. Una estructura de producto tan especial debería basarse en las características de los diferentes productos, ciclos de producción, etc. Preparar planes de compras y determinar cantidades de compra razonables. Para reducir el inventario y reducir los fondos ocupados por el inventario, la empresa considera cómo comprar después de recibir los pedidos de los clientes y determina la cantidad de compra en función de la cantidad del pedido. Debido a que no existe una previsión para el mercado del producto, esto a menudo conduce a varios pedidos del mismo producto y a comprar las mismas materias primas repetidamente en un corto período de tiempo, pero los costos de adquisición, como el transporte y la inspección, aumentan significativamente. Además, algunas materias primas utilizadas en productos de perfumería tienen un precio según el tamaño del paquete, como el geraniol. El precio de compra de un paquete completo de 180 kg es de 120 yuanes/jin, y el precio de compra de un paquete completo de 10 kg es de 150 yuanes/jin. Sin embargo, la cantidad de materia prima necesaria para la cantidad de pedido de un producto puede ser de sólo 20 kilogramos. Gaotian Company a menudo elige materias primas en paquetes grandes con precios bajos, pero no las considera.

(B) Negligencia en la consulta de adquisiciones

La consulta de compra es obtener de posibles vendedores que estén calificados y que puedan completar el suministro en el plan de adquisición de materiales al menor costo Tarea, determinar estándares de proveedores. El término técnico para este proceso también se llama calificación de proveedores. Para realizar un buen trabajo en la gestión de consultas de adquisiciones, es necesario aprovechar al máximo el sistema de gestión informática y las ventajas de la red para buscar y obtener rápidamente la información requerida, garantizando así la alta eficiencia de la gestión de consultas de adquisiciones y la obtención de resultados. Las pequeñas empresas tienen muchas limitaciones cuando se trata de consultas sobre adquisición de materiales, especialmente en términos de canales y redes de suministro.

Gaotian Company generalmente elige proveedores locales basándose en el principio de adquisiciones cercanas, creyendo que esto puede reducir los costos de transporte y no aprovecha al máximo el enorme canal de información de Internet. Para algunos proveedores extranjeros, aunque deben asumir ciertos costos de transporte y distribución, vale la pena prestar atención al precio. A veces el precio de las materias primas más los costos de transporte puede ser inferior al precio de compra local, pero la calidad del servicio de suministro sigue siendo buena.

(3) Existen lagunas en la operación real de confirmación y firma de contratos de compra con proveedores.

La principal referencia para la selección de proveedores son los resultados de la evaluación durante el proceso de consulta de adquisiciones. Por supuesto, existen otros criterios, como calidad y rendimiento, capacidad de suministro, reputación histórica, etc. , debe ser considerado. Generalmente, se deben considerar al menos dos proveedores para evitar el riesgo de tiempo de inactividad debido a un suministro inoportuno. Aquí es necesario considerar los requisitos para la continuidad de la producción.

El contrato de adquisición es un documento legal firmado con el proveedor después de que se determina que ambas partes cumplen el acuerdo antes de firmarlo, se debe elegir el tipo de contrato, porque diferentes tipos de contrato determinan los riesgos para ellos; tanto para el comprador como para el vendedor. El objetivo de la asignación es hacer recaer el mayor riesgo de ejecución en el proveedor, minimizando su propio riesgo y maximizando al mismo tiempo los beneficios y manteniendo la rentabilidad de la ejecución rentable del proyecto.

El proveedor podría haber estado obligado por ley contractual a suministrar bienes en estricta conformidad con las normas estipuladas en el contrato. Sin embargo, Gaotian Company a menudo no firma contratos de compra o los firma a voluntad. En las operaciones reales, la producción normal a menudo se ve afectada por la discrepancia entre la calidad de los productos y la fecha de entrega.

(4) Es necesario mejorar la construcción del sistema.

La situación real suele ser que el director de compras o el responsable de la empresa, o ambos, se confabulan entre sí para obtener beneficios personales, como sobornos, a expensas de los intereses de la unidad. bajo pero alto; hay productos cerca y el precio es más barato o al menos la tarifa de envío es más baja, pero si no lo compras, puedes sacrificar el más cercano por el más lejano. Cuanto más bajo das, más alto obtienes.

El departamento de compras es un departamento importante de la empresa. La dotación de personal de este departamento es generalmente de "estilo familiar", por lo que siempre hay dudas en la construcción del sistema y es necesario mejorarlo.

(5) Construcción imperfecta de puestos de adquisiciones

Las pequeñas empresas necesitan establecer diferentes puestos para el proceso de adquisiciones para resolver el problema de la concentración excesiva del poder de adquisiciones. Las restricciones y la supervisión mutuas son. requerido Al mismo tiempo, no puede afectar el entusiasmo laboral del personal en diversos puestos.

En términos generales, es necesario establecer puestos como jefe de compras, asistentes de consulta, contratistas, compradores y gerentes de almacén; el plan de demanda de materiales y los objetivos del trabajo Regulaciones de gestión de costos responsables, formulación e implementación de planes de adquisiciones, coordinación y uso completo de los recursos internos y, en última instancia, compra de los materiales requeridos con alta eficiencia y bajo costo, el oficial de investigación es el principal responsable de consultar la información; de los materiales objetivo en el mercado de acuerdo con el plan, y entregándolo por escrito a El responsable de adquisiciones y el comprador gestionan la presentación de los documentos al mismo tiempo. La responsabilidad del contratista es gestionar los documentos del contrato y supervisar la ejecución de los mismos; el contrato en cualquier momento; la responsabilidad del comprador es más realizar las tareas de adquisición de acuerdo con el precio y la cantidad especificadas en el contrato. La responsabilidad principal del administrador del almacén es inspeccionar y aceptar los materiales entrantes de acuerdo con los estándares. Una vez que los materiales ingresan al sitio, el almacenamiento y el uso deben planificarse racionalmente, los costos de almacenamiento deben reducirse tanto como sea posible y el almacén debe estar bien administrado.

Por supuesto, el número de puestos no se puede generalizar y depende de la situación real, como el tamaño del proyecto y el plazo. El objetivo final es lograr que se hagan las cosas y establecer un mecanismo de restricción de poder entre posiciones internas.

Gaotian Company tiene un solo personal de compras, que es responsable de procesar los pedidos de venta y todo el trabajo de compras. Además, la ejecución específica del trabajo de adquisiciones no requiere la aprobación del director general y no existe ningún mecanismo de supervisión y restricción de puestos. Hay enormes riesgos laborales.

(6) Los criterios de selección de personal no son uniformes

Los criterios de selección de personal en puestos de gestión de adquisiciones requieren las siguientes cualidades integrales: capacidad profesional y comunicativa, conciencia jurídica, integridad, etc. Evite también puestos de alto nivel dentro del director del proyecto, como un familiar directo del director del proyecto que actúe como director de adquisiciones. Las capacidades profesionales incluyen no sólo una cierta comprensión de las propiedades de los materiales a cargo, sino también una comprensión clara del proceso de gestión de materiales, lo que es particularmente importante para el personal de compras que a menudo maneja dinero; Aunque se han tomado varias medidas en todos los aspectos de la gestión interna, el personal de compras de primera línea inevitablemente se encontrará con diversas tentaciones proporcionadas por los proveedores. Cómo prevenir las trampas que se esconden detrás de las tentaciones requiere que el personal de compras tenga integridad y conciencia jurídica.

De hecho, es precisamente porque la gestión de adquisiciones de materiales ocupa una posición destacada en la empresa que la gran mayoría del personal de compras son parientes directos de la persona a cargo de la empresa. Este es el caso de Gaotian Company. , proporcionando así una fuerte influencia en el liderazgo de la empresa. Es obediente y carece de la ética profesional más básica.

(7) No prestar suficiente atención a la formación de los empleados.

La formación del personal de adquisiciones debe incluir: formación empresarial, formación en conocimientos jurídicos, formación en sistemas empresariales, etc. Por ejemplo, la gestión del proceso de adquisiciones, los métodos para determinar las cantidades económicas de adquisiciones, cómo realizar consultas de adquisiciones en la nueva situación, etc. La formación en conocimientos jurídicos y la formación en sistemas empresariales se centran en el comportamiento anormal en un entorno restringido. Y esto es exactamente lo que les falta a las pequeñas empresas. La mayoría del personal de compras de las pequeñas empresas no son profesionales ni siquiera han recibido formación profesional. No tienen idea de todos los aspectos de la gestión de materiales. Simplemente siguen a su maestro y hacen todo lo que les dicen. Se desconoce el resultado, pero en el mejor de los casos lo saben pero no saben por qué.

(8) El sistema de evaluación del desempeño y distribución salarial no es lo suficientemente objetivo y pragmático.

Cuando un trabajo está finalizado, si no hay una evaluación efectiva, no se podrán descubrir las deficiencias del trabajo actual ni proporcionar una referencia para trabajos futuros. Por supuesto, lo mismo ocurre con las adquisiciones. Sin embargo, en realidad, el sistema de índices de evaluación del desempeño de las adquisiciones de las pequeñas empresas es imperfecto, los indicadores de evaluación del desempeño del proceso de adquisiciones son vagos y faltan objetividad y operatividad práctica de la evaluación del índice, lo que no favorece el establecimiento de mecanismos de incentivos. y la gestión de la calidad de las adquisiciones, lo que fácilmente puede llevar a que los costos de adquisiciones estén fuera de control.

La evaluación del desempeño para cada puesto es muy importante para las pequeñas empresas. Es muy importante introducir y formular métodos de gestión científica, es decir, estándares de evaluación del desempeño. Puede promover continuamente la mejora continua en todos los aspectos de la gestión de adquisiciones, afirmar y fomentar el trabajo eficaz y evaluar objetivamente otros trabajos que no sean eficientes. En la actualidad, esta brecha existe generalmente en la gestión de costos de adquisición de las pequeñas empresas, y se puede decir que está en blanco.

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