¿Cómo definir el enfoque de gestión del material de oficina de una empresa?

Con el fin de fortalecer la gestión del uso de material de oficina, ahorrar gastos y evitar desperdicios, se formula especialmente este reglamento de gestión.

1. Clasificación del material de oficina:

1. Necesidades diarias: bolígrafo (recambio), pluma estilográfica (recambio), lápiz, borrador, tinta, pegamento, sujetapapeles, alfileres. , grapadoras, alfileres y papel manuscrito.

2. Productos de control: tarjetas de visita, carpetas, clips para cuentas, archivadores, calculadoras, grapadoras, cuadernos, actas de reuniones, sobres, portalápices, bolígrafos, marcadores de pizarra, bolígrafos de acuarela, barras de pegamento, cinta adhesiva, papel de etiquetas, cinta correctora, caja de archivos, caja de archivos, banda elástica, hoja de afeitar, chincheta, porta billetes, papel de impresión.

3. Productos especialmente homologados (no incluidos en la valoración de costes de material de oficina): materiales impresos (folletos varios, impresos, documentos, etc.), libros de cuentas financieras, vales, cartuchos de tinta de colores para MAC y Impresoras Papel, disco USB, etc.

2. Usuarios de material de oficina: directivos, funciones y empleados de departamentos comerciales superiores al nivel de empresa. Los detalles están sujetos a la aprobación de cada empresa.

3. Adquisiciones y compras: Los suministros de oficina y artículos de primera necesidad son comprados y recolectados por el Departamento de Administración y Recursos Humanos en función del consumo. La compra de productos controlados por parte de los departamentos (personas) usuarios es aprobada por el general. gerente de cada empresa los productos especiales se compran mediante la aprobación del Presidente; las órdenes de compra aprobadas deben presentarse al Centro de Adquisiciones para su adquisición. Las compras realizadas sin completar el "Formulario de Compra" y sin la aprobación del liderazgo no serán reembolsadas.

IV. Gestión y distribución:

1. Los materiales de oficina son conservados por el Departamento de Personal y Administración y los custodios designados los distribuyen a los usuarios de acuerdo con las normas de tarifas aprobadas por la empresa.

2. El comprador presentará los artículos adquiridos al custodio para los procedimientos de registro y almacenamiento. El custodio verificará el precio unitario de los artículos con base en el precio de compra, lo incluirá en el costo del departamento receptor. (persona) y complete el "Cuadro resumen de uso de material de oficina".

3. Cada departamento deberá designar una persona dedicada a recibir el material de oficina.

V. Gastos y regulaciones relacionadas de cada departamento:

1. Cada departamento de la empresa deberá controlar estrictamente las adquisiciones y requisiciones de acuerdo con las normas de cuotas de material de oficina aprobadas por la casa matriz. El custodio no distribuirá suministros de oficina más allá de lo estándar. Si el trabajo excede el estándar, deberá ser aprobado por el líder a cargo.

2. Los gastos aprobados se reducirán en función del aumento de personal, y los gastos de cada departamento serán ajustados por el Departamento de Administración de Personal en función de los cambios de personal.

3. Si algún departamento necesita aumentar gastos debido a circunstancias especiales, deberá presentar una presentación por escrito para su aprobación. Luego de la revisión por parte del supervisor, será aprobado por el gerente general y reportado a la casa matriz para gastos adicionales.

4. El uso de material de oficina se calcula y liquida anualmente con carácter mensual, siendo el plazo 65438 + 31 de febrero al final de cada mes y año. El informe es emitido por el Departamento de Personal y Administración y revisado por el Departamento de Finanzas. Cualquier gasto excesivo se deducirá de la bonificación de fin de año de la persona que gastó de más y los ahorros se acreditarán al año siguiente.

5. Cada empresa puede determinar de forma independiente los estándares de uso de material de oficina para cada departamento y usuario en función de la cuota de material de oficina emitida por la sede.

VI.Otras normas:

1. Todos los departamentos deberán controlar y utilizar racionalmente el material de oficina para evitar el desperdicio. Los suministros de oficina, como recambios para bolígrafos, bolígrafos, pegamento, tinta, líquido corrector y calculadoras, deben reemplazarse por suministros viejos cuando se reutilicen.

2. Todo el personal transferido o renunciado deberá devolver todos los materiales de oficina (excepto los consumibles desechables) al momento de realizar los trámites de renuncia o traspaso. Si hay algún defecto se deberá pagar una indemnización según el precio, de lo contrario no se tramitarán los trámites pertinentes.

3. Consumibles y costes de mantenimiento del equipamiento ofimático.

(1) Los costos de consumibles y mantenimiento de equipos de oficina como computadoras, impresoras, fotocopiadoras y máquinas de fax son determinados por la sede. Si es utilizado por varias empresas, se compartirá según las normas estipuladas por la sede del grupo; si es conservado y utilizado por varios departamentos o personas, se incluirá en los gastos fijos de la empresa.

(2) Los consumibles incluyen: papel para fotocopias, tóner para impresoras láser, cartuchos de tinta, cintas para impresoras matriciales, cartuchos para impresoras de inyección de tinta (agua), tóner para fotocopiadoras, papel para fax, mouse, teclado, etc. El departamento (persona) que utiliza el equipo es responsable de la compra. Con la aprobación del gerente general, si es utilizado por varias empresas, el departamento de personal y administración de la empresa gestora designada es responsable de la compra.

(3) Las solicitudes de mantenimiento de equipos de oficina deben manejarse de acuerdo con el proceso de adquisición de consumibles.

7. Las presentes normas entrarán en vigor a partir de la fecha de su emisión.