Cómo promover la estandarización, normalización e informatización del trabajo archivístico
Las empresas necesitan archivar y preservar adecuadamente los archivos en los asuntos diarios de gestión del trabajo, que también es una importante tarea de procesamiento de documentos. Lograr la estandarización y la gestión estandarizada de archivos es una condición necesaria para mejorar el nivel de gestión de la información empresarial y mejorar el sistema empresarial básico. Por lo tanto, es necesario combinar las características de desarrollo actuales de las empresas, innovar activamente en métodos y utilizar métodos y tecnologías de gestión avanzados para mejorar la eficiencia de la gestión de archivos empresariales.
1 Situación actual de la gestión de archivos empresariales
La gestión de archivos empresariales necesita combinar experiencia y reglas y regulaciones en el trabajo administrativo diario para realizar la transformación de los modelos y conceptos de gestión y mejorar el nivel. de gestión de archivos, y mejorar integralmente las cualidades de los gestores de archivos. Si una empresa no presta suficiente atención a la gestión de archivos, provocará un almacenamiento interno de datos insuficiente y una clasificación de archivos confusa, lo que afectará el uso eficaz de los archivos. La gestión de archivos empresariales es un trabajo de gestión básico. Si los archiveros no tienen una comprensión profunda de la importancia de este trabajo, se producirá una falta de conciencia sobre la gestión de archivos y una falta de conocimientos sobre gestión. Al mismo tiempo, las empresas no cuentan con suficientes mecanismos de formación para los conocimientos y habilidades profesionales del personal de gestión de archivos, lo que dificulta mejorar el nivel de gestión de archivos empresariales. Debido a los diferentes modelos de producción y operación de las empresas, el contenido y la naturaleza de la gestión de archivos también son diferentes, lo que dificulta que un único modelo de gestión de archivos empresariales se adapte a todo el trabajo de gestión de archivos empresariales. resulta difícil cumplir con los requisitos sistemáticos. El hecho de que el sistema estándar unificado para la gestión de archivos empresariales esté bien establecido afectará directamente la existencia de una construcción estandarizada y el trabajo básico de la gestión de archivos. En la gestión de archivos empresariales tradicional, faltan métodos de gestión profesionales y la operación manual es el principal método de trabajo, la eficiencia del trabajo es baja y la velocidad es lenta, lo que resulta en un desperdicio de mano de obra y recursos materiales.
2. Métodos para realizar la estandarización y estandarización de la gestión de archivos empresariales.
2.1 Cambiar conceptos y seguir aprendiendo.
En el trabajo de gestión de archivos empresariales, el personal relevante debe aprender continuamente conocimientos profesionales y dominar los conocimientos teóricos básicos de la gestión de archivos. Además, el concepto de gestión de archivos corporativos también debe cambiarse de manera oportuna, reconociendo que el procesamiento de documentos es una parte importante del almacenamiento de información de los archivos corporativos y un vínculo clave en la gestión interna corporativa. Para la gestión de archivos, debemos combinar la realidad, actualizar conceptos, innovar métodos y perseguir la especialización y estandarización de la tecnología de gestión de archivos. Además, en el proceso de gestión de archivos corporativos, todos los materiales no pueden aceptarse ciegamente y deben examinarse de manera razonable. De acuerdo con las características del desarrollo y la gestión empresarial, se preservan los archivos con valor de utilización y referencia, y se mejoran las capacidades y la calidad de la gestión sobre la base de la mejora de los métodos de recuperación de información. Con el desarrollo de la economía de mercado, las empresas deben adaptarse a los nuevos tiempos. Con el avance de la tecnología moderna, deberían cambiar rápidamente los conceptos tradicionales de gestión de archivos, fortalecer el aprendizaje de conocimientos y habilidades profesionales y promover la mejora de los niveles de gestión de archivos corporativos.
2.2 Modelo de gestión integrada
En la gestión de documentos empresariales, se debe adoptar el modo de gestión de documentos integrada, principalmente para realizar la gestión de control frontal, la gestión integrada y la gestión de procesos completos. gestión de documentos empresariales. La gestión del control front-end distingue principalmente el contenido y la naturaleza de la información del archivo recopilada. Por ejemplo, los materiales que no son adecuados para la planificación del desarrollo corporativo y no tienen una función de referencia obvia pueden destruirse directamente sin ingresar al sistema para su custodia documentos de gran importancia, como anuarios de desarrollo corporativo, planes de inversión, liquidación de activos corporativos y contabilidad; Los tratamientos deben conservarse con prioridad e implementarse a largo plazo o guardarse de forma permanente. El contenido de producción y operación de una empresa es complejo y los archivos de diferente naturaleza deben gestionarse y conservarse por separado para mejorar la calidad de la gestión. La gestión integrada se refiere a seguir sistemas de gestión estandarizados en las operaciones reales, fortaleciendo el rigor del trabajo y reduciendo las omisiones. Al mismo tiempo, necesitamos ampliar las formas y conceptos de gestión de archivos, reducir el trabajo repetitivo y mejorar la eficiencia de la gestión. El principio de gestión de procesos completos es el contenido central del modelo integrado de gestión de archivos empresariales. Significa principalmente que la gestión de archivos empresariales no puede considerarse como un trabajo único de gestión de datos. Es necesario fortalecer las conexiones con varios departamentos y promover la cooperación. intercambios y aumentar la tasa de intercambio de información.
2.3 Mejorar los estándares del sistema
La estandarización y la gestión estandarizada de la gestión de archivos empresariales son inseparables de las limitaciones de reglas y regulaciones específicas. En la práctica, es necesario institucionalizar los principios y contenidos de la gestión de archivos, realizar una gestión dedicada y especial de materiales de diferentes tipos y usos, y mejorar la calidad de la gestión de archivos. Tanto los materiales en papel como los electrónicos deben archivarse en diferentes formas de gestión. Institucionalizar y estandarizar la gestión de archivos corporativos ayudará a promover aún más el desarrollo estandarizado y profesional de la gestión de archivos.
2.4 Fortalecer la infraestructura
El trabajo básico de la gestión de archivos empresariales es fortalecer la construcción de instalaciones de software y hardware. Las instalaciones de software se refieren principalmente a la necesidad de que las empresas introduzcan modelos avanzados de gestión de archivos de manera oportuna, fortalezcan la formación de conocimientos profesionales y la mejora de las habilidades profesionales del personal de gestión de archivos y formulen tecnologías de capacitación de talentos en términos de instalaciones de hardware, las empresas deben actualizarse; y actualizar los sistemas de gestión y recuperación de información de archivos. Mejorar la profesionalidad y el nivel técnico de la gestión. Al mismo tiempo, en términos de gestión de archivos, las empresas deben alentar activamente a varios departamentos a fortalecer la comunicación y los intercambios, realizar el intercambio e * * * información y proporcionar una referencia más eficiente para la gestión de archivos. La gestión de archivos internos de las empresas también requiere el establecimiento de un sistema estándar de comportamiento laboral, fortaleciendo la supervisión interna y externa, mejorando la conciencia de responsabilidad de los gerentes y promoviendo la estandarización y la gestión estandarizada de la gestión de archivos empresariales.
El establecimiento de una infraestructura de gestión de archivos empresariales tiene como objetivo crear un mecanismo de gestión de archivos científicos y mejorar el nivel de gestión y la eficiencia de las empresas mediante la mejora de las normas, reglamentos y sistemas de gestión.