Cómo mejorar la eficiencia de las oficinas de los despachos de abogados
1. Antecedentes de la aplicación de información La escala y la especialización del desarrollo de la carrera del abogado han planteado requisitos modernos para la gestión de abogados. Con el rápido desarrollo de la industria de TI, la implementación de la gestión de redes se ha convertido en una forma importante de realizar la gestión moderna de la industria de los abogados. En comparación con otras industrias, la industria de los abogados es muy profesional e independiente, excepto en los casos manejados conjuntamente por los abogados de la firma, su trabajo rara vez se superpone entre sí. En la práctica, siempre se combinan varios abogados y asistentes según las necesidades de los diferentes casos, se dividen en responsabilidades y abordan un caso conjuntamente. En los despachos de abogados, especialmente en los de cierto tamaño, cada abogado tiene su propia especialización en función de sus propias ventajas. Por ejemplo, los responsables de los derechos de propiedad intelectual no participarán en los casos penales; no interferir con La parte no litigiosa, aquellos que son específicamente responsables de la parte relacionada con el extranjero rara vez involucran casos nacionales; Los abogados no son "talla única". Realizan sus propias tareas en casos complicados y trabajan juntos para manejar los casos de la mejor manera posible. Por lo tanto, la situación en la práctica es a menudo que cada abogado tiene varios casos diferentes en sus manos, cada caso no está relacionado entre sí y las partes y los socios son diferentes. Sin embargo, cada caso avanza al mismo tiempo. En el proceso de manejo de casos cooperativos complejos, un determinado abogado está involucrado en relaciones con varios socios diferentes. Además, es posible que no estén manejando casos en el mismo lugar, por lo que comparten contactos, intercambian documentos, datos y comunicación sin barreras. La colaboración entre nosotros es muy importante. Además, la profesión jurídica concede gran importancia al mantenimiento de las pruebas, por lo que los documentos y los correos electrónicos representan una gran proporción en el trabajo diario, y la seguridad y confidencialidad de las pruebas y los datos son siempre la máxima prioridad. En la actualidad, en los despachos de abogados se ha utilizado ampliamente el acceso LAN y WAN. Este tipo de aplicación se refleja principalmente en dos aspectos: las principales aplicaciones internas son conferencias en red, discusión de casos, divulgación de información, intercambio de recursos, gestión de personal, gestión financiera, gestión empresarial y comunicación y colaboración entre varias agencias dentro de la firma en el exterior; Este aspecto incluye principalmente los intercambios comerciales entre empresas, el enlace laboral entre las empresas y las autoridades competentes, y la supervisión pública entre las empresas y la sociedad. Características de la aplicación del sistema OA La actual construcción de informatización de la industria legal aún está lejos de los requisitos especiales de la propia industria legal.
Se manifiesta principalmente en los siguientes aspectos: ■ Problemas de integración: el uso de múltiples herramientas de comunicación y diferentes herramientas de cliente de correo electrónico da como resultado que la información se almacene en varios medios y archivos, lo que hace imposible una consulta rápida. El texto y los archivos adjuntos son independientes y; a menudo resulta confuso encontrar un determinado archivo; hay muchos documentos de uso común, y sus métodos de importación, almacenamiento, recuperación, modificación y mantenimiento son diferentes, y su aplicación requiere mucho tiempo y es laboriosa ■ Problemas de colaboración: conferencias en red Desde cada uno; el abogado tiene una comprensión diferente del caso y le falta preparación, a menudo se convierte en una formalidad y la información de contacto en poder de otros abogados no se puede compartir por completo, y habrá duplicación de trabajo entre ellos no se podrá conocer la información de otros abogados que cooperan; de manera oportuna Debido al cronograma, es difícil convocar al personal cooperante de manejo de casos para reunirse y discutir el caso a tiempo, lo que genera dificultades en el proceso de manejo colaborativo de casos y retrasos en el trabajo. ■ Problemas dinámicos: un documento; a menudo debe ser manejado por varios abogados, pero el enfoque y la autoridad de cada persona son todos diferentes, y a menudo se producen superposiciones y errores durante la circulación de documentos, porque los abogados a menudo salen a manejar casos y recopilar pruebas, y la información cambia rápidamente, lo que dificulta; monitorear dinámicamente el progreso del caso Las personas involucradas en el caso, incluidos abogados, asistentes, clientes y testigos, son Hay ciertos cambios dinámicos durante el progreso del caso, lo que causa dificultades de comunicación ■ Problemas de movilidad: a menudo abandonan el área local; entorno de red cuando sale a manejar casos y no puede interactuar con la empresa a tiempo sobre la información y la información del caso durante mucho tiempo en vehículos o aviones, no se puede obtener una gran cantidad de fragmentos de tiempo Buena aplicación, baja eficiencia en el trabajo; ■ Cuestiones de confidencialidad: debido a la particularidad del trabajo de los despachos de abogados, si una gran cantidad de información y documentos confidenciales sólo pueden transmitirse a través de correos electrónicos externos o herramientas de comunicación externas, pueden ser interceptados y obtenidos fácilmente, y falta garantía de seguridad 2. . Solución OA de Jingshang Technology Después de una investigación en profundidad sobre la industria de los abogados, Jingshang Technology resumió su experiencia práctica pasada, adoptó ideas de gestión de aplicaciones colaborativas avanzadas internacionalmente como base teórica principal y presentó los siguientes puntos de vista: Si la industria de los abogados quiere resolver el Problemas que enfrenta en esta etapa Para resolver los problemas de gestión y satisfacer las necesidades de desarrollo de la industria de los abogados, es necesario introducir conceptos avanzados de gestión de aplicaciones colaborativas y sistemas de aplicaciones colaborativas de bufetes de abogados. ¿Qué beneficios traerá la implementación de sistemas de aplicaciones colaborativas a los despachos de abogados? En vista de las características de la demanda de la industria de abogados, la plataforma de aplicaciones colaborativas creada a través de Jingshang Technology OA brindará una interpretación perfecta a los bufetes de abogados y los ayudará a lograr todos los objetivos que cambian según la demanda. A través de las soluciones de Jingshang Technology para la industria legal, los bufetes de abogados pueden obtener diversas herramientas de gestión y procesos comerciales diseñados específicamente para la industria legal, mejorar la competitividad de los bufetes de abogados y, en última instancia, lograr rentabilidad. Jingshang Technology OA puede combinar de manera integral la tecnología colaborativa más avanzada de la actualidad con el profundo conocimiento de la industria de abogados de Jingshang Technology, brindar a las firmas de abogados los mejores servicios técnicos y, en última instancia, resolver el problema de la transmisión en tiempo real de recursos de información, la configuración de procesos y gestión de procesos, seguimiento y análisis del comportamiento del usuario y otras cuestiones en el centro de los procesos interorganizacionales. El sistema permite a los usuarios disfrutar verdaderamente de los beneficios comerciales que brinda el software colaborativo: como comunicarse directamente con clientes o socios comerciales repartidos por el bufete de abogados y compartir información, mejorar de manera efectiva la eficiencia en el manejo de casos y evitar desafíos de la industria, etc. El sistema ayuda a los bufetes de abogados a programar y organizar diversas relaciones comerciales para mantener mejor las relaciones de colaboración y con los clientes. El sistema es compatible con teléfonos móviles y PAD. Proporciona buenas herramientas y medios para los abogados que a menudo trabajan en movimiento. Cuando los abogados realizan investigaciones in situ y recopilación de pruebas, ayuda a los abogados dispersos en varios lugares a descubrir de forma rápida y eficaz problemas en el caso, emitir información sobre la recopilación de pruebas, necesidades in situ y solicitar apoyo legal y regulatorio relevante, etc., para lograr una comunicación oportuna y eficiente con la organización Propósito de la información. Al mismo tiempo, la combinación perfecta del sistema y la informática móvil defendida por Intel ayuda a los abogados a aprovechar al máximo los fragmentos de tiempo para el trabajo de oficina y la comunicación mientras viajan, mejorando enormemente la eficiencia del trabajo. El establecimiento de un área de colaboración empresarial de abogados en el sistema no sólo puede cumplir con la aplicación del trabajo colaborativo dentro del bufete de abogados, sino también permitir la comunicación entre el bufete de abogados y los clientes.
El área de colaboración puede ayudar a los bufetes de abogados a gestionar, rastrear y controlar a los manejadores de casos y clientes dispersos, así como todo el ciclo de aceptación del caso, para que puedan tener una comprensión clara de los diversos costos y desempeño, al mismo tiempo que permite a los clientes llevar los casos de manera más eficiente. Comprender el progreso del caso permite a la firma de abogados y al cliente romper completamente el silo de información y comunicar el estado del caso de manera integral. Las áreas de colaboración también pueden proporcionar a los despachos de abogados información precisa y en tiempo real de todos los aspectos necesarios para la toma de decisiones. A través de esta plataforma de colaboración, los bufetes de abogados pueden mejorar las relaciones con los competidores, intercambiar experiencias en el manejo de casos, aumentar las tasas de crecimiento de los clientes y lograr resultados beneficiosos para todos. También pueden consolidar aún más las relaciones con los clientes existentes y escuchar la voz de los clientes, ampliar las categorías comerciales; , mejorar la calidad del servicio y lograr una situación en la que todos ganen; también puede lograr el intercambio de información y la comunicación dentro de la empresa, lo que permite a los usuarios de la industria legal formar relaciones de cooperación dinámicas con socios comerciales en diferentes zonas horarias, regiones y sistemas. adaptarse a las demandas cambiantes del mercado y mejorar las capacidades ágiles de respuesta del mercado. Para problemas en procesos fijos, las instituciones legales pueden utilizar el motor de flujo de trabajo del sistema para personalizar el proceso de acuerdo con las características de la industria, haciendo que el proceso de procesamiento de negocios legales sea más automatizado y eficiente, mejorando así integralmente la eficiencia operativa. Esto mejorará la velocidad de respuesta del mercado, la adaptabilidad y la competitividad de las firmas de abogados en el mercado.