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Cómo prepararse para una reunión

El siguiente es un resumen del contenido compartido por el director de marketing de Xinbang, Li Tienan, en el salón fuera de línea del evento "Thousand People Summit Brand and Operation". Tenga en cuenta que algunos son coloquiales.

Presentación del usuario:

Li Tienan, director de marketing de Xinbang, se unió a Xinbang en 2014. Actualmente responsable del Mercado Xinbang, la Academia Xinbang, la Conferencia de Prensa de Xinbang, la Gira Nacional de Xinbang y otros proyectos. Tiene una investigación en profundidad sobre nuevos medios y es bueno en operaciones de nuevos medios, videos cortos, transmisiones en vivo de comercio electrónico y otros campos.

Disposición del contenido: fila de actividad

-?¿El siguiente es el texto principal? -

Como activista a largo plazo, cada evento intenta maximizar la experiencia de todas las audiencias, invitados y socios. En el proceso de trabajo continuo, acumularemos el boca a boca y luego toda la industria formará una cierta conciencia. A través de actividades de producción continua, continuaremos vinculándonos con este grupo de personas a través de actividades y poco a poco acumularemos energía potencial. . Una vez acumulada la energía potencial, el boca a boca y la marca aumentarán lentamente. Longevidad, producción de valor, interés compuesto a lo largo del tiempo y desbloqueará emoción y alegría.

¡El proceso de la actividad se divide principalmente en seis pasos! Investigación de mercado - formulación de eventos - preparación de eventos - promoción - ejecución de eventos - recuperación de eventos;

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1. Marco de la Actividad

1. Propósito de la Actividad

Esta es la pregunta más importante antes de realizar la actividad. ¿Por qué debería hacer esta actividad?

1) Potenciar la influencia y fortalecer la marca.

2) Comunicados de política, como la reunión de vitalidad de Toutiao y la reunión de fotosíntesis más rápida de Aauto.

3) Las empresas de ventas tienen procedimientos de reunión estandarizados y no tienen requisitos estrictos sobre la densidad de información de las reuniones, pero enfatizan la movilización del ambiente y tienen indicadores KPI.

2. Investigación de mercado

Esta parte es relativamente sencilla. Dado que puede ponerse en contacto con algunas personas en esta industria realizando actividades en esta industria, básicamente puede obtener una conclusión a través de chats en línea cara a cara, cuestionarios, consultando a algunos antiguos empleados de la empresa o observando la competencia y actividades de contratación en la misma industria en conclusión. Puede verificar esta conclusión y comprenderá las necesidades de los usuarios y la dirección de la actividad.

3. Determina los límites

Si quieres entender por qué quieres realizar esta actividad, básicamente tendrás un diseño aproximado.

Empiece ahora y trabaje hacia atrás para determinar cuánto tiempo llevará el período de preparación para este evento. Por ejemplo, 30 días. Empiece ahora y trabaje hacia atrás 30 días para ver si es entre semana o fin de semana, la mitad. día o día completo, tipo de actividad. ¿Quién puede decirlo? ¿Quién escuchará? ¿Cuál es el propósito de esta actividad? Básicamente hay una imagen borrosa. En este momento, no me he puesto en contacto con la persona con precisión, pero sé qué tipo de etiqueta tiene y qué canales se pueden utilizar para contactarla.

¡Al mismo tiempo, los límites son importantes! Traza algunas direcciones y sabe qué funciona y qué no.

1) El presupuesto es diferente y todo el límite es completamente diferente. Quizás debido a presupuestos limitados, algunas sedes no lo consideren, y algunos profesores tampoco.

2) La plantilla y el presupuesto también están estrechamente relacionados. Los eventos para 500 personas, 1000 personas y 100 personas son conceptos completamente diferentes.

3) La duración determina básicamente el número de invitados. Todo el mundo está interesado en hacer la actuación de la tarde, que es relativamente sencilla. De 14 a 17 horas se tarda unas 3 horas y 180 minutos. Básicamente son 6 invitados, cada invitado dura 25 minutos, totalizando 150 minutos, faltan 30 minutos, y en el medio se pueden agregar algunos foros de mesa redonda. Los campos de control intermedios no son tan estrictos, pero existe una relación inversa entre el número total de invitados y el tiempo para compartir. Además, también debes considerar si el lugar, las comidas y el transporte son convenientes.

4) Lugar: 2019 es especial. Muchos eventos a gran escala no se pueden celebrar de julio a junio 5438 00. Además, el Año Nuevo chino se adelanta este año y muchos eventos a gran escala no se llevarán a cabo hasta finales de año. Además, en estas fechas también se celebrarán muchas reuniones anuales, lo que encarecerá el coste de todo el hotel. En años anteriores podías ir al hotel con dos meses de antelación, pero este año tienes que ir al hotel con dos meses de antelación. De hecho, Beijing tiene capacidad para varios miles de personas y no hay muchos lugares con transporte conveniente. Quizás el oeste sea más barato, el sur sea más barato y el norte y el este sean más caros.

A través del análisis anterior, qué tipo de actividades se realizarán, luego saldrá el marco general. Primero se definirá todo el aspecto y luego se refinará. También hay un proceso de comunicación e integración. Al principio es imposible hacerlos muy precisos.

Segundo, actividades

1. Confirma el tema

Primero, no provoques ambigüedad.

En segundo lugar, deja que todos comprendan el valor de la actividad, para que los usuarios sepan lo que quieres transmitirles.

Para eventos dentro de la industria, generalmente solo se escribe el título del invitado, porque todos en la industria saben quién es, por lo que no es necesario decir cómo es el invitado ni qué ha hecho. en la sección de eventos. Sin embargo, cabe señalar que las actividades intersectoriales requieren presentaciones de los invitados, porque la audiencia proviene de diferentes industrias y puede provenir de todas las direcciones. A través de las presentaciones de los invitados, usted puede juzgar si el evento es adecuado para usted.

2. Tiempo y lugar

Los lugares generales son lugares grandes y lugares pequeños. ¿A qué ciudad se refiere aquí el lugar grande y cuál es la ubicación específica del lugar pequeño? Por ejemplo, se ha determinado que 65438 celebrará un evento en Beijing a finales de febrero. Beijing es un lugar importante. ¿Cuánto tiempo pueden quedarse atrás los grandes recintos? Si asisten muchos invitados extranjeros, reservarán los boletos de avión con anticipación y confirmarán el lugar con medio mes o 20 días de anticipación. Si al evento en sí asiste gente de Beijing, está bien enviar a todos un mensaje grupal una semana antes. el evento. ?

En general, los fines de semana son mejores que los días laborables y los sábados son mejores que los domingos. Pero considere también la escala y el impacto del evento, y no lo programe para el lunes. Los lunes suele haber más reuniones, lo que dificulta salir.

Las tardes son mejores que las mañanas: Procura no realizar eventos por la mañana. Las actividades de la tarde se retrasarán ligeramente debido a los horarios de apertura y cierre, como de 1:30 a 6:00 p. m., lo que puede acomodar a más invitados e información, ser más eficiente y ahorrar dinero.

Además, el movimiento de espacios en eventos de gran formato también es importante. Debemos partir de la perspectiva de los usuarios “novatos” y no dar las cosas por sentado. Es necesario considerar direcciones, rutas, nodos de congestión, así como el espaciado de las casetas y las direcciones para evitar las "cabinas frías" (cabinas por las que la gente no puede pasar).

Lo mejor es que el lugar esté "al revés". La mampara y la entrada no están del mismo lado. No entre por la puerta principal para evitar que los espectadores crucen y bloqueen la vista. Instale vallas con antelación para evitar distracciones. Después de hacer muchas actividades, básicamente echar un vistazo al sitio, todo el plan de construcción estuvo listo. Sabrás dónde está el mostrador de facturación, dónde está la entrada, dónde está la pantalla, dónde está el escenario, dónde está la consola, básicamente, con bastante claridad.

3. Determina los nodos de comunicación clave

Si realizas un evento para 500 personas en junio de 5438 u octubre, primero debes confirmar si el evento es gratuito o de pago, porque el gratuito y asistencia pagada Las tarifas son diferentes y deben calcularse en función de la asistencia, cuántas personas deben registrarse y cuántas personas deben llegar al lugar. Según los recursos disponibles actualmente, trabaje hacia atrás. Por ejemplo, un evento se puede registrar una vez para 60 personas y debe presionarse 5 veces. Un nodo que se empuja cinco veces se puede empujar dos veces por semana o una vez por semana. Empújelo dos veces por semana, probablemente a través de diferentes canales, una vez usando la cuenta oficial de WeChat y otra usando carteles, de modo que los nodos de comunicación estén básicamente fuera.

Según algunos eventos importantes en toda la industria, como Double 11 u otros, algunos nodos se pueden predecir. Estos nodos están escalonados y no compiten con ellos por el tráfico. en la industria. Te daré un ejemplo aquí. Por ejemplo, en la industria de la transmisión en vivo, si los carteles se distribuyen en la industria de la transmisión en vivo, pueden distribuirse a las dos o tres de la noche o a las cuatro o cinco de la mañana. El efecto es particularmente bueno, porque en la industria de la transmisión en vivo, transmitirás hasta la una o dos de la madrugada y luego reanudarás con el equipo antes de acostarte. En base a estos, se ajustará el tiempo de comunicación específico.

Los materiales son materiales promocionales del evento, como carteles, imágenes clave o fondos de los invitados, similares a algunos materiales en los estudios de comunicación. Estos materiales pueden ser útiles para fines de reclutamiento o promoción.

4. Problemas con los portales de información.

Como responsables del evento debemos fijar desde el principio la temática, el marco, el tono y los límites. Cuando cooperamos con países extranjeros, lo que más tememos es encontrarnos con una cosa y varias personas al mismo tiempo.

En términos generales, cuando realizamos actividades, primero formularemos una regla en el grupo: designaremos a una persona a cargo general dentro de la empresa. Él no solo es el nodo para el resumen de la información interna, sino también la salida para la información externa. que todos en la empresa haya una sola persona para la entrada y salida de información, y esté sincronizada con el grupo y las herramientas colaborativas al mismo tiempo para evitar discrepancias de información. Una actividad requiere trabajo en equipo, cada persona es responsable de una pieza. Generalmente, es necesario crear un texto y sincronizarlo con todos los socios. En resumen, las tropas se dividen en varios grupos, cada uno de los cuales desempeña sus propias funciones.

5. Colaboración y transmisión de información

Esto es particularmente importante, especialmente para actividades cooperativas, como patrocinio multipartidista, orientación gubernamental, etc. Esta actividad es muy difícil. Se recomienda que un evento no tenga más de tres coanfitriones. Será particularmente problemático si hay más de tres coorganizadores, porque cada uno tiene diferentes percepciones y necesidades del evento.

Las actividades colaborativas deben mantenerse lo más simples posible. Las responsabilidades de ambas partes deben quedar claras al inicio del evento. ¿Qué tienes derecho a decidir? Solo les informo que tendré plena autoridad para manejar otros asuntos; de lo contrario, definitivamente me veré obligado a ocuparme de ellos más tarde, lo que implicará mucho tiempo y energía para abordar este asunto. Esto es externo. La misma lógica se aplica internamente. Por ejemplo, los invitados, especialmente la conferencia de prensa, fueron más de 30 invitados en total. El número de invitados atracados puede ser 5 o 6. Los invitados se dividen según los platos y cada persona recibe a varios invitados.

Algunos clientes no pueden acudir personalmente a la reunión. Generalmente acude el responsable de la marca o asistente, lo que implica la transmisión y coordinación de información. Es necesario utilizar algunas herramientas para evitar la atenuación de la información durante el proceso de transmisión, como documentos de grafito, notas taoístas, etc. , cuál se puede elegir según la situación interna de la empresa.

3. Relacionado con los invitados

1. Lista de invitaciones

Después de determinar el tema del evento, todos tienen una reunión de lluvia de ideas y luego dicen quién creen que es el invitado. es. . Todos escriben en la pizarra. Después de escribir, utilice el método de eliminación, primero sume y luego reste, y luego elimine a todos los invitados inapropiados. Por ejemplo, recomendaría a este huésped. ¿Por qué debería recomendar a este huésped? ¿Dónde está este invitado? ¿Qué has hecho este año? ¿Cuál debería ser particularmente bueno?

Hay dos modos de invitado, uno es hacerlo bien y el otro es hablar bien.

Para hacerlo bien es necesario tener experiencia práctica, porque hay una diferencia entre lo que has hecho y lo que no has hecho en el proceso real. Si lo hace, podrá contar algunos detalles importantes que otros pueden ignorar, por lo que es gratificante para las personas en la industria. Esto se llama información seca.

Algunos invitados, aunque nunca han hecho nada, han estado observando profundamente la industria. Su capacidad expresiva, aura y ritmo son muy buenos, y pueden hablar particularmente bien en el escenario. extraño. .

También hay algunas personas que lo hacen muy bien, pero cuando suben al escenario, están muy nerviosas, no pueden hablar del todo ni bien, y no pueden expresarse en absoluto. Le sugiero que no invite a un invitado así, porque puede hacer un mejor trabajo, pero si no puede hablar en el escenario, en realidad no obtendrá nada del público y se sentirá incómodo en la escena.

2. Invitaciones de invitados

Ten claro estas cosas: ¿dónde se llevará a cabo el evento, qué tamaño tendrá y cuánto durará? ¿Quiénes son los invitados? ¿Quiénes son los invitados en el escenario? Desde la perspectiva del huésped, ¿cuál es el valor de este evento para él o su empresa? Durante el proceso de invitación, estas cosas deben expresarse claramente, convertirse en PPT o texto y comunicarse entre sí.

Para algunos eventos, los invitados en la etapa inicial incluirán muchos invitados especiales en la gran mesa de celebridades, pero ninguno de ellos puede venir al final, lo cual es particularmente malo para la audiencia. Especialmente en eventos con entrada, el público sólo puede comprar entradas para uno o dos invitados y querer escucharlos. Al final, encontrarán que las dos personas que quieren escuchar no han venido. La escena es extremadamente vergonzosa. Habrá reembolsos u otros problemas innecesarios en el futuro.

3. Recopilación de información de los invitados

Los invitados suelen solicitar perfiles de invitados, títulos, fotografías, historias de éxito y demostraciones.

Demostración sobre los invitados. Es posible que muchos invitados no realicen demostraciones, pero si se trata de un evento pago, especialmente para invitados de otros lugares, generalmente se les pedirá que realicen una demostración, discutan un tema con anticipación y graben un video de 10 minutos.

A través del video se puede ver la imagen del invitado, aura, hábitos de expresión, marco lógico, ritmo del lenguaje, etc. y tener una comprensión general, que ayudará en un juicio posterior.

4. PPT del invitado

1) Hora: El PPT del invitado debe completarse antes de la fecha límite. Debemos acelerar el plazo. Según la experiencia de la industria, siempre hay 1 o 2 invitados que llegan tarde a su PPT, por lo que debería haber espacio para ajustes posteriores.

2) Versión: recuerda el número, desarrolla buenos hábitos y evita errores de versión. La versión de transición debe eliminarse, porque algunos hosts le colocarán la versión anterior. Generalmente, los clientes no cambian muchas cosas en este momento, pero algunos clientes tienen una calidad psicológica muy pobre. Una vez que descubran que hay un error en el ppt, confundirán directamente a la audiencia en el escenario o harán público el problema. "El PPT está en el lugar equivocado, ¿puede el organizador cambiarlo por mí?" En este momento, será extremadamente vergonzoso.

3) Volumen: Mantenga el PPT lo más bajo posible para evitar fallas. Si contiene un vídeo, recuerde sacarlo y guardar una copia por separado. Durante el evento, asegúrese de concertar una cita con sus invitados con antelación. En caso de un error operativo, puede enviar una señal directamente en el escenario para "pedirle al personal que reproduzca el video por mí", lo que no afectará en absoluto todo el proceso de la reunión y toda la experiencia no tendrá pérdidas para el audiencia.

4) Contenido: Debe haber información y metodologías prácticas, especialmente aquellas que puedan ser reutilizadas y trasplantadas, como algunos datos, análisis y perspectivas a la vanguardia de la industria, resúmenes y sublimaciones de personal inherente al éxito. Experiencias y experiencias del pasado. Algunos desvíos y trampas son muy importantes, pero algunos detalles serán ignorados por otros.

5) Frases de oro: se llaman frases de oro y puntos fotográficos, por lo que cuando algunas personas hablan de ello hasta cierto punto, todos no pueden evitar tomar fotografías con sus teléfonos móviles. sea ​​emocional, información si es grande y difícil de digerir en un corto período de tiempo, o es un lema de vida filosófico que es muy adecuado para hacer amigos, o es una forma de pensar, muchas personas tomarán fotografías y las conservarán. , formando así difusión secundaria.

5. Duración del discurso

Algunos invitados tienen poca experiencia asistiendo a reuniones. Claramente acordaron un discurso de 20 minutos y finalizaron el tema y el esquema del discurso, pero él descartó un PPT de 60 páginas. En este momento, debe comunicarse con la otra parte, aclarar el marco lógico del PPT, reducirlo significativamente y controlar la duración de este paso. Además, durante la ejecución in situ, también hay señales como pantallas de cuenta regresiva, tarjetas de cuenta regresiva y música de fondo para recordar a los invitados que presten atención al tiempo y controlen el ritmo del evento.

6. Recepción de invitados

Los boletos aéreos, hoteles, traslados, alojamiento, comidas, notificaciones por SMS, notificaciones de conferencias, entrega de bienvenida y obsequios para invitados de los invitados son realmente muy detallados y debes aprender a hacerlo. "Ríos" uno por uno. Generalmente, les daremos a los invitados dos documentos. El primero se utiliza principalmente para la comunicación temprana: qué información debe enviar el invitado, qué debe hacerse, etc., y confirma el tema del discurso y lo que debe hacerse. . El segundo documento contiene principalmente detalles como el vuelo y el vino del huésped, el traslado, el check-in en el hotel, la comida, el ensayo, la postura sentada, la secuencia de reproducción y si el PPT está abierto al público.

7. Ensayo de los invitados

El ensayo es muy importante. Incluso si no pasa mucho tiempo después de que llegan los invitados, incluso cinco minutos son muy útiles.

1) Familiarizado con el sitio: ¿Dónde está la ubicación general? ¿Sabes dónde está la entrada, dónde pararte, dónde posicionarte y tomar fotografías? ¿Estás sosteniendo un micrófono o usándolo?

2) La ubicación y la cuenta regresiva del recordatorio: informe a los invitados que hay un recordatorio y luego evite que los invitados vuelvan a mirar la pantalla e infórmeles que mañana habrá voluntarios con carteles para Recuerda la cuenta regresiva y presta atención a las indicaciones de la señal.

3) Notificación de asistencia: Generalmente el principio es esperar al último y notificar al siguiente. Puede colocar un sofá en la consola más cercana para que los invitados esperen el lugar con anticipación, configuren sus cascos con anticipación, les informen algunas precauciones y se animen.

IV. Construcción en obra

1. La elección del constructor: profesional y confiable. Trabajar con profesionales puede ahorrar mucha energía y energía, y los profesionales son confiables. Cómo evaluar, primero observe el caso y, en segundo lugar, observe el profesionalismo y la actitud de la otra parte durante el proceso de comunicación. Existe un proceso de rodaje para ambas partes. Lo mejor es cooperar con una empresa durante mucho tiempo para comprender sus demandas y su estilo de trabajo.

2. Plan de construcción: Hay muchos factores involucrados, que no se discutirán aquí. Incluyen principalmente pantallas grandes, escenarios, iluminación, stands, registros en el sitio, espacios interactivos, salas de entrevistas. etc.

Verbo (abreviatura de verbo) actividad inversión

1. Principios de inversión

En definitiva, tirar la red ampliamente y centrarse en la pesca. La promesa general es 80, y más adelante se dará una sorpresa de 30 y se cobrará una pequeña tarifa en la etapa inicial. No haga promesas poco realistas para atraer inversiones; de lo contrario, es fácil que surjan disputas más adelante.

Asegúrese de encontrar formas de satisfacer las demandas principales de los clientes. Si no puede satisfacerlas, déjelo claro de antemano. Si el cliente puede aceptarlo, podemos continuar la discusión. Si el cliente no puede aceptarlo, podemos detenernos aquí o equilibrar los intereses de todas las partes y dar un paso atrás.

2. Fuentes de clientes

1) Aprovechar los puntos calientes y las nuevas oportunidades. Por ejemplo, el comercio electrónico de transmisión en vivo de videos cortos es bastante popular este año. Si se lleva a cabo una breve conferencia de video en vivo, estas empresas definitivamente tendrán demandas y querrán estar ampliamente expuestas en la industria. En este caso, el valor que esta actividad puede aportar coincide con sus necesidades y forma un vínculo, y entonces esta persona puede convertirse en su cliente.

2) Realizamos algunas actividades cada año, por lo que retenemos a algunos clientes. De hecho, estos clientes pueden repetir compras. Estos clientes deberían centrarse en el mantenimiento.

3) ¿Quiénes son los patrocinadores de las empresas competidoras del sector? La otra parte también puede tener las mismas necesidades, porque todo el grupo de usuarios es relativamente consistente, lo que significa que la otra parte le ha señalado un camino.

3. Integrar recursos

Integrar recursos. El patrocinio de eventos se divide en dos partes. Una parte son sus propios recursos de eventos, como algunos stands fuera de línea, carruseles de videos en vivo y en línea. discursos en el escenario. Participar en mesas redondas, presentaciones de premios, organizar conferencias, etc. El otro son los recursos de la empresa. Muchas empresas empaquetan espacios publicitarios, promoción y flujo de información, y los venden a los clientes. En definitiva, descubra las necesidades de los clientes y cúbralas dentro de sus capacidades.

Sexto, comunicación proactiva

1. Retratos de usuarios

¿Quiénes son los usuarios que quieres atraer? ¿Dónde está? ¿A través de qué canales debemos contactar con él y cómo podemos atraerlo?

2. Cooperación con los medios

El plan de comunicación debe plasmarse en un documento. Paquete a, paquete b, paquete c, ¿qué puedo proporcionar? Luego, la otra parte lo emparejará según sus recursos. Identifique sus propios recursos y los recursos a los que puede vincularse. Antes de buscar a otros, piense por qué otros me ayudarían y qué derechos puedo brindar a los demás. Al final, ambas partes tienen que ganar; de lo contrario, la ayuda ocasional es temporal y no durará.

3. Las piedras de otras montañas pueden atacar al jade.

Los espectadores registrados pueden utilizar algunas herramientas para generar carteles personalizados de círculo de amigos en lotes, lo que facilita que otros publiquen en su círculo de amigos y permite reunir círculos personales de amigos dispersos. Aunque el volumen no es grande, la tasa de conversión es relativamente alta.

4. Grupo WeChat: se amplían los sobres rojos, se nombra el grupo y el propietario del grupo está activo.

Este punto es relativamente sencillo, por lo que no entraré en detalles. El punto es: llama la atención, de lo contrario es inútil.

5. Plataforma de actividades - línea de actividades

7. Compra de entradas y check-in

1.

Recoger entradas puede aumentar los ingresos y elevar el umbral de registro. La calidad de la audiencia es un poco mayor, pero teniendo en cuenta la influencia del organizador, la mesa de café de los invitados, el poder adquisitivo local, la popularidad del tema, etc. , las actividades gratuitas son buenas, pero la tasa de asistencia no se puede controlar. Además, las actividades libres se ven fácilmente afectadas por el entorno externo, generalmente alrededor del 50-70. Si realizas un evento para 500 personas, todo es gratis. Si la tasa de asistencia es de 50, hay al menos 1.000 personas para garantizarlo.

2. Horario y herramientas de check-in

Si el horario de check-in comienza a las 9 a.m., por ejemplo, pocas personas hacen el check-in antes de las 8:30 y la hora punta es. de 9 a 9:30. El período pico de inicio de sesión es cuando el evento se acerca a su hora de inicio. El enorme flujo de personas en un corto período de tiempo causará muchos problemas que es necesario prevenir con anticipación. Es necesario considerar si el espacio de check-in está abierto, si la configuración del canal de check-in y el proceso de check-in son razonables, qué tan eficiente es el check-in, si el personal de check-in ha sido capacitado, si el check-in -Se han probado las herramientas de entrada, si la información de check-in está en su lugar, etc.

Estos factores afectarán el proceso de check-in, provocarán quejas de las personas que están detrás y afectarán el inicio del evento y la experiencia del usuario. Debe haber alguien en el lugar que se atreva a tomar decisiones, asumir responsabilidades, tomar decisiones rápidas, no ser indeciso y manejar los problemas rápidamente.

8. Clave para la implementación

1. Céntrate en lo grande y deja de lado lo pequeño.

Ensaye todos los procesos más de tres veces para que las personas a cargo relevantes estén muy familiarizadas con el proceso de este evento, como los participantes del grupo de construcción, el anfitrión, el grupo de control de la estación, el responsable a tiempo parcial, el encargado de etiqueta. a cargo, etc Si no se puede lograr, informe a la otra parte el momento aproximado del enlace del que es responsable y con quién hablar si hay algún problema.

Toda la guinda del pastel viene de la preparación diaria, no improvises durante la escena. Siempre que se puedan preparar las cosas en el lugar del evento, se producirán varias emergencias en el lugar. Deberíamos centrarnos en lo grande, dejar de lado lo pequeño y resolver los problemas clave. Si tenemos energía, nos ocuparemos de cuestiones secundarias; de lo contrario, las dejaremos en suspenso.

2. Gestión de riesgos

Desde el registro inicial hasta el lugar, los invitados, el público y el equipamiento, en realidad hay muchas sorpresas. Como todo el mundo acaba de decir, hay un proceso de "liberación" y un proceso de "recibición". En el proceso de "liberación" y "recopilación", muchas líneas presentan diversos riesgos. Por ejemplo, un invitado acepta venir, pero no puede venir temporalmente, ¿qué debo hacer si no hay suficientes inscripciones para un lugar de 1000 personas? ¿Cómo calcular eso? ¿Qué debo hacer si hay un problema repentino con el equipo de campo?

Para hacer frente a estos riesgos potenciales, en la etapa inicial del evento, debemos desmantelar todos los enlaces, analizar los elementos clave, formular planes de preparación, practicar continuamente, reproducir el problema, crear escenarios y luego Diseñar soluciones para reducir los riesgos al mínimo. El riesgo no se puede eliminar, pero sí reducirlo. ?

Nueve. Recuperación activa

Todas las actividades deben recuperarse cada vez. También es un proceso de “elegir el bien y seguirlo, elegir el mal y cambiar”. Desde un punto de vista de referencia, los buenos se seguirán llevando adelante, mientras que los malos se abandonarán. Este es también un proceso de estímulo mutuo, aprendizaje mutuo y mejora continua. Existe un principio "PDCA", también llamado "pdsa", que es el proceso de control de calidad, P es plan, C es inspección, D es ejecución y A es recuperación. Piense en el plan antes de hacerlo, optimice e itere continuamente durante el proceso y, finalmente, continúe mejorando y reflexionando, y continúe con el siguiente ciclo.

Todo debe ser registrado por una persona dedicada en la reunión, escrito en blanco y negro, guardado y acumulado, y gradualmente conformado en un manual de SOP, que también puede usarse como material de capacitación interna.

Esta puede ser la guía más completa sobre eventos a gran escala jamás producida. Detrás de cada actividad exitosa está cada detalle, pero "lo que pones en el papel es muy superficial y nunca sabes lo que vas a hacer". Estas experiencias aún deben aplicarse en la práctica. ¡Espero que tú también puedas tener un evento exitoso!