Cómo realizar reuniones de forma más eficaz

Creo que a muchos amigos como yo no les gustan las reuniones. Incluso trabajé en una empresa antes y siempre tenía reuniones, pero las reuniones eran sobre asuntos triviales, lo que me hacía sentir muy aburrido y una pérdida de tiempo.

Por eso, cuando comencé mi propio negocio, siempre insistí en que mis reuniones fueran correctas y efectivas. Puedes terminar lo que explicas claramente en una frase, definitivamente no en cinco frases.

El propósito principal de una reunión es explicar una cosa claramente en poco tiempo, para que los subordinados sepan cómo hacerlo y cómo dar retroalimentación, en lugar de perder demasiado tiempo charlando, así que lo haré. Comparto con usted algunos consejos para reuniones efectivas. Grandes pasos:

Las reuniones efectivas generalmente se dividen en tres pasos:

Antes de la reunión: aclare el propósito y el contenido de la reunión de organización.

Cuarta pregunta: ¿Qué quieres decir? ¿A quien? ¿Por qué dices eso? ¿En qué forma?

Resuma el contenido central de esta reunión en una frase.

Por ejemplo: "Esta tarde a las 2 en punto, discutiremos con amigos del departamento de publicidad cómo promover el próximo proyecto a través de una videoconferencia para garantizar la máxima transformación de la empresa".

Por ejemplo, en una empresa para la que trabajé antes, el propósito de la reunión era discutir cómo reclutar estudiantes durante las vacaciones de verano, pero la reunión hablaría sobre la familia por un tiempo y la enseñanza por un tiempo. , la reunión no solo no logró los mejores resultados, sino que también hizo perder el tiempo a todos. Tuvimos que buscar otro momento para continuar la discusión. ¡Qué silencio tan grande! !

Entonces, antes de la reunión, confirme los objetivos y luego discuta sobre ellos.

2. En reuniones: chat efectivo.

Involucre activamente a los miembros del departamento en las discusiones para hacer que las reuniones sean más efectivas y allanar el camino para el desarrollo del proyecto.

Lo "eficaz" aquí significa que todos deben discutir y proponer buenas opiniones e ideas en función de las metas y objetivos de la reunión, lo que también se llama "lluvia de ideas". Pero como gerente, debes prestar atención a los altibajos emocionales de todos durante este proceso, porque durante el proceso de lluvia de ideas, todos son propensos a tener algunas emociones, por lo que en este momento, los gerentes siempre deben prestar atención a todos y detenerse en cualquier momento para Evite causar desacuerdo.

Por ejemplo, después de media hora de discusión, deje que todos se tomen un descanso y relajen su cerebro. Este es un buen momento para que todos piensen más. También puede evitar muchos problemas.

3. Después de la reunión: refine el contenido principal, resuma los problemas y proporcione comentarios a los departamentos participantes.

Una vez determinado el proyecto de discusión, no envíe directamente la grabadora o el manuscrito palabra por palabra al departamento correspondiente, ya que esto solo aumentará la carga de trabajo de la otra parte. A ninguno de nosotros nos gusta leer textos densos. Si puede elaborar un esquema aproximado, será simple y claro para la otra parte y reducirá la tasa de error del trabajo.

El contenido de los comentarios incluye: aclarar qué acciones debe realizar cada persona a continuación, cuándo completarlas y qué efecto lograr.