Cómo prevenir la seguridad de los sistemas de información de archivos digitales
La gestión de archivos tradicional utiliza papel, fotografías, audio y vídeo, etc. como entidades de gestión de archivos, y utiliza principalmente operaciones manuales para completar la recopilación, organización, catalogación, identificación, almacenamiento, compilación, estadísticas y provisión de utilización de archivos. El proceso de gestión de archivos requiere una enorme carga de trabajo y pasos engorrosos. Debido a la gran cantidad de almacenamiento, el departamento de gestión de archivos no puede extraer ni procesar la información de los archivos archivados, lo que deja una gran cantidad de recursos de información de archivos inactivos o incluso desperdiciados. Con la introducción de tecnología y equipos de gestión modernos, especialmente el desarrollo de computadoras, discos ópticos, microfilmes, multimedia y otras tecnologías, se ha creado un buen entorno objetivo para la modernización de la gestión de archivos. La tecnología moderna ha hecho que el modelo tradicional de gestión de archivos se haya modificado. afrontar nuevos retos. En la actualidad, el enfoque de la gestión de archivos también debería adaptarse a las necesidades de la gestión digital, pasando de la gestión de archivos físicos a la gestión de recursos de información, tomando la información como objeto de gestión, digitalizando varios tipos de archivos y utilizando medios tecnológicos modernos para gestionar la información de los archivos. recursos. Los recursos de archivo de información son recursos de información repetibles y multiplataforma. Sólo a través de la informatización pueden los recursos de archivo realizar realmente su valor de información y su valor de uso, y proporcionar servicios más completos, más eficientes y más rápidos para el desarrollo económico, el progreso tecnológico, la prosperidad social y muchos otros campos. Puede crear los mejores beneficios sociales y económicos y es un valioso recurso estratégico para la economía nacional y el desarrollo social de la futura sociedad de la información.
2. Debe establecerse un sistema de información informático eficaz para la gestión de archivos que permita hacer un uso completo, razonable y seguro de los archivos electrónicos.
Para llevar a cabo la informatización de los archivos, es necesario establecer un sistema de información informático eficaz para la gestión de archivos. Para ello, las personas deben realizar el siguiente trabajo: en primer lugar, mejorar y estandarizar el flujo de trabajo de la gestión de archivos con la condición de utilizar ordenadores para adaptarlos a las necesidades de la gestión de archivos; en segundo lugar, llevar a cabo las funciones del software del sistema de información de archivos de acuerdo con las necesidades de la gestión de archivos; el diseño del proceso de procesamiento de archivos; tercero, establecer un completo sistema de control interno en el sistema de información para garantizar la seguridad de los documentos. Además, al utilizar archivos electrónicos, también debemos prestar atención a la seguridad de los archivos electrónicos. Debido al rápido desarrollo de las redes informáticas, el alcance de los archivos electrónicos se ha ampliado rápidamente y su número también ha aumentado espectacularmente, especialmente el rápido desarrollo de las redes informáticas. La siguiente pregunta es cómo prevenir virus informáticos y ataques de piratas informáticos en la red y garantizar la seguridad de los archivos electrónicos. El segundo es la autenticidad de los archivos electrónicos. En el trabajo real, debido a la falta de una gestión estandarizada y programada de los archivos electrónicos desde su generación hasta su archivado, un número considerable de borradores de archivos electrónicos se encuentran en un estado de autodestrucción y no existe un método de gestión unificado entre la mayoría de los archivos electrónicos y sus correspondientes. archivos en papel; con La durabilidad del soporte en el que se almacenan los archivos electrónicos afecta la integridad y confiabilidad de los archivos, afectando así la autenticidad de los archivos. En tercer lugar, el efecto jurídico de los archivos electrónicos. Normalmente, el efecto jurídico de un archivo lo determina su portador. Dado que los archivos electrónicos no tienen un soporte fijo, es difícil formular disposiciones de reconocimiento legal correspondientes. Por esta razón, los archivos electrónicos con discos ópticos, cintas, discos y otros soportes no han sido reconocidos legalmente.
En tercer lugar, mejorar la calidad del personal de gestión de archivos y lograr la gestión de archivos científicos.
Los equipos modernos requieren personas para operarlos, y la informatización del trabajo de archivos requiere que las personas se den cuenta de ello. Los archiveros deben tener una formación diversa de conocimientos para cumplir con los requisitos. El conocimiento moderno se convertirá en un elemento en la composición del conocimiento de cada archivero y, al mismo tiempo, afectará profundamente la estructura del equipo de trabajo archivístico y la estructura del conocimiento de los trabajadores de los archivos. Por lo tanto, es fundamental establecer un equipo profesional con conocimientos científicos y tecnológicos modernos y conocimientos empresariales. En primer lugar, los archiveros deben tener una estructura de conocimientos diversa. La aplicación generalizada de los logros científicos modernos en la gestión de archivos obliga a los archiveros a aprender y dominar la teoría, la cultura, la gestión y otros conocimientos relacionados, especialmente la informática, las matemáticas, la biología y otras disciplinas, que tienen un efecto directo en la modernización e informatización de la gestión de archivos. En segundo lugar, dominar de manera integral los conocimientos profesionales de archivos, como la archivística, la gestión de archivos, la filología, la bibliografía, la gestión automatizada de archivos, la descripción de archivos, la indexación, la recuperación, la edición, la copia, la encuadernación y otros conocimientos y habilidades profesionales relacionados. En tercer lugar, desde la perspectiva de la tendencia de desarrollo de la gestión de archivos moderna, los archiveros deben tener la capacidad de dominar la tecnología moderna de gestión de archivos, realizar análisis e investigaciones sobre la información de archivo y proporcionar servicios y consultas de información de archivo de alto nivel.
Los archiveros deben aprender, aprender y volver a aprender. El departamento superior de gestión de archivos debe crear activamente las condiciones y seleccionar a los archiveros para que sigan estudiando y capacitándose fuera del trabajo de manera planificada. También pueden adoptar métodos para incorporar lo antiguo y lo nuevo. Nuevo, incorporando a los fuertes y débiles, ayudándose unos a otros y aprendiendo unos de otros, establezca un grupo de talentos compuesto y una estructura de talentos escalonada. Como archivero, debe ver la brecha entre su propia calidad y las necesidades del trabajo de archivo en la nueva situación, aprovechar su propio aprendizaje y mejora con el espíritu del tiempo y esperar, y convertirse en un archivero calificado lo antes posible. Con la actualización e introducción de equipos, el departamento de gestión de archivos no solo debe prestar atención a la introducción de diversos talentos con un rico conocimiento profesional y experiencia práctica en archivos, sino también a la introducción de profesionales en disciplinas relacionadas, y ajustar razonablemente la estructura profesional, la edad. Estructura y conocimiento de la estructura del personal de los archivos. Por otro lado, también es necesario fortalecer la capacitación y actualización de conocimientos del personal original para que más personas puedan familiarizarse y dominar técnicas modernas de gestión relevantes y gestionar archivos científicamente.