¿Gestión de proyectos en programas de intercambio interescolar?

Cómo estandarizar y mejorar el nivel de gestión de proyectos de ingeniería se ha convertido en una cuestión importante en la construcción de sistemas de gestión empresarial modernos. Este artículo combina la práctica del proyecto "Conexión de escuela a escuela" y analiza brevemente los métodos y enfoques de gestión durante la implementación del proyecto. Para acelerar la popularización de la educación en tecnología de la información en las escuelas primarias y secundarias, el Ministerio de Educación lanzó en 2000 el proyecto "Conexión de escuela a escuela". Después de una feroz competencia de licitación, Xichuang Company confió en su sólida solidez financiera y su rica experiencia en integración de sistemas para convertirse en uno de los dos integradores de sistemas más grandes en la segunda fase del proyecto "School to School Connect" de Anhui, con un valor total de contrato de más de 40 millones de yuanes. Las características del proyecto de "conectividad de escuela a escuela" durante este período son "tiempos ajustados, gran carga de trabajo y lugares de construcción dispersos". La construcción de aulas en línea en 176 escuelas en 7 ciudades de la provincia debe completarse con alta calidad dentro de 50 días." Sin duda, este es un serio desafío para las capacidades de control y gestión de ingeniería del departamento de integración de sistemas de Xtron. Métodos y enfoques para implementar la gestión de proyectos en "Comunicación de escuela a escuela" La gestión de proyectos es una actividad que utiliza diversos recursos (personas, materiales, máquinas, capital, información, tecnología, mercados, etc.). ) al proyecto para lograr los objetivos esperados del proyecto (tiempo, costo, calidad y credibilidad). Reconstruir la estructura organizacional corporativa con la gestión y operación de proyectos como núcleo y mejorar la capacidad práctica de la gestión y operación corporativa de los proyectos se ha convertido en el conocimiento de las empresas modernas. Con base en las características del proyecto "Conexión de escuela a escuela", el Departamento de Integración de Sistemas ha formulado un nuevo modelo operativo de gestión de proyectos. 2.1 Gestión de la Organización del Proyecto Establecer un departamento de gestión de proyectos eficiente y dinámico es la garantía básica para el éxito del proyecto. Después de firmar el contrato del proyecto con la Oficina Provincial de Educación de Propietarios de Anhui, con el fin de garantizar la realización del período de construcción y los objetivos de calidad y cumplir con su compromiso con los propietarios, el Departamento de Integración de Sistemas adoptó una forma organizativa activa para fortalecer la gestión general de la proyectar y agrupar empresas relevantes con medios orientados al mercado. Juntos podemos lograr “compartir los beneficios y los riesgos”. La implementación de las responsabilidades del contratista general debe dividirse en los planes de trabajo y los vínculos de implementación de cada subcontratista, y la inspección y supervisión deben fortalecerse para reducir el riesgo de una reducción del progreso del proyecto, la calidad y la visibilidad de la gestión debido a la subcontratación. Los métodos específicos son: Primero, organizar un equipo de proyecto capaz y eficiente de acuerdo con las reglas de construcción del proyecto para lograr el aplanamiento de la organización. Se trata de seleccionar empleados con excelentes habilidades y rica experiencia en ingeniería como miembros del equipo del departamento de proyectos, aclarar las responsabilidades de cada miembro del equipo del proyecto y evitar responsabilidades y autorizaciones poco claras. En segundo lugar, con el proyecto como cuerpo principal y el contrato como vínculo, debemos fortalecer la cooperación mutua y la gestión de cada subcontratista. Establecer un sistema de red de contrato estricto. Un proyecto grande como "Conexión de escuela a escuela" es una entidad en la que participan muchos constructores. Se necesita un sistema de contrato estricto para estandarizar y restringir el comportamiento de las personas, movilizar el entusiasmo de todos y evitar causar problemas mutuos. Mierda. Sin embargo, cabe señalar que la práctica internacionalmente aceptada, es decir, la teoría de la gestión de proyectos centrada en contratos, no es completamente adecuada a las condiciones nacionales de China. Esto se debe a que el sistema de contratación de China no está plenamente implementado y es difícil lograr el 100% de integridad entre el contratista general y el equipo de construcción. Por lo tanto, es necesario que el contratista general participe activamente en el proceso específico de implementación del proyecto. Al enviar miembros experimentados del departamento técnico de proyectos a la supervisión in situ, podemos gestionar y supervisar profesionalmente la tecnología de ingeniería y la calidad de cada unidad de construcción subcontratada y mejorar las capacidades de gestión y control de todo el proyecto. Implementamos un modelo de gestión de dos niveles con supervisores de proyecto en la sede y supervisión y seguimiento del proyecto en cada ciudad para asegurar el avance y coordinación general del proyecto. La práctica ha demostrado que esta estructura organizacional del proyecto sí juega un papel en la coordinación, supervisión y supervisión: 1. Aprovechar al máximo las ventajas técnicas y de gestión de la empresa, supervisar y coordinar a los subcontratistas identificados y alcanzar los objetivos generales de contratación. Requerir y supervisar a los subcontratistas (proveedores de equipos) y subcontratistas para completar el progreso del proyecto en etapas y según lo planeado de acuerdo con el contrato del proyecto, el diseño del plano de construcción y los documentos relacionados. 2. De acuerdo con las necesidades de las diferentes etapas del proyecto, movilizar los recursos humanos y materiales de la empresa para garantizar la realización de varios puntos de control e hitos, proporcionar condiciones de garantía para que el proyecto se complete a tiempo y reflejar plenamente la fortaleza general de la empresa. . 3. El supervisor del proyecto está destinado a resolver diversos problemas técnicos y de construcción en el sitio de manera oportuna, de modo que el problema pueda resolverse en niveles inferiores sin escalamientos innecesarios ni solicitudes de instrucciones, lo que reduce en gran medida la carga de trabajo de la sede del proyecto y del proyecto. supervisor. 2.2 Gestión del Progreso La Gestión del Progreso es principalmente la gestión del progreso de la implementación del proyecto y la gestión de las medidas rutinarias preventivas y de emergencia tomadas para asegurar el progreso y controlar posibles desviaciones. Para garantizar la implementación fluida del proyecto, el Departamento de Integración de Sistemas tomó la fecha de finalización y entrega determinada por el Departamento Provincial de Educación como objetivo final del período total de construcción, y consideró plenamente la integración de recursos humanos, suministro de materiales, flujo de caja y otros aspectos.

y desglosar y organizar varias tareas semana a semana (WBS), formular el plan general de progreso de la construcción de la red de "conectividad de escuela a escuela", determinar las líneas clave y los procedimientos de construcción clave que pueden afectar la construcción del proyecto, y utilice esto como foco del control de la construcción para lograr la "conectividad de escuela a escuela" "Pase Escolar". Para gestionar bien el avance del proyecto, debemos hacer las dos cosas siguientes: primero, hacer un buen trabajo en la licitación, evaluación de ofertas y firma de contratos de construcción para unidades de construcción, firma de contratos de suministro de materiales y equipos y cableado integral, desarrollar etapas detalladas. planes de implementación para cada etapa constructiva (nodo clave) como la llegada de escritorios de oficina y equipos de cómputo, y la instalación de software y hardware. Al mismo tiempo, los distribuidores del contratista Tsinghua Tongfang deben desarrollar un plan de red secundaria por fases y comprobar periódicamente la implementación de sus planes diaria y semanalmente. El departamento de gestión de proyectos coordina y controla el progreso general. Una de las formas específicas de llevar a cabo el progreso de la planificación es realizar reuniones periódicas del proyecto o reuniones especiales irregulares para que los responsables pertinentes comprendan el progreso de cada eslabón y los problemas que deben resolverse y coordinarse. En segundo lugar, debemos prestar especial atención a varios factores que pueden retrasar el período de construcción, como personal inestable y débil sentido de responsabilidad; canales deficientes para la retroalimentación de información y la falta de disponibilidad de equipos a tiempo; , que afectan la instalación, depuración y operación, se deben hacer esfuerzos para evitar y resolver retrabajos causados ​​por una preparación inadecuada de algunos materiales de construcción, construcciones no estándar o retrasos. A través de las dos medidas anteriores, el proyecto de "conexión entre escuelas" se puede llevar a cabo de manera rítmica y equilibrada bajo control humano, en lugar de dejar que la naturaleza siga su curso. 2.3 Gestión de la calidad de los procesos La gestión de la calidad de los procesos se refiere a la implementación y mejora de los servicios de satisfacción del cliente y los sistemas de garantía de calidad de los proyectos. En primer lugar, se debe aclarar el sistema de equipo de construcción del departamento del proyecto y los términos del contrato de los subcontratistas y partes de la construcción, de modo que "la calidad primero" se convierta en el consenso de las partes interesadas del proyecto. En segundo lugar, para garantizar la calidad, los materiales a granel (materiales principales) deben comprarse de manera unificada; el departamento de integración de sistemas adopta un mecanismo de competencia para sobrevivir al más apto, y las recompensas y castigos se implementan estrictamente de acuerdo con los contratos y sistemas. Por ejemplo, una vez castigamos a un subcontratista de equipos por intercambiar y devolver mercancías. En tercer lugar, debemos esforzarnos por lograr los "tres estrictos" durante el proceso de construcción: construcción estrictamente de acuerdo con los planos, construcción estrictamente de acuerdo con las especificaciones y estándares, y construcción estrictamente de acuerdo con los procedimientos científicos. Tome una variedad de medidas preventivas, como enviar supervisores de proyecto para supervisar la tecnología de ingeniería y la calidad de la unidad de construcción, eliminar problemas de calidad comunes y evitar retrabajos. 2.4 El objetivo general de la gestión del equipo del departamento de proyectos es garantizar que el proyecto se complete y acepte a tiempo, mejorar la satisfacción del cliente desde el Departamento Provincial de Educación hasta las oficinas de educación y escuelas de toda la provincia y establecer una buena marca de servicio para Xtron Electronics. Para lograr este objetivo con éxito, es necesario establecer un buen espíritu de equipo y una atmósfera cultural, promover el trabajo en equipo y reducir los conflictos. Para ello, hemos fortalecido el trabajo en los dos aspectos siguientes: Por un lado, hemos establecido y mejorado el sistema de gestión de proyectos y mejorado las capacidades de gestión y control. Para garantizar la realización sin problemas del objetivo general del proyecto, el departamento de gestión de proyectos ha establecido y mejorado un conjunto de sistemas de gestión eficaces, como estándares de construcción y especificaciones de aceptación, sistemas de adquisición de materiales, sistemas de gestión de costos, sistemas de gestión de datos, sistemas de evaluación del desempeño y recompensas y castigos, etc., para estandarizar y estimular el entusiasmo y la iniciativa subjetiva de los gerentes de proyectos, y promover aún más la mejora de su nivel de gestión de proyectos y sus capacidades de control de proyectos. Por ejemplo, con base en (1) el progreso y la calidad del área de responsabilidad; (2) la presentación oportuna y completa de informes de progreso; (3) la puntualidad y minuciosidad en el descubrimiento y solución de problemas (4) si se deben obedecer; coordinación unificada y otros asuntos del director del proyecto. La evaluación del desempeño se lleva a cabo sobre la base de estándares de evaluación operativa. Por otro lado, dado que la supervisión de proyectos en el extranjero es responsable de los "tres controles (costo, período de construcción, calidad), dos controles (contrato, información) y una coordinación (organización)" de los proyectos en el área bajo su jurisdicción, la calidad de su supervisión del proyecto afectará directamente la reputación del contratista general en el proyecto. El establecimiento de un mecanismo completo de supervisión de proyectos puede prevenir eficazmente los riesgos humanos y las pérdidas causadas por factores de incentivo como la capacidad y la responsabilidad. Los supervisores de proyectos deben utilizar el sistema anterior como criterio para regular y restringir algunos comportamientos importantes, como la compra de materiales de construcción y la presentación de informes de registros de trabajo. Esto no sólo puede evitar que los supervisores de proyectos busquen poder para beneficio personal durante el proceso de implementación, sino que también lo permitan. También les permitirá comprender el plan de construcción y dominar las especificaciones técnicas. Mejorar las capacidades de toma de decisiones en el sitio. Un sistema sólido de gestión de proyectos y medidas de seguimiento eficaces pueden ayudar a identificar rápidamente problemas en la gestión de proyectos y reducir y evitar riesgos de construcción. 2.5 Gestión de la comunicación La gestión de la comunicación es un proceso de integración de tecnología y negocios. Un buen entorno de comunicación es un factor importante para el éxito del proyecto. Debemos establecer buenas relaciones con las unidades relevantes del proyecto para que el proyecto pueda llevarse a cabo en una atmósfera coordinada. Xichuang Company siempre se ha adherido al concepto de "los clientes son el centro de nuestros servicios". Los líderes de todos los niveles de la empresa conceden gran importancia a la comunicación y los intercambios con los departamentos directivos de todos los niveles de la Dirección Provincial de Educación.

Fortalecer la comunicación con las oficinas de educación y las escuelas de toda la provincia es una parte integral del trabajo de nuestro equipo, y la implementación del sistema de solicitud de proyectos es una de ellas. El equipo considera la comunicación escrita periódica con los departamentos de educación provinciales, las oficinas de educación locales y las escuelas como el cuerpo principal del sistema de solicitud de proyectos. Establecer fuentes de información y canales de procesamiento bidireccionales fluidos para evitar una mala comunicación de información entre la sede y el departamento de proyectos, la incapacidad de proporcionar información para la toma de decisiones, un retraso relativo en la toma de decisiones y la dificultad en el despliegue oportuno y razonable de materiales y personal. . Para ello hemos tomado algunas medidas: 1. Mantener un mecanismo de intercambio de trabajo para sugerencias, comentarios, etc. entre los supervisores de proyectos locales para lograr el intercambio de información. 2. Establecer una tabla de resumen de contactos, y los supervisores de proyectos locales informarán al supervisor del proyecto sobre el progreso y otras situaciones relacionadas por teléfono o correo electrónico todos los días. . Los hechos han demostrado que fortalecer la comunicación regular con los clientes y establecer canales de comunicación fluidos para el equipo juega un papel importante para garantizar el buen progreso del proyecto y establecer la imagen de servicio de la empresa, y gana mucho espacio para promover la realización del objetivo general del equipo. objetivos. . Cierta experiencia en la gestión del proyecto "Conexión de escuela a escuela" ha logrado resultados significativos en términos de período de construcción, calidad y otros objetivos de control. Fue elogiado por el Departamento Provincial de Educación porque "la calidad de la finalización del proyecto de Xichuang supera". otros fabricantes hasta cierto punto", y al mismo tiempo mejorar objetivamente la capacidad de contratación general del departamento de integración de sistemas para grandes proyectos: 1. A través de actividades basadas en proyectos, los nuevos proyectos pasan más rápidamente del diseño conceptual a la finalización del proyecto. 2. Inicialmente se ha formado una cultura corporativa que enfatiza el trabajo en equipo y el apoyo mutuo, mejorando el manejo de problemas y la comunicación y reduciendo los riesgos del proyecto. Se capacitó a los ejecutores básicos del proyecto fomentando el uso de herramientas técnicas como la WBS. 3. Tener conciencia de la gestión de riesgos, lo que cambió por completo el estilo de trabajo pasivo cuando hubo cambios importantes en proyectos anteriores y mejoró las habilidades de gestión de riesgos. 4 Conclusión Basado en la práctica del proyecto "School-to-School Connect", este artículo detalla la gestión de cinco aspectos como la organización, el progreso, la calidad, el equipo y la comunicación del proyecto. Algunos de los métodos e ideas de gestión involucrados son. Muy importante para el sistema de aplicación de gestión de proyectos empresariales (PMAS). Tiene cierta importancia de referencia.

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